Paint is een van de oudste grafische editors van Windows. Dat was het programma eerlijk gezegd ook aan te zien. Met de recente update van Windows 11 heeft de tool een facelift ondergaan. Er zijn interessante nieuwe functies bijgekomen. Bovendien hebben we de indruk dat we in de nabije toekomst nog meer innovaties van Paint mogen verwachten.

Met een elegantere gebruikersinterface en moderne pictogrammen sluit Paint nu aan bij het design van Windows 11. Het programma neemt automatisch het thema over dat je voor het systeem hebt ingesteld. Werk je bijvoorbeeld in de donkere modus, dan laat ook Paint zijn duistere kant zien. Je kunt het thema altijd nog handmatig wijzigen. Open hiervoor allereerst Instellingen, waar drie mogelijkheden te zien zijn: Licht, Donker en Systeeminstelling. Standaard is de derde optie actief.

Inzoomen doe je nog steeds onderaan in de statusbalk met het schuifje of door rechtsbeneden een percentage in te geven. Je kunt ook de toetscombinatie Windows-toets+Plusteken en Windows-toets+Minteken gebruiken. Nieuw is de knop voor de Venstervullende weergave. Die staat naast het zoompercentage in de statusbalk. Hiermee zoom je in op het canvas, zodat de volledige afbeelding netjes in het geopende Paint-venster past.

Minder woorden nodig

Het uiterlijk van Paint heeft nieuwe pictogrammen gekregen die duidelijker zijn. In de uitgevouwen knoppenbalk stonden voorheen twintig woorden. In het beter georganiseerde Windows 11-ontwerp staan er slechts zeven. De pictogrammen zelf zijn ook makkelijker te begrijpen.

Aan de collectie lettertypen zijn nieuwe fonts toegevoegd. Alles ziet er afgerond uit. Nieuw is verder dat het werkvlak, het canvas, gecentreerd op het scherm komt. In de vroegere versie sloot het canvas tegen de linker- en bovenkant van het werkvlak aan.

Opties voor weergave

De opties onder Weergave, het vroegere Beeld, zijn handiger opgesteld. Via dit menu kun je nog steeds in- en uitzoomen. Bovendien kun je ook van hieruit, of met Ctrl+1, de weergave aanpassen aan de ingestelde venstergrootte. Er is daarnaast een optie om de afbeelding honderd procent weer te geven. Dat lukt trouwens ook met Ctrl+0.

De weergave op honderd procent is belangrijk om de scherpte van een foto te kunnen beoordelen. Als een foto verkleind op het scherm wordt weergegeven, weet je namelijk nooit zeker of de afdruk ook haarscherp is. In de honderd procent-weergave komt één beeldpunt van de afbeelding overeen met één pixel van het computerscherm. Als de weergave in deze modus aanvaardbaar is, dan kun je er gerust op zijn dat de foto op de afdruk scherp is.

In Paint kun je ook de rasterlijnen, de linialen en de statusbalk in beeld brengen. Om de afbeelding zonder al die balken op schermgrootte te bewonderen, druk je op F11 of kies je voor Volledig scherm. Een nieuwkomer is het Zwevend venster waarin een miniatuur van de afbeelding is te zien. Het nut van deze functie is ons een raadsel.

Echte transparantie

In de vorige versie kon je al png-bestanden bekijken en bewerken. De png-bestandsindeling is interessant, omdat deze transparantie ondersteunt. Je kunt dus zones in de afbeelding doorzichtig maken. Helaas kon de oude versie van Paint slecht overweg met png. De transparante zones van de afbeelding werden altijd met een witte achtergrond opgeslagen.

De nieuwe versie van de app neemt transparantie wel serieus. Je krijgt een schaakbordpatroon op het canvas te zien dat aangeeft welke zone transparant is. Als je iets uitwist, verdwijnt het echt. Het wordt dus niet vervangen door wit. Als je met meerdere lagen werkt, kun je door een zone transparant te maken op de bovenliggende laag, zien wat eronder zit.

Transparante selectie

Een andere manier om met transparantie om te gaan is de optie Transparante selectie. Nadat je een bestand hebt geopend, klik je op de knop Selecteren en daar vink je het vakje Transparante selectie aan. Blijf in het menu Selecteren en klik op de optie Vrije selectie. Daarna trek je een vrije selectielijn rond het object dat je uit de afbeelding wilt halen. In dit voorbeeld is dat het hoofd van de parkiet.

Zodra je klaar bent, verschijnt er een gestippelde rechthoek rond het geselecteerde gebied. Klik daar met de rechtermuisknop op en selecteer Knippen in het menu. Daarmee verdwijnt de selectie en zie je het schaakbordpatroon dat aangeeft dat dit gebied transparant is. Open vervolgens een nieuwe afbeelding in Paint. Gebruik de toetscombinatie Ctrl+V om het geselecteerde object te plakken binnen deze nieuwe afbeelding.

Formaat wijzigen

Heb je een afbeelding waarvan je de afmetingen wilt wijzigen? Kies dan in de groep Afbeelding voor de knop Formaat wijzigen en hellen of gebruik Ctrl+W. Hiermee kun je de grootte van de afbeeldingen aanpassen met Percentage of met Pixels.

Met Percentage vergroot of verklein je de afbeelding ten opzichte van de oorspronkelijke afmetingen. Als je bijvoorbeeld 50 procent invoert, dan wordt de afbeelding de helft kleiner.

Gebruik je Pixels dan kun je de exacte breedte en hoogte aanpassen op basis van beeldpuntjes. Door het kettinkje tussen Horizontaal en Verticaal actief te maken, zorg je dat de hoogte-breedteverhouding bij de aanpassing behouden blijft.

Verwijderen achtergrond

Paint kan nu ook met één muisklik de achtergrond van afbeeldingen verwijderen met behulp van AI. Dat lukt op twee manieren. Je klikt bijvoorbeeld op het gereedschap Achtergrond verwijderen. Het programma probeert dan zelf uit te vinden welk element je uit de achtergrond wilt halen.

We vinden dat je een beter resultaat krijgt als je eerst met het Rechthoekig selectiegereedschap het object selecteert dat je uit de achtergrond wilt halen. Klik daarna op Achtergrondverwijderaar. Hiermee maak je het gemakkelijker voor het programma, want je geeft aan welk element op de afbeelding moet verdwijnen. Deze optie beschikt alleen niet over extra tools om de randen van de overgebleven selectie te verfijnen. Als je hier en daar toch een restant wilt wegpoetsen, dan ben je op het gummetje aangewezen.

Lagen

Het principe van lagen is dat je meerdere afbeeldingen op elkaar kunt stapelen om montages te maken. In combinatie met de Achtergrondverwijderaar kun je dus objecten uit zijn oorspronkelijke achtergrond halen en via een laag op een nieuwe achtergrond plaatsen. Dankzij lagen is het mogelijk om de positie van dat geplakte object te wijzigen.

De vlinder die we zojuist uit de achtergrond hebben gehaald, willen we nu op een nieuwe achtergrond aanbrengen. Met de knop Lagen openen we een nieuw zijvenster. We dupliceren die laag. Op die manier krijgen we twee vlinders te zien. We schalen de vlinder op de bovenste laag, zodat deze kleiner lijkt.

Wie gewend is om met een andere foto-editor te werken, moet er aan denken om in Paint elke keer een nieuwe laag te maken om daarop het vrijgemaakte object te plakken. Het is niet zo dat wanneer je iets plakt automatisch een nieuwe laag wordt gecreëerd. Bovendien is het (nog) niet mogelijk om de dekking van de lagen aan te passen.

Lagen beheren

Op iedere laag kun je werken met behulp van de penselen, vormen en kleuren. Als je een extra laag wilt toevoegen, dan klik je in het deelvenster Lagen op de plusknop of je gebruikt de toetscombinatie Ctrl+Shift+N. Het is altijd mogelijk om de volgorde van de lagen te wijzigen.

Klik op de laag die je wilt verplaatsen en sleep deze naar een hogere of lagere positie. Als je met meerdere lagen werkt, kan het helpen om bepaalde lagen te verbergen. Op die manier word je niet afgeleid door de inhoud die daarop staat. Verbergen regel je met de rechtermuisknop. Klik met rechts op zo’n laag en kies Laag verbergen. Via het contextmenu kun je ook een laag tevoorschijn halen, dupliceren en verwijderen.

Om de inhoud van twee lagen samen te voegen, klik je op de bovenste laag en kies je Samenvoegen naar beneden. Op het moment dat je zo’n afbeelding opslaat als een jpg- of een png-bestand, worden direct alle lagen samengevoegd. Beide bestandsindelingen ondersteunen namelijk geen lagen.

Tekst

Om tekst aan een afbeelding toe te voegen klik je op de knop A in de toolset van het hoofdmenu. Er verschijnt een extra balkje waar je het lettertype, de lettergrootte en de opmaakopties selecteert, zoals vet, cursief, onderstrepen en doorhalen. Met de nieuwe uitlijningsopties laat je de tekst links, gecentreerd of rechts uitlijnen. Dat was gek genoeg in eerdere versies niet mogelijk.

Nu kun je zelfs de tekst transparant maken of aan de tekst een achtergrond toevoegen. Dit doe je door een selectievakje aan te vinken. Onthoud ook hier dat je beter eerst een nieuwe transparante laag aanmaakt. Daar kun je dan de tekst aan toevoegen. Daarmee kun je de positie van de tekst gemakkelijk aanpassen. Als je de tekst direct plaatst, wordt dus niet automatisch een nieuwe laag aangemaakt.

Kleuren

Om de tekst kleur te geven, selecteer je eerst de tekst en daarna gebruik je de kleuren in de Knoppenbalk. De basiskleuren staan in de ronde knoppen, maar voor deze kleurstalen staan twee ronde kleurknoppen die iets groter zijn. De bovenste kleurknop is Kleur 1, dat is de kleur van de voorgrond. Daaronder staat de achtergrondkleur: Kleur 2. De tekst krijgt automatisch Kleur 1. Als je liever een andere tint wilt, dan selecteer je een andere kleur, die wordt dan Kleur 1.

Naast de kleurstalen vind je verder de knop Kleuren bewerken. Die opent de nieuwe kleurenkiezer waar je een set basiskleuren vindt. Het is ook mogelijk om nieuwe kleuren aan de set toe te voegen. Dat doe je met de grote kleurenkiezer of door een hexadecimale code te typen. Deze hexadecimale kleurcodes worden vaak gebruikt bij webdesign. Je kunt ook een RGB-waarde ingeven (rood, groen, blauw) of een KVW-waarde (tint, intensiteit, waarde). Wil je de achtergrond van het tekstvak eveneens van een kleur voorzien? Plaats dan een vinkje bij Opvulling voor achtergrond en gebruik Kleur 2 om ook een tint te selecteren.

Bestandsformaten

Paint ondersteunt de gangbare bestandsformaten om afbeeldingen te openen en op te slaan, zelfs het heic-formaat dat wordt gebruikt voor iPhone-foto’s. Heic is een recente indeling die een veel betere compressie biedt dan de vergelijkbare jpg-indeling. Een foto in heic is soms wel tweemaal kleiner dan dezelfde foto in jpg.

Bovendien ondersteunt heic transparantie, wat jpg niet doet. Je hoeft dus geen conversiesoftware te gebruiken als je heic-bestanden ontvangt. Je kunt alle heic-bestanden gewoon in Paint openen en eventueel via Bestand / Opslaan wegschrijven als png- of jpg-bestand. Andersom is ook mogelijk; elke afbeeldingsbestand kun je met Bestand / Opslaan als / Andere indeling opslaan in de heic-indeling.

Er is meer veranderd in de 23H2-update van Windows 11, in dit artikel lees je er meer over: Windows 11 is weer geüpdatet: wat is er nieuw in 23H2?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).