Dat Spotify een handige en gemakkelijke manier is om muziek te luisteren, dat hoef ik je ongetwijfeld niet te vertellen. Of de muziekindustrie er uiteindelijk een dienst mee bewezen wordt is nog altijd de vraag. Maar gebruik jij eigenlijk wel alle functies van Spotify?

Als je Spotify gebruikt zoals ik, dan start je het programma, kies je je favoriete playlist en kijk je verder niet meer naar het programma om. Zonde, want Spotify heeft véél meer functies dan dat. Sterker nog, het is tot op zekere hoogte zelfs een compleet sociaal netwerk. Tijd om eens in de wereld van Spotify te duiken om te zien wat het programma nog meer te bieden heeft.

Tip 1 - Radiozender

Wanneer je naar de traditionele radio luistert, kies je natuurlijk het station dat de muziek draait waar jij van houdt. Nu is het natuurlijk nooit mogelijk voor een radiostation om alléén maar muziek te draaien waar jij blij van wordt - althans, niet als het gaat om de 'oude' manier van radio maken. Spotify biedt ook radiostations, maar dan zonder dj's en op een manier die zich steeds meer aanpast aan jouw smaak naarmate je er langer gebruik van maakt.

©PXimport

Radiozenders zijn een ideale manier om Spotify jouw smaak te leren.

Start Spotify, log in met je account en druk in het linkerdeelvenster op Radio. Er wordt direct een radiostation voor je geselecteerd dat je kunt afspelen. Onder het kopje Jouw radiostations kun je een ander radiostation selecteren en rechtsboven kun je een nieuw radiostation aanmaken door te klikken op Nieuwe radiozender en een artiest of liedje te zoeken. Het enige dat je nu nog hoeft te doen, is lekker luisteren naar muziek en per nummer aangeven of je het mooi vindt of niet. In het begin zal Spotify het vaker mis hebben dan goed, maar hoe vaker je aangeeft wat je mooi vindt, des te beter het systeem voor je zal werken.

Tip 2 - Afspeellijsten

Wil je zelf iets meer controle hebben over de muziek die je luistert, dan kun je natuurlijk gebruikmaken van de afspeellijsten. Daar is op zich natuurlijk niets innovatiefs aan, ieder muziekprogramma werkt met afspeellijsten, maar in Spotify kun je er meer mee dan je wellicht zou denken. Zo is het bijvoorbeeld kinderlijk eenvoudig om een afspeellijst van iemand anders te kopiëren.

©PXimport

Afspeellijsten zijn eenvoudig te kopiëren en je kunt ze indelen in mappen zodat het geen rommel wordt.

Om dit te doen, start je een nieuwe afspeellijst door in het linkerdeelvenster te klikken op Nieuwe afspeellijst. Vervolgens zoek je in Spotify naar de afspeellijst waarvan de inhoud je bevalt, selecteer je alle nummers (Shift ingedrukt houden) en sleep je ze naar de afspeellijst die je zojuist hebt aangemaakt. Het voordeel hiervan is dat je de afspeellijst daarna uiteraard zelf kunt aanpassen. Dit is veel sneller dan wanneer je hem zelf vanaf de grond af moet opbouwen! Ook handig: in Spotify kun je je afspeellijsten ordenen. Wanneer je met de rechtermuisknop klikt op een leeg gebied onder het kopje Afspeellijsten en daarna klikt op Map aanmaken, dan kun je je lijsten eenvoudig in mappen indelen zodat het niet zo'n onoverzichtelijk rommeltje wordt.

Tip 3 - Gezamenlijke afspeellijsten

Een andere leuke optie is de mogelijkheid om gezamenlijke afspeellijsten te maken. Dit betekent precies wat de naam al doet vermoeden. Je deelt een afspeellijst samen met één of meer anderen. Iedereen die je daartoe rechten hebt gegeven, kan de afspeellijst aanpassen. Dat betekent uiteraard dat je zelf minder controle hebt, maar het is natuurlijk ook ontzettend leuk om te zien wat er met je afspeellijst gebeurt als je hem laat beheren door mensen met dezelfde smaak als jij.

Het is een perfecte manier om nieuwe muziek te leren kennen. Om een gezamenlijke afspeellijst te maken, maak je eerst een afspeellijst zoals uitgelegd in de vorige stap. Vervolgens klik je met de rechtermuisknop op de afspeellijst en klik je op Gezamenlijke afspeellijst. Je zou nu verwachten dat je kunt kiezen wie je toegang wilt geven tot de afspeellijst, maar dat zul je handmatig moeten doen. Klik nogmaals met de rechtermuisknop op de afspeellijst en vervolgens op Link naar afspeellijst kopiëren. De link naar de lijst zit nu in je klembord, zodat je hem kunt delen met iedereen die je er toegang tot wilt geven.

Advertenties

Het feit dat Spotify je de mogelijkheid biedt om ook gratis naar muziek te luisteren, heeft natuurlijk alles te maken met de irritante reclames die tussendoor komen. Is een betaald account nemen de enige manier om daar vanaf te komen? Nee, er zijn programma's die de reclames onderdrukken, zoals Blockify, die je de mogelijkheid geeft om een mp3 te laten afspelen wanneer er een advertentie wordt geactiveerd. Je downloadt Blockify hier, echter wel op eigen risico. Hoewel er nog geen voorbeelden bekend zijn van mensen die om die reden geblokkeerd zijn, is het niet duidelijk of het onderdrukken van de advertenties strafbaar is of niet.

©PXimport

Je kunt de advertenties in de gratis versie van Spotify onderdrukken, maar we weten niet of het strafbaar is.

Tip 4 - Je eigen muziek toevoegen

Hoewel het aanbod aan muziek op Spotify gigantisch is, zul je af en toe ook tegen artiesten aanlopen die volledig ontbreken op de muziekdienst (Taylor Swift is daar een goed voorbeeld van). Natuurlijk kun je dan uitwijken naar een ander programma om de muziek te beluisteren van de artiesten die je op Spotify mist, maar gelukkig is dat niet nodig. Het is namelijk sinds enige tijd ook mogelijk om je eigen muziekcollectie te beluisteren in Spotify. In het linkerdeelvenster zie je het kopje Jouw muziek, met helemaal onderaan Lokale bestanden. Wanneer je daarop klikt, zul je in eerste instantie niets zien, je moet Spotify namelijk vertellen waar die bestanden staan. Je doet dit door bovenin te klikken op Bewerken / Voorkeuren en vervolgens onder het kopje Lokale bestanden te klikken op Bron toevoegen. Overigens kun je hier ook aangeven dat de muziek die je gekocht hebt in iTunes moet worden getoond. Wanneer je nu in het linkerdeelvenster klikt op Lokale bestanden, vind je de muziek uit de mappen die jij als bron hebt toegevoegd.

©PXimport

Je hoeft je niet te houden aan het aanbod van Spotify, je kunt ook je eigen muziek toevoegen.

Tip 5 - Muziek zoeken

Dat je in Spotify het zoekveld kunt gebruiken om het liedje te vinden waarnaar je op zoek bent, is vast geen nieuws voor je. Maar wist je dat het zoekveld allerlei handige opties biedt zodat je efficiënter kunt zoeken? Zo kun je bijvoorbeeld heel gericht zoeken naar popmuziek in de periode tussen 2001 en 2006, om maar eens wat te noemen. De zoekfunctie die daarbij hoort is year:2001-2006 genre:pop. Dat is heerlijk zoeken, omdat je soms niet op zoek bent naar een specifiek liedje, maar een specifiek gevoel uit een bepaalde tijd. Ben je op zoek naar een bepaalde gebruiker, dan zoek je op user:gebruikersnaam. Zo wordt de zoekmachine van Spotify ineens een stuk krachtiger!

©PXimport

De zoekmachine is slimmer dan je denkt.

Tip 6 - Muziek ontdekken

Een van de leukste mogelijkheden van Spotify is natuurlijk de mogelijkheid om nieuwe muziek te ontdekken. Dat hebben we al even aangestipt in de stap over radiozenders, maar er zijn nog veel meer manieren om nieuwe muziek te vinden. Wanneer je in het linkerdeelvenster klikt op Bladeren, kun je muziek zoeken op basis van hitlijsten, maar ook aan de hand van genres en stemmingen. Het tabblad Nieuwe releases is natuurlijk goud, want dat is precies wat je vroeger deed toen je door de bak met nieuwe singles aan het bladeren was. Wanneer je vrienden hebt toegevoegd (waarover in stap 8 meer), kun je heel eenvoudig nieuwe muziek ontdekken door op hun profiel te klikken en te kijken wat zij voor muziek luisteren en wat er in hun playlists staat. Zo kom je soms op fantastische muziek die je zonder je vrienden nooit zou hebben ontdekt.

©PXimport

Er zijn veel verschillende manieren om nieuwe muziek te ontdekken.

Tip 7 - Muziek delen

Net als in de échte wereld is het natuurlijk niet netjes om alleen maar te consumeren, het is wel zo sociaal om leuke muziek ook met anderen te delen. Er zijn verschillende manieren om dat te doen. Wanneer je een nummer aan het luisteren bent dat je mooi vindt en onder de aandacht van een vriend of vriendin wilt brengen, dan kun je met de rechtermuisknop op dat nummer klikken en kiezen voor Delen. Vervolgens kun je ervoor kiezen om je muziektip te posten naar iedereen die je volgt, maar je kunt het ook versturen naar specifieke vrienden door bovenin te klikken op Versturen naar. Dit werkt overigens niet alleen voor nummers, je kunt ook complete afspeellijsten op deze manier delen.

©PXimport

Breng anderen ook eens op de hoogte van leuke nieuwe muziek die je vindt.

Tip 8 - Sociaal

Spotify is eigenlijk zélf geen sociaal netwerk, maar omdat Facebook er behoorlijk diep in is geïntegreerd, voelt en functioneert het vaak wel zo. Wanneer je je Facebook koppelt aan Spotify (dit kun je doen in Bewerken / Voorkeuren / Facebook), krijg je automatisch een overzicht van welke Facebook-vrienden ook gebruikmaken van Spotify. Om dat overzicht op een later tijdstip nog eens te zien, klik je links op Activiteiten (onder Hoofdvenster) en vervolgens op Alles bekijken. Je kunt vrienden niet toevoegen zoals op Facebook, maar je kunt er wel voor kiezen om ze te volgen (dus eigenlijk meer zoals bij Twitter). Rechtsboven zie je nu ook wat voor activiteiten de mensen die je volgt op Spotify ontplooien. En dat is wederom een handige manier om nieuwe muziek te ontdekken (of erachter te komen dat je vrienden wel een héle slechte muzieksmaak hebben).

©PXimport

Het sociale aspect van Spotify is leuk omdat je zo eenvoudig kunt zien wat je vrienden luisteren.

Songteksten

Een paar jaar geleden kondigde Spotify met veel bombarie de mogelijkheid tot het installeren van apps aan. Door middel van apps kon je, net als op bijvoorbeeld Facebook, de functionaliteit van het programma flink uitbreiden. Zo was er een populaire app genaamd MusixMatch waarmee je de songteksten van het liedje kon bekijken dat je aan het luisteren was. Helaas heeft Spotify de apps inmiddels alweer de nek omgedraaid, met uitzondering van MusixMatch. Wanneer je rechtsonder klikt op songteksten (naast de afspeelbalk), zul je de oude vertrouwde app als enige overlevende zien.

©PXimport

Nieuwsgierig naar de songtekst van het nummer dat je luistert? Spotify heeft het voor je.

Tip 9 - Muziek offline bewaren

Het klinkt natuurlijk onwerkelijk dat Spotify je de mogelijkheid biedt om de beschikbare muziek te downloaden, maar toch is dat écht zo. Althans, een beetje ... want je downloadt de nummers alleen voor tijdelijk gebruik in het programma zelf. Dit is een fantastische optie wanneer je bijvoorbeeld een paar uur in een vliegtuig zit of op een andere locatie waar je geen internet hebt. Om offline van je favoriete muziek te genieten, rechtsklik je op de afspeellijst van je keuze en klik je vervolgens op Offline beschikbaar. Op je smartphone maak je de muziek offline beschikbaar door een afspeellijst te openen en bovenin de schakelaar bij Offline beschikbaar in te schakelen. Let op, deze functie is niet zonder beperkingen. Je kunt muziek maximaal 30 dagen achtereen offline beschikbaar maken en met een maximum van 3333 nummers.

©PXimport

Als je een tijdje zonder internet zit, is het ideaal dat je de muziek tijdelijk offline beschikbaar kunt maken.

Tip 10 - Geluidskwaliteit verbeteren

Tot slot is het fijn om te weten dat de geluidskwaliteit van Spotify nog een stukje kan worden verbeterd. Dit staat standaard uit omdat het natuurlijk ook meer dataverkeer verbruikt, maar als je een échte muziekliefhebber bent dan heb je dat er waarschijnlijk wel voor over. Het is overigens wél alleen mogelijk voor mensen met een betaald account. Om de audiokwaliteit te verbeteren, klik je op Bewerken bovenin en vervolgens op Voorkeuren. Vrijwel bovenin staat het kopje Geluidskwaliteit met daaronder de (uitgeschakelde) optie Streaming in hoge kwaliteit. Schakel deze optie in, en je kunt genieten van extra hoge geluidskwaliteit.

©PXimport

Standaard staat de geluidskwaliteit niet op de beste stand. Dat kun je eenvoudig aanpassen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).