Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda
Consequent kleurgebruik is een prima hulpmiddel om overzicht te houden over je mailbox en agenda. Inkomende e-mails van je baas herken je bijvoorbeeld aan een rode kleur, die van je partner komen binnen in blauw. Ook in je Outlook-agenda is deze kleuropmaak toe te passen. Het toverwoord hiervoor is voorwaardelijke opmaak.
Na het lezen van dit artikel weet jij hoe je voorwaardelijke opmaak in jouw Outlook-mailbox en -agenda kunt toepassen:
- Opmaak van regel vastleggen
- Criteria opstellen
- Voorrang geven aan voorwaarden
- Zoekwoorden combineren
Nog meer op orde brengen? Organiseer je contactpersonen in Outlook en op je smartphone
Slim kleurgebruik voor automatische opmaak is gebaseerd op een of meerdere voorwaarden die vastliggen in een zogenaamde regel. Een voorbeeld van zo’n regel zou kunnen zijn: 'als de e-mail afkomstig is van mijn baas, dan moet zijn naam en het onderwerp in het rood in mijn inbox verschijnen'. Een ander voorbeeld: 'als in mijn agenda een item komt waarin het woord "deadline" staat, dan moet dit agenda-item automatisch paars worden.
Dankzij voorwaardelijke opmaak zie je in een oogopslag de berichten die belangrijk zijn, en dat maakt het makkelijker om prioriteiten te stellen. Het opstellen van zo’n regel duurt slechts een paar minuten en is dus zeker de moeite waard. Voorwaardelijke opmaak maakt deel uit van de weergave van je e-mail en agenda, het wijzigt de inhoud van berichten of afspraken niet. Trouwens, eigenlijk ben je als Outlook-gebruiker al stiekem gewend aan voorwaardelijke opmaak: Outlook streept verlopen e-mailberichten nu al door en toont ongelezen berichten in het blauw.
Standaardinstellingen
Helaas voor de Mac-gebruiker is de functie voorwaardelijke opmaak alleen beschikbaar in de Windows-versie van Outlook.
In Outlook open je E-mail en ga je naar het tabblad Weergave. Daar gebruik je de optie Weergave-instellingen (de knop met het tandwieltje). Zo kom je in het venster Geavanceerde weergave-instellingen, en daar klik je op de knop Voorwaardelijke opmaak. Hierdoor opent een volgend vak, waarin je de standaardregels kunt bekijken die al door Outlook zijn ingesteld. Achterstallige e-mails verschijnen bijvoorbeeld in rood, aangeboden maar niet verzonden e-mails worden cursief gezet. Door even op deze standaardregels te klikken, zie je hoe die regels zijn opgesteld.
Nieuwe opmaak vastleggen
Om zelf een eigen regel op te stellen, klik je op de knop Toevoegen die rechtsboven in dit vak staat. Daarna typ je een naam voor deze regel in het vak Naam. Standaard staat daar Naamloos. Selecteer de knop Lettertype om de opmaak te kiezen die je wilt toepassen. Je kunt een bepaald lettertype, een stijl, een grootte en kleur selecteren, maar maak het niet te wild, anders wordt je inbox een zootje.
De grootte van het lettertype selecteer je in het vak Punten. Je kunt hier geen getal ingeven. Je hebt de keuze uit: Kleiner, Normaal, Groot en Groter. Het is ook mogelijk om een doorhaling of een doorstreping toe te voegen. Klik op OK als je klaar bent. Onder Voorbeeld zie je de opmaak die je hebt samengesteld.
Voorwaarden als filter
Nadat je de opmaak van de regel hebt bepaald, kun je de criteria vastleggen. Onder de knop Lettertype gebruik je de knop Voorwaarde. Hierdoor kom je in het vak Filter met drie tabbladen: Berichten, Meer opties en Geavanceerd. Afhankelijk van het type regel dat je wilt samenstellen, moet je het juiste tabblad gebruiken.
Het tabblad Berichten is interessant voor berichten met bepaalde trefwoorden in de onderwerpregel, zoals ‘bestelling’, ‘opdracht’ of ‘factuur’. In het vak Van kun je de groep of de e-mailadressen selecteren van wie deze berichten afkomstig moeten zijn. Vink eventueel het vak Ik ben aan.
Daarnaast kies je een van de drie opties: gaat het om e-mail waarvan je de enige ontvanger bent, staan er meerdere ontvangers in het vak Aan, of ben je een van de ontvangers in het vak CC. Hoe meer voorwaarden je hier instelt, hoe fijnmaziger het filter wordt.
In het tabblad Meer opties kun je nog meer criteria toevoegen. Hier kun je aangeven dat het moet gaan om e-mails die een bepaalde categorie bevatten, die gelezen of ongelezen moeten zijn, die een bijlage hebben, of die een bepaalde urgentie hebben. Combineer de opties die van toepassing zijn.
Mail van specifieke personen Veronderstel dat je berichten van een bepaald persoon niet uit het oog mag verliezen. Laat de voorwaardelijke opmaak je dan helpen. Eerst geef je via de knop Lettertype aan hoe je deze berichten wilt laten opvallen. Om de voorwaarde op te stellen, gebruik je het tabblad Berichten waar je slechts één veld invult, namelijk het veld Van. In dit voorbeeld willen we dat alle berichten van James in het paars in de lijst inkomende mail verschijnen.
Tabblad Geavanceerd
In de meeste gevallen volstaan de twee eerste tabbladen om je inbox visueel overzichtelijker te maken. In het tabblad Geavanceerd kun je de regel nog verder finetunen door aanvullende criteria vast te leggen.
Gebruik het vervolgkeuzemenu Veld om te kiezen uit veelgebruikte velden, zoals Aan, Automatisch doorgestuurd, CC en Gevoeligheid. Selecteer het veld dat je wilt gebruiken voor het opstellen van het criterium en selecteer een Voorwaarde. De waarden die je hier kunt vastleggen zijn afhankelijk van het veld dat je selecteert. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat de regel wordt toegepast als het veld Urgentie de waarde Hoog heeft, of wanneer in het veld Gevoeligheid de waarde Vertrouwelijk is geselecteerd.
Vergeet niet te reageren Een voorbeeld hoe je de Geavanceerde opties nuttig gebruikt, is om niet te vergeten te antwoorden op een uitnodiging. In Outlook kunnen gebruikers deelnemers uitnodigen voor meetings, waarbij ze in de antwoordopties hebben aangegeven dat ze een respons op deze invitatie verwachten. Je ontvangt de uitnodiging per e-mail en je ziet aan het pictogram dat er een antwoord van je wordt verwacht. Het is vervelend als je antwoord te lang op zich laat wachten.
Om dat te vermijden, laat je zo’n uitnodiging automatisch in het oog springen met behulp van voorwaardelijke opmaak. Eerst selecteer je een lettertype en een kleur om deze berichten te markeren. Bij de Voorwaarde ga je naar het vak Filter waar je het tabblad Geavanceerd gebruikt. Bij de optie Veld selecteer je Alle afspraakvelden met als optie Antwoord verzocht. En bij Waarde selecteer je Ja. De regel geeft dus aan dat deze speciale opmaak wordt toegepast wanneer je een e-mail ontvangt waarbij het afspraakveld een reactie van je verwacht.
Regel activeren
Wanneer je klaar bent met het opstellen van de regel klik je op OK. Hierdoor keer je terug naar het oorspronkelijke vak Voorwaardelijke opmaak. Kijk na of de nieuwe regel een vinkje heeft en dus actief is. Klik nog eens op OK om de voorwaardelijke opmaak te bevestigen en de regel toe te passen. Ten slotte klik je een derde keer op OK in het vak Geavanceerde weergave-instellingen om de keuze te voltooien. Je zult zien dat de regel onmiddellijk wordt toegepast op de e-mailberichten die ondertussen al in je inbox zitten. En ook in de toekomst zal elke e-mail die binnenkomt of die je verzendt, afhankelijk van de regelinstellingen, de opmaak krijgen die je hebt vastgelegd.
Regels bewerken
Het is niet mogelijk om de voorwaarde van een standaardregel te bewerken; je kunt alleen de opmaak van die regels wijzigen. Zelfgemaakte regels kun je wel helemaal aanpassen. Keer terug naar Beeld / Weergave-instellingen en selecteer Voorwaardelijke opmaak. Klik op de regel in de lijst die je wilt aanpassen. Daarna gebruik je knop Lettertype om de opmaak te wijzigen en klik je op OK. De voorwaarden van zelfgemaakte regels kun je eveneens wijzigen. Daar klik je op Voorwaarde om de wijzigingen aan te brengen en opnieuw bevestig je met OK.
Uitschakelen of verwijderen
Wanneer je een regel niet langer wilt gebruiken, kun je deze uitschakelen of verwijderen. Standaardregels kun je alleen uitschakelen, maar nooit verwijderen.
Keer terug naar Beeld / Weergave-instellingen / Voorwaardelijke opmaak en ga naar de regel die je wilt uitschakelen. Door simpelweg het vinkje naast de naam van de regel weg te halen, schakel je de regel uit. Dit heeft het voordeel dat je later de regel opnieuw kunt activeren door eenvoudig het vinkje terug te plaatsen.
Om een regel definitief te verwijderen, selecteer je eerst de regel en daarna gebruik je de knop Verwijderen. Let op, want je wordt niet gevraagd om deze actie te bevestigen. Wanneer je klaar bent, klik je op OK om de Geavanceerde weergave-instellingen te sluiten.
Ook je offline leven op orde brengen?
Dat doe je met deze organizers
Outlook Agenda
Voorwaardelijke opmaak zorgt er ook voor dat de agenda van Outlook heel wat overzichtelijker wordt. Het volgende voorbeeld maakt veel duidelijk.
In onze agenda staan afspraken die regelmatig, maar niet altijd op dezelfde dagen en uren doorgaan. Om te beginnen willen we de teamvergaderingen in het rood markeren. Daarvoor open je Outlook Agenda en kies je het tabblad Beeld waar je opnieuw de Weergave-instellingen gebruikt. Hier selecteer je de knop Voorwaardelijke opmaak. Je geeft de regel een naam bijvoorbeeld ‘Teamvergadering’ en je selecteert een kleur, rood in dit geval. Bij Voorwaarde maak je het jezelf gemakkelijk en bij Zoeken naar de tekst typ je ‘Teamvergadering’. De regel zal dus alle afspraken waarin het woord ‘Teamvergadering’ in de onderwerpregel voorkomt rood kleuren. Je kunt eventueel nog andere criteria ingeven zoals Georganiseerd door en Deelnemers, maar dat laten we hier achterwege.
Zorg dat er een vinkje staat bij de regel en bevestig door drie keer op OK te klikken. Meteen worden alle afspraken voor deze vergadering in het rood gemarkeerd. Niet alleen de afspraken die nu al in de agenda staan, maar ook alle teamvergaderingen in de toekomst zullen met rood gemarkeerd worden, tenzij je de regel uitschakelt of verwijdert. We doen hetzelfde voor de bestellingen. Alle agenda-items waarin het woord ‘Bestellingen’ voorkomt, zetten we in groen. Je kunt de vinkjes even aan- en uitzetten om de weergave te beoordelen zonder en met conditionele opmaak.
Voorrang van voorwaarden
Soms kunnen de voorwaarden met elkaar in conflict komen. Een afspraak met ‘Teamvergadering’ komt in rood en items met het woord ‘Bestellingen’ verschijnen in het groen, maar welke kleur krijgt dan het item ‘Teamvergadering over bestellingen’? Dat hangt af van de prioriteit die je hebt aangegeven in het venster Voorwaardelijke opmaak. De regel Teamvergadering staat boven de regel Bestellingen. De bovenste regel krijgt altijd voorrang op de regel daaronder. In een item waar beide criteria voorkomen, wordt de kleur toegepast van de bovenste regel. In dit geval is dat rood. Wanneer je meerdere regels hebt samengesteld, kun je in het vak Voorwaardelijke opmaak de volgorde aanpassen door een regel te selecteren en de knoppen Omhoog of Omlaag te gebruiken.
Zoekwoorden combineren
Een regelvoorwaarde vastleggen op basis van een bepaald woord is de gemakkelijkste en meest efficiënte manier om afspraken in je Outlook-agenda door kleurcodes te organiseren. Je kunt ook verschillende woorden combineren, maar dan moet je die woorden wel op een bepaalde manier toevoegen.
Veronderstel dat je zowel de afspraken met de boekhouding als die met de marketing met geel wilt markeren. Opnieuw maak je dan een nieuwe regel die je bijvoorbeeld de naam ‘Departementen’ geeft en waaraan je de kleur geel toekent. Als voorwaarde laat je dan zoeken naar de tekst: “boekhouding” of “marketing”. Je moet dus de verschillende zoektermen tussen aanhalingstekens plaatsen en je moet er telkens het woord of tussen typen. Er is geen beperking op het aantal zoekwoorden dat je op die manier combineert.
Als je in plaats van of het woord en zou gebruiken, zodat het zoekcriterium “boekhouding” en “marketing” wordt, dan markeert Outlook alleen de afspraken waar beide zoekwoorden samen in voorkomen. Je kunt dezelfde techniek om zoekwoorden te combineren trouwens ook gebruiken bij de voorwaardelijke opmaak van e-mail.
Kleurcategorieën Wanneer voorwaardelijke opmaak is ingesteld, werkt dit kenmerk automatisch. Je kunt ook agenda-items en e-mail handmatig een kleur geven door een categorie aan het item toe te wijzen. Omdat dit niet automatisch gebeurt, moet je er dus wel aan denken om dat te doen.
In Outlook Agenda of E-mail klik je op de gebeurtenis of de e-mail met de rechtermuisknop en kies je Categoriseren. In het keuzemenu verschijnen meerdere standaardcategorieën die telkens gekoppeld zijn aan een opvallende kleur. Uiteraard staan daar categorieën bij die ook jou van pas komen, maar als je onderaan in het keuzemenu op Alle categorieën klikt, kom je in een venster waar je eenvoudig nieuwe categorieën aanmaakt, de naam van bestaande categorieën wijzigt of categorieën verwijdert. Om nog sneller te werken, is het zelfs mogelijk om een sneltoets te koppelen aan iedere categorie.
