Gebruik jij regelmatig de zoekmachine van Google, dan zal het ongetwijfeld voorkomen dat je niet vindt wat je zoekt. Gelukkig zijn er enkele trucjes om je zoekresultaten te verbeteren. We geven twintig Google-tips.

01 Zoeken met Google

Als je met Googlezoekt, wil je niet zo veel mogelijk zoekresultaten krijgen. Liever niet zelfs, want ga je die allemaal uitpluizen? Eigenlijk wil je er juist zo weinig mogelijk hebben. Namelijk precies díe websites waar je de informatie vindt waarnaar je op zoek bent. Het gaat dus niet om meer, maar om beter. Daarom is het belangrijk om bij elke zoekopdracht eventjes stil te staan bij de manier waarop je het snelst bij de juiste websites komt. In Google zoek je op trefwoorden. Die zijn dus cruciaal voor je succes. Met de juiste zoekwoorden vind je sneller relevante inhoud. Bedenk daarom enkele simpele maar concrete zoekwoorden waarmee je de vraag goed afbakent. Niet waar kan ik lekker grieks eten maar zoiets als grieks restaurant amsterdam.

02 Kevers en kevers

Je kunt prima met een eenvoudige zoekopdracht van een paar trefwoorden beginnen. Afhankelijk van de resultaten, kun je de zoekopdracht daarna altijd nog verfijnen. Stel dat je op zoek bent naar informatie over een zwarte kever. Google laat verdacht veel plaatjes en informatie van een schattig (of smerig?) klein beestje zien als je zwarte kever intikt. Of bedoelde je misschien toch een auto? Het is altijd oppassen met woorden die meerdere betekenissen hebben. Zoek je op zwarte volkswagen kever dan gaat het al een stuk beter. Je ziet een aantal mooie plaatjes en verwijzingen naar marktplaatsen. Blijkbaar staan er een flink aantal te koop. Wil je geen Kever kopen, maar meer over de historie lezen? Voeg dan een zoekwoord zoals geschiedenis toe aan de zoekopdracht. Nummer twee op onze resultaatlijst is dan al meteen raak. Over betekenissen gesproken: met define: zoekt Google de definitie van een begrip voor je op, meestal wordt Wikipedia als informatiebron gebruikt. Bijvoorbeeld: define:videokaart.

03 Apart openen

Zodra je in de lijst met zoekresultaten klikt, springt de browser direct naar een website waar je hopelijk het antwoord vindt op je vraag. Is dat niet zo of heb je meer informatie nodig, dan moet je weer terugbladeren naar de Google-pagina met zoekresultaten. Dat is wat omslachtig. Je kunt de website beter in een apart tabblad openen door tijdens het klikken de Ctrl-toets ingedrukt te houden. Je kunt dan op elk moment terug naar de pagina met zoekresultaten. Ook kun je alvast meerdere websites in tabbladen openen die je interessant lijken, om ze daarna op je gemak door te lezen. Wil je de websites altijd in nieuwe tabbladen geopend hebben? Klik op een pagina met zoekresultaten rechtsboven in beeld op het tandwiel en kies Zoekinstellingen. Zet bij Waar resultaten worden geopend een vinkje bij Open elk geselecteerde resultaat in een nieuw browservenster. Ook handig is dat je het aantal Resultaten per pagina bij de instellingen kunt opgeven.

04 Websites negeren

In tip 2 kregen we veel advertenties te zien voor de Volkswagen Kever, terwijl we alleen naar informatie zochten. Krijg ook jij websites te zien waar je niets aan hebt, waardoor de lijst met zoekresultaten onnodig lang is? Je kunt tegen Google zeggen dat het een veelvoorkomende website moet negeren tijdens het zoeken. Dat doe je door de opdracht -site aan je zoekopdracht toe te voegen. Bijvoorbeeld -site:marktplaats.nl of -site:wikipedia.org. Let op dat je in dit deel van de zoekopdracht geen spaties gebruikt. Wil je meerdere websites negeren, dan kan dat ook. Dan voeg je gewoon voor elke website zo'n opdracht toe. Zoals -site wikipedia.org -site kieskeurig.nl.

05 Genegeerde woorden

Je hoeft geen hoofdletters te gebruiken in zoekopdrachten. Google negeert ze. Tik dus gerust alles in kleine letters in. Interpunctie is ook niet nodig, dus punten en komma's en dergelijke laat je gewoon achterwege. Woorden die Google niet relevant vindt voor het zoeken, worden automatisch weggelaten. Denk aan woordjes zoals 'de' en 'en' en 'van'. Zijn woorden juist wel belangrijk voor jouw zoekactie, zet die zoektermen dan tussen aanhalingstekens. Google weet dan dat ze belangrijk zijn. Zoek je bijvoorbeeld op willem de oranje, dan vind je een wagonlading aan informatie over Willem van Oranje. Het woord 'de' is genegeerd en Willem van Oranje blijkt net wat bekender te zijn dan Willem de Oranje. Dit los je op door in plaats daarvan te zoeken op "willem de oranje".

06 Wildcard

Als je iets tussen dubbele aanhalingstekens zet, vertel je Google dat het letterlijk en in die volgorde op een website moet staan. Dat gaat een beetje mis als we op "armin van buuren" zoeken. We krijgen veel resultaten te zien, maar toch lopen we pagina's mis omdat we vooraf niet wisten dat zijn volledige naam Armin Jozef Jacobus Daniël van Buuren is. Dit los je op door een zogenaamde wildcard te gebruiken. Door een asterisk (sterretje) toe te voegen, geef je aan dat daar eventueel extra woorden (in dit geval namen) mogen voorkomen. De zoekopdracht "armin * van buuren" zorgt zo voor nog meer zoekresultaten. Een ander voorbeeld: tik je "even * bellen" dan vind je meer en andere resultaten dan wanneer je "even apeldoorn bellen" ingeeft.

07 Website doorzoeken

Niet elke website heeft een eigen zoekfunctie, of je kunt er wel zoeken maar de werking is beperkt. Gelukkig kun je met Google ook binnen een specifieke website zoeken door de opdracht site te gebruiken. Ditmaal dus zonder het minteken ervoor (zoals in tip 4). Wil je informatie over de Ivy Bridge-architectuur zoeken bij Intel, dan kan dat via de zoekopdracht ivy bridge site:intel.nl. Omdat Intel meerdere websites heeft zoals .nl en .com, mag je de wildcard uit de vorige tip gebruiken om niet alleen op de Nederlandse website te zoeken. Je tikt dan ivy bridge site:intel.* in.

Ben je specifiek op zoek naar een bepaald onderwerp, bijvoorbeeld voor een onderzoek of studie? Dan kun je ook Google Scholar proberen, waar je vele teksten uit wetenschappelijke boeken en artikelen kunt vinden. 

©PXimport

08 Uitsluiten

Je mag ook opgeven waar je juist niet op zoekt, door een minteken aan een zoekwoord te plakken. Bijvoorbeeld fotoprinter -all-in-one. Zo sluit je zoekresultaten uit waar je toch niets aan hebt. Je moet er wel voorzichtig mee zijn. Want zoek je op intel processor -amd dan loop je het risico dat je interessante pagina's misloopt. Want als er ook maar ergens op een pagina amd staat, krijg jij deze pagina niet te zien. Ook al staat er heel veel nuttigs over Intel-processors op vermeld. In het voorbeeld van de fotoprinter mis je ook pagina's als er over de voor- en nadelen ten opzichte van een all-in-one wordt gesproken.

09 Synoniemen

Sommige woorden hebben meerdere betekenissen. Zoals de kever uit tip 1. Het kan ook zijn dat er meerdere woorden voor hetzelfde gebruikt worden. Zoals toetje, dessert en nagerecht. Of fiets, tweewieler en rijwiel. Je kunt deze zoekwoorden natuurlijk allemaal zelf intikken, maar er zijn vast synoniemen waar je zo een-twee-drie niet opkomt. Gelukkig schiet Google te hulp. Om automatisch ook allerlei synoniemen in de zoekopdracht mee te nemen, gebruik je de tilde. Je zoekt dan op ~toetje of ~fiets.

10 Belangrijk woord

We hebben in tip 6 gezien dat je zoekwoorden tussen dubbele aanhalingstekens kunt zetten als ze allemaal exact zo in de tekst moeten voorkomen. Soms wil je alleen maar aangeven dat een woord dat Google standaard negeert, essentieel is voor je zoekopdracht. Bijvoorbeeld een lidwoord. Lidwoorden komen vaak voor in bedrijfsnamen, maar ze worden door Google standaard genegeerd. Tenzij je het woord tussen enkele aanhalingstekens zet. Gebruik dus 'de' garage om bijvoorbeeld een winkel, theater, of restaurant met deze naam te vinden.

11 Keuzes maken

Standaard zoekt Google naar alle woorden die je opgeeft. Soms wil je echter naar het een of het ander zoeken. Dat kan door de opdracht OR te gebruiken. Bijvoorbeeld als je nog niet weet of je in de bergen van Zwitserland of Frankrijk wilt gaan wandelen. Aan je zoekopdracht voeg je dan zwitserland OR frankrijk toe. Let op dat OR dus wel in hoofdletters moet staan. Gebruik het liefst haakjes om je zoekopdracht te verduidelijken. Zoals wandelen (zwitserland OR frankrijk) of om het nog ingewikkelder te maken (wandelen OR fietsen) (camping OR hotel) (zwitserland OR frankrijk). In plaats van OR mag je trouwens ook | gebruiken, dus de verticale streep, ook wel pipeline genoemd.

12 Bestanden zoeken

Je kunt ook op zoek gaan naar bestanden, in plaats van naar informatie die ergens op een webpagina staat. Dat doe je door gebruik te maken van de opdracht filetype. Stel dat je eigenlijk alleen maar geïnteresseerd bent in cijfermateriaal over de groei van de bevolking. Dan tik je zoiets in als bevolkingsgroei filetype:xls. Je vindt nu alleen spreadsheets met informatie. Op dezelfde manier kun je zoeken naar presentaties (ppt) of documenten (zoals doc of pdf). Wil je juist voorkomen dat je zoiets als spreadsheets in de zoekresultaten tegenkomt, dan gebruik je juist bevolkingsgroei -filetype:xls. Wil je meerdere bestandstypen meenemen, gebruik dan OR tussen de verschillende bestandstypen. Bijvoorbeeld: filetype:doc OR filetype:pdf handleiding. 

13 Getallenreeksen

Zijn getallen belangrijk voor je zoekactie? Zoals de periode waarin een auto of huis gebouwd moet zijn, of de prijsklasse waarin een product zit? Dan is het handig om te weten dat je in Google kunt zoeken naar getallen die zich in een bepaald bereik bevinden. Dat geef je aan met twee puntjes. Zoals zomermagazine editie 100..200 om naar uitgave honderd tot en met tweehonderd te zoeken. Alle tekens in de reeks moet aan elkaar vastzitten. Er mogen ook geen puntjes in de getallen zitten (duizendtallen). Verder mag je een van beide getallen vervangen door een asterisk. Met *..200 zoek je naar tweehonderd of lager en met 100..* zoek je naar honderd of hoger.

14 Prangende vragen

Er zitten ook een paar leuke trucjes in Google Search gebouwd. Tik je bijvoorbeeld tijd in, dan laat Google de datum en de tijd zien. Tik je zonsondergang in, dan je hoe laat de zon ondergaat op jouw locatie. Je kunt uiteraard ook zonsopkomst intikken. Wil je het voor een andere locatie weten? Dan geef je een plaatsnaam op, zoals zonsondergang bern of tijd moskou. Zo kun je ook een aardig gedetailleerde weersverwachting opvragen van je eigen locatie of een andere plek op aarde met weer of weer las vegas.

©PXimport

15 (Om)rekenen

Er zit zelfs een rekenmachine in Googles zoekmachine. Je kunt dus allerlei dingen snel even uitrekenen, zonder de browser te verlaten. Je mag haakjes gebruiken zodat je geen ruzie krijgt met Meneer van Dalen. Het antwoord wordt in een wetenschappelijke calculator op de resultatenpagina getoond. Zodoende heb je meteen een uitgebreide virtuele rekenmachine tot je beschikking. Eenheden omrekenen kan ook met Google. Tik maar eens 20 celsius naar fahrenheit of 5 mijl naar kilometer of 30 centimeter naar inches (of korter: 30 cm in inch) in. Een percentage berekenen kan ook, bijvoorbeeld 25% van 1200, evenals het omrekenen van valuta, waaronder 100 usd in eur. Ook moeilijkere sommen als 2*5+10, 3*pi of sqrt(9) (waarbij sqrt staat voor square root, oftewel wortel) zijn voor Google een peulenschil. 

©PXimport

16 Geavanceerd zoeken

Uiteraard kun je ook gebruikmaken van de ingebouwde hulpjes van Google. Typ een zoekterm in, klik op Google zoeken of druk op Enter en maak daarna gebruik van de knoppen onder de zoekbalk. Je hebt de keuze uit Afbeeldingen, Shopping, Video's, Nieuws, Meer en Zoekhulpmiddelen. De eerste termen zijn vanzelfsprekend maar achter Zoekhulpmiddelen zitten enkele handige hulpjes. Hier kun je de zoekresultaten immers filteren op land, taal of periode. Vind je niet helemaal wat je zoekt? Maak dan helemaal onderaan eens gebruik van de gerelateerde zoekopdrachten. Google stelt je bij elke zoekopdracht immers verfijnde opdrachten voor. Vind je dat allemaal te veel gedoe? Hier vind je een handig invulformulier om geavanceerd te zoeken.

Tip 17 Beelden filteren

Om afbeeldingen te zoeken, volstaat het om je zoekterm in te voeren en bij de resultaten op Afbeeldingen te klikken. Of je maakt rechtstreeks gebruik van deze url. Via de knop Zoekhulpmiddelen kun je de resultaten vervolgens filteren. Dankzij Grootte kun je aangeven of je bijvoorbeeld op zoek bent naar een grote afbeelding, een icoon of een afbeelding groter dan 4 megapixel. Kleur laat je filteren op Full color, Zwart-wit of Transparant. Het is hier zelfs mogelijk om één van de twaalf kleurenblokjes aan te klikken en op basis van een specifieke kleur te zoeken. Het type bestand waarnaar je op zoek bent kun je ook aangeven. Kies onder Type voor Gezicht, Foto, Clipart, Lijntekening of Animatie. Via Tijd kun je desgewenst nog op zoek gaan naar afbeeldingen die pas de Afgelopen 24 uur of Afgelopen week toegevoegd zijn.

Gebruiksrechten

18 Gelijkaardige foto?

Je kunt niet alleen afbeeldingen zoeken, maar ook zelf afbeeldingen uploaden om er meer over te weten te komen of gelijkaardige foto's te zoeken. Surf naar http://images.google.nl en klik op het icoontje met de fotocamera in de rechterhoek van de zoekbalk. Vervolgens kun je kiezen tussen Afbeeldings-URL plakken of Een afbeelding uploaden. Een woestijnachtige landschapsfoto geeft je onmiddellijk heel wat foto's met veel gelijkenissen. Indien je de foto in de zoekbalk met één of twee trefwoorden beschrijft, worden de vergelijkbare afbeeldingen nog een stuk beter. Gebruik je dit vaak? Dan kun je voor Firefoxof Chrome de extensie Search by Image installeren.

19 Zoekinstellingen

Op de startpagina van Google zie je helemaal rechts onderaan Instellingen staan. Via Zoekinstellingen kun je onder andere SafeSearch-filters instellen om ongepaste of expliciete beelden te blokkeren. Je kunt er ook aangeven of je gebruik wilt maken van Google Instant-voorspellingen en ook het aantal resultaten per pagina kun je wijzigen. Google Instant is alleen aan te raden als je computer snel genoeg is. Dankzij deze functie krijg je immers dynamische zoekresultaten of suggesties voorgeschoteld terwijl je typt. Helemaal onderaan vind je nog een functie om je zoekgeschiedenis op te vragen. Dit kan alleen als je ingelogd bent met een Google-account. In je zoekgeschiedenis kun je onder andere zien hoeveel zoekopdrachten je per dag invoert en naar welke pagina's dat het vaakst leidt.

20 Cache

Google maakt een soort kopie van elke ontdekte pagina en plaatst die in een cache voor het geval de originele pagina niet bereikbaar is. Dat betekent dat je nog informatie kunt opzoeken uit een website of webpagina die al offline is. Daarnaast is Google Cache ook interessant om te controleren hoe een bepaalde pagina er vroeger uit zag. Wil je bijvoorbeeld een advertentie die van Marktplaats verdwenen is, opnieuw opzoeken? Zoek dan bijvoorbeeld op 'Nintendo DS Dora' en klik daarna in de zoekresultaten op het kleine driehoekje naast de url en kies Cache. Vervolgens heb je de keuze uit Volledigeversie, Tekstversie en Bron weergeven.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl