ID.nl logo
Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda
© dinastya
Huis

Creëer met kleur overzicht in je Outlook-mailbox en -agenda

Consequent kleurgebruik is een prima hulpmiddel om overzicht te houden over je mailbox en agenda. Inkomende e-mails van je baas herken je bijvoorbeeld aan een rode kleur, die van je partner komen binnen in blauw. Ook in je Outlook-agenda is deze kleuropmaak toe te passen. Het toverwoord hiervoor is voorwaardelijke opmaak.

Na het lezen van dit artikel weet jij hoe je voorwaardelijke opmaak in jouw Outlook-mailbox en -agenda kunt toepassen:

  • Opmaak van regel vastleggen
  • Criteria opstellen
  • Voorrang geven aan voorwaarden
  • Zoekwoorden combineren

Nog meer op orde brengen? Organiseer je contactpersonen in Outlook en op je smartphone

Slim kleurgebruik voor automatische opmaak is gebaseerd op een of meerdere voorwaarden die vastliggen in een zogenaamde regel. Een voorbeeld van zo’n regel zou kunnen zijn: 'als de e-mail afkomstig is van mijn baas, dan moet zijn naam en het onderwerp in het rood in mijn inbox verschijnen'. Een ander voorbeeld: 'als in mijn agenda een item komt waarin het woord "deadline" staat, dan moet dit agenda-item automatisch paars worden.

Dankzij voorwaardelijke opmaak zie je in een oogopslag de berichten die belangrijk zijn, en dat maakt het makkelijker om prioriteiten te stellen. Het opstellen van zo’n regel duurt slechts een paar minuten en is dus zeker de moeite waard. Voorwaardelijke opmaak maakt deel uit van de weergave van je e-mail en agenda, het wijzigt de inhoud van berichten of afspraken niet. Trouwens, eigenlijk ben je als Outlook-gebruiker al stiekem gewend aan voorwaardelijke opmaak: Outlook streept verlopen e-mailberichten nu al door en toont ongelezen berichten in het blauw.

Standaardinstellingen

Helaas voor de Mac-gebruiker is de functie voorwaardelijke opmaak alleen beschikbaar in de Windows-versie van Outlook.

In Outlook open je E-mail en ga je naar het tabblad Weergave. Daar gebruik je de optie Weergave-instellingen (de knop met het tandwieltje). Zo kom je in het venster Geavanceerde weergave-instellingen, en daar klik je op de knop Voorwaardelijke opmaak. Hierdoor opent een volgend vak, waarin je de standaardregels kunt bekijken die al door Outlook zijn ingesteld. Achterstallige e-mails verschijnen bijvoorbeeld in rood, aangeboden maar niet verzonden e-mails worden cursief gezet. Door even op deze standaardregels te klikken, zie je hoe die regels zijn opgesteld.

Standaard worden ongelezen berichten in het blauw weergegeven.

Nieuwe opmaak vastleggen

Om zelf een eigen regel op te stellen, klik je op de knop Toevoegen die rechtsboven in dit vak staat. Daarna typ je een naam voor deze regel in het vak Naam. Standaard staat daar Naamloos. Selecteer de knop Lettertype om de opmaak te kiezen die je wilt toepassen. Je kunt een bepaald lettertype, een stijl, een grootte en kleur selecteren, maar maak het niet te wild, anders wordt je inbox een zootje.

De grootte van het lettertype selecteer je in het vak Punten. Je kunt hier geen getal ingeven. Je hebt de keuze uit: Kleiner, Normaal, Groot en Groter. Het is ook mogelijk om een doorhaling of een doorstreping toe te voegen. Klik op OK als je klaar bent. Onder Voorbeeld zie je de opmaak die je hebt samengesteld.

Dit is de opmaak waaraan we de berichten van het management willen herkennen.

Voorwaarden als filter

Nadat je de opmaak van de regel hebt bepaald, kun je de criteria vastleggen. Onder de knop Lettertype gebruik je de knop Voorwaarde. Hierdoor kom je in het vak Filter met drie tabbladen: Berichten, Meer opties en Geavanceerd. Afhankelijk van het type regel dat je wilt samenstellen, moet je het juiste tabblad gebruiken.

Het tabblad Berichten is interessant voor berichten met bepaalde trefwoorden in de onderwerpregel, zoals ‘bestelling’, ‘opdracht’ of ‘factuur’. In het vak Van kun je de groep of de e-mailadressen selecteren van wie deze berichten afkomstig moeten zijn. Vink eventueel het vak Ik ben aan.

Daarnaast kies je een van de drie opties: gaat het om e-mail waarvan je de enige ontvanger bent, staan er meerdere ontvangers in het vak Aan, of ben je een van de ontvangers in het vak CC. Hoe meer voorwaarden je hier instelt, hoe fijnmaziger het filter wordt.

In het tabblad Meer opties kun je nog meer criteria toevoegen. Hier kun je aangeven dat het moet gaan om e-mails die een bepaalde categorie bevatten, die gelezen of ongelezen moeten zijn, die een bijlage hebben, of die een bepaalde urgentie hebben. Combineer de opties die van toepassing zijn.

Hoe meer criteria je instelt, hoe selectiever het filter zal werken.

Mail van specifieke personen Veronderstel dat je berichten van een bepaald persoon niet uit het oog mag verliezen. Laat de voorwaardelijke opmaak je dan helpen. Eerst geef je via de knop Lettertype aan hoe je deze berichten wilt laten opvallen. Om de voorwaarde op te stellen, gebruik je het tabblad Berichten waar je slechts één veld invult, namelijk het veld Van. In dit voorbeeld willen we dat alle berichten van James in het paars in de lijst inkomende mail verschijnen.

Met deze regelvoorwaarde zullen de berichten van deze persoon een bijzondere opmaak krijgen.

Tabblad Geavanceerd

In de meeste gevallen volstaan de twee eerste tabbladen om je inbox visueel overzichtelijker te maken. In het tabblad Geavanceerd kun je de regel nog verder finetunen door aanvullende criteria vast te leggen.

Gebruik het vervolgkeuzemenu Veld om te kiezen uit veelgebruikte velden, zoals Aan, Automatisch doorgestuurd, CC en Gevoeligheid. Selecteer het veld dat je wilt gebruiken voor het opstellen van het criterium en selecteer een Voorwaarde. De waarden die je hier kunt vastleggen zijn afhankelijk van het veld dat je selecteert. Je kunt bijvoorbeeld bepalen dat de regel wordt toegepast als het veld Urgentie de waarde Hoog heeft, of wanneer in het veld Gevoeligheid de waarde Vertrouwelijk is geselecteerd.

Alle e-mail die als vertrouwelijk is ingesteld zal extra opvallen.

Vergeet niet te reageren Een voorbeeld hoe je de Geavanceerde opties nuttig gebruikt, is om niet te vergeten te antwoorden op een uitnodiging. In Outlook kunnen gebruikers deelnemers uitnodigen voor meetings, waarbij ze in de antwoordopties hebben aangegeven dat ze een respons op deze invitatie verwachten. Je ontvangt de uitnodiging per e-mail en je ziet aan het pictogram dat er een antwoord van je wordt verwacht. Het is vervelend als je antwoord te lang op zich laat wachten.

Om dat te vermijden, laat je zo’n uitnodiging automatisch in het oog springen met behulp van voorwaardelijke opmaak. Eerst selecteer je een lettertype en een kleur om deze berichten te markeren. Bij de Voorwaarde ga je naar het vak Filter waar je het tabblad Geavanceerd gebruikt. Bij de optie Veld selecteer je Alle afspraakvelden met als optie Antwoord verzocht. En bij Waarde selecteer je Ja. De regel geeft dus aan dat deze speciale opmaak wordt toegepast wanneer je een e-mail ontvangt waarbij het afspraakveld een reactie van je verwacht.

Op deze manier vergeet je nooit meer te reageren.

Regel activeren

Wanneer je klaar bent met het opstellen van de regel klik je op OK. Hierdoor keer je terug naar het oorspronkelijke vak Voorwaardelijke opmaak. Kijk na of de nieuwe regel een vinkje heeft en dus actief is. Klik nog eens op OK om de voorwaardelijke opmaak te bevestigen en de regel toe te passen. Ten slotte klik je een derde keer op OK in het vak Geavanceerde weergave-instellingen om de keuze te voltooien. Je zult zien dat de regel onmiddellijk wordt toegepast op de e-mailberichten die ondertussen al in je inbox zitten. En ook in de toekomst zal elke e-mail die binnenkomt of die je verzendt, afhankelijk van de regelinstellingen, de opmaak krijgen die je hebt vastgelegd.

De regel wordt onmiddellijk toegepast op de aanwezige e-mail in je inbox.

Regels bewerken

Het is niet mogelijk om de voorwaarde van een standaardregel te bewerken; je kunt alleen de opmaak van die regels wijzigen. Zelfgemaakte regels kun je wel helemaal aanpassen. Keer terug naar Beeld / Weergave-instellingen en selecteer Voorwaardelijke opmaak. Klik op de regel in de lijst die je wilt aanpassen. Daarna gebruik je knop Lettertype om de opmaak te wijzigen en klik je op OK. De voorwaarden van zelfgemaakte regels kun je eveneens wijzigen. Daar klik je op Voorwaarde om de wijzigingen aan te brengen en opnieuw bevestig je met OK.

Als je een standaardregel selecteert, dan is de knop Voorwaarde niet beschikbaar.

Uitschakelen of verwijderen

Wanneer je een regel niet langer wilt gebruiken, kun je deze uitschakelen of verwijderen. Standaardregels kun je alleen uitschakelen, maar nooit verwijderen.

Keer terug naar Beeld / Weergave-instellingen / Voorwaardelijke opmaak en ga naar de regel die je wilt uitschakelen. Door simpelweg het vinkje naast de naam van de regel weg te halen, schakel je de regel uit. Dit heeft het voordeel dat je later de regel opnieuw kunt activeren door eenvoudig het vinkje terug te plaatsen.

Om een regel definitief te verwijderen, selecteer je eerst de regel en daarna gebruik je de knop Verwijderen. Let op, want je wordt niet gevraagd om deze actie te bevestigen. Wanneer je klaar bent, klik je op OK om de Geavanceerde weergave-instellingen te sluiten.

Door een vinkje weg te halen, schakel je een regel uit maar verwijder je hem niet.

Ook je offline leven op orde brengen?

Dat doe je met deze organizers

Outlook Agenda

Voorwaardelijke opmaak zorgt er ook voor dat de agenda van Outlook heel wat overzichtelijker wordt. Het volgende voorbeeld maakt veel duidelijk.

In onze agenda staan afspraken die regelmatig, maar niet altijd op dezelfde dagen en uren doorgaan. Om te beginnen willen we de teamvergaderingen in het rood markeren. Daarvoor open je Outlook Agenda en kies je het tabblad Beeld waar je opnieuw de Weergave-instellingen gebruikt. Hier selecteer je de knop Voorwaardelijke opmaak. Je geeft de regel een naam bijvoorbeeld ‘Teamvergadering’ en je selecteert een kleur, rood in dit geval. Bij Voorwaarde maak je het jezelf gemakkelijk en bij Zoeken naar de tekst typ je ‘Teamvergadering’. De regel zal dus alle afspraken waarin het woord ‘Teamvergadering’ in de onderwerpregel voorkomt rood kleuren. Je kunt eventueel nog andere criteria ingeven zoals Georganiseerd door en Deelnemers, maar dat laten we hier achterwege.

Wanneer dit woord in de onderwerpregel staat, wordt het agenda-item rood.

Zorg dat er een vinkje staat bij de regel en bevestig door drie keer op OK te klikken. Meteen worden alle afspraken voor deze vergadering in het rood gemarkeerd. Niet alleen de afspraken die nu al in de agenda staan, maar ook alle teamvergaderingen in de toekomst zullen met rood gemarkeerd worden, tenzij je de regel uitschakelt of verwijdert. We doen hetzelfde voor de bestellingen. Alle agenda-items waarin het woord ‘Bestellingen’ voorkomt, zetten we in groen. Je kunt de vinkjes even aan- en uitzetten om de weergave te beoordelen zonder en met conditionele opmaak.

Vergelijk de agenda met en zonder voorwaardelijke opmaak.

Voorrang van voorwaarden

Soms kunnen de voorwaarden met elkaar in conflict komen. Een afspraak met ‘Teamvergadering’ komt in rood en items met het woord ‘Bestellingen’ verschijnen in het groen, maar welke kleur krijgt dan het item ‘Teamvergadering over bestellingen’? Dat hangt af van de prioriteit die je hebt aangegeven in het venster Voorwaardelijke opmaak. De regel Teamvergadering staat boven de regel Bestellingen. De bovenste regel krijgt altijd voorrang op de regel daaronder. In een item waar beide criteria voorkomen, wordt de kleur toegepast van de bovenste regel. In dit geval is dat rood. Wanneer je meerdere regels hebt samengesteld, kun je in het vak Voorwaardelijke opmaak de volgorde aanpassen door een regel te selecteren en de knoppen Omhoog of Omlaag te gebruiken.

Je kunt in dit geval de bovenste regel een stapje lager plaatsen.

Zoekwoorden combineren

Een regelvoorwaarde vastleggen op basis van een bepaald woord is de gemakkelijkste en meest efficiënte manier om afspraken in je Outlook-agenda door kleurcodes te organiseren. Je kunt ook verschillende woorden combineren, maar dan moet je die woorden wel op een bepaalde manier toevoegen.

Veronderstel dat je zowel de afspraken met de boekhouding als die met de marketing met geel wilt markeren. Opnieuw maak je dan een nieuwe regel die je bijvoorbeeld de naam ‘Departementen’ geeft en waaraan je de kleur geel toekent. Als voorwaarde laat je dan zoeken naar de tekst: “boekhouding” of “marketing”. Je moet dus de verschillende zoektermen tussen aanhalingstekens plaatsen en je moet er telkens het woord of tussen typen. Er is geen beperking op het aantal zoekwoorden dat je op die manier combineert.

Als je in plaats van of het woord en zou gebruiken, zodat het zoekcriterium “boekhouding” en “marketing” wordt, dan markeert Outlook alleen de afspraken waar beide zoekwoorden samen in voorkomen. Je kunt dezelfde techniek om zoekwoorden te combineren trouwens ook gebruiken bij de voorwaardelijke opmaak van e-mail.

Outlook markeert de agenda-items waarin een van beide zoekwoorden voorkomt.

Kleurcategorieën Wanneer voorwaardelijke opmaak is ingesteld, werkt dit kenmerk automatisch. Je kunt ook agenda-items en e-mail handmatig een kleur geven door een categorie aan het item toe te wijzen. Omdat dit niet automatisch gebeurt, moet je er dus wel aan denken om dat te doen.

In Outlook Agenda of E-mail klik je op de gebeurtenis of de e-mail met de rechtermuisknop en kies je Categoriseren. In het keuzemenu verschijnen meerdere standaardcategorieën die telkens gekoppeld zijn aan een opvallende kleur. Uiteraard staan daar categorieën bij die ook jou van pas komen, maar als je onderaan in het keuzemenu op Alle categorieën klikt, kom je in een venster waar je eenvoudig nieuwe categorieën aanmaakt, de naam van bestaande categorieën wijzigt of categorieën verwijdert. Om nog sneller te werken, is het zelfs mogelijk om een sneltoets te koppelen aan iedere categorie.

Pas de categorieën aan je persoonlijke voorkeuren aan.

Watch on YouTube
▼ Volgende artikel
Review Google Pixel 10 Pro XL – iPhone-uitdager met kortere accuduur
© Rens Blom
Huis

Review Google Pixel 10 Pro XL – iPhone-uitdager met kortere accuduur

De Google Pixel 10 Pro XL is de nieuwste en duurste reguliere smartphone van het merk. In deze review nemen we het toestel met een adviesprijs van 1299 euro onder de loep.

Uitstekend
Conclusie

De Google Pixel 10 Pro XL is een fraaie en complete smartphone met erg goede camera's en zeven jaar software-updates. De ondersteuning voor magnetische (oplaad)accessoires is een mooie vernieuwing en we zien ook potentieel voor de AI-functies. De accuduur is echter een zwakker punt en de adviesprijs vinden we aan de hoge kant.

Plus- en minpunten
  • Geschikt voor magnetische accessoires
  • Uitstekende camera's
  • Frisse software vol AI en 7 jaar updates
  • Zwaar
  • Processor minder krachtig
  • Kortere accuduur
  • Veel AI-functies nog niet in Nederland te gebruiken

Herkenbaar ontwerp met nieuwtje

Leg je de Pixel 10 Pro XL naast de 9 Pro XL, dan moet je wel heel goed kijken om verschillen te ontdekken. De toestellen ogen praktisch identiek. Maar er zijn wel degelijk verschillen. De Pixel 10 Pro XL is bijvoorbeeld nog zwaarder geworden en is met zijn 232 gram een van de zwaarste telefoons van het moment.

©Rens Blom

Daarnaast ondersteunt de Pixel 10 Pro XL als eerste bekende Android-smartphone magnetische accessoires aan de achterzijde (via Qi2). Je kunt bestaande Apple MagSafe-accessoires van je iPhone daardoor met de Pixel 10 Pro XL gebruiken, wat tof is en goed werkt.

©Rens Blom

De Pixel 10 Pro XL hangt keurig aan een MagSafe-oplader van Zens.

Goed om te weten: naast de Pixel 10 Pro XL zijn er ook een kleinere Pixel 10 en 10 Pro, die uiteraard andere specificaties én prijzen hebben. De Pixel 10 Pro XL heeft een prachtig 6,8-inch oledscherm dat bij de beste schermen hoort. Meer hoeven we er niet over te zeggen. De vingerafdrukscanner achter het scherm functioneert bovendien erg goed.

©Rens Blom

Niet de beste specificaties

Van een smartphone die maar liefst 1299 euro kost verwachten we heel goede specificaties. Google snapt dat en stopt daarom een royale 16 GB werkgeheugen in de Pixel 10 Pro XL, aangevuld met minimaal 256 GB opslagcapaciteit. Maar nu komt het: de Tensor G5-processor van Google zelf haalt het niet bij de chips in andere topsmartphones. Googles Pixel 10 Pro XL is in benchmarks minder snel en beperkt de chip sneller bij gamen om niet te warm te worden. Op papier jammer, in de praktijk merk je hier echter minder van. De smartphone is dan ook snel zat.

Waar je méér van merkt, is de accuduur. De Pixel 10 Pro XL heeft een 5200mAh-accu, wat een redelijk gangbare accucapaciteit is voor een 6,8inch-smartphone. Het lijkt er echter op dat de Tensor G5-chip en het modem minder energiezuinig zijn, want de accuduur maakt weinig indruk. Net als voorgaande Pixel-telefoons moeten we de Pixel 10 Pro XL steevast aan de oplader leggen als we gaan slapen. Op zo'n dag lezen we best wat nieuws op de telefoon, gebruiken we sociale media, plegen we wat belletjes, maken we foto's en gebruiken we een halfuur tot uur de hotspot-functie om in de trein te internetten op onze laptop. Veel andere telefoons hebben aan het eind van zo'n dag meer accu over dan de Pixel 10 Pro XL.

Opladen kan de smartphone via usb-c en draadloos. Bekabeld is de snelste methode; het duurt dan anderhalf uur om de accu volledig op te laden.

©Rens Blom

Uitstekende camera's

Pixel-smartphones staan al jaren bekend om hun uitstekende camera's. De Pixel 10 Pro XL houdt die reputatie hoog en biedt je drie geavanceerde camera's op de achterkant. Het gaat om een primaire camera, een groothoekcamera en een zoomcamera. Met alle camera's kun je overdag én in het donker echt hele goede foto's en video's schieten. Het verschil met de Pixel 9 Pro XL, die we hiervoor regelmatig gebruikten, vinden we echter niet groot. Gek is dat niet, want de 10 Pro XL heeft dezelfde camera's als zijn voorganger. Google zegt wel dat de optische beeldstabilisatie verbeterd is en voegt een zoommodus (tot 100x) toe, die sterk leunt op kunstmatige intelligentie (AI). En ja, tientallen keren zoomen is grappig, maar de resultaten zijn veel minder mooi dan een 'echte foto'. Wij adviseren je daarom om maximaal 10x te zoomen. Dan krijg je echt nog prima foto's.

Hieronder zie je twee fotoseries met telkens van boven naar beneden de hoofdcamera, de groothoekcamera en verschillende zoomstanden.

©Rens Blom

©Rens Blom

Opfrisbeurt voor software

Op de Pixel 10 Pro XL is Android 16 geïnstalleerd, de nieuwste software. Versie 16 oogt visueel anders dan versie 15 en is met name kleurrijker en vrolijker. Je kunt ook wat meer visuele zaken personaliseren. Wij zijn wel fan van deze opfrisbeurt.

Google stopt de software vol met AI-functies. Wat direct opvalt, is dat de Pixel 10 Pro XL in bijvoorbeeld de Verenigde Staten veel meer AI-functies heeft dan in Nederland. De AI werkt sowieso beter in het Engels. De functies die je hier wél kunt gebruiken, zijn overwegend nuttig en zeker het proberen waard. Nu maar hopen dat er meer (aangekondigde) functies naar Nederland komen.

Het updatebeleid van Google blijft erg goed: zeven jaar Android- en beveiligingsupdates. Wij vinden zeven jaar heel netjes, want we kunnen ons goed voorstellen dat het toestel na zeven jaar gebruik naar het einde van zijn (technische) levensduur kruipt.

Conclusie: Google Pixel 10 Pro XL kopen?

De Google Pixel 10 Pro XL is een fraaie en complete smartphone met erg goede camera's en zeven jaar software-updates. De ondersteuning voor magnetische (oplaad)accessoires is een mooie vernieuwing en we zien ook potentieel voor de AI-functies. De accuduur is echter een zwakker punt en de adviesprijs vinden we ook aan de hoge kant.

▼ Volgende artikel
Plannen en overzicht houden: slimme tips en trucs voor Google Agenda
© PixieMe - stock.adobe.com
Huis

Plannen en overzicht houden: slimme tips en trucs voor Google Agenda

Google Agenda helpt je afspraken en taken overzichtelijk te plannen. Met deze praktische tips en trucs haal je meer uit de agenda-tool en blijft je planning altijd op orde.

Dit artikel in het kort

Google Agenda biedt veel meer mogelijkheden dan alleen afspraken vastleggen. Door de weergave compacter te maken en kleuren in te zetten, houd je overzicht in een drukke agenda. Met browsermeldingen, standaardherinneringen en geavanceerde zoekfuncties mis je geen enkele afspraak. Extra tijdzones, sneltoetsen en een dagelijks overzicht per e-mail maken het plannen efficiënter. Ook taken kun je in de agenda opnemen en beheren. Bovendien kun je eenvoudig agenda's importeren, exporteren of verwijderen, zodat je altijd werkt met een actuele en overzichtelijke planning. In dit artikel lees je hoe je dat allemaal doet.

Ook interessant: Automatiseer je workflow met scripts voor Gmail en Google Agenda

We baseren ons op de webversie van Google Agenda, die je vindt op https://calendar.google.com. De agenda is ook als app beschikbaar voor Android en iOS. De functies van de website zijn uiteraard ook grotendeels beschikbaar in deze apps.

Een agenda kan aardig gevuld raken met afspraken. In Google Agenda kun je de inhoud op het scherm compacter maken, zodat er meer op past. Kies Instellingen / Vormgeving. Eerst bepaal je het gewenste thema, waarbij je kiest tussen Licht, Donker en Apparaatstandaard. Die laatste modus volgt de instelling van de computer en gebruikt een donker thema als dat op het systeem ook gebeurt.

Bij Kleurset kun je bovendien de tekstkleur kiezen, maar we zijn vooral geïnteresseerd in het menu Gegevensdichtheid. Verander de waarde Responsief op je scherm naar Compact. Hiermee worden gegevens altijd zo efficiënt mogelijk getoond en past er meer op je scherm.

Maak nog beter gebruik van de beschikbare schermruimte.

Meldingen

Gebruik je Google Agenda vaak vanuit de browser, dan loont het om toe te staan dat Google Agenda meldingen via de browser kan tonen. Denk aan een herinnering voor een komende afspraak. Google Agenda controleert automatisch of de meldingen zijn toegestaan en vraagt erom wanneer dat niet zo is. Klik in de notificatiepop-up op Doorgaan om de toestemming te geven. Tips voor Google Agenda

Privé-afspraak

Maak je een afspraak in een gedeelde agenda, maar wil je niet dat anderen de inhoud ervan kunnen zien? Markeer de afspraak als Privé. Open de afspraak. Standaard hanteert Google Agenda de instelling Standaardzichtbaarheid. Klik hierop voor een overzicht van de andere mogelijkheden en kies Privé.

Tijdzones

Familie in het buitenland of voor je werk vaak in contact met andere landen? Stel een extra tijdzone in, zodat je snel de verschillende tijden ziet. In het instellingenvenster kies je Algemeen / Tijdzone / Secundaire tijdzone weergeven. Geef aan welke tijdzone je wilt gebruiken en geef bij Label een beschrijving op. De verschillende tijden worden elk in een eigen kolom getoond in de agendaweergave, uiterst links. Tips voor Google Agenda

Dupliceren

Je kunt aardig wat tijd besparen bij het inplannen van vergelijkbare afspraken. In plaats van voor elke afspraak opnieuw alle details in te geven, kun je een bestaande afspraak dupliceren en deze waar nodig aanpassen. Open de afspraak die je als basis wilt gebruiken en kies Opties (herkenbaar aan de drie puntjes). Kies Dupliceren en geef de nieuwe variabelen van de afspraak op.

Kleuren

Prettig aan Agenda is de mogelijkheid om de afspraken een eigen kleur te geven, bijvoorbeeld om afspraaksoorten van elkaar te onderscheiden. In de kalenderweergave zie je daarmee in een oogopslag wat je op je bordje hebt. In het afspraakvenster kies je voor Afspraakkleur selecteren en selecteer je de gewenste kleur.

Ook offline

De webversie van Google Agenda is niet toegankelijk zonder internetverbinding. Dat is jammer, als je bijvoorbeeld je agenda wilt raadplegen in het vliegtuig of ergens waar er geen verbinding is. Je kunt deze beperking omzeilen door de agenda offline beschikbaar te maken.

In het instellingenvenster kies je voor Algemeen / Offline. Plaats een vinkje bij Offline agenda aanzetten. Google zelf geeft terecht aan dat je dit beter niet kunt doen op een openbare of gedeelde computer: er wordt immers informatie lokaal opgeslagen. Voor thuisgebruik maakt de instelling Google Agenda wel een stuk bruikbaarder.

Meer uit een afspraak

Snel een nieuwe afspraak maken, zonder dat je eerst de Google Agenda-omgeving hoeft te openen? In een browservenster typ je simpelweg cal.new in de adresbalk. Druk op Enter en het afspraakvenster verschijnt direct.

Bij elke afspraak kun je bovendien aangeven hoe je hieraan wilt worden herinnerd. Dit kunnen meerdere herinneringen zijn, bijvoorbeeld één uur van tevoren en hierna nog dertig minuten van tevoren. Dit geef je in het afspraakvenster aan bij Melding toevoegen. Wil je liever geen melding, maar een e-mail, dan kies je voor E-mail. Geef daarna de momenten aan waarop je de herinnering wilt ontvangen.

Stel je vaak dezelfde herinneringen in? Voorkom handwerk en maak hiervan standaardmeldingen. In het instellingenvenster van Agenda klik je op de betreffende agenda onder Instellingen voor mijn agenda's. Kies Meldingen voor afspraken / Melding toevoegen. Stel de melding in en voeg extra meldingen toe. Deze meldingen worden nu standaard op elke afspraak toegepast. Handig!

Hoe vaak wil je aan een afspraak worden herinnerd?

Afspraken vinden

Vooral met drukke agenda's kan het vinden van een afspraak knap lastig zijn. Agenda biedt meer zoekmogelijkheden dan het standaard toont. Met wat aanpassingen kun je een afspraak sneller terugvinden. Bovenin het venster klik je op het vergrootglas (Zoeken). Klik hierna op het pijltje rechts van het zoekvak (Zoekopties) voor de extra opties. Hier kun je zoeken op deelnemers, locaties en specifieke zoekwoorden. Je kunt hier ook een begin- en einddatum opnemen. Heb je meerdere agenda's dan kies je bij Zoeken in de gewenste agenda.

Gebruik de geavanceerde zoekfunctie van Google Agenda.

Slimme sneltoetsen

Nog sneller werken in Google Agenda? Maak gebruik van sneltoetsen voor veelvoorkomende acties. Schakel sneltoetsen eerst in via het instellingenvenster: Algemeen / Sneltoetsen / Sneltoetsen aanzetten.

Dagelijkse agenda

Begin je dag goed met elke ochtend een compact overzicht met de komende afspraken. Google Agenda kan een e-mail sturen met de laatste wijzigingen. In het instellingenvenster selecteer je de agenda onder Instellingen voor mijn agenda's en kies je Overige meldingen. Kies bij Dagelijkse agenda voor E-mail. In dezelfde sectie vind je ook andere triggers waarvoor je een e-mail kunt laten sturen, zoals gewijzigde en geannuleerde afspraken.

De dag beginnen met een e-mail voor afspraken.

Weergave bepalen

Agenda ondersteunt meerdere weergaven van de agenda. Je schakelt hiertussen via het meerkeuzemenu rechtsboven (kies bijvoorbeeld voor Maand of 4 dagen). Ruim je graag op, dan kun je ook aangeven dat afgeronde taken niet meer zichtbaar zijn. Je vindt de opties onderin het eerdergenoemde menu, waarbij je ook geweigerde afspraken uit de weergave kunt halen. Je hoeft geen genoegen te nemen met de standaardweergaven van Agenda, want kunt ook een eigen weergave maken. Open het instellingenvenster en kies Algemeen / Opties bekijken. Hier vind je de weergaveopties. Geef aan welke onderdelen je wilt zien (bijvoorbeeld Weekenden). Ook kun je hier weeknummers activeren en aangeven op welke dag de week moet starten. Bij Aangepaste weergave instellen bepaal je het aantal dagen dat in de agenda verschijnt.

Geen feestdagen

Google Agenda toont regionale feestdagen, bijvoorbeeld die van Nederland. Heb je hieraan geen behoefte, dan schakel je ze uit. In plaats hiervan kun je ook in detail bepalen welke dagen juist wel of niet worden getoond. Kies bij de instellingen voor Algemeen / Agenda toevoegen / Door interessante agenda's browsen. Klap de secties Officiële feestdagen en Andere vieringen uit. Vervolgens kun je per feestdag aangeven of je deze in de agenda wilt opnemen. Wil je helemaal geen externe dagen zien, dan verwijder je het vinkje bij beide secties. Op dezelfde pagina vind je ook andere lijsten met feestdagen, die je kunt in- en uitschakelen.

Welke feestdagen wil je in de agenda zien?

Snel taken toevoegen

Als je lijstjes met taken bijhoudt, kun je die ook opnemen in Google Agenda en ze vanaf die locatie bekijken en oppakken. In het hoofdvenstervenster van Agenda klik je op Overschakelen naar Tasks (herkenbaar aan de knop met een vinkje). Klik op Alle taken (links) voor een totaaloverzicht. Linksboven vind je de knop Maken, waarmee je een nieuwe taak maakt. Hierbij kun je ook een datum en tijd opgeven. Om de taken verder te ordenen, kun je meerdere takenlijsten aanmaken. Klik op Nieuwe lijst maken en geef deze lijst een naam. Een taak kan ook een subtaak hebben. Klik bij een taak op de drie puntjes en kies Subtaak toevoegen. Vervolgens kun je de aanvullende gegevens opgeven.

Overstappen

Als je graag de overstap naar Google Agenda maakt en nu nog een andere agenda gebruikt, gebruik je de importeerfunctie om je bestaande afspraken over te zetten. Google Agenda ondersteunt hiervoor twee formaten. Je kunt de gegevens importeren in een iCalendar- of in een csv-indeling. Exporteer de afspraken eerst uit je bestaande agenda. Kies hierna in het instellingenvenster van Google Agenda voor Importeren en exporteren / Importeren. Klik op Selecteer een bestand op je computer en wijs naar het bestand. Bij Toevoegen aan agenda kies je de gewenste agenda. Bevestig met een klik op Importeren. Wil je juist niet meer werken met Google Agenda? Je kunt de agenda volledig verwijderen. Kies in het instellingenvenster voor Instellingen voor mijn agenda's / Agenda verwijderen.

Toch liever een papieren agenda?

(alvast voor 2026, bijvoorbeeld)