Lijkt het je leuk om te schilderen, maar is kliederen met verf en een kwast op een schildersezel niet helemaal jouw ding? Probeer het dan eens met digitale penselen. Krita combineert een intuïtieve interface en geavanceerde functies met een onklopbare prijs: de tool is namelijk helemaal gratis.

Krita is niet de enige digitale schildersoftware en zelfs niet de gebruiksvriendelijkste of krachtigste. Artweaver Plus is bijvoorbeeld het toegankelijkste pakket, maar de mogelijkheden zijn beperkt en de app is niet gratis. Corel Painter lijkt de professioneelste tool, maar heeft een steile leercurve en kost veel geld. Krita is daarom echt een beter alternatief. De tool is gratis en geschikt voor zowel beginners als professionals.

Krita is opensource, bestaat al 25 jaar en krijgt regelmatig updates. De software is beschikbaar voor Linux, macOS en Windows, inclusief een portable variant voor Windows. Wij gebruiken de installeerbare 64bit-versie voor Windows (5.2.6). Gebruik je een oudere 32bit-versie van Windows (8 of 10), dan kun je de 32-bitversie 4.4.3 downloaden.

Laten we kennismaken met Krita. We gaan ook aan de slag met de meer geavanceerde functies, zoals lagen en alfamaskers. Krita laat zich optimaal besturen met een drukgevoelig grafisch tablet (zie deze lijst voor ondersteunde tablets), maar het kan ook wel met de muis.

Installeren

Allereerst download je Krita. De installatie verloopt rechttoe rechtaan. Wanneer je het programma voor de eerste keer opent, kun je al direct naar Bestand / Nieuw gaan. In het dialoogvenster kies je uit verschillende sjablonen, voor onder meer texturen en animaties. Wij kiezen hier voor Aangepast document en laten de standaardopties zoals ze zijn, tenzij je bijvoorbeeld de Afbeeldingsgrootte (in Pixels of Centimeters) wilt aanpassen.

Op het tabblad Inhoud zie je dat de Achtergrondkleur standaard wit is. Wil je deze transparant maken? Stel dan de Achtergronddekking in op 0%. Bevestig je keuzes met Aanmaken, waarna het canvas verschijnt. Open je meerdere ontwerpen, dan komen deze elk op een apart tabblad terecht.

Het gedefinieerde canvas verschijnt direct.

Snelle verkenning

Prettig aan Krita is dat je de interface volledig naar wens kunt aanpassen. Standaard staat de gereedschapskist links, terwijl vensters als Geavanceerde kleurenkiezer, Hulpmiddelopties, Lagen en Penseelinstellingen rechts staan. Je kunt deze vensters eenvoudig verslepen en neerzetten op de gewenste positie. Wil je andere of extra componenten gebruiken? Via Instellingen / Componenten tonen kies je uit ongeveer 35 verschillende. Het onderdeel Overzicht is bijvoorbeeld erg handig als je een navigatievenster met een miniatuurweergave van je canvas wilt zien.

Je kunt je nieuwe werkruimte ook bewaren: klik hiervoor helemaal rechtsboven op de knop Werkruimte kiezen, vul een naam in en kies Bewaren. Je kunt hier altijd terugkeren naar de werkruimte Default.

Voor efficiënter werken in Krita ga je via Instellingen / Krita instellen naar de Sneltoetsen. Hiermee krijg je een overzicht van alle sneltoetsen; je kunt deze aanpassen of nieuwe toevoegen. Zelf hebben we bijvoorbeeld Ctrl+D gekoppeld aan Deselecteren (in plaats van standaard Ctrl+Shift+A) en de S-toets aan Hulpmiddel voor selectie uit de vrije hand. Voor Photoshop-gebruikers is er onderaan, bij Sneltoetsschema’s, de optie Photoshop_compatible. Deze biedt handige sneltoetsen, terwijl je het canvas met de muis beweegt. Met de spatiebalk verplaatst je je canvas, met Ctrl+Spatiebalk zoomen je in en met Shift+Spatiebalk roteer je het canvas.

Aan componenten geen gebrek in Krita.

Penselen als de basis

Om te schilderen heb je natuurlijk penselen nodig. Dat geldt ook in een digitaal schilderprogramma. Bij het openen van een (nieuw) project is daarom het Gereedschapvoor penseel uit de vrije hand standaard geselecteerd (bereikbaar met de sneltoets B). Probeer het eens uit door enkele vloeiende lijnen op je canvas te trekken. In de knoppenbalk bovenaan kun je zowel de Dekking als de Grootte van je penseel aanpassen. De grootte wijzig je ook door de Shift-toets ingedrukt te houden en met de linkermuisknop naar links of rechts over het canvas te bewegen.

Met het pijltje bij Dekking regel je de Flow, oftewel de verftoevoer: een lagere waarde geeft minder verf, wat resulteert in wazigere randen. De penseelkleur kies je links in de knoppenbalk of via Geavanceerde kleurenkiezer.

De basis van elk schilderprogramma: het penseel.

Ruime keuze penselen

Standaard gebruikt Krita het penseel Basic-5 Size Opacity, maar via Penseelinstellingen ontdek je veel meer opties. In het uitklapmenu bovenaan kun je filteren op verschillende categorieën, zoals Inkt, Verf of Gummen. Let op: Gummen verwijdert verf van je canvas.

Wil je een penseel vaker gebruiken, klik er dan met je rechtermuisknop op en kies Aan tag toewijzen / Mijn favorieten. Klik nu met je rechtermuisknop in je canvas. Je ziet een snelkiezer verschijnen met je tien favoriete penselen en knoppen om de eigenschappen aan te passen. Je kunt in Penseelinstellingen ook een eigen tag toekennen via Aan tag toewijzen. De penselen met deze tag selecteer je als groep in het uitklapmenu.

Met de penseelkiezer hoef je niet lang naar je favoriete kwasten te zoeken.

Voor nog meer penselen ga je naar https://docs.krita.org/resources. Bij Hulpdata / Pakketten met penselen download je een pakket. Pak het zip-bestand uit in een lege map, waarbij je bundle-bestanden of submappen krijgt, zoals brushes of painttoppresets. Open in Krita Instellingen / Hulpbronnen beheren, klik op Map met hulpbron openen en plaats de bestanden in de juiste mappen. Na een herstart van Krita zijn de penselen toegevoegd.

Penselen genoeg! Als je wilt voeg je er zelf nog meer toe.

Verf verwijderen

Naast gummen zijn er andere manieren om verf (deels) te verwijderen. De bekende sneltoets Ctrl+Z maakt de laatste bewerking ongedaan, terwijl Ctrl+Shift+Z deze weer herstelt. Voor meer overzicht kun je Geschiedenis ongedaan maken openen en de laatste gewenste stap selecteren.

Wil je slechts een deel van een schilderwerk verwijderen? Gebruik dan de knop Gummmodus instellen in de knoppenbalk (sneltoets E). Met een geselecteerd penseel verwijder je nu verf volgens de eigenschappen.

Bovenaan: het knopje voor de gummodus. Onderaan: je actiegeschiedenis.

Selecties

Schilderen draait niet alleen om het juiste gebruik van penselen, maar ook om de precisie van je selecties. Krita biedt hiervoor acht opties, deze staan onderaan de gereedschapskist. Mogelijk ben je al bekend met een aantal, maar ook de volgende opties zijn zeker de moeite waard: Gereedschap voor aaneengesloten gebied (voor pixels met vergelijkbare kleuren die met elkaar verbonden zijn), Gereedschap voor selectie van gelijkwaardige kleur (voor pixels met ongeveer dezelfde kleur op het hele canvas) en Magnetisch selectiehulpmiddel voor kromme (volgt automatisch de randen van objecten).

Je kunt meerdere, al dan niet overlappende, selecties maken door de Shift-toets ingedrukt te houden. Gebruik je de Alt-toets, dan wordt de selectie subtractief en verwijder je een gebied uit een bestaande selectie.

Let goed op bij Hulpmiddelenopties tijdens het selecteren. Naast Optellen en Aftrekken vind je hier onder meer ook de opties Doorsnijden en Symmetrisch verschil. Afhankelijk van de gekozen tool verschijnen extra parameters, zoals Drempel, Spreiding, Anti-aliasing en zelfs Modus, voor pixels of vectoren.

We raden je aan dit venster altijd bij de hand te houden, want het biedt ook bij andere gereedschappen aangepaste opties.

Elk gereedschap heeft extra parameters voor een precieze aansturing.

Met lagen werken

Het verschil tussen pixels (voor beeldpunten bij schilderen en tekenen) en vectoren (voor objecten met strakke lijnen en vormen) speelt ook in Krita een belangrijke rol. Probeer het gerust uit door op een leeg canvas iets willekeurigs te tekenen met een Penseel uit de vrije hand. Zet vervolgens iets op hetzelfde canvas met de tool Kalligrafie. Controleer daarna het lagenvenster. Daar zie je dat er boven de standaard Achtergrondlaag twee lagen zijn gecreëerd: Tekenlaag 1 en Vectorlaag 2.

Je merkt dat objecten op de laatste laag scherp blijven bij het inzoomen of schalen. Dat is niet het geval bij objecten op je tekenlaag. Wil je nu opnieuw het penseel voor vrije hand gebruiken, dan verschijnt de melding dat dit niet mogelijk is op deze laag. Je moet hiervoor een tekenlaag of masker gebruiken. Klik dan bijvoorbeeld op Tekenlaag 1 in het lagenvenster om penseelstreken aan te brengen. Of gebruik de pijlknop naast de plusknop en kies eens voor Tekenlaag toevoegen.

Je kunt lagen tijdelijk (on)zichtbaar maken met het oogicoontje, verplaatsen door ze te slepen en wijzigingen blokkeren met het sloticoontje. Om de laagnaam te wijzigen, hoef je er maar op te dubbelklikken. Vanuit het contextmenu van een laag kun je deze onder andere knippen, kopiëren, plakken, dupliceren, met een onderliggende laag samenvoegen of verwijderen.

Krita kan met meerdere lagen werken, zoals vectorlagen en tekenlagen.

Extra lagen

Lagen zijn om meerdere redenen erg handig. Stel dat je een bestaande tekening of schets wilt inkleuren. Begin met een tekenlaag en teken of importeer de schets daarop. Dit doe je via Laag / Importeren/Exporteren / Laag importeren. Pas vervolgens de Dekking in de balk bovenin het lagenvenster aan, bijvoorbeeld naar 30%. Maak daarna een tweede tekenlaag boven de schetslaag. Hierop kun je het object in de schets inkleuren. Na afloop kun je de onderliggende laag eventueel verwijderen.

Een ander voorbeeld is het gebruik van filters. In plaats van een filter rechtstreeks toe te passen op een laag, maak je een filterlaag aan. Selecteer eerst de laag waarop je het effect wilt toepassen. Klik onderaan het lagenvenster op het pijltje naast de plusknop en ga naar Filterlaag. Stel in het dialoogvenster het gewenste effect in, optimaliseer de parameters en geef de filterlaag een naam. Wil je later iets aanpassen, klik dan met je rechtermuisknop op de filterlaag en kies Eigenschappen. Je kunt ook de transparantie van de filterlaag aanpassen. Als je het effect niet meer wilt gebruiken, hoef je alleen maar de filterlaag te verwijderen.

Non-destructieve experimenten met een extra filterlaag.

Binnen de lijntjes

Wil je extra penseelstreken toevoegen aan een object op een aparte laag, begin dan met het tekenen van het object in een aparte laag (noem deze bijvoorbeeld Object). Creëer daarna erboven een nieuwe laag. Daarop breng je de extra penseelstreken aan (noem deze bijvoorbeeld Streken).

Zonder aanpassingen kun je buiten de omtreklijnen van het object schilderen. Dat wil je natuurlijk voorkomen. Gebruik hiervoor de functie Alfavergrendeling. Klik met je rechtermuisknop op de nieuwe laag en kies Groep / Snelle groep. Deze laag wordt nu onderdeel van een nieuwe groep. Sleep ook de laag met het object naar de groepsnaam, zodat beide lagen in dezelfde groep zitten. Let op, het object moet de onderste laag zijn. Activeer nu de magie: druk op het Alfa-knopje in de laag Streken. Vanaf dit moment kun je alleen nog schilderen binnen de reeds bestaande pixels van de laag en blijf je dus mooi binnen de objectcontouren. Zo kun je nog andere lagen aan deze groep toevoegen, bijvoorbeeld voor fraaie schaduweffecten.

Krita biedt nog veel meer geavanceerde mogelijkheden, maar we kunnen hier natuurlijk niet alles bespreken. Experimenteer gerust en ontdek meer technieken in de online handleiding, of via de vele video’s over Krita die je op YouTube vindt.

Links: zonder alfavergrendeling. Rechts: met alfavergrendeling.

Print en export

Zelfs met een gekalibreerd beeldscherm kunnen de kleuren van je ontwerp in Krita afgedrukt op papier er anders uitzien. Vaak zijn de kleuren minder fel. Je kunt de afdrukkleuren simuleren door Beeld / Soft proofing (sneltoets Ctrl+Y) in te schakelen. Activeer hier ook Waarschuwing buiten gamut (oftewel kleurbereik). Daarmee zie je in felgroen welke kleuren je printer mogelijk niet accuraat afdrukt. Krita gebruikt hierbij standaard het kleurmodel CMYK/Alfa met het kleurprofiel Chemical proof (Standaard). Dit kun je controleren door in Instellingen / Krita instellen naar Kleurbeheer en het tabblad Soft-proofing te gaan. Via het vierkantje met de pijl kun je eventueel eigen ICC-kleurprofielen toevoegen die beter aansluiten bij je printer (en papier).

Wil je je ontwerp digitaal opslaan helemaal zoals jij het wilt? Gebruik dan Bestand / Geavanceerd exporteren. Kies het gewenste uitvoerformaat uit de ruim dertig opties en klik op Opslaan. In het venster dat verschijnt, stel je alle parameters naar wens in, en voltooi je de export met OK.

Volgens het ingestelde kleurprofiel bakt je printer niet veel van dit natuurtafereeltje.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).