Microsoft Edge is de standaardbrowser van Windows. En daar is helemaal niets mis mee, want dit programma zit boordevol handige functies en andere frivoliteiten. Gebruik bijvoorbeeld (Chrome-)plug-ins, vertaal internationale webpagina’s en synchroniseer browsegegevens met diverse (mobiele) apparaten. Leer aan de hand van slimme tips deze veelzijdige browser beter kennen.

Tip 01: Synchronisatie

Bijna iedereen gebruikt meerdere apparaten. Dat komt mooi uit, want Edge is voor alle gangbare platformen beschikbaar. Naast Windows-systemen werkt deze browser namelijk ook op apparaten met macOS, Linux, iOS en Android. Fijn is dat je browsegegevens met al je computers, tablets en smartphones kunt uitwisselen. Denk aan je wachtwoorden, favoriete websites, openstaande tabbladen, instellingen en de surfgeschiedenis.

Voor de synchronisatie van browsegegevens is het een voorwaarde dat je met een Microsoft-account bij de browser bent aangemeld. Als je bij Windows al met een Microsoft-account bent ingelogd, is dat bij Edge waarschijnlijk ook het geval. Je ziet dat rechtsboven aan de profielafbeelding. Zie je een grijs poppetje? Dan ben je nog niet aangemeld. Klik in dat geval op dit poppetje en typ via Aanmelden je inloggegevens of maak eerst een nieuw profiel aan. Bevestig daarna met Synchroniseren.

Je bepaalt zelf welke gegevens je wel en niet met andere apparaten uitwisselt. Typ in de adresbalk edge://settings/profiles/sync en druk op Enter. Deactiveer de schakelaar achter de onderdelen die je niet wilt synchroniseren.

©PXimport

Tip 02: Snellere browser

Edge bevat diverse opties om gebruikers een snellere browserervaring te bieden. Klik rechtsboven op Instellingen en meer (pictogram met drie puntjes) en navigeer naar Instellingen / Systeem. Activeer de schakelaar achter Opstartboost. Bij deze nieuwe functie start de browser voortaan sneller op. Kort nadat je de computer inschakelt, zet Windows het surfprogramma alvast op de achtergrond klaar. Hierdoor heeft Edge voortaan minder tijd nodig om te laden.

Verder is de optie Bronnengebruik beperken met sluimerstandtabbladen interessant. Hiermee zet Edge inactieve tabs in de slaapstand, zodat ze minder processorkracht en werkgeheugen opeisen. Controleer ten slotte of de optie (mits aanwezig) Hardwareversnelling gebruiken indien beschikbaar is ingeschakeld.

©PXimport

Tip 03: (Voor)leesfunctie

Logischerwijs proberen adverteerders met allerlei opvallende reclame-uitingen de aandacht van bezoekers te trekken. Tijdens het lezen van een online artikel leiden bewegende advertenties en reclamefilmpjes nogal af. Wens jij een rustige webpagina met alleen tekst en beeld? Gebruik dan in Edge de Insluitende lezer. 

Klik hiervoor aan de rechterkant van de adresbalk op het pictogram met de boek en luidspreker. Als alternatief kun je ook op F9 drukken. Je concentreert je nu volledig op de tekst, want alle opsmuk van de website is verdwenen.

Wie nog steeds moeite heeft om zich te concentreren, activeert via Voorkeursinstellingen voor lezen de Regelfocus. Daarmee verschijnt alleen de actieve regel in beeld. Scrol omlaag om naar de volgende regel te gaan. Bij een artikel met moeilijke woorden is de functie Beeldwoordenboek een nuttig hulpje. 

Zodra de muisaanwijzer in een toverstafje verandert, klik je met de linkermuisknop. Er verschijnt vervolgens een afbeelding van het gekozen woord. Wijzig via het onderdeel Tekstvoorkeuren desgewenst de tekengrootte en het lettertype. Geen zin om de volledige tekst te lezen? Klik dan op Hardop voorlezen en leun lekker achterover.

©PXimport

Tip 04: Verticale tabs

Edge-gebruikers verplaatsen openstaande tabbladen eenvoudig naar de zijkant. Met name voor kleine schermen is dat interessant, omdat er zo iets meer ruimte ontstaat om door lange webpagina’s en online documenten te scrollen. Probeer deze nieuwe indeling uit door met de rechtermuisknop op een tabblad te klikken. Kies daarna Inschakelen verticale tabbladen. 

Je kunt hiervoor ook de sneltoets Ctrl+Shift+, (Ctrl+Shift+komma) gebruiken. Er verschijnt nu aan de linkerkant een kolom met alle openstaande websites. Daarnaast kun je ook nieuwe tabs openen. Wil je weer terug naar de oorspronkelijke indeling? Klik met de rechtermuisknop ergens binnen de linkerkolom en kies Uitschakelen verticale tabbladen.

©PXimport

Tip 05: Tabgroepen

Open je tijdens een surfsessie geregeld meerdere tabbladen, dan plaats je diverse openstaande websites eventueel in een groep. Op die manier bundel je tabbladen per onderwerp. Handig wanneer je bijvoorbeeld verschillende prijzen van een mooie vakantiebestemming vergelijkt of informatie over een nieuw product opzoekt. 

Klik met de rechtermuisknop op een tabblad en kies Tabblad toevoegen aan nieuwe groep. Je bedenkt een logische naam, waarna je eventueel een opvallend kleurtje aan de groep toewijst. Gebruik de rechtermuisknop om extra tabbladen aan deze nieuwe groep toe te voegen.

Tip 06: Chrome-plug-ins

Sinds begin 2020 vormt de Chromium-broncode de fundering van Edge. De populaire browser Google Chrome is gebaseerd op dezelfde broncode. Een groot voordeel hiervan is dat je plug-ins van Chrome óók in Edge kunt installeren. Klik op Instellingen en meer / Extensies en activeer linksonder de schakelaar achter Sta extensie van andere winkels toe. Bevestig met Toestaan.

Via de website https://chrome.google.com/webstore heb je nu keuze uit een enorm aanbod. Integreer bijvoorbeeld een chatclient, adblocker of socialmedia-uitbreiding in de browser. Klik op een titel en lees gedetailleerde informatie over de beoogde extensie. Als je besluit om de uitbreiding te installeren, klik je op Toev. aan Chrome / Extensie toevoegen. 

Afhankelijk van de gekozen uitbreiding nestelt de extensie zich ergens in de browser. Vaak is dat aan de rechterkant van de adresbalk. Wil je een plug-in wissen? Typ in de adresbalk edge://extensions en druk op Enter. Klik onder de extensie ten slotte op Verwijderen / Verwijderen.

Lees ook:Dit zijn de beste extensies voor je Edge-browser

©PXimport

Tip 07: Wachtwoordencheck

Edge bevat een wachtwoordmanager, zodat je bij webdiensten en online winkels automatisch kunt inloggen. Handig is dat de browser laat weten wanneer je onveilige inloggegevens gebruikt. Het gaat hierbij om e-mailadressen en wachtwoorden die door een datalek van een webdienst onbedoeld in de openbaarheid zijn gebracht. Dat gebeurde in het verleden bijvoorbeeld bij het zakelijke platform Linkedin en de online opslagdienst Dropbox.

Ga in Edge naar Instellingen en meer / Instellingen / Wachtwoorden en schakel de optie Meldingen weergeven wanneer er wachtwoorden zijn gevonden in een online lek in. Typ vervolgens in de adresbalk edge://settings/passwords/passwordMonitor en druk op Enter. Via Nu scannen ontdek je welke (gelekte) wachtwoorden een veiligheidsrisico vormen. Het advies is om de inloggegevens van deze accounts te wijzigen.

©PXimport

Tip 08: Webopname

Met Edge maak je eenvoudig een screenshot van de volledige webpagina. Handig wanneer je bijvoorbeeld een uitgebreid recept of lang artikel wilt opslaan. Open een webpagina en klik rechtsboven op Instellingen en meer / Webopname. Zodra je op Volledige pagina vastleggen klikt, verschijnt de complete pagina in een nieuw dialoogvenster. 

Je kunt eventueel nog aantekeningen toevoegen. Klik hiervoor op Tekenen. Gebruik het kleine pijltje om de gewenste kleur en penseeldikte te selecteren. Klik als laatste op Opslaan om een jpeg-afbeelding van de webpagina op de computer te bewaren.

Tip 09: Zoekmachine

Vanzelfsprekend gebruik je de adresbalk van Edge om naar websites te surfen. Je kunt met de adresbalk ook rechtstreeks op internet zoeken. Typ maar eens één of meerdere trefwoorden en druk daarna op Enter. Er verschijnt een pagina van Bing met zoekresultaten. Dit is de standaardzoekmachine van Edge, maar misschien zoek je liever met behulp van Google of het privacyvriendelijke DuckDuckGo op internet. Wijzig in dat geval de standaardzoekmachine.

Ga achtereenvolgens naar Instellingen en meer / Instellingen / Privacy, zoeken en services en klik helemaal onderaan de instellingenpagina op Adresbalk en zoeken. Je opent bij Zoekprogramma dat in de adresbalk wordt gebruikt het uitrolmenu via het kleine pijltje, waarna je kiest voor Google of DuckDuckGo.

©PXimport

Tip 10: Websites vertalen

Zodra je een buitenlandse webpagina bezoekt, kan Edge de tekst vertalen naar het Nederlands. Na het openen van een internationaal webartikel verschijnt bovenaan onder de adresbalk vanzelf een vertaalverzoek. Heb je bijvoorbeeld een Engelse website geopend en wil je webinhoud van deze taal in het vervolg automatisch omzetten naar het Nederlands? Vink in dat geval de optie Pagina’s uit Engels altijd vertalen aan en bevestig met Vertalen. Lees voortaan bekende nieuwssites als CNN, BBC en Bild in het Nederlands.

Tip 11: Verzamelingen

Je kunt met Edge verzamelingen aanleggen van specifieke webinhoud en die vervolgens met je smartphone delen. Bundel op die manier voorkennis over jouw droomreis of informatie over een nieuwe keuken. Als je een webpagina wilt opslaan, klik je aan de rechterkant van de adresbalk op Verzamelingen (pictogram met vierkant en plusteken). Kies nu Nieuwe verzameling starten en typ een logische onderwerpnaam. Je klikt als laatste op Huidige pagina toevoegen.

Leg op deze manier zoveel verzamelingen aan als je maar wenst. Verder kun je ook eenvoudig plaatjes toevoegen. Zodra je met de rechtermuisknop op een online afbeelding klikt, navigeer je in het contextmenu naar Toevoegen aan Verzamelingen. Klik tot slot op de naam van de gewenste verzameling.

©PXimport

Tip 12: Werkbalk wijzigen

Pas de werkbalk naar eigen smaak aan, zodat je op ieder moment vlot toegang hebt tot veelgebruikte functies. Klik met de rechtermuisknop op de knop Favorieten of Verzamelingen en kies Werkbalk Aanpassen. Je scrolt vervolgens een stukje omlaag totdat je het onderdeel Werkbalk aanpassen tegenkomt. Maak onder Selecteer de knoppen die u op de werkbalk wilt weergeven een keuze. Je kunt bijvoorbeeld met de schakelaars de knoppen Geschiedenis, Downloads en Delen in de werkbalk tonen, terwijl je opties als Verzamelingen en Extensies juist verbergt. Elke wijziging is meteen te zien.

Verder geef je de werkbalk eventueel een ander kleurtje. Klik bovenaan onder Thema op de gewenste kleurstelling. Overigens zijn er in de Chrome Web Store talloze specifieke thema’s beschikbaar. Die kun je ook in Edge gebruiken! Neem hiervoor maar eens een kijkje op www.tiny.cc/chromethemes.

Tip 13: Gegevens wissen

Soms wil je surfsporen graag uit Edge wissen, bijvoorbeeld wanneer je online speurt naar een cadeau voor je partner of (klein)kinderen. Navigeer achtereenvolgens naar Instellingen en meer / Instellingen / Privacy, zoeken en services en klik achter Browsegegevens nu wissen op Kiezen wat u wilt wissen. Je bepaalt zelf welke onderdelen je verwijdert. Naast Browsegeschiedenis vink je bijvoorbeeld Downloadgeschiedenis en Cookies en andere sitegegevens aan. Bevestig met Nu wissen.

Het is ook mogelijk om na afloop van een surfsessie automatisch gegevens te wissen. Klik hiervoor op Selecteer wat u wilt wissen telkens wanneer u de browser sluit. Activeer de schakelaar achter de gewenste onderdelen, zoals Browsegeschiedenis en Downloadgeschiedenis.

Overigens bevat Edge een privacymodus. Hiermee laat je geen sporen achter. Druk maar eens op de sneltoets Ctrl+Shift+N. Er verschijnt een donker venster waarmee je op internet kunt surfen. Klik je dit venster weg, dan slaat Edge geen browsegegevens over deze sessie op.

©PXimport

Tip 14: Website in taakbalk

Veelbezochte websites geef je een plekje op de taakbalk, zodat je ze voortaan sneller kunt oproepen. Surf eerst naar de gewenste website en klik daarna op Instellingen en meer / Meer hulpprogramma’s / Aan taakbalk vastmaken. Wijzig eventueel de voorgestelde naam, waarna je bevestigt met Vastmaken. Merk op dat het logo van de website in de taakbalk opduikt.

Edge heeft ook wizard om meerdere populaire websites in de taakbalk te integreren. Klik op Instellingen en meer / Meer hulpprogramma’s / Wizard voor vastmaken aan taakbalk starten. Vink de gewenste websites aan en rond via Doorgaan / Doorgaan / Voltooien de wizard af.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).