De zon is belangrijk voor elk huis: in de zomer wil je die zo veel mogelijk buiten houden zodat de temperatuur in huis niet teveel stijgt, en in de winter wil je juist zo veel mogelijk zon binnenhalen zodat je de verwarmingsketel minder nodig hebt. Gelukkig kun je met Home Assistant en enkele sensoren en motoren je huis automatisch op het ritme van de zon laten meedraaien.

01 Home Assistant

In deze workshop gaan we ervan uit dat je Home Assistant in huis hebt draaien. Het maakt niet uit of dat op een Raspberry Pi, een nas, een intel-nuc of een Linux-server is.

©PXimport

02 Motoren

In dit artikel willen we ons huis laten reageren op de zon. Concreet: met allerlei motoren willen we de zon binnenhalen of juist buitensluiten. Die motoren kunnen een zonnescherm aansturen, maar ook gordijnen of rolluiken. De aanpak is hetzelfde, alleen de scenario’s verschillen wat. Zo zul je gordijnen en rolluiken misschien automatisch willen sluiten als het donker wordt ’s avonds, terwijl je een zonnescherm overdag wilt sluiten als het binnen te warm wordt. Wat je ook gebruikt, je voegt de motoren toe in Home Assistant als schakelaars. Verzeker je er eerst van dat je de motoren manueel in de webinterface van Home Assistant kunt aansturen voordat je ze gaat proberen te automatiseren.

©PXimport

03 Rolluiken met RFXtrx

Rolluiken, jaloezieën, rolgordijnen en andere vormen van zonwering, maar ook garagepoorten, vallen in Home Assistant onder de component cover. In de online documentatie van Home Assistant vind je de verschillende ondersteunde apparaten en hoe je ze configureert. Wij gebruiken rolluiken met Somfy RTS-motoren, die we via de RFXCOM RFXtrx433E usb-transceiver draadloos kunnen aansturen. Helaas kan de RFXtrx433E alleen RFY-signalen uitzenden en niet ontvangen, waardoor je de rolluiken niet automatisch kunt toevoegen. Je dient daarom met het programma RFXmngr een ID en Unit Code voor elk van je rolluiken in te stellen. Daarna voeg je je rolluiken in je configuration.yaml toe met als identificatiecode 071a0000[ID][Unit Code].

©PXimport

04 Sensoren

Je kunt nu je zonwering aansturen, maar je wilt dat Home Assistant dat automatisch doet op basis van sensoren. Dat kan op allerlei manieren, zoals op basis van de lichtsterkte of uv-sterkte buiten, maar het meest logisch is gewoon op basis van de binnentemperatuur, eventueel in combinatie met de buitentemperatuur. Een goedkope draadloze temperatuursensor (die je al voor een tientje vindt in een uitvoering met 433MHz-radiozender) is dus voldoende. Voeg een of meerdere sensoren toe, zet ze op de plaats waar je de temperatuur wilt meten en verzeker je ervan dat je in de webinterface van Home Assistant de temperatuur te zien krijgt. Heb je geen sensoren? Dan kun je ook werken met de virtuele sensor van Dark Sky die de buitentemperatuur teruggeeft.

©PXimport

05 De stand van de zon

Standaard voegt Home Assistant aan zijn configuratie al de component Sun toe, waarmee je de positie van de zon kunt opvragen, evenals de volgende zonsopgang en zonsondergang. Dat vereist wel dat je in je configuration.yaml de juiste coördinaten van je locatie ingevuld hebt. In het menu Ontwikkelaarstools / Toestanden krijg je alle attributen van de component te zien als je zoekt op de naam sun.sun. In de online documentatie zie je dat je op twee gebeurtenissen van de component kunt reageren in je automatiseringsregels: sunrise (zonsopgang) en sunset (zonsondergang).

©PXimport

06 Automatiseringsbewerker

Nu is alles al klaar om een eerste automatiseringsregel te maken, die elke avond een halfuur na zonsondergang automatisch je rolluiken of gordijnen omlaag sluit. Dat kun je in het bestand automations.yaml doen door de juiste yaml-code in te typen, zoals in de masterclass Home Assistant uitgelegd staat, maar hier tonen we je hoe je het op een grafische manier doet met de automatiseringsbewerker. Die open je in het menu Instellingen / Automatisering, waarna je rechtsonder op het plusteken klikt om een nieuwe automatiseringsregel aan te maken.

©PXimport

07 Na zonsondergang

Geef je automatiseringsregel eerst een naam. Dat is belangrijk om later in een hele lijst regels degene terug te vinden die je nodig hebt. Daarna zie je drie onderdelen: triggers, voorwaarden en acties. Kies bij Trigger-type voor Zon, selecteer daar bij Gebeurtenis Zonsondergang en vul bij Offset de vertraging in om de regel te activeren, zoals +00:30:00 als dit een halfuur na zonsondergang moet gebeuren. Een voorwaarde hebben we hier niet nodig (maar zie het kader ‘Sluit jezelf niet buiten’ als je een zekerheid wilt inbouwen).

©PXimport

Sluit jezelf niet buiten

©PXimport

08 Rolluiken automatisch omlaag

Dan komen we tot slot bij de acties. Kies daar als Type actie voor Service aanroepen en als Service voor cover.close_cover. Bij Service data dien je alle ID’s van je rolluiken door te geven in de vorm van een json-lijst. We hebben in ons geval eerder al groepen aangemaakt voor de rolluiken boven en beneden, zodat we ze hier niet allemaal hoeven in te voeren. Zo ziet de lijst er in ons geval als volgt uit:

{

"entity_id": [

"cover.boven",

"cover.voor_links",

"cover.voor_rechts",

"cover.zijraam",

"cover.keukenraam"

]

}

Druk daarna op Opslaan rechtsonder. Vanaf nu gaan je rolluiken (of een deel ervan) automatisch omlaag na zonsondergang.

©PXimport

09 De schemering

Wie dat wil, kan de trigger nog verfijnen. Zoals we het nu hebben ingesteld, gaan de rolluiken immers elke keer een halfuur na zonsondergang omlaag, maar niet in elk seizoen is het een halfuur na zonsondergang even donker: de duur van de schemering varieert per seizoen. Wil je daar meer over weten, lees dan de Wikipedia-pagina over schemering (of in de Engelse Wikipedia over twilight) eens. Om je automatiseringsregel te triggeren wanneer de zon vier graden onder de horizon is, kies je als Trigger-type voor Numerieke staat, vul je bij Onder de waarde -4 in en als Waardesjabloon{{ state.attributes.elevation }}. Overigens konden we dit laatste door een bug niet invullen: vul in dat geval op de juiste plaats in automations.yaml de regel value_template: '{{ state.attributes.elevation }}' in.

©PXimport

10 Te warm

Dan is het nu tijd om eens te kijken hoe we de zon in de zomer buiten kunnen houden. Heb je een groot raam op het zuiden, dan komt er in de zomer zo veel warmte binnen dat de temperatuur in huis weleens te hoog kan oplopen. Helaas kunnen we geen kant-en-klare oplossing aanbieden die voor iedereen werkt. Elk huis is immers anders en er komt heel wat experimenteren bij kijken om een automatiseringsregel op te stellen die in jouw huis goed werkt. Maar sowieso dien je een temperatuursensor te plaatsen in de ruimte die niet te warm mag worden.

©PXimport

11 In de zomer

We maken eerst een sensor aan die ons zegt welk seizoen het is. Voeg daarom aan configuration.yaml de volgende twee regels toe:

sensor:

- platform: season

Herstart daarna Home Assistant en maak een nieuwe automatiseringsregel aan. Kies bij Trigger-type voor Numerieke staat en kies de gewenste temperatuursensor uit de lijst met entiteiten. Vul dan bij Boven je drempelwaarde in, bijvoorbeeld 22. Klik daaronder op Voorwaarde toevoegen, laat het type voorwaarde op Staat staan en kies als entiteit sensor.season. Vul bij Staat de waarde summer in. Zo wordt onze actie alleen in de zomer uitgevoerd wanneer het warmer dan 22 graden wordt. In de andere seizoenen vinden we die temperatuur niet erg!

©PXimport

12 Zonnescherm openen

In de actie kies je bij Type actie weer voor Service aanroepen en bij Service voor de juiste actie. Wij gebruiken de rolluiken op het zuiden en oosten als zonwering, dus we kiezen hier weer cover.close_cover. Als het bij jou om een zonnescherm gaat, dan gebruik je cover.open_cover. En met cover.set_cover_position is het mogelijk om een exacte positie aan te geven. Welke service je ook kiest, bij Service data vul je de lijst met ID’s van je zonwering in, zoals in stap 8, maar dan deze keer wellicht alleen die aan je zuidkant en eventueel het oosten.

©PXimport

13 Verfijningen

We hebben nu op basis van één sensor en één extra voorwaarde meerdere zonneschermen geopend. Uiteraard kun je dit verfijnen. Zo kun je per kamer op basis van de temperatuur in die kamer beslissen of je het zonnescherm in die kamer opent of het rolluik sluit. Elke kamer krijgt dan zijn eigen automatiseringsregel. En je zou ook complexere voorwaarden kunnen toevoegen. Zo zou je bijvoorbeeld met de Dark Sky-sensor kunnen kijken wat de verwachte buitentemperatuur is en je zonnescherm niet openen als die verwachte temperatuur onder een specifiek drempelwaarde ligt omdat het huis dan toch niet zoveel zal opwarmen. Experimenteer hier maar mee!

©PXimport

Dark Sky

©PXimport

14 Invallende zonnestralen

Op een ander moment in het jaar willen we juist wel dat de temperatuur in huis oploopt: in de winter. Als je veel raamoppervlakte op het zuiden en/of oosten hebt, dan kan je huis op een zonnige winterdag alleen al door de invallende zonnestralen flink opwarmen. Zo hoef je zelf minder te verwarmen. Het is dan zaak om zo vroeg mogelijk je gordijnen en/of rolluiken te openen (ook als je aan het uitslapen bent in het weekend), maar alleen als het buiten effectief zonnig is. Voor die laatste voorwaarde kunnen we naar de waarde van de Dark Sky-component kijken of een buitensensor uitlezen die de lichtsterkte meet.

©PXimport

15 Temperatuurstijging

Een andere aanpak is dat we de rolluiken openen wanneer in de winter ’s ochtends de temperatuur oploopt. Daarvoor kunnen we een trend-sensor maken, bijvoorbeeld:

binary_sensor:

- platform: trend

sensors:

buitentemperatuur_stijgend:

entity_id: sensor.buitentemperatuur

sample_duration: 7200

min_gradient: 0.0003

device_class: heat

Deze sensor verzamelt gegevens over de laatste twee uur (7200 seconden) en wordt ingeschakeld wanneer de temperatuur minstens 1 graad per uur (1/3600 is afgerond 0,0003) stijgt.

©PXimport

16 Al omhoog gedaan?

We moeten ook nog vermijden dat onze automatiseringsregel meerdere keren geactiveerd wordt als de temperatuur stijgt, daalt, stijgt, daalt enzovoort. We definiëren daarom een booleaanse invoerwaarde in configuration.yaml, die aangeeft of de rolluiken al door de regel omhoog zijn gedaan:

input_boolean:

rolluiken_omhoog:

Zo’n booleaanse invoerwaarde laat de gebruiker toe om in de webinterface een schakelaar aan of uit te zetten waarop automatiseringsregels kunnen reageren. Wij laten de automatiseringsregels ook de waarde zelf instellen.

©PXimport

17 Lang opwarmen

Dan hebben we nu alles klaarstaan om onze automatiseringsregel aan te maken. Kies bij Trigger-type voor Staat en als entiteit de trend-sensor die je in stap 15 aangemaakt hebt. Bij Naar vul je on in en bij Voor vul je 00:30 in. Met dat laatste zeggen we dat we de regel pas activeren als de temperatuur een halfuur lang zonder onderbreking aan het stijgen is. Klik daarna op Voorwaarde toevoegen en voeg de voorwaarde toe dat input_boolean.rolluiken_omhoog gelijk aan off moet zijn. Voeg daarna nog een voorwaarde toe: dat sensor.season gelijk aan winter moet zijn. In de andere seizoenen hebben we die passieve zonnewarmte immers niet nodig.

©PXimport

18 Rolluiken omhoog

Maak nu een actie aan om de gewenste rolluiken te openen. Dat werkt hetzelfde als in stap 8, maar dan met als service cover.open_cover. Klik daarna op Actie toevoegen voor een tweede actie. Kies als service input_boolean.turn_on en vul bij Service data het volgende in:

{

"entity_id": "input_boolean.rolluiken_omhoog"

}

Zo schakelen we de booleaanse invoerwaarde in na het openen van de rolluiken in deze automatiseringsregel. Daarmee is de regel klaar en kun je hem opslaan.

19 Vanaf zonsopgang

Dan rest ons nog één taak: aan het begin van de dag moeten we de booleaanse invoerwaarde terug op off zetten, zodat onze automatiseringsregel de rolluiken de volgende dag weer omhoog kan doen. Creëer daarom een nieuwe automatiseringsregel met als trigger-type Zon en gebeurtenis Zonsopkomst. Vul bij de actie als service input_boolean.turn_off in en bij Service data:

{

"entity_id": "input_boolean.rolluiken_omhoog"

}

Voor de volledigheid moet je nog een extra automatiseringsregel aanmaken die bij zonsondergang de booleaanse invoerwaarde inschakelt. Dat zorgt er namelijk voor dat de automatiseringsregel niet ’s nachts probeert je rolluiken omhoog te doen (in het zeldzame geval dat de temperatuur de hele dag niet is toegenomen en ’s avonds/’s nachts wel toeneemt).

We gaan er hier overigens vanuit dat je de rolluiken ’s avonds niet-geautomatiseerd sluit.

©PXimport

20 En verder

In dit artikel hebben we allerlei zaken geautomatiseerd met je zonnescherm, gordijnen of rolluiken. Dit is maar één voorbeeld van hoe je dit doet, en je kunt al deze automatiseringsregels nog heel wat verfijnen en aan je specifieke situatie aanpassen. Wil je serieus aan de slag met het automatiseren van je huis, bekijk dan zeker de documentatie van Home Assistant, in het bijzonder die van de talloze componenten. Zo kun je ook allerlei voorwaarden in je automatiseringsregels toevoegen die afhangen van je aanwezigheid in huis of van je agenda (is het een werkdag of niet?), en kun je extra booleaanse invoerwaardes creëren waarmee je in de webinterface van Home Assistant de mogelijkheid aanbiedt om specifieke automatiseringsregels in of uit te schakelen.

©CIDimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).