20 apps en tools voor nog meer productiviteit

1 ShareByLink

Wil je bestanden uitwisselen, dan kan dit via de klassieke weg (als bijlage in een mail), of via een dienst als WeTransfer. ShareByLink maakt het nóg iets eenvoudiger. Je installeert de tool op je computer (Windows, macOS of Linux) en je kunt meteen bestanden delen. Open Verkenner, rechtsklik op een bestand of map en selecteer Share file(s) online with IQ ShareByLink. De geselecteerde bestanden/mappen worden naar de servers van de producent geüpload en er verschijnt een venster met een unieke url, die je zelf kunt mailen/delen. De maximale grootte bedraagt 2 GB. ShareByLink werkt onversleuteld en is dus niet zo geschikt voor privacygevoelige data.

2 Dukto

Wil je bestanden uitwisselen met collega’s die zich binnen hetzelfde netwerk bevinden? Dan blijf je beter binnen het eigen netwerk, dat doe je met Dukto. Je installeert de tool op alle systemen (Windows, macOS of Linux) waarmee je bestanden wilt uitwisselen. Klik in het hoofdvenster van Dukto vervolgens op de beoogde computernaam, waarna je de gewenste bestanden of mappen naar het Dukto-venster versleept. Standaard belanden die op het bureaublad van de ontvanger, maar deze optie is aan te passen.

3 Cryptomator

Vind je het niet zo comfortabel dat je data onversleuteld op de servers van een cloudaanbieder worden opgeslagen? Cryptomator (Windows, macOS, iOS) lost dat probleem voor je op. Met behulp van Cryptomator maak je binnen je favoriete cloudopslagdienst – zoals Google Drive, Dropbox of OneDrive (voor bedrijven) – een aparte map: je digitale kluis. Deze kluis scherm je vervolgens met een goed wachtwoord af en de inhoud wordt met een stevig AES-256 versleuteld. Je kluis komt nu als een virtueel station beschikbaar, althans na het invoeren van het correcte wachtwoord.

4 Supremo

Soms is het niet genoeg bestanden te kunnen uitwisselen, maar wil je je computer even door iemand anders laten overnemen of wil je je eigen pc op afstand kunnen bedienen. Daar bestaan verschillende oplossingen voor, maar weinige zo elegant als het portable Supremo. Via een ID en bijbehorend wachtwoord kan jouw computer overgenomen worden, of neem jij een ander systeem over. Je kunt de software ook zo instellen dat die als een service actief blijft, ook wanneer je niet bij Windows bent aangemeld. Zo kun je vanaf een andere pc je eigen computer overnemen.

5 StepsToReproduce

Wil je niet iemands systeem overnemen, maar wel een handje helpen? Dan verzamel je met StepsToReproduce snel alle nodige feedback in de vorm van een reeks screenshots. Het programma blijkt flexibel; als je daarvoor kiest, voegt het bijvoorbeeld bij het indrukken van de muisknop telkens een nieuwe schermafdruk aan je chronologische collectie toe. De volgorde van de screenshots is via een eenvoudige versleepbeweging nog aan te passen en er staan ook allerlei tools tot je beschikking om te annoteren. Na afloop bewaar je de beelden in een pdf-document of je deelt het resultaat via e-mail of Dropbox.

6 ActivePresenter

Voldoet een tool als StepsToReproduce (tip 5) niet, dan heb je met ActivePresenter veel meer creatieve en interactieve mogelijkheden. Je bepaalt zelf welk schermdeel je precies wilt opnemen en of je daar audio bij wilt, de muiscursor (al dan niet met klikgeluid) wilt zien of zelfs een automatische zoom&pan-functie wilt activeren. Na het vastleggen kom je in het uitgebreide bewerkingsvenster, inclusief een tijdlijn met video- en audiosporen. Het resultaat leg je vast in bijvoorbeeld mp4, flv, avi of mkv.

7 Stream What You Hear

Wil je muziek van je pc naar een ander apparaat in je woning streamen? Dat kan eenvoudig met Stream What You Hear. Meteen na de installatie kun je aan de slag. Als je een audiofragment op je pc beluistert (zoals een YouTube-clip), vind je Stream What You Hear automatisch terug op elk UPnP/DLNA-apparaat dat met je lokale netwerk is verbonden. Na een beperkte buffering kun je dan langs deze weg de audio op je pc beluisteren. Standaard stuurt de tool de audiostream als mp3 (48.000 Hz, 192 Kbit/s) door, maar ook het PCM/L16-formaat is mogelijk. Het programma komt nog met twee extra’s: HTTP live streaming dat de audio van een url afspeelt, en Record What You Hear dat de audio van je lokale pc opneemt en als mp3 opslaat.

8 Veeam Endpoint Backup

Een back-uptool in een lijstje productiviteitstools? Ja, omdat je bij een tool als Veeam Endpoint Backup zo min mogelijk tijd hieraan verspilt. Dankzij de ingebouwde taakplanner stel je alles één keer in en hoef je je daarna niet om je back-ups te bekommeren. De tool zelf adviseert je volledige systeem te laten back-uppen, maar je kunt ook specifieke volumes, mappen of bestanden veiligstellen. Je kunt gegevens selectief terugzetten, maar je systeemback-up naar een ‘naakte’ computer herstellen is ook mogelijk.

9 Efficient Diary

Wie grip wil krijgen op z’n dagelijkse taken en beslommeringen, kan Efficient Diary eens proberen. De interface lijkt wel wat op Outlook. Je teksten kun je mooi opmaken en bij elke dag aangeven wat jouw stemming die dag is. Voor wie zich zorgen maakt over de privacy van zijn persoonlijke dagboek: Efficient Diary kun je met een wachtwoord versleutelen. Een flink aantal functies is alleen beschikbaar in de betaalde versie: zie voor de exacte verschillen de site van de makers.

10 Office Mix

Met recente versies van PowerPoint kun je een diapresentatie als een video bewaren. De plug-in Office Mix bied nog wat meer (interactieve) handigheden. Na de installatie tref je een nieuw tabblad in PowerPoint aan. Van hieruit kun je jezelf dan bijvoorbeeld als een ‘talking head’ toevoegen, zodat je met behulp van microfoon en webcam commentaar kunt geven. Je kunt ook annotaties op je dia’s aanbrengen die tijdens het afspelen verschijnen. Ook het invoegen van screencasts, videoclips en audiofragmenten kan probleemloos.

11 Honeyview

Wil je door een grote hoeveelheid foto’s bladeren? Een snelle fotoviewer is Honeyview. Via een eenvoudige versleepbeweging voeg je een complete fotomap toe, inclusief foto’s uit archiefbestanden. Het programma kan met vijftien fotoformaten overweg, plus een tiental raw-formaten. Met behulp van sneltoetsen navigeer je vlug door je fotocollectie. Je kunt ook een geselecteerde foto snel naar (een zelf te bepalen) map kopiëren, exif-informatie bekijken en foto’s als favoriet markeren. Wat betreft bewerkingsmogelijkheden moet je niet bij dit programma zijn: roteren, schalen, converteren … dat is het dan zo’n beetje.

12 Picosmos Tools

Voor beeldbewerkingen klop je bij Picosmos Tools aan. Wat het programma aan diepgang ontbeert – het is absoluut geen Photoshop – maakt het goed door zijn veelzijdigheid. Het programma heeft negen ‘losse’ modules, voor bijvoorbeeld batchverwerking, bijsnijden, beelden combineren en natuurlijk bewerken. Gelukkig zijn de modules gebruiksvriendelijk en vertonen ze voldoende overeenkomst om snel je weg te vinden. Waar mogelijk laat Picosmos Tools je uit kant-en-klare effecten kiezen (inclusief voorbeeldweergave), die je zelf kunt optimaliseren.

13 RocketCake

Zelfs als je een simpele website wilt maken, moet je zorgen dat die op alle schermformaten mooi toont. Dat is gemakkelijk als RocketCake (Windows en macOS) je bouwtool is. Kies een geschikt sjabloon of start met een lege pagina en versleep de beschikbare objecten naar een passende locatie op de webpagina. Hierbij heb je aardig wat keuze, onder andere knoppen, afbeeldingen, tabellen, fotogalerijen, audio, video en webformulieren. Je past zo’n object geheel naar wens aan. Handig is dat je op elk moment een andere schermweergave kunt oproepen (zoals Apple iPhone of LG Nexus). Het resultaat bewaar je lokaal of upload je via ftp.

14 Gaaiho PDF Reader

Adobe Acrobat Reader is de populairste pdf-reader, maar niet de snelste of flexibelste. Gaaiho PDF Reader is sneller en heeft veel mogelijkheden. Zo kun je allerlei dingen aan je pdf toevoegen, zoals kant-en-klare of zelf gecreëerde stempels met variabelen (zoals datum of tijd), geometrische figuren, memoblaadjes, eigen tekst en kaders, een eigen (getekende) handtekening en doorzoekbaar commentaar. Het is zelfs mogelijk externe documenten en audiofragmenten aan een pdf-document te koppelen of het document met een wachtwoord te beveiligen. Ook het document doormailen of richting Evernote of Dropbox sturen doe je eenvoudigweg vanuit het programma zelf.

15 FocusWriter

Werk je regelmatig langere tijd in je tekstverwerker? Probeer dan FocusWriter eens uit. Het programma werkt schermvullend, zodat je niet wordt afgeleid door andere applicaties. In eerste instantie zie je alleen een lege pagina, pas wanneer je de muisaanwijzer tegen de bovenrand houdt, verschijnt een bescheiden menubalk met wat sobere opmaakmogelijkheden. Tabellen of plaatjes toevoegen is al een brug te ver. Wel is er een spellingchecker aanwezig, ook voor het Nederlands. Om jezelf tot nog meer productiviteit aan te sporen, kun je een ‘dagdoel’ instellen in de vorm van het aantal minuten of woorden dat je tijdens je werksessie wilt bereiken.

16 Motivate clock

Motivate Clock legt ongenadig het tijdsgebruik achter je computer vast. Standaard werkt de tool in een ‘manuele modus’, waarbij je zelf moet aangeven wanneer je aan het werken bent en wanneer niet. Het kan ook geheel automatisch. Je moet dan wel eerst even aanduiden welke applicaties je tot je werksfeer rekent. Met behulp van een plug-in voor onder meer Chrome en Firefox is het ook mogelijk specifieke sites aan deze werklijst toe te voegen. Je kunt dan op elk moment een gedetailleerd overzicht van je tijdsbesteding opvragen.

17 QText

QText overstijgt wat betreft pure tekstverwerking nauwelijks de mogelijkheden van Kladblok. Toch biedt dit programmaatje een paar superhandige voordelen. Om te beginnen biedt het een multitab-interface aan, wat handig is wanneer je notities rond diverse projecten tegelijk wilt bijhouden. Elk tabblad kun je een aangepaste naam meegeven. Daarnaast bewaart het programma geopende documenten automatisch (frequentie in te stellen), waarbij elk tabblad als apart tekstbestand wordt opgeslagen. Nog een functie: elk tabblad laat zich met een afzonderlijk wachtwoord versleutelen. En met een ingebouwde zoekfunctie kun je naar trefwoorden speuren, eventueel in verschillende teksten tegelijk.

18 QTranslate

Wil je vaak een stukje tekst laten vertalen? Gebruik dan QTranslate. Typ of plak de tekst in het hoofdvenster van het programma, kies een vertaaldienst (zoals Google Translate, Bing of Babylon) en laat je tekst vertalen. Een nog snellere manier is om het programmaatje mee te laten starten met Windows. Je hoeft daarna alleen maar de te vertalen tekst te selecteren in je document of op een website, en te drukken op Ctrl+Q. In een pop-up verschijnt direct de vertaling.

19 Stickies

In Windows kun je Plaknotities gebruiken, digitale post-its. Maar die tool is niet erg uitgebreid, het programmaatje Stickies is dan veel flexibeler. Via een sneltoets roep je een leeg, verplaatsbaar venstertje op (een sticky) waarin je dan tekst of plaatjes kwijt kunt of waaraan je zelfs bestanden kunt koppelen. De grootte en het uiterlijk van zo’n sticky bepaal jij, en via sneltoetsen laat je alle stickies snel weer verdwijnen of roep je ze opnieuw op. Uiteraard kun je stickies ook definitief verwijderen. Handig is nog dat je een tijdstip met alarm aan zo’n sticky kunt koppelen. Je notities laten zich bovendien als bijlage in een mail verzenden en je kunt ze zelfs naar andere computers binnen je netwerk versturen. Een ingebouwde beheermodule zorgt ervoor dat je nooit het overzicht over al je stickies verliest.

20 NetSetman

NetSetMan is vooral handig voor wie z’n laptop op veel plekken gebruikt. Deze tool zorgt ervoor dat je niet telkens zelf alle instellingen hoeft te wijzigen om je laptop binnen het juiste netwerk te krijgen, af te stemmen op de juiste printer enzovoort. Je maakt één keer alle nodige profielen aan waarbinnen je de gewenste instellingen zoals IP-adres, printer en systeeminstellingen vastlegt. In het vervolg hoef je alleen nog het juiste profiel aan te klikken.