Op een gegeven moment heb je honderden ongebruikte bestanden op je Android-smartphone staan en ziet je startscherm eruit als een slagveld doordat je teveel apps hebt geïnstalleerd. Tijd voor een grote schoonmaak! Met dit artikel zorgen we dat je Android-apparaat weer fris en schoon is.

Tip 01: Android opschonen

Eens in de zoveel tijd stuurt Android je een melding dat het ongebruikte of dubbele bestanden op je smartphone kan verwijderen. Je kunt op de melding tikken en bekijken om welke bestanden het precies gaat voordat je ze verwijdert. Wil je zelf een schoonmaakrondje doen, dan ga je naar Instellingen / Opslag. De app Files wordt geopend, hier zie je precies weergegeven hoeveel van je opslagruimte wordt ingenomen. Onderaan zie je zelfs precies wat voor soort bestanden het meeste ruimte opeisen. Tik op Ruimte vrijmaken om het automatische schoonmaakprogramma te starten. Allereerst zie je hoeveel ruimte wordt ingenomen door ongewenste bestanden. Dit zijn logbestanden en tijdelijke bestanden die apps hebben aangemaakt, zoals gebufferde YouTube-video’s en bekeken Instagram-foto’s. Tik op Bevestigen en vrijmaken. Om de specifieke bestanden in te zien, kun je nog even op Ongewenste bestanden zien tikken. Wil je ze meteen verwijderen, dan kies je voor Wissen. Een blauw scherm verschijnt en laat zien wanneer de bestanden allemaal verwijderd zijn.

Files installeren

Tip 02: Bestanden sorteren

De volgende stap is om memes te verwijderen, dit zijn stickers of gif-jes die je wellicht een keer hebt ontvangen in een WhatsApp-bericht. Deze nemen waarschijnlijk maar enkele kilobytes in beslag en kun je zonder problemen verwijderen. Eronder wordt voorgesteld om dubbele bestanden te verwijderen. Hier moet je een beetje oppassen, want het kan zijn dat je bijvoorbeeld afbeeldingen uit oudere apps hebt opgeslagen in je filmrol en die je niet wilt kwijtraken. Tik op Selecteren en vrijmaken en in het volgende scherm selecteer je handmatig de bestanden die je wilt verwijderen. Wil je alle bestanden verwijderen, dan kies je voor Alle items. Bovenin kun je de bestanden sorteren op grootte door op de drie bolletjes te tikken en voor Sorteren op te kiezen. Kies voor Grootte(grootste eerst) of Grootte (kleinste eerst). Sluit af door op Verwijderen te tikken en bevestig de actie.

©PXimport

Tip 03: Andere bestanden

Afhankelijk van de apps die je op je smartphone hebt staan, kun je foto’s en video’s van chat-apps verwijderen. Als je bijvoorbeeld een app als Telegram of WhatsApp hebt, dan downloadt de app elke afbeelding in je chat naar een tijdelijke locatie. Na een paar weken heb je hier honderden afbeeldingen staan. Je kunt deze bestanden met een gerust hart wissen, de foto’s staan nog altijd op de servers van bijvoorbeeld Telegram of WhatsApp opgeslagen. Als je een oude chat opent en naar een afbeelding navigeert, dan wordt de afbeelding weer opnieuw in een tijdelijke map opgeslagen. Wil je een foto permanent bewaren, dan tik je in de app op een foto, druk je op de drie stipjes en kies je bijvoorbeeld voor de optie Opslaan in galerij. In elke app kan deze optie een andere naam hebben.

Andere bestanden die je wellicht van je apparaat kunt verwijderen, zijn downloads. Misschien heb je eens een pdf-bestand geopend en is deze automatisch naar je systeem gekopieerd? Om écht ruimte te besparen, kun je je grootste bestanden weggooien. Android heeft ze al voor je geselecteerd onder Grote bestanden. De meeste bestanden zullen video’s zijn die je met de interne camera hebt genomen. Je ziet boven de video of het bestand meteen hoeveel ruimte het bestand inneemt, op deze manier kun je snel vele MB’s of zelfs GB’s aan ruimte besparen.

©PXimport

Tip 04: Ongebruikte apps

Android laat je ook zien welke apps je de laatste vier weken niet meer hebt gebruikt. Erg handig, want deze apps heb je wellicht niet meer nodig op je systeem. Tik op Selecteren en vrijmaken onder Je niet-gebruikte apps. Selecteer de app door op het bolletje te tikken. De kans is aanwezig dat je hier ook apps vindt die je niet kent. Dit kunnen apps zijn die standaard op je smartphone zijn geïnstalleerd door de fabrikant. Een voorbeeld hiervan is de app Caping op toestellen van Xiaomi. De app is niet te vinden in het standaard app-overzicht van je smartphone, maar komt alleen tevoorschijn als je je ongebruikte apps bekijkt. Bevestig de actie dat je de apps wilt verwijderen.

Tip 05: Cache legen

Nu is het de tijd om per app te bekijken of je nog meer ruimte kunt besparen. Ga terug naar het hoofdscherm en tik bijvoorbeeld op Foto’s en video’s. Je ziet nu alle apps die je voor foto- en videobewerking op je systeem hebt staan. Eronder zie je meteen hoeveel ruimte de app in beslag neemt. Tik erop om te zien waar deze ruimte voor wordt gebruikt. De bovenste waarde, App-grootte, heeft de app nodig om te kunnen functioneren. Het Cachegeheugen wordt gebruikt voor tijdelijke bestanden en kun je wissen door op Cache wissen te tikken. Je ziet dat het cachegeheugen nu meteen op nul wordt gezet. Je kunt ook voor Opslag wissen kiezen, maar dit betekent dat alle informatie van een app wordt verwijderd. Dit kunnen bestanden zijn die je met de app hebt gemaakt, maar ook account-instellingen en dergelijke. Wat er eigenlijk gebeurt, is dat de app nu wordt teruggezet naar de staat die het had toen je hem op je smartphone installeerde. Als je de app opnieuw start, moet je het ook weer systeemtoegang geven om bijvoorbeeld foto’s op je apparaat te mogen inzien of opslaan. Bevestig de actie en de Gebruikersgegevens staan nu ook op nul.

©PXimport

Tip 06: Verborgen bestanden

Wil je geen meldingen over het opschonen van je systeem meer ontvangen, dan tik je in de Files-app linksboven op de drie streepjes en kies je voor Instellingen. Tik op Meldingen en kies welke meldingen je niet meer wilt ontvangen door de schuif uit te zetten. Je kunt hier ook alle zoekopdrachten die in de app hebt gedaan in één keer verwijderen. Wil je dat de app sowieso geen zoekgeschiedenis aanmaakt bij het zoeken naar dingen, dan zet je de schuif achter Zoekgeschiedenis onderbreken aan. Eronder kun je er nog voor kiezen om verborgen bestanden weer te geven. Zet hiervoor de schuif achter Verborgen bestanden weergeven aan. Als je nu teruggaat naar het beginscherm van Files, dan zie je dat er sommige opties zijn bijgekomen die voorheen verborgen waren. Dit kunnen bijvoorbeeld video’s van een yoga- of sport-app zijn of gescande documenten van een app als CamScanner.

Tip 07: Startscherm schoon

Als je alle onnodige items op je smartphone hebt uitgezocht, kun je je startscherm, menu en meldingen gaan opruimen. Heb je teveel apps, dan is het handig om ze in mappen onder te brengen. Tik met je vinger op een app, houd je vinger erop en sleep hem bovenop een andere app. Er wordt nu een map aangemaakt. Druk erop en tik op Naamloze map om de naam te veranderen. Je kunt een app ook van je startscherm verwijderen door het vast te houden en naar boven te slepen. Er verschijnen nu twee opties: Verwijderen en Deïnstalleren. Kies voor Verwijderen om de app alleen van het startscherm te halen. Je kunt de app nog wel bereiken door naar boven te vegen om al je apps in te zien. Om het aantal meldingen te reduceren, ga je naar Instellingen / Apps en meldingen en tik je onderin op Meldingen. Per app kun je nu kiezen of deze meldingen mag weergeven.

©PXimport

Tip 08: Schoonmaak-apps

Er zijn heel wat apps in de Play Store te vinden die je systeem kunnen opruimen. Hier is wel enige voorzichtigheid geboden, want om zo’n app goed te laten werken, heeft het toegang nodig tot heel veel onderdelen van je systeem, inclusief foto’s, bestanden en wellicht chat- en belgegevens. Wat het bedrijf achter zo’n app met jouw data doet, verschilt per bedrijf en in welk land het bedrijf is gevestigd. De bekendste opruim-app Clean Master is bijvoorbeeld gevestigd in China en het is vrijwel onmogelijk na te gaan wat het bedrijf eigenlijk met jouw gegevens doet. Daarnaast kan een opruim-app best veel stroom vreten, we raden je daarom aan om het opruimen van je Android-toestel gewoon met de Files-app of handmatig te doen.

Tip 09: Bestandsmanager

Als je echt smetvrees hebt en tijdelijke mappen van apps wilt verwijderen, dan kun je terecht bij de app Bestandsmanager. Deze vind je in je app-scherm. Als je bovenin op het map-icoontje tikt, zie je alle mappen op je Android-toestel. Hier kun je mappen vinden van apps die je allang hebt verwijderd. Houd je vinger op een map gedrukt en kies voor Verwijder, bevestig de actie en de map is weg. Kijk wel uit dat je geen noodzakelijke mappen verwijdert, anders kan je systeem in de war raken. Je kunt vanuit deze app ook automatisch alle cachebestanden van apps op je systeem verwijderen. Tik op het schoonmaak-icoontje links bovenin en kies voor Opschonen. Alle apps worden standaard geselecteerd, tik op Opschonen om de caches te verwijderen. Onder App-gegevens kun je vervolgens ook nog downloads van bijvoorbeeld Netflix of Spotify verwijderen. Tik op een app en selecteer bijvoorbeeld Downloaded Video of Downloaded songs en tik op Verwijder geselecteerde gegevens.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).