ID.nl logo
Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda
© dinastya
Huis

Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda

Consequent kleurgebruik is een prima hulpmiddel om overzicht te houden over je mailbox en agenda. Inkomende e-mails van je baas herken je bijvoorbeeld aan een rode kleur, die van je partner komen binnen in blauw. Ook in je Outlook-agenda is deze kleuropmaak toe te passen. Het toverwoord hiervoor is voorwaardelijke opmaak.

Na het lezen van dit artikel weet jij hoe je voorwaardelijke opmaak in jouw Outlook-mailbox en -agenda kunt toepassen:

  • Opmaak van regel vastleggen
  • Criteria opstellen
  • Voorrang geven aan voorwaarden
  • Zoekwoorden combineren

Nog meer op orde brengen? Organiseer je contactpersonen in Outlook en op je smartphone

Slim kleurgebruik voor automatische opmaak is gebaseerd op een of meerdere voorwaarden die vastliggen in een zogenaamde regel. Een voorbeeld van zo’n regel zou kunnen zijn: 'als de e-mail afkomstig is van mijn baas, dan moet zijn naam en het onderwerp in het rood in mijn inbox verschijnen'. Een ander voorbeeld: 'als in mijn agenda een item komt waarin het woord "deadline" staat, dan moet dit agenda-item automatisch paars worden.

Dankzij voorwaardelijke opmaak zie je in een oogopslag de berichten die belangrijk zijn, en dat maakt het makkelijker om prioriteiten te stellen. Het opstellen van zo’n regel duurt slechts een paar minuten en is dus zeker de moeite waard. Voorwaardelijke opmaak maakt deel uit van de weergave van je e-mail en agenda, het wijzigt de inhoud van berichten of afspraken niet. Trouwens, eigenlijk ben je als Outlook-gebruiker al stiekem gewend aan voorwaardelijke opmaak: Outlook streept verlopen e-mailberichten nu al door en toont ongelezen berichten in het blauw.

Standaardinstellingen

Helaas voor de Mac-gebruiker is de functie voorwaardelijke opmaak alleen beschikbaar in de Windows-versie van Outlook.

In Outlook open je E-mail en ga je naar het tabblad Weergave. Daar gebruik je de optie Weergave-instellingen (de knop met het tandwieltje). Zo kom je in het venster Geavanceerde weergave-instellingen, en daar klik je op de knop Voorwaardelijke opmaak. Hierdoor opent een volgend vak, waarin je de standaardregels kunt bekijken die al door Outlook zijn ingesteld. Achterstallige e-mails verschijnen bijvoorbeeld in rood, aangeboden maar niet verzonden e-mails worden cursief gezet. Door even op deze standaardregels te klikken, zie je hoe die regels zijn opgesteld.

Standaard worden ongelezen berichten in het blauw weergegeven.

Nieuwe opmaak vastleggen

Om zelf een eigen regel op te stellen, klik je op de knop Toevoegen die rechtsboven in dit vak staat. Daarna typ je een naam voor deze regel in het vak Naam. Standaard staat daar Naamloos. Selecteer de knop Lettertype om de opmaak te kiezen die je wilt toepassen. Je kunt een bepaald lettertype, een stijl, een grootte en kleur selecteren, maar maak het niet te wild, anders wordt je inbox een zootje.

De grootte van het lettertype selecteer je in het vak Punten. Je kunt hier geen getal ingeven. Je hebt de keuze uit: Kleiner, Normaal, Groot en Groter. Het is ook mogelijk om een doorhaling of een doorstreping toe te voegen. Klik op OK als je klaar bent. Onder Voorbeeld zie je de opmaak die je hebt samengesteld.

Dit is de opmaak waaraan we de berichten van het management willen herkennen.

Voorwaarden als filter

Nadat je de opmaak van de regel hebt bepaald, kun je de criteria vastleggen. Onder de knop Lettertype gebruik je de knop Voorwaarde. Hierdoor kom je in het vak Filter met drie tabbladen: Berichten, Meer opties en Geavanceerd. Afhankelijk van het type regel dat je wilt samenstellen, moet je het juiste tabblad gebruiken.

Het tabblad Berichten is interessant voor berichten met bepaalde trefwoorden in de onderwerpregel, zoals ‘bestelling’, ‘opdracht’ of ‘factuur’. In het vak Van kun je de groep of de e-mailadressen selecteren van wie deze berichten afkomstig moeten zijn. Vink eventueel het vak Ik ben aan.

Daarnaast kies je een van de drie opties: gaat het om e-mail waarvan je de enige ontvanger bent, staan er meerdere ontvangers in het vak Aan, of ben je een van de ontvangers in het vak CC. Hoe meer voorwaarden je hier instelt, hoe fijnmaziger het filter wordt.

In het tabblad Meer opties kun je nog meer criteria toevoegen. Hier kun je aangeven dat het moet gaan om e-mails die een bepaalde categorie bevatten, die gelezen of ongelezen moeten zijn, die een bijlage hebben, of die een bepaalde urgentie hebben. Combineer de opties die van toepassing zijn.

Hoe meer criteria je instelt, hoe selectiever het filter zal werken.

Mail van specifieke personen Veronderstel dat je berichten van een bepaald persoon niet uit het oog mag verliezen. Laat de voorwaardelijke opmaak je dan helpen. Eerst geef je via de knop Lettertype aan hoe je deze berichten wilt laten opvallen. Om de voorwaarde op te stellen, gebruik je het tabblad Berichten waar je slechts één veld invult, namelijk het veld Van. In dit voorbeeld willen we dat alle berichten van James in het paars in de lijst inkomende mail verschijnen.

Met deze regelvoorwaarde zullen de berichten van deze persoon een bijzondere opmaak krijgen.

Tabblad Geavanceerd

In de meeste gevallen volstaan de twee eerste tabbladen om je inbox visueel overzichtelijker te maken. In het tabblad Geavanceerd kun je de regel nog verder finetunen door aanvullende criteria vast te leggen.

Gebruik het vervolgkeuzemenu Veld om te kiezen uit veelgebruikte velden, zoals Aan, Automatisch doorgestuurd, CC en Gevoeligheid. Selecteer het veld dat je wilt gebruiken voor het opstellen van het criterium en selecteer een Voorwaarde. De waarden die je hier kunt vastleggen zijn afhankelijk van het veld dat je selecteert. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat de regel wordt toegepast als het veld Urgentie de waarde Hoog heeft, of wanneer in het veld Gevoeligheid de waarde Vertrouwelijk is geselecteerd.

Alle e-mail die als vertrouwelijk is ingesteld zal extra opvallen.

Vergeet niet te reageren Een voorbeeld hoe je de Geavanceerde opties nuttig gebruikt, is om niet te vergeten te antwoorden op een uitnodiging. In Outlook kunnen gebruikers deelnemers uitnodigen voor meetings, waarbij ze in de antwoordopties hebben aangegeven dat ze een respons op deze invitatie verwachten. Je ontvangt de uitnodiging per e-mail en je ziet aan het pictogram dat er een antwoord van je wordt verwacht. Het is vervelend als je antwoord te lang op zich laat wachten.

Om dat te vermijden, laat je zo’n uitnodiging automatisch in het oog springen met behulp van voorwaardelijke opmaak. Eerst selecteer je een lettertype en een kleur om deze berichten te markeren. Bij de Voorwaarde ga je naar het vak Filter waar je het tabblad Geavanceerd gebruikt. Bij de optie Veld selecteer je Alle afspraakvelden met als optie Antwoord verzocht. En bij Waarde selecteer je Ja. De regel geeft dus aan dat deze speciale opmaak wordt toegepast wanneer je een e-mail ontvangt waarbij het afspraakveld een reactie van je verwacht.

Op deze manier vergeet je nooit meer te reageren.

Regel activeren

Wanneer je klaar bent met het opstellen van de regel klik je op OK. Hierdoor keer je terug naar het oorspronkelijke vak Voorwaardelijke opmaak. Kijk na of de nieuwe regel een vinkje heeft en dus actief is. Klik nog eens op OK om de voorwaardelijke opmaak te bevestigen en de regel toe te passen. Ten slotte klik je een derde keer op OK in het vak Geavanceerde weergave-instellingen om de keuze te voltooien. Je zult zien dat de regel onmiddellijk wordt toegepast op de e-mailberichten die ondertussen al in je inbox zitten. En ook in de toekomst zal elke e-mail die binnenkomt of die je verzendt, afhankelijk van de regelinstellingen, de opmaak krijgen die je hebt vastgelegd.

De regel wordt onmiddellijk toegepast op de aanwezige e-mail in je inbox.

Regels bewerken

Het is niet mogelijk om de voorwaarde van een standaardregel te bewerken; je kunt alleen de opmaak van die regels wijzigen. Zelfgemaakte regels kun je wel helemaal aanpassen. Keer terug naar Beeld / Weergave-instellingen en selecteer Voorwaardelijke opmaak. Klik op de regel in de lijst die je wilt aanpassen. Daarna gebruik je knop Lettertype om de opmaak te wijzigen en klik je op OK. De voorwaarden van zelfgemaakte regels kun je eveneens wijzigen. Daar klik je op Voorwaarde om de wijzigingen aan te brengen en opnieuw bevestig je met OK.

Als je een standaardregel selecteert, dan is de knop Voorwaarde niet beschikbaar.

Uitschakelen of verwijderen

Wanneer je een regel niet langer wilt gebruiken, kun je deze uitschakelen of verwijderen. Standaardregels kun je alleen uitschakelen, maar nooit verwijderen.

Keer terug naar Beeld / Weergave-instellingen / Voorwaardelijke opmaak en ga naar de regel die je wilt uitschakelen. Door simpelweg het vinkje naast de naam van de regel weg te halen, schakel je de regel uit. Dit heeft het voordeel dat je later de regel opnieuw kunt activeren door eenvoudig het vinkje terug te plaatsen.

Om een regel definitief te verwijderen, selecteer je eerst de regel en daarna gebruik je de knop Verwijderen. Let op, want je wordt niet gevraagd om deze actie te bevestigen. Wanneer je klaar bent, klik je op OK om de Geavanceerde weergave-instellingen te sluiten.

Door een vinkje weg te halen, schakel je een regel uit maar verwijder je hem niet.

Ook je offline leven op orde brengen?

Dat doe je met deze organizers

Outlook Agenda

Voorwaardelijke opmaak zorgt er ook voor dat de agenda van Outlook heel wat overzichtelijker wordt. Het volgende voorbeeld maakt veel duidelijk.

In onze agenda staan afspraken die regelmatig, maar niet altijd op dezelfde dagen en uren doorgaan. Om te beginnen willen we de teamvergaderingen in het rood markeren. Daarvoor open je Outlook Agenda en kies je het tabblad Beeld waar je opnieuw de Weergave-instellingen gebruikt. Hier selecteer je de knop Voorwaardelijke opmaak. Je geeft de regel een naam bijvoorbeeld ‘Teamvergadering’ en je selecteert een kleur, rood in dit geval. Bij Voorwaarde maak je het jezelf gemakkelijk en bij Zoeken naar de tekst typ je ‘Teamvergadering’. De regel zal dus alle afspraken waarin het woord ‘Teamvergadering’ in de onderwerpregel voorkomt rood kleuren. Je kunt eventueel nog andere criteria ingeven zoals Georganiseerd door en Deelnemers, maar dat laten we hier achterwege.

Wanneer dit woord in de onderwerpregel staat, wordt het agenda-item rood.

Zorg dat er een vinkje staat bij de regel en bevestig door drie keer op OK te klikken. Meteen worden alle afspraken voor deze vergadering in het rood gemarkeerd. Niet alleen de afspraken die nu al in de agenda staan, maar ook alle teamvergaderingen in de toekomst zullen met rood gemarkeerd worden, tenzij je de regel uitschakelt of verwijdert. We doen hetzelfde voor de bestellingen. Alle agenda-items waarin het woord ‘Bestellingen’ voorkomt, zetten we in groen. Je kunt de vinkjes even aan- en uitzetten om de weergave te beoordelen zonder en met conditionele opmaak.

Vergelijk de agenda met en zonder voorwaardelijke opmaak.

Voorrang van voorwaarden

Soms kunnen de voorwaarden met elkaar in conflict komen. Een afspraak met ‘Teamvergadering’ komt in rood en items met het woord ‘Bestellingen’ verschijnen in het groen, maar welke kleur krijgt dan het item ‘Teamvergadering over bestellingen’? Dat hangt af van de prioriteit die je hebt aangegeven in het venster Voorwaardelijke opmaak. De regel Teamvergadering staat boven de regel Bestellingen. De bovenste regel krijgt altijd voorrang op de regel daaronder. In een item waar beide criteria voorkomen, wordt de kleur toegepast van de bovenste regel. In dit geval is dat rood. Wanneer je meerdere regels hebt samengesteld, kun je in het vak Voorwaardelijke opmaak de volgorde aanpassen door een regel te selecteren en de knoppen Omhoog of Omlaag te gebruiken.

Je kunt in dit geval de bovenste regel een stapje lager plaatsen.

Zoekwoorden combineren

Een regelvoorwaarde vastleggen op basis van een bepaald woord is de gemakkelijkste en meest efficiënte manier om afspraken in je Outlook-agenda door kleurcodes te organiseren. Je kunt ook verschillende woorden combineren, maar dan moet je die woorden wel op een bepaalde manier toevoegen.

Veronderstel dat je zowel de afspraken met de boekhouding als die met de marketing met geel wilt markeren. Opnieuw maak je dan een nieuwe regel die je bijvoorbeeld de naam ‘Departementen’ geeft en waaraan je de kleur geel toekent. Als voorwaarde laat je dan zoeken naar de tekst: “boekhouding” of “marketing”. Je moet dus de verschillende zoektermen tussen aanhalingstekens plaatsen en je moet er telkens het woord of tussen typen. Er is geen beperking op het aantal zoekwoorden dat je op die manier combineert.

Als je in plaats van of het woord en zou gebruiken, zodat het zoekcriterium “boekhouding” en “marketing” wordt, dan markeert Outlook alleen de afspraken waar beide zoekwoorden samen in voorkomen. Je kunt dezelfde techniek om zoekwoorden te combineren trouwens ook gebruiken bij de voorwaardelijke opmaak van e-mail.

Outlook markeert de agenda-items waarin een van beide zoekwoorden voorkomt.

Kleurcategorieën Wanneer voorwaardelijke opmaak is ingesteld, werkt dit kenmerk automatisch. Je kunt ook agenda-items en e-mail handmatig een kleur geven door een categorie aan het item toe te wijzen. Omdat dit niet automatisch gebeurt, moet je er dus wel aan denken om dat te doen.

In Outlook Agenda of E-mail klik je op de gebeurtenis of de e-mail met de rechtermuisknop en kies je Categoriseren. In het keuzemenu verschijnen meerdere standaardcategorieën die telkens gekoppeld zijn aan een opvallende kleur. Uiteraard staan daar categorieën bij die ook jou van pas komen, maar als je onderaan in het keuzemenu op Alle categorieën klikt, kom je in een venster waar je eenvoudig nieuwe categorieën aanmaakt, de naam van bestaande categorieën wijzigt of categorieën verwijdert. Om nog sneller te werken, is het zelfs mogelijk om een sneltoets te koppelen aan iedere categorie.

Pas de categorieën aan je persoonlijke voorkeuren aan.

Watch on YouTube
▼ Volgende artikel
5 tips voor een betere ontvangst op je draagbare radio
© Olga Yastremska, New Africa, Afr
Huis

5 tips voor een betere ontvangst op je draagbare radio

Niets zo frustrerend als een radio die stoort of zenders niet goed ontvangt. Of je nu FM, DAB+ of internetradio gebruikt: met een paar simpele aanpassingen kun je de ontvangst van je draagbare radio flink verbeteren. Hier lees je hoe je dat aanpakt.

We hebben 5 tips voor je waarmee je de ontvangst op je draagbare radio kunt verbeteren. Geen tijd om heel het artikel te lezen? Dit zijn ze in het kort: 📻 Zoek de beste stand voor je antenne 📻 Weg met storende elektronica 📻 Gebruik een externe antenne 📻 Internetradio? Verbeter je internetsignaal 📻 Houd je zenderlijst up-to-date

Lees ook: Van FM tot DAB+: zo vind je makkelijk je favoriete zenders op je draagbare radio

Tip 1: Zoek de beste stand voor je antenne

Wil je een sterker signaal? Dan loont het om de antenne goed te positioneren. Schuif hem volledig uit en probeer verschillende richtingen. Voor FM-radio werkt een verticale stand vaak het best, terwijl DAB+ signalen soms verbeteren als je de radio draait of hoger zet. Houd de antenne uit de buurt van metalen oppervlakken, want die kunnen de ontvangst verstoren.

Tip 2: Weg met storende elektronica

Elektronische apparaten zoals wifi-routers, magnetrons en zelfs led-verlichting kunnen de ontvangst van je radio verstoren. Zet het toestel op een andere plek in huis, uit de buurt van deze storingsbronnen. Soms maakt het verplaatsen naar een andere kamer al een groot verschil.

Tip 3: Gebruik een externe antenne

Als de ingebouwde antenne van je radio niet voldoende is, kun je overwegen een externe antenne aan te sluiten. Veel draagbare radio's hebben een aansluiting voor een externe antenne, waarmee je het signaal aanzienlijk kunt versterken. Dit is vooral handig in gebieden met zwakke FM- of DAB+ dekking.

©Stig Alenäs – stock.adobe.com

Tip 4: Internetradio? Verbeter je internetsignaal

Gebruik je internetradio via wifi? Dan is een stabiele internetverbinding belangrijk. Zorg ervoor dat je radio binnen het bereik van je router staat en kies, als dat kan, voor een 5 GHz-netwerk voor een stabieler signaal. Ondersteunt je radio dit niet? Dan kan een eenvoudige wifi-versterker helpen.

Tip 5: Houd je zenderlijst up-to-date

Zenders veranderen soms van frequentie of passen hun signaal aan. Door regelmatig de scanfunctie van je radio te gebruiken, ontvang je altijd de best beschikbare signalen. Dit is vooral handig bij DAB+ radio's, waar het aanbod regelmatig wordt uitgebreid.

Dus? Zeg maar dag tegen storing!

Met deze tips luister je zorgeloos naar je radio, zonder frustraties over een slechte ontvangst. Of je nu thuis bent of onderweg: een paar kleine aanpassingen kunnen het verschil maken tussen storende signalen en lekker luisteren!

▼ Volgende artikel
Interactief, creatief en professioneel: haal meer uit je presentaties
© Ratchapon - stock.adobe.com
Huis

Interactief, creatief en professioneel: haal meer uit je presentaties

PowerPoint is het populairste presentatiepakket en daar kunnen we dus niet omheen. Met de eerste tien tips halen we daarom meer uit dit programma. Maar er is meer dan PowerPoint, zoals je duidelijk merkt in de tweede tien tips en (gratis) tools.

Na het lezen van dit artikel weet je hoe je je PowerPointpresentatie kunt verbeteren en welke alternatieven er zijn:

  • Google Presentaties
  • LibreOffice Ímpress
  • Zoho Show
  • Canva
  • Pitch
  • Typito
  • Pecha Kucha

Lees ook: Gaaap! Interactieve presentaties maak je met Aha Slides

PowerPoint

1 Model

Om te voorkomen dat je de kleuren, het lettertype of de stijl van meerdere dia’s in je PowerPoint-presentatie moet aanpassen, werk je het best met een diamodel. Wijzigingen die je hierin aanbrengt, worden automatisch toegepast op alle dia’s. Open het menu Beeld en selecteer Diamodel bij Modelweergaven. Kies het hoofdmodel bovenin het linkerdeelvenster (ondersteunde lay-outs staan hieronder) en pas dit aan. Je wijzigingen worden doorgevoerd naar de onderliggende lay-outs. Als je nu Beeld / Normaal kiest en Nieuwe dia selecteert, hoef je alleen de gewenste lay-out te selecteren.

Met een diamodel zorg je snel voor consistentie in je presentatie.

Over dia's gesproken

Met een scanner kun je deze oude beelden digitaliseren

2 Overzicht

Bij een langere PowerPointpresentatie kan een overzichtsdia met de belangrijkste secties nuttig zijn. Eén klik op zo’n miniatuur en PowerPoint zoomt in op de bijbehorende dia. Open of creëer een presentatie (met de extensie pptx), ga naar Invoegen, klik bij Koppeling op de knop Zoom en kies Overzichtszoom. Selecteer de dia’s die je in het overzicht wilt opnemen en bevestig met Invoegen. De overzichtsdia wordt meteen toegevoegd aan je diareeks.

Een overzichtsdia laat je een (saaie) lineaire volgorde makkelijker doorbreken.

3 Animatiepad

PowerPoint biedt verschillende animaties, maar je kunt ook een object langs een zelfgetekend pad laten bewegen. Selecteer het object, ga naar Animaties en klik op Animatie toevoegen. Je ziet nu opties als Begin, Nadruk, Einde en Animatiepaden. Kies hier Aangepast om met de muis een eigen animatiepad op de dia te tekenen. Vervolgens kun je op het tabblad Animaties de Duur en de Vertraging van de animatie instellen. Indien nodig, klik je met rechts op het object en selecteer je Naar voorgrond. Je kunt het object ook buiten de dia laten beginnen.

Laat een object langs een eigen pad bewegen.

4 Actieknop

Een hyperlink invoegen is eenvoudig: kies Invoegen / Koppeling, selecteer Bestaand bestand of webpagina en vul de url in het Adres-veld in. Je kunt ook een link aan een object koppelen, zoals een eigen actieknop. Kies Invoegen / Vormen en selecteer bij Actieknoppen een vorm. Teken een kader, selecteer het, open het tabblad Invoegen en kies Actie. In het venster Actie-instellingen selecteer je op het tabblad Klikken met de muis en/of Aanwijzen met de muis bij Hyperlink naar de gewenste optie, zoals Dia, URL of Andere PowerPoint-presentatie.

Koppel zelf de gewenste actie aan een knop.

5 Tekstvakken

Je kunt je presentatie interactiever maken door bijvoorbeeld reacties van het publiek in je dia op te nemen. Ga hiervoor naar Bestand en kies Opties / Lint aanpassen. Zet in het rechterdeelvenster een vinkje bij Ontwikkelaars en bevestig met OK. Op het tabblad Ontwikkelaars selecteer je bij Besturingselementen de optie Tekstvak en klik je op ActiveX inschakelen. Teken een tekstvak op je dia. Bij een quiz kun je bijvoorbeeld voor elke ploeg een tekstvak maken in een grafisch scorebord.

Selecteer het tekstvak en kies Eigenschappen op het tabblad Ontwikkelaars. Stel hier EnterKeyBehavior in op True en eventueel ook Multiline als meerdere regels nodig zijn. Tijdens je presentatie kun je tekst invoeren en deze behouden als je de presentatie opslaat.

In een ActiveX-tekstvak kun je bijvoorbeeld ook scores bijhouden.

6 Teleprompter

Het komt wat onhandig over als je tijdens je PowerPointpresentatie van een blad papier afleest. Je kunt dit oplossen door je pptx-bestand te openen en de eerste dia te selecteren. Klik op Notities in de statusbalk en voeg de gewenste tekst bij de dia in. Herhaal dit voor de overige dia’s en sla je presentatie op.

Vlak voor de presentatie open je het tabblad Diavoorstelling, klik je op Monitors en stel je Monitor in op Automatisch. Ga daarna naar het tabblad Opnemen en kies Vanaf het begin. Onder Weergaven, onderaan, selecteer je Teleprompter. Zo krijg jij (als enige) de notities bij elke dia te zien.

Je tekst verschijnt terwijl je naar de gepresenteerde dia’s kijkt.

7 Mobiel

Je kunt je PowerPoint-presentatie ook vanaf je smartphone geven. Installeer de PowerPoint-app en start de presentatie. Tik op het schermpictogram (Weergave voor presentator). Bovenaan verschijnt de eigenlijke dia en onderaan kun je door de dia’s navigeren. In het midden wordt het notitievenster getoond, dat alleen jij kunt zien. Je kunt hier op elk moment nog tekst invoeren, maar als je hier je vinger op houdt, verschijnt er een laserpointer op de dia die je kunt aansturen via telefoonbewegingen. Je dient je smartphone wel met de beamer te verbinden, zoals via een HDMI-adapter of draadloos met AirPlay, Chromecast of Miracast.

Je kunt je smartphone ook als laserpointer inzetten.

8 Video

Wil je je presentatie als video beschikbaar stellen, ga dan naar Bestand en kies Exporteren. Je ziet hier opties als PDF- of XPS-document maken, Presentatie inpakken voor cd, Hand-outs maken en Een video maken. Kies deze laatste en stel de resolutie in (van 480p tot 4K). Blijkt de optie Opgenomen tijdsinstellingen en gesproken tekst gebruiken, niet beschikbaar en wil je dit, dan kies je voor Een video opnemen en kun je, eventueel met camera en microfoon, alsnog een opname maken. Bevestig met Video maken en sla de video op als mp4 of wmv. Je kunt deze altijd nog converteren met bijvoorbeeld het gratis HandBrake.

Je kunt je presentatie, inclusief ingesproken tekst, ook als video bewaren.

9 Ondertitels

Als je een presentatie geeft en er zijn mensen met een gehoorbeperking of anderstaligen, kun je gesproken commentaar live als (vertaalde) ondertitels tonen. Ga naar Diavoorstelling en zet een vinkje bij Altijd ondertitels gebruiken. Bij Instellingen voor ondertitels stel je de spreektaal en doeltaal in. Klik op Meer instellingen (Windows) om de kleur, stijl en grootte van de ondertitels aan te passen. Zodra je de presentatie start en begint te spreken (met ingeschakelde microfoon), verschijnen de gevraagde ondertitels.

Je gesproken commentaar verschijnt live – en ook vertaald – als ondertitels.

10 Invoegtoepassingen

Je kunt PowerPoint uitbreiden met diverse invoegtoepassingen. Ga naar Start en kies Invoegtoepassingen / Meer invoegtoepassingen. Interessante apps in de online store vinden we onder meer Symbols and Characters, Emoji Keyboard, Wikipedia, Pexels en ChatGPT for PowerPoint.

Met deze laatste kun je AI gebruiken om je presentatie te helpen samenstellen. Je beschrijft je onderwerp uitgebreid of selecteert een (video)bestand, kiest de presentatietaal evenals een sjabloon. Het ontwerp is vervolgens snel klaar. Deze add-on kun je vijf keer gratis gebruiken met een maximum van zeven dia’s per keer.

Je kunt de functionaliteit met diverse invoegtoepassingen uitbreiden, ook met AI.

Alternatieven

11 Interactie

Het is handig om tijdens of na je presentatie de respons van je toehoorders te peilen, bijvoorbeeld via een bevraging of quiz. Dit kan perfect met diensten als Mentimeter of Poll Everywhere. Beide bieden gratis accounts (met beperkte functies) en kunnen zich integreren in je presentatiepakket (of videoconferentietool). Hiermee kun je een quiz opzetten, waarna deelnemers via een webbrowser of app direct kunnen meedoen. De reacties kunnen live in je presentatie worden weergegeven.

Je kunt je publiek op meerdere manieren bevragen.

12 Kleuren

De meeste presentatiepakketten bieden sjablonen en thema’s, en PowerPoint heeft de Designer-module op het tabblad Ontwerpen. Toch kan de gratis dienst Color Hunt handig zijn voor het vinden van een harmonieus kleurenpalet, met kleuren in hexadecimaal en RGB. Met Coolors kun je via een generator interactief een passend kleurenpalet samenstellen. Druk op de spatiebalk voor een nieuwe combinatie en gebruik het hangslotje om een kleur vast te zetten. Er zijn knopjes voor andere tinten en je kunt ook zelf kleuren kiezen, onder meer in RGB en CMYK.

Met een evenwichtig kleurenpalet oogt je presentatie aangenamer en professioneler.

13 Google Presentaties

Hoewel PowerPoint het populairste presentatiepakket is, zijn er andere alternatieven die je gratis kunt gebruiken. Een bekende optie is Google Presentaties. De dienst werkt goed samen met tools als Google Drive en Documenten. De online tool biedt diverse sjablonen, aanpasbare thema’s en ingebouwde opties voor het invoegen van afbeeldingen, grafieken, animaties en video’s. Je kunt presentaties in pptx-formaat uploaden en downloaden, en meerdere gebruikers kunnen tegelijk in realtime aan dezelfde presentatie werken.

Google Presentaties laat zich online bedienen en heeft best veel mogelijkheden.

14 LibreOffice Impress

Als je liever offline werkt aan een presentatie en een gratis pakket verkiest, dan is Impress een goede keuze. Het maakt deel uit van de volledige opensource-kantoorsuite LibreOffce, beschikbaar voor Windows, macOS en Linux. Dit pakket biedt ondersteuning voor sjablonen, thema’s, diamodellen en opmaakprofielen, wat zorgt voor consistentie in je presentaties. Met de app kun je vormen, tabellen, diagrammen en allerlei media-objecten, waaronder audio en video, toevoegen. Het biedt krachtige animaties en overgangen en kan goed overweg met ppt(x)-bestanden voor zowel import als export. Er zijn tot wel dertig werkbalken beschikbaar, maar je kunt de interface gelukkig uitgebreid aanpassen.

LibreOffice Impress: een degelijk en geheel gratis ontwerpprogramma voor de desktop.

15 Zoho Show

Zoho Show (is een minder bekend presentatiepakket, maar is gratis voor particulier gebruik. De interface is wel Engelstalig. Je krijgt 500 MB cloudopslag (in een Europees datacenter) en je hebt toegang tot een onbeperkt aantal bestandsversies. Er is ook een offline modus beschikbaar en je kunt in realtime samenwerken met anderen op basis van machtigingen. Er is een ruim aanbod aan sjablonen en je kunt in je presentatie de gebruikelijke objecten en mediabestanden opnemen, inclusief uitgebreide animaties en overgangen. De functionaliteit is bovendien uitbreidbaar met add-ons, maar het aanbod is vooralsnog beperkt.

Het online presentatiepakket Zoho Show heeft een overzichtelijke interface.

16 Canva

Canva is een bekend online platform voor grafisch ontwerp van visuele content. Naast socialmediaposts, posters en logo’s kun je er ook presentaties mee maken. Canva biedt een uitgebreide bibliotheek met professioneel ontworpen sjablonen in diverse categorieën. De (Engelstalige) interface is gebruiksvriendelijk en met het drag-and-dropsysteem kun je elementen zoals tekstvakken, afbeeldingen (ook via AI) en video’s eenvoudig verplaatsen en aanpassen. Helaas zijn lang niet alle ontwerpelementen gratis beschikbaar. Het programma maakt het ook mogelijk om in realtime samen te werken.

Canva is dankzij drag-and-drop ook goed toegankelijk voor de beginnende ontwerper.

17 Piktochart

Piktochart is vooral bekend om zijn gebruiksvriendelijke interface voor het maken van infographics, maar het platform laat je ook presentaties creëren. De online app heeft diverse sjablonen met elementen als grafieken, pictogrammen, afbeeldingen en tekstvakken. De tool werkt grotendeels met drag-and-drop, en je kunt verschillende diavormen ontwerpen. Voor geavanceerdere functies, zoals complexe animaties of interactieve elementen, is deze tool minder geschikt. Houd er rekening mee dat de gratis versie van Piktochart dia’s alleen als png opslaat, niet als PowerPoint-presentatie of pdf.

Met Piktochart creëer je ook presentaties (maar met stevige beperkingen in de gratis variant).

18 Pitch (met AI)

Pitch richt zich met uitgebreide online samenwerkingsopties op het zakelijke segment. Je kunt een PowerPointpresentatie uploaden of een presentatie maken op basis van talrijke sjablonen. Ook kun je de AI-module gebruiken, die op basis van een beschrijving een presentatie ontwerpt. Deze kun je vervolgens aanpassen vanuit een overzichtelijke interface. Bij het selecteren van een object verschijnen automatisch de relevante bewerkingstools, en je kunt objecten toevoegen als tekst, media, geometrische figuren, grafieken en tabellen. Er is tevens een online opnamefunctie. Presentaties kun je direct vanaf de website tonen; exporteren naar een PowerPointpresentatie is helaas voorbehouden aan betaalde accounts.

Een snel presentatie-ontwerp op basis van een uitgebreide AI-prompt.

19 Typito

Typito is geen traditioneel presentatiepakket, maar een videocreatietool voornamelijk op tekstbasis. Met deze online app kun je namelijk eenvoudig tekstboodschappen op diverse manieren animeren en omzetten naar een video. De gratis versie beperkt je tot video’s van vijf minuten (dertig minuten per maand), met 250 MB opslagruimte.

Je kiest eerst het formaat, zoals 16:09, waarna je elementen als stockfoto’s, -video’s, stickers en pijlen naar het werkveld sleept. Onderaan vind je de gebruikelijke tijdlijn van een videobewerker. Na voltooiing kun je je project exporteren en lokaal opslaan als mp4, weliswaar met een watermerk in de gratis versie.

Geen klassieke presentatie, maar wel een aantrekkelijke combinatie van tekst en animatie.

Video bewerken? Clipchamp, kampioen in videobewerking

20 Pecha Kucha

De term Pecha Kucha, Japans voor gekeuvel, verwijst naar een format voor korte, creatieve presentaties, meestal een diavoorstelling van twintig beelden, die elk twintig seconden zichtbaar zijn. Op Pecha Kucha vind je een online tool voor dit soort presentaties. Je kunt kiezen uit verschillende formaten en eigen afbeeldingen gebruiken. In de betaalde Pro-versie kun je ook dia’s uit een PowerPointpresentatie invoegen. Voeg een titel en extra tekst toe aan elke dia – tekstoverlays zijn beschikbaar in de Pro-versie – en maak een audio-opname via de ingebouwde recorder. Sla je Pecha Kucha online op en kies of je deze publiek maakt of niet.

Pecha Kucha: strikte regels en strenge timing voor sterke creatievelingen.

Lees ook: Breng herinneringen tot leven in een paar klikken

Watch on YouTube