ID.nl logo
Organiseer je contactpersonen in Outlook en op je smartphone
© Terry Putman
Huis

Organiseer je contactpersonen in Outlook en op je smartphone

Je telefoonboek op je smartphone puilt uit van de telefoonnummers en contacten, en ook op je pc heb je een flinke lijst contactpersonen. Hoe zorg je voor orde in de chaos en een gestroomlijnd overzicht van je contactpersonen? En hoe stel je je contactpersonen veilig?

In dit artikel laten we je zien hoe je je contactpersonen op je telefoon en in Outlook kunt organiseren. Dat doen we als volgt:

  • Contacten ontdubbelen
  • Contactpersonengroep maken
  • Contactpersonen exporteren

Lees ook: Outlook-contacten in Word zetten doe je zo

Dubbele contacten (Outlook)

Waarschijnlijk herkenbaar en in veel gevallen onhandig: dubbele contactpersonen in je lijst. Dat kan verschillende oorzaken hebben. Mogelijk heb je contactpersonen in de loop van de tijd meerdere keren geïmporteerd of maken contactpersonen gebruik van verschillende e-mailadressen. Gelukkig hoef je niet handmatig door de lijsten te gaan en de dubbele contactpersonen met elkaar te combineren, maar kun je gebruikmaken van ingebouwde hulpjes. Zo kun je gebruikmaken van de importeerwizard in Outlook om dubbele contactpersonen automatisch samen te voegen.

Open het onderdeel Contactpersonen. Klik met de rechtermuisknop op de map met contactpersonen en kies Nieuwe map. Geef deze map een naam, bijvoorbeeld Opschonen. Ga naar de bestaande hoofdmap met contactpersonen en druk op Ctrl+A om ze allemaal te selecteren. Verplaats de contactpersonen naar de zojuist gemaakte map. Kies voor Bestand / Openen / Importeren/Exporteren. Kies Naar een bestand exporteren en kies Door komma’s gescheiden waarden. Klik op Volgende. Geef een locatie op en bewaar het bestand.

Vervolgens open je het bestand in Excel. Met de gratis Excel-plug-in Merge duplicate rows kun je snel op zoek naar dubbele contactpersonen en deze verwijderen. Tevreden? Sla het csv-bestand dan op en open Outlook. Kies Bestand / Openen / Importeren/Exporteren. Kies Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en Door komma’s gescheiden waarden. Wijs het bestand aan via de knop Bladeren. Bij Opties kies je voor Geen duplicaten importeren. Klik op Volgende en rond de wizard af.

Tot slot verplaats je de zojuist geïmporteerde contactpersonen uit de lijst Opschonen naar je hoofdmap met contactpersonen. Het resultaat is een opgeschoonde contactenlijst.

Gebruik de wizard Importeren/Exporteren om dubbele items te verwijderen.

Extra hulp Outlook kan je een handje helpen bij het voorkomen van dubbele items, door automatisch op dubbele contactpersonen te controleren bij het opslaan van een contactpersoon. Kies hiervoor Bestand / Opties. Open de sectie Personen en zorg dat er een vinkje staat bij Controleren op dubbele items bij het opslaan van nieuwe contactpersonen.

Handig: controleren op dubbele items bij het opslaan.

Automatisch overzicht Handige ontwikkelaars spelen slim in op de afwezigheid van een makkelijke manier om Outlook-contactpersonen op te schonen. Een goed voorbeeld hiervan is Duplicate Outlook Items Report, waarvan ook een kosteloze versie beschikbaar is. Het programma wordt als plug-in voor Outlook geïnstalleerd. Kies voor de tab OutlookFreeware.com en klik op Run. Het programma geeft een overzicht van duplicaten.

Dubbele contacten (Android)

Maak je gebruik van de app Contacten op je Android-toestel? Dan kun je deze app inzetten bij het ordenen van je lijst met contactpersonen, zodat onder meer dubbele contactgegevens netjes worden opgeschoond. Zorg ervoor dat je over de meest recente versie van Contacten beschikt: gebruik Google Play om Contacten te downloaden of bij te werken.

Open de app en tik op Oplossen en beheren. Via de knop rechtsboven kun je het account selecteren, bijvoorbeeld je Google-account. De opties die bij het account horen, worden getoond. Tik op Samenvoegen en oplossen. Een wizard helpt je met het samenvoegen. Zo kun je een van de suggesties accepteren (kies Samenvoegen) of juist alle losse contactgegevens naar één persoon verplaatsen (kies Alles samenvoegen).

Als bepaalde contactpersonen niet herkend worden als duplicaat, dan kun je alsnog zelf contactpersonen samenvoegen. Keer terug naar het hoofdscherm van Contacten. Tik op de knop Meer (rechtsboven in het scherm). Kies nu voor Selecteren en selecteer de contactpersonen die je wilt samenvoegen. Kies weer voor Meer en tik op Samenvoegen.

Samenvoegen en oplossen van dubbele contacten op Android.

Dubbele contacten (iOS)

Bij dubbele contactpersonen op je iPhone of iPad kun je de accounts aan elkaar koppelen. Je voorkomt hiermee dat ze meerdere keren in het overzicht verschijnen. Binnen iOS (en iPadOS) worden de contactpersonen dan getoond als gebundelde contactpersonen.

Open de app Contacten. Als er meerdere exemplaren van dezelfde persoon zijn gevonden, toont de app dat boven in het scherm. Tik op Bekijk dubbele. Een overzicht met dubbele contactpersonen verschijnt. Tik op een contactpersoon om te controleren welke achterliggende gegevens erbij horen. Gaat het inderdaad om een dubbel contact, dan tik je op Voeg samen (kies anders voor Negeer).

Heb je vertrouwen in het beoordelingsvermogen van Apple, dan kun je ook alle contactpersonen in één keer samenvoegen. Kies in het scherm met overzicht voor Voeg alles samen. Opgeruimd staat netjes.

Mogelijk worden niet alle dubbele contacten gedetecteerd. Voeg ze dan handmatig samen. Kies een contactpersoon en tik op Wijzig. Kies voor Koppel contacten en wijs de contactpersoon aan die je aan de geselecteerde naam wilt koppelen. Kies Koppel.

Distributielijsten (Outlook)

Stuur je vaak e-mail naar een groep gebruikers, zoals een trainingsschema naar sportvrienden of uitnodigingen naar familie? Met een groep contactpersonen (voorheen bekend als distributielijst) bereik je in één keer een groep.

Trainingsschema versturen?

Dan moet je er eerst een gemaakt hebben

In Outlook kies je Contactpersonen (links in het venster). Kies Contactpersonen (onder Mijn contactpersonen). In het lint bovenin kies je voor Start. Klik op de pijl rechts op de knop Nieuwe contactpersoon en klik op Groep contactpersonen. Een nieuw venster opent. Kies voor Leden toevoegen / Uit Outlook-contactpersonen. Selecteer de leden die je aan de lijst wilt toevoegen. Geef de groep een naam (via het vak Naam bovenin). Tevreden? Bevestig met een klik op Opslaan en sluiten. De groep wordt toegevoegd aan de lijst contactpersonen, maar is duidelijk herkenbaar aan een afwijkend pictogram.

Je kunt de groep direct gebruiken: typ de naam in het veld Aan van een nieuw e-mailbericht. Om te controleren welke leden deel uitmaken van een groep, klik je op het plusteken (+). De namen worden nu zichtbaar.

Zorg voor meer overzicht en werk met groepen in Outlook.

Weg ermee! Heb je in het verleden per ongeluk een verkeerd e-mailadres in Outlook getypt? Grote kans dat Outlook het adres heeft ‘onthouden’ en het nu telkens als AutoComplete-optie toont, zodra je de eerste letters van het adres typt in de adresbalk.

Gelukkig kun je dit eenvoudig verhelpen: klik op het kruisje uiterst rechts van de e-mailnaam. Ook kun je de naam selecteren en drukken op de Delete-toets. Je verwijdert hiermee het foutieve adres uit de lijst: het wordt niet meer getoond om automatisch af te maken.

Wil je helemaal niet meer worden lastiggevallen? Schakel dan de optie uit. Kies Bestand / Opties. Kies E-mail. Verwijder het vinkje bij Lijst voor automatisch aanvullen gebruiken voor suggesties van namen wanneer u in de vakken Aan, CC en BCC typt. Via de knop Lijst voor automatisch leegmaken kun je de lijst opschonen en beginnen met een schone lei.

Je kunt automatisch aanvullen van Outlook op elk moment uitschakelen.

Distributielijsten (Gmail)

Ook in Gmail kun je werken met een distributielijst, maar als je op zoek gaat naar een functie met een dergelijke naam kom je bedrogen uit. Je maakt in plaats daarvan gebruik van de labelfunctie in Gmail.

In Gmail klik je op de knop Google-apps (rechtsboven in het venster) en vervolgens op Contactpersonen. Klik op het plusteken (+) naast Labels. Een nieuw venster opent. Geef het label een naam, bijvoorbeeld Sportgroep, en klik op Opslaan.

Keer terug naar het overzicht van de contactpersonen. Selecteer de contactpersonen die je aan de groep wilt toevoegen. Bovenin verschijnt een menubalk. Klik op Labels beheren. Selecteer het label dat je zojuist hebt gemaakt. Klik op Toepassen. De contactpersonen worden aan het label toegevoegd. De groep is hierna klaar voor gebruik. Maak een nieuwe e-mail: klik in Gmail op Opstellen. Bij Aan typ je de naam van het label (bijvoorbeeld Sportgroep) en de contactpersonen worden toegevoegd.

Je kunt later op elk gewenst moment een contactpersoon uit een groep verwijderen. Klik op Google-apps en kies Contactpersonen. Kies de groep bij de sectie Labels. De bijbehorende contactpersonen worden rechts getoond. Selecteer de persoon of personen die je wilt verwijderen. Klik op de knop Labels beheren (rechtsboven in het venster). Verwijder het vinkje bij het label en klik op Toepassen.

Met labels maak je het werken met contactpersonen in Gmail een stuk prettiger.

Noodgeval Stel een contact in voor noodgevallen. Hiermee kunnen personen de contacten opvragen en bellen via je telefoon, zonder dat het toestel hoeft te worden ontgrendeld.

In Android vind je een dergelijke functie in de elders besproken app Contacten van Google. In het scherm Oplossen en beheren kies je voor Contacten voor noodgevallen (in de sectie Andere tools). Klik op Contact toevoegen en selecteer een bestaand contact uit de lijst.

In iOS vind je vergelijkbare functionaliteit via de app Gezondheid. Kies Medische ID en tik op Wijzig. In de sectie SOS-contactpersonen kies je voor Voeg toe. Selecteer de gewenste contactpersoon.

Contactpersonen exporteren (Outlook)

Binnen Outlook kun je je contactpersonen exporteren, bijvoorbeeld als je overstapt naar een andere dienst. Je maakt hiervoor gebruik van de wizard Importeren/exporteren, waarover je eerder in dit artikel al hebt gelezen. Kies er ook hier voor om de contactpersonen als csv-bestand te exporteren. Dit bestand gebruik je vervolgens om op een later moment weer in Outlook te importeren (bijvoorbeeld bij gegevensherstel) of om te importeren in een andere dienst (bijvoorbeeld bij een overstap naar Gmail).

Contactpersonen exporteren (Gmail)

Stap je over op een andere aanbieder of heb je een lijst met contactpersonen die je in één keer toegankelijk wilt maken in je eigen overzicht? Je kunt contacten relatief eenvoudig importeren en exporteren. In Google Contacten kun je bijvoorbeeld 3000 contacten in één keer importeren. Heb je er meer, splits ze dan eerst op voordat je ze importeert. In totaal kun je 25.000 contactpersonen opslaan, dus je kunt even vooruit. Gmail ondersteunt bestanden in een vCard- en in een csv-indeling.

Via Googles helppagina vind je een csv-sjabloon dat je kunt gebruiken om je bestaande contacten in een indeling te plaatsen die je vervolgens kunt importeren. Klap de sectie Kan mijn contacten niet importeren uit en klik op de link Download hier een template. Het csv-bestand kun je vervolgens invullen met Excel.

Wil je een of meerdere contactpersonen exporteren? Klik in Gmail op Meer acties (rechtsboven in het venster) en kies Exporteren. Selecteer Geselecteerde contactpersonen en kies het bestandsformaat waarin je de bestanden wilt exporteren: Google CSV, Outlook CSV of vCard. Bevestig met een klik op Exporteren.

Gmail ondersteunt meerdere formaten bij het exporteren.

Contactpersonen exporteren (Android)

Via de app Contacten op je Android-telefoon kun je contactpersonen exporteren. Tik op Oplossen en beheren en kies voor Exporteren naar bestand. Als je meerdere accounts hebt, vraagt Contacten welk account je wilt gebruiken. Selecteer de accounts (je kunt meerdere accounts selecteren) en kies voor Exporteren naar VCF. Je kunt dit bestand op een later moment gebruiken om de contactpersonen weer te importeren. Kies in het hetzelfde scherm voor Importeren vanuit bestand. Als je meerdere accounts gebruikt, geef je ook hier aan in welke account de contactpersonen terecht moeten komen.

Naast het werken met importeren en exporteren, kun je in Android ook contactpersonen terugzetten uit een back-up. Zorg er daarom altijd voor dat je de back-upfunctie hebt ingeschakeld. Open Instellingen en kies voor Google. Tik op Back-up maken.

Om een eerder gemaakte back-up terug te plaatsen, open je het onderdeel Instellingen van Android. Kies nu voor Google en tik op Instellen en herstellen. Kies voor Contacten herstellen.

Via de app Contacten van Android kun je contactpersonen exporteren.

Contactpersonen exporteren (iOS)

Contactpersonen die je hebt opgeslagen via iCloud, kun je relatief eenvoudig exporteren en daarmee veiligstellen. Open het onderdeel Instellingen en tik op je naam. Kies voor iCloud en tik op Toon alles bij Apps die iCloud gebruiken. Zorg dat het onderdeel Contacten is ingeschakeld, zodat de contactpersonen online worden opgeslagen.

Open nu de pagina www.icloud.com op de computer en meld je aan. Kies in het dashboard voor Contacten. Linksonder vind je een pictogram met tandwiel. Klik hierop en kies Selecteer alles. Klik nogmaals op het tandwiel en kies voor Importeer vCard. De contactpersonen worden als VCF-bestand geëxporteerd.

Andersom kan ook, bijvoorbeeld in het geval van gegevensherstel: kies Importeer vCard en wijs het bestand aan dat je wilt importeren.

Deze aanpak komt in de praktijk ook goed van pas als je contactpersonen wilt uitwisselen tussen verschillende diensten of platformen, bijvoorbeeld van Android naar iOS: het vCard-formaat wordt door alle diensten ondersteund.

Via de website van iCloud kun je je contactpersonen relatief snel veiligstellen.

Standaardaccount (Android en iOS) Mogelijk maak je gebruik van meerdere (e-mail)accounts op je telefoon, bijvoorbeeld Outlook en Gmail. Op je Android-toestel kun je een account aanwijzen dat standaard wordt gebruikt bij het werken met contactpersonen. Je zorgt er hiermee voor dat de contactpersonen op één centrale locatie worden opgeslagen.

In de app Contacten kies je voor Oplossen en beheren. Kies Instellingen. In de sectie Contacten bewerken tik je op Standaardaccount voor nieuwe contacten. Selecteer het account waarmee je wilt werken.

Ook in iOS kun je een standaardaccount selecteren. Kies hier voor Instellingen / Contacten. Tik op Standaardaccount en selecteer het gewenste account.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 veelzijdige camera's voor rondom het huis
Zekerheid & gemak

Waar voor je geld: 5 veelzijdige camera's voor rondom het huis

Bij ID.nl zijn we dol op kwaliteitsproducten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom speuren we een paar keer per week binnen een bepaald thema naar zulke deals. Dit keer: beveiligingscamera's voor rondom het huis.

Met een beveligingscamera houd je je woning rondom in de gaten wanneer je er niet bent of bijvoorbeeld slaapt. De camera's kunnen video's opnemen, maar daarvoor heb je meestal wel een abonnement nodig. Voordeel is dan wel dat je de beelden overal ter wereld kunt terugkijken. Wij vonden vijf modellen, waarvan je er bij een aantal ook nog een extra camera bij krijgt.

Ring Stick Up Cam Battery (2 pack)

De Ring Stick Up Cam is een veelzijdige camera die je zowel binnen als buiten kunt gebruiken. De camera is volledig draadloos en je hoeft alleen maar de opgeladen batterij in de camera te schuiven en de camera te verbinden met je wifi-netwerk via de Ring-app. Omdat de camera draadloos is, kun je hem op vrijwel elke plek zetten, hangen of monteren. Of je nu je huisdieren in de gaten wilt houden in de woonkamer of een oogje in het zeil wilt houden op je oprit, het kan allemaal. De camera geeft heldere beelden in 1080p en heeft ingebouwd nachtzicht, zodat je ook in het donker goed kunt zien wat er gebeurt. Als er beweging wordt gedetecteerd, krijg je indien gewenst direct een melding op je telefoon. De camera heeft ook tweerichtingsspraak, waardoor je kunt communiceren met bezoekers of ongewenste gasten kunt laten weten dat ze gezien worden. Om video's op te slaan en terug te kijken, heb je wel een Ring Protect-abonnement nodig.

Eufy SoloCam S220

Deze camera van Eufy is een ideale oplossing voor wie op zoek is naar een camera zonder gedoe met maandelijkse kosten. Deze camera heeft een ingebouwde batterij én een zonnepaneel. Door het zonnepaneel hoef je de camera bijna nooit handmatig op te laden, want slechts een paar uur zonlicht per dag is al voldoende om hem van stroom te voorzien. De camera is volledig draadloos en eenvoudig te installeren, perfect voor buiten aan een schutting of muur. De beelden zijn in 2K-resolutie, wat zorgt voor een scherpe weergave. De SoloCam S220 heeft een lokaal geheugen van 8 GB, wat betekent dat je al je beelden direct op de camera opslaat. Zo heb je geen abonnement nodig om beelden te bewaren of terug te kijken. Een ingebouwde AI-technologie zorgt ervoor dat de camera het verschil ziet tussen mensen, dieren en voertuigen, zodat je alleen relevante meldingen krijgt.

Google Nest Cam

Deze camera van Google is een veelzijdige optie die zowel binnen als buiten kan worden gebruikt. Het draadloze ontwerp met batterij maakt de installatie heel flexibel, want je bent niet afhankelijk van een stopcontact in de buurt. De Google Nest Cam is weerbestendig en kan dus tegen een stootje van de elementen. De Nest Cam heeft slimme functies, zoals het herkennen van personen, dieren en voertuigen, waardoor je alleen de meldingen ontvangt die je belangrijk vindt. Je krijgt direct een seintje op je telefoon via de Google Home app. De camera biedt 24/7 live-weergave en je kunt de gebeurtenisgeschiedenis van de afgelopen drie uur gratis terugkijken. Wil je langer terugkijken of extra functies, zoals gezichtsherkenning, dan is een abonnement op Nest Aware nodig.

Ezviz BC1C

Met zijn indrukwekkende batterijduur onderscheidt de Ezviz BC1C zich. Volgens de fabrikant kan de camera tot wel 210 dagen meegaan op één oplaadbeurt. Deze camera is volledig draadloos, waardoor je hem overal kunt plaatsen waar je maar wilt, zowel binnen als buiten dankzij de weerbestendige behuizing. De Ezviz BC1C heeft een slimme AI die onderscheid maakt tussen personen en andere bewegingen, wat het aantal valse meldingen flink vermindert. De camera filmt in 1080p en beschikt over kleurennachtzicht, wat betekent dat je ook 's nachts heldere beelden in kleur krijgt, in plaats van de gebruikelijke zwart-wit weergave. Er is 32 GB ingebouwde opslag, dus je hebt geen extra geheugenkaart of abonnement nodig om je beelden te bewaren. Via de app kun je de live beelden bekijken, terugkijken en zelfs praten met mensen aan de andere kant via de tweerichtingsspraak. Dit maakt het makkelijk om bijvoorbeeld een bezorger instructies te geven.

Arlo Essential Wireless Camera + draadloze deurbel

De Arlo Essential is een draadloze buitencamera die ontworpen is voor eenvoud en effectiviteit. Je monteert hem in een handomdraai en verbindt hem via wifi met de Arlo-app. Met een batterijduur van 4 tot 6 maanden hoef je je niet continu druk te maken om de accu. De camera heeft een 130° brede kijkhoek en filmt in 2K-resolutie, zodat je een groot deel van je tuin of oprit in de gaten kunt houden. Een ingebouwde spotlight verlicht de omgeving bij beweging en zorgt voor heldere beelden, zelfs in het donker. De camera beschikt over een sirene die je op afstand kunt activeren om indringers af te schrikken. De beelden worden opgeslagen in de cloud, waar je met een Arlo Secure abonnement toegang toe hebt. De Arlo Essential Wireless Camera wordt aangeboden in een bundel met een extra draadloze deurbel van hetzelfde merk.

▼ Volgende artikel
JBL introduceert de Grip, een speaker zo klein als een blikje
© JBL
Huis

JBL introduceert de Grip, een speaker zo klein als een blikje

Een speaker die je zo in je handpalm kunt zetten, maar toch genoeg 'oomf' heeft om een feestje op poten te zetten. Dat is de nieuwe JBL Grip. Het apparaat is zo groot als een blikje bier (of frisdrank) en past dus makkelijk in een tas of aan je fiets. Toch moet hij genoeg vermogen, slimme functies en een stevig ontwerp bieden om mee te gaan op elk vrolijk avontuur.

De Grip levert 16 watt aan geluid en gebruikt een techniek die AI Sound Boost heet. Daarmee wordt de muziek live geanalyseerd en bijgesteld, zodat de bassen voller klinken zonder dat het geluid vervormt of kraakt. Wie zin heeft in meer volume kan twee speakers koppelen voor stereogeluid, of via Auracast meerdere modellen aan elkaar linken. Zo tover je het compacte speakertje al snel om tot een groter geluidssysteem.

©JBL

Gemaakt om mee te nemen

Met de geïntegreerde lus klik je de Grip eenvoudig vast aan een rugzak, een fiets of zelfs een kajak. Dankzij de IP68-classificatie kan hij bovendien tegen een spatje water, stofje stof of gewoon een stootje. Daarmee mikt JBL duidelijk op buitengebruik: festivals, stranddagen of een lange picknick in het park. De speaker is daarnaast licht en handzaam, waardoor je hem eigenlijk overal kwijt kunt.

Op de achterkant van het apparaatje zit subtiele verlichting die je via de JBL Portable-app kunt aanpassen. Kleuren en intensiteit kunnen worden afgestemd op je afspeellijst of de sfeer van het moment. Oké, het zal niet genoeg zijn om een heel feest van de benodigde verlichting te voorzien, maar het geeft nét een extra laagje beleving. Toch leuk.

©JBL

Accu en extra uurtjes

De Grip gaat ongeveer 12 uur mee op één lading. Wie langer door wil, kan Playtime Boost inschakelen, een functie die nog eens 2 uur extra uit de accu haalt. Daarbij past de speaker zich aan voor een harder en efficiënter geluid. Voor een dag buiten of een lange avond muziek draaien is dat een heel handige toevoeging.

De speaker verschijnt in zeven varianten, van neutraal zwart en wit tot paars, camo en felroze. Er is gekozen voor gerecycled plastic en een verpakking van FSC-gecertificeerd papier. Daarmee sluit de Grip aan bij de trend om dit soort gadgets duurzamer te maken. De adviesprijs bedraagt 99,99 euro en het model is direct verkrijgbaar via JBL.com en verschillende (web)winkels.