Sommige fabrikanten durven meer dan duizend euro voor een smartphone te vragen. Zoveel hoeft een telefoon niet te kosten: wie een ‘gewoon goede’ smartphone zoekt, hoeft eigenlijk niet meer dan tweehonderd euro te besteden. Voor dat bedrag (of nog minder) heb je namelijk de keuze uit een aantal interessante modellen van allerlei merken. In deze groepstest zetten we acht budgetsmartphones tegenover elkaar en geven we antwoord op de vraag: welke is de beste koop?

Wat zijn de beste goedkope smartphones?

Bij het selecteren van smartphones voor deze groepstest hebben we gekeken naar modellen die maximaal 200 euro kosten, goed verkrijgbaar zijn in Nederland, 4G-ondersteuning hebben en op het recente besturingssysteem Android 7 (Nougat) draaien. Een vijfde vereiste is dat ze op papier een interessante prijs-kwaliteitverhouding bieden, we willen immers de beste budgetsmartphones testen. We kwamen tot acht toestellen die voor 175 tot 200 euro in de winkels liggen. We hebben ze uitvoerig onder handen genomen en met elkaar vergeleken op vlakken als bouwkwaliteit, beeldscherm en camera’s.

Nokia 5

Het welbekende Nokia is terug, met dank aan een nieuwe eigenaar die nu wereldwijd Nokia-telefoons met Android verkoopt. De Nokia 5 is één van die modellen en hij laat gelijk een goede indruk achter. Door de hoogwaardig afgewerkte metalen behuizing komt de 5 veel steviger en luxer over dan zijn verkoopprijs doet vermoeden, en is het zeker geen dertien-in-een-dozijn-telefoon. Wel is hij voor een 5,2inch-toestel aan de grote en zware kant, en oogt het scherm door de hd-resolutie niet zo scherp. Heel snel is de Nokia 5 ook niet (je moet regelmatig even wachten), al draait hij vlot genoeg en is hij wel voorzien van functies als een prima afdrukscanner en nfc-chip. De camera’s presteren gemiddeld voor een budgettelefoon. Foto’s missen vrij veel detail en de belichting is regelmatig een probleem. Gelukkig is de accuduur met anderhalf tot twee dagen wel dik in orde. Nokia zet vooral in op de software: het gebruikt een vrijwel standaard Android-versie, wil snel een Oreo-update uitrollen en belooft ook alvast een P-update voor volgend jaar. Daarnaast stelt het maandelijks razendsnel beveiligingsupdates beschikbaar, vermoedelijk minimaal tot de P-update.

©PXimport

Nokia 5

Prijs: €189,-
OS: Android 7.1 Nougat
Scherm: 5,2 inch (1280x720)
Processor: 1,4 GHz octacore (Qualcomm Snapdragon 430)
RAM: 2 GB
Opslag: 16 GB
Batterij: 3000 mAh
Camera: 13 megapixel (achter), 8 megapixel (voor)
Formaat: 149,7 x 72,5 x 8,55 mm
Gewicht: 160 gram
8Score80

Motorola Moto G5

Motorola maakt al jaren goede budgetsmartphones, en doet dat sinds vorig jaar als dochteronderneming van Lenovo. De Moto G5 heeft een degelijke behuizing van metaal en plastic, met een verwisselbare accu en goede vingerafdrukscanner. Het 5inch-beeldscherm oogt door de full-hd-resolutie bijzonder scherp en over de snelheid van de smartphone valt niet te klagen. Hetzelfde geldt voor de accuduur, die met ruim een dag prima in orde is. De 13- en 5megapixel-camera’s maken minder indruk, maar zijn voldoende om snel een fotootje voor WhatsApp te schieten. Door de grote randen boven en onder het beeldscherm is de Moto G5 wel aan de forse kant voor een 5inch-telefoon, al ligt hij door de gebolde achterkant fijn in de hand. Een nfc-chip ontbreekt, waardoor de telefoon bijvoorbeeld niet geschikt is om contactloos mee te betalen.

Het toestel draait op een vrijwel standaard Android-versie en staat op de lijst voor een Oreo-update. Wanneer die komt, heeft Motorola op moment van schrijven nog niet bekendgemaakt. Beveiligingsupdates worden ‘waar nodig’ beschikbaar gesteld, maar dat gebeurt niet elke maand.

©CIDimport

Motorola Moto G5

Prijs: €189,-
OS: Android 7.0 Nougat
Scherm: 5 inch (1920 x 1080)
Processor: 1,4 GHz octacore (Qualcomm Snapdragon 430)
RAM: 3 GB
Opslag: 16 GB
Batterij: 2800 mAh
Camera: 13 megapixel (achter), 5 megapixel (voor)
Formaat: 144,3 x 73 x 9,5 mm
Gewicht: 145 gram
8Score80

Motorola Moto E4 Plus

De tweede Motorola Moto-smartphone in deze test is de Moto E4 Plus. Het is het grootste en zwaarste toestel van de acht, maar ook het model dat veruit de beste accuduur biedt. De Moto E4 Plus gaat dankzij zijn enorme 5000mAh-accu moeiteloos twee dagen mee, bij zuinig gebruik zelfs drie dagen. De meeste concurrenten komen niet verder dan anderhalve dag. De accu van de Moto E4 Plus opladen duurt wel lang: bijna vier uur. Net als de Moto G5 heeft dit toestel een stevig ontwerp van metaal en plastic.

Verder biedt de telefoon (met 175 euro overigens het goedkoopste model in de test) een 5,5inch-beeldscherm (dat door de hd-resolutie niet zo scherp oogt) en functies als een vingerafdrukscanner en nfc-chip. Ook dualsim-ondersteuning en een micro-sd-slot zijn aanwezig. De keuze voor een oude, tragere MediaTek-processor is jammer. Die processor is één van de redenen dat de smartphone niet geüpdatet wordt naar Android Oreo, en je dus blijft zitten op de huidige, bijna standaard versie van Nougat. Reken ook niet (te veel) op beveiligingsupdates: de Moto E4 Plus is momenteel voorzien van de april-update.

©CIDimport

Motorola Moto E4 Plus

Prijs: €175,-
OS: Android 7.1 Nougat
Scherm: 5,5 inch (1280x720)
Processor: 1,2 GHz quadcore (MediaTek MT6737)
RAM: 3 GB
Opslag: 16 GB
Batterij: 5000 mAh
Camera: 13 megapixel (achter), 5 megapixel (voor)
Formaat: 155 x 77,5 x 9,6 mm
Gewicht: 198 gram
6Score60

Wileyfox Swift 2X

Het relatief onbekende, Britse Wileyfox maakt al een paar jaar goedkopere smartphones, met de Swift 2X als meest recente model. Toch zou je dat niet direct zeggen, het metalen ontwerp met fijn gebolde achterkant geeft de telefoon een premium uitstraling en dito gevoel. Dit wordt verstrekt door de aanwezigheid van een usb-c-aansluiting (de andere geteste toestellen hebben micro-usb), waarbij de usb-kabel altijd past en de accu sneller oplaadt. Een (snel)lader moet je wel zelf regelen, want om de prijs laag te houden levert Wileyfox alleen een usb-kabel mee. Het 5,2inch-beeldscherm maakt indruk met de full-hd-resolutie en fraaie kleurweergave. De (nogal gladde behuizing) heeft een goede vingerafdrukscanner en biedt ruimte aan twee simkaarten, een micro-sd-slot en 32GB opslaggeheugen. De accuduur is bovengemiddeld goed, de snelheidsprestaties zijn prima. De 16megapixel-camera heeft last van een trage camera-app en levert onder alle omstandigheden wisselvallige foto’s af. Wileyfox voorziet de Swift 2X van een nagenoeg kale Android-versie, aangevuld met fijne slimmigheden die je misschien kent van het vroegere Cyanogen OS. De fabrikant belooft een Oreo-update en voor een langere periode elke maand een beveiligingsupdate.

©PXimport

Wileyfox Swift 2X

Prijs: €199,-
OS: Android 7.1 Nougat
Scherm: 5,2 inch (1920 x 1080)
Processor: 1,4 GHz octacore (Qualcomm Snapdragon 430)
RAM: 3 GB
Opslag: 32 GB
Batterij: 3010 mAh
Camera: 18 megapixel (achter), 8 megapixel (voor)
Formaat: 143 x 73 x 8,2 mm
Gewicht: 153 gram
9Score90

Samsung Galaxy J3 (2017) Duos

De tijd waarin goedkope Samsung-smartphones een plastic ontwerp en kleine en slechte kwaliteit beeldschermen hadden, ligt al even achter ons. De Galaxy J3 (2017) Duos laat het zien, met zijn fraaie behuizing van metaal en plastic en een prima 5inch-beeldscherm. De gebruikte hd-resolutie is niet spannend, maar de kleurweergave is bovengemiddeld goed. De J3, waarvan wij de dualsim-versie getest hebben, is het enige toestel van de acht zonder vingerafdrukscanner. De telefoon behoort tot de minder snelle modellen, maar draait aardig. Verrassend is dat de kleine 2400mAh-accu moeiteloos een dag meegaat, als je het rustiger aandoet zelfs anderhalve dag. Met de 13megapixel-camera kun je nette foto’s en video’s maken en de frontcamera levert prima selfies af. Met de Samsung-software valt goed te werken, zeker als je er bekend mee bent, al houden wij persoonlijk meer van de standaard Android-versie. Samsung levert namelijk best veel applicaties mee (die je kunt uitschakelen of verwijderen) en zegt niet of de J3 (2017) Duos een Oreo-update krijgt. Het belooft wel software-ondersteuning tot juli 2019, maar daarbij gaat het vermoedelijk om beveiligingsupdates.

©PXimport

Samsung Galaxy J3 (2017) Duos

Prijs: €199,-
OS: Android 7.0 Nougat
Scherm: 5 inch (1280 x 720)
Processor: 1,4 GHz quadcore (Samsung Exynos 7570)
RAM: 2 GB
Opslag: 16 GB
Batterij: 2400 mAh
Camera: 13 megapixel (achter), 5 megapixel (voor)
Formaat: 143,2 x 70,3 x 8,2 mm
Gewicht: 142 gram
7Score70

Wiko View

De Wiko View, sinds september te koop, biedt als enige budgetsmartphone een beeldscherm met 18:9-verhouding. Hierbij is het scherm langwerpiger dan een traditioneel 16:9-scherm, en zie je meer tekst of beeld. Door de vrij smalle schermranden is de View met z’n 5,7inch-scherm praktisch even groot als de geteste 5,2inch-telefoons en komt hij moderner over. Het ontwerp van metaal en plastic, inclusief vingerafdrukscanner en verwisselbare accu, is prima maar trekt bovengemiddeld veel vingerafdrukken aan. Ook jammer is dat het grote scherm slechts een hd-resolutie heeft en daarom niet scherp overkomt, en de witweergave niet accuraat is. De accuduur is voldoende, maar elke nacht opladen is vereist. De View is niet de snelste telefoon, maar draait prima en heeft een ruime 32 GB (uitbreidbaar) opslaggeheugen. Wiko voorziet de smartphone van een Android Nougat-versie die veel op het standaard besturingssysteem lijkt, maar wat extra functies toevoegt. Opvallend is dat de Nederlandse software veel vertaalfouten bevat. Volgens Wiko krijgt de View een Oreo-update en worden er – vanaf de release – minimaal twee jaar lang beveiligingsupdates verspreid, met een minimum van één per drie maanden.

©PXimport

Wiko View

Prijs: €199,-
OS: Android 7.1 Nougat
Scherm: 5,7 inch (1440 x 720)
Processor: 1,4 GHz quadcore (Qualcomm Snapdragon 425)
RAM: 3 GB
Opslag: 32 GB
Batterij: 2900 mAh
Camera: 13 megapixel (achter), 16 megapixel (voor)
Formaat: 151,5 x 73,1 x 8,7 mm
Gewicht: 160 gram
8Score80

General Mobile GM6d

De Turkse smartphonemaker General Mobile werkt voor de GM6d samen met Google. Wat direct opvalt, is dat de behuizing van het toestel niet zo stevig is als die van concurrenten. Ook de accuduur is ondermaats, wat opvallend is omdat de GM6d een grote 3000mAh-accu en kleiner beeldscherm heeft met een vrij lage resolutie. Dat hd-scherm van 5 inch valt tegen op vlakken als de kleurweergave en helderheid, al is de scherpte wel voldoende. De camera’s schieten weinig indrukwekkende plaatjes en de gebruikte MediaTek-processor kan de software niet altijd bijbenen. Waar de telefoon wel goed mee scoort, is zijn snelle vingerafdrukscanner, ruime opslaggeheugen (32 GB, uitbreidbaar) en verwisselbare accu. Maar het grootste pluspunt van de GM6d is zijn software, waar Google om de hoek komt kijken. De Android-maker zet er de standaard-versie van het besturingssysteem op, verzorgt updates naar Android Oreo en P (dat volgend jaar uitkomt) en stelt drie jaar lang maandelijks een beveiligingsupdate beschikbaar. Zo’n Android One-softwarebeleid, uitgevoerd door Google, vind je in ons land enkel op de GM6d en twee andere oudere General Mobile Android One-telefoons.

©PXimport

General Mobile GM6d

Prijs: €199,-
OS: Android 7.0 Nougat
Scherm: 5 inch (1280 x 720)
Processor: 1,5 Ghz quadcore (MediaTek MT6737T)
RAM: 3 GB
Opslag: 32 GB
Batterij: 3000 mAh
Camera: 13 megapixel (achter), 8 megapixel (voor)
Formaat: 144 x 71,3 x 8,6 mm
Gewicht: 150 gram
6Score60

Huawei P8 Lite (2017)

De Huawei P8 Lite (2017) oogt door zijn behuizing van glas en plastic anders dan de zeven (deels) metalen concurrenten in deze test, en ziet er luxe uit. In de praktijk voelt het toestel echter vrij goedkoop en fragiel aan en zit hij in mum van tijd onder de vingerafdrukken. Het 5,2 inch grote full-hd-beeldscherm komt beter over, net als de snelle vingerafdrukscanner en aanwezigheid van functies als dualsim, nfc en een micro-sd-slot. De HiSilicon-processor is lekker rap en zorgt ervoor dat de P8 Lite (2017) snel in gebruik is, terwijl de 3000mAh-accu zonder zorgen een lange dag meegaat. De camera’s van de telefoon leveren over het algemeen nette plaatjes af, al vormt de belichting (bijvoorbeeld op een zonnige dag) regelmatig problemen als je snel een foto schiet. Huaweis ingrijpende software werkt beter dan een paar jaar geleden, maar komt op bepaalde vlakken nog steeds onlogisch over en levert ongevraagd veel apps en spelletjes mee. Daarnaast geeft de fabrikant niet om beveiligingsupdates: de P8 Lite (2017) heeft op moment van schrijven de februari-update. Of er een Android Oreo-update komt, is nog onbekend.

©PXimport

Huawei P8 Lite (2017)

Prijs: €199,-
OS: Android 7.0 Nougat
Scherm: 5,2 inch (1920 x 1080)
Processor: 2,1 GHz octacore (HiSilicon Kirin 655)
RAM: 3 GB
Opslag: 16 GB
Batterij: 3000 mAh
Camera: 12 megapixel (achter), 8 megapixel (voor)
Formaat: 147,2 x 72,9 x 7,6 mm
Gewicht: 147 gram
7Score70

Conclusie

Wie op zoek is naar een ‘gewoon goede’ smartphone met een prijskaartje van maximaal tweehonderd euro, heeft veel keuze. Modellen als de Samsung Galaxy J3 (2017) en Huawei P8 Lite (2017) zullen het commercieel goed doen, maar blijken allround niet de beste toestellen. De Motorola Moto E4 Plus (beste accuduur) en General Mobile GM6d (beste softwarebeleid) zijn vooral interessant voor een specifieke groep gebruikers, terwijl de Wiko View – vrij succesvol – een vernieuwend type ontwerp en beeldscherm naar het goedkopere smartphonesegment brengt. Nokia maakt met de ‘5’ een goede comeback op de smartphonemarkt en Motorola’s Moto G5 valt op door de scherpe prijs-kwaliteitverhouding, waarbij we die laatste het predicaat Redactietip geven. De smartphone die wat ons betreft het best uit deze test komt en dus het meeste waar biedt voor maximaal 200 euro, is de Wileyfox Swift 2X.

Hieronder vind je de testresultaten terug in een overzichtelijke tabel (.pdf).

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).