Een website bouwen in WordPress is tegenwoordig een fluitje van een cent. Heb je een mooie homepage gemaakt en een aantal leuke artikelen geschreven, dan is het tijd om na te denken over hoe potentiële bezoekers jouw website gaan vinden. Een handig hulpmiddel daarbij is de gratis Yoast SEO-plug-in, waarmee je je website hoger op Google kunt krijgen.

Yoast SEO is de bekendste SEO-plug-in voor WordPress-websites. Met meer dan vijf miljoen actieve installaties staat Yoast al jarenlang in de lijstjes met meestgebruikte plug-ins. Het doel: SEO voor iedereen, door middel van een gratis plug-in waarin de basis van zoekmachineoptimalisatie is geïntegreerd. 

Echte SEO-kennis heb je niet nodig om Yoast te gebruiken, maar om alles uit de plug-in te halen, en om te voorkomen dat je alleen maar checklists aan het volgen bent zonder te weten wat je doet, is het handig om te begrijpen hoe de tool werkt.

Downloaden en installeren

Yoast SEO is een gratis plug-in die je binnen je WordPress-installatie simpel kunt installeren. Klik binnen je admin-venster in WordPress in de linkerzijbalk op Plugins, en klik bovenaan op Nieuwe plugin. Typ Yoast SEO in het zoekveld en klik bij de juiste plug-in op Installeren.

Er zijn veel andere plug-ins met Yoast in de naam, dus zorg dat je de officiële Yoast SEO-plug-in installeert. Na installatie klik je op Activeren om de plug-in actief te maken. Als je dat hebt gedaan, vind je hem terug in je lijst met plug-ins, en zie je in de linkerbalk van je WordPress-installatie een kopje SEO staan. De plug-in is nu actief, en je bent klaar om te beginnen.

©PXimport

Basisinstellingen

Het eerste wat we doen, is door de basisinstellingen lopen. Klikken op de plug-in in de zijbalk stuurt je naar het menu Algemeen, waar een aantal standaardnotificaties staat dat je weg kunt halen door op het oogje te klikken. Onder het tabje Functies vind je een lijst met schuifjes die je naar wens aan en uit kunt zetten; standaard staan alleen de Premium-functies en het verzamelen van gebruikersdata uit. Voor nu laten we de schuifjes staan waar ze staan.

Onder Integratie kun je eventuele SEO-tools die je al gebruikt koppelen om de gegevens over beide platformen te gebruiken, en onder Webmaster Tools kun je je Google Search Console-account aan Yoast koppelen. Dat is zeker het overwegen waard, maar nu laten we de velden even leeg.

©PXimport

Zoekweergave

Het belangrijkste instellingenmenu is de Zoekweergave. Onder het tabje Algemeen krijg je meteen enkele keuzes voor je kiezen. Zo selecteer je het scheidingsteken in de titel van je pagina (het teken tussen de paginatitel en je websitetitel). Welk teken je kiest is een puur esthetische keuze, het gaat geen verschil in positie opleveren. De meeste websites kiezen voor een liggend streepje, een gedachtestreepje of een sluisteken.

Afhankelijk van de instellingen van je website kun je hier ook je homepaginatitel en de titel van je berichtenpagina aanpassen, al kun je dat ook op de betreffende pagina zelf doen.

Daaronder vind je de instellingen voor de Knowledge Graph, een extra blokje dat zoekmachines, voornamelijk Google, op de resultatenpagina kunnen tonen en waar onder andere bedrijfsgegevens in kunnen staan. De basis voor die Knowledge Graph, dus de naam en een logo-afbeelding, lever jij aan; de rest zal Google uiteindelijk zelf toevoegen.

©PXimport

Yoast en Joost

Yoast is een tool die wordt ontwikkeld door een team specialisten en programmeurs onder leiding van de Nederlander Joost de Valk: de uitspraak van de plug-in is een verengelsing van zijn voornaam. Yoast SEO bestaat sinds 2010, en is uitgegroeid tot een van de meest uitgebreide en vaakst gedownloade SEO-plug-ins voor WordPress. 

Na Yoast zijn er meer ontwikkelaars geweest die een all-in-one-oplossing voor WordPress-SEO hebben gebouwd. Allemaal werken ze op dezelfde manier: kies een goede focus keyphrase en optimaliseer je artikelen en pagina’s eromheen.

Contenttypes

Het tabje Contenttypes is zeer de moeite waard om even te bekijken. Zorg ervoor dat het schuifje bij Toon Berichten in zoekresultaten? aangevinkt staat. Staat het schuifje op Uit, dan krijgen je pagina’s een noindex-tag mee, waardoor zoekmachines ze links laten liggen, iets wat we natuurlijk juist niet willen.

Verder naar beneden kun je de basisopmaak van je paginatitels en de metadescriptions aanpassen en standaardiseren. Door middel van variabelen als Titel (de titel van de pagina zoals je die bij het maken ervan hebt ingevuld), Primary category (de hoofdcategorie) en je Separator en Site title kun je de paginatitel opbouwen, waarop alle titels worden gebaseerd. Denk er hierbij aan dat deze combinatie standaard achter je artikeltitel wordt geplakt, en dat je dus behoorlijk lange paginatitels kunt krijgen.

Nog verder naar onderen vind je de instellingen voor Schema, een manier om gestructureerde gegevens aan je pagina of artikel te koppelen die makkelijk door zoekmachines uit te lezen zijn en op die manier tot ‘featured snippets or rich snippets’ kunnen leiden, als een soort uitgelichte posities. Daar weer onder kun je door dezelfde instellingen lopen voor pagina’s en menu’s.

De laatste paar tabjes in het Zoekweergavemenu kunnen we wat sneller behandelen: de instellingen staan zoals Yoast SEO ze aanraadt, en het heeft in veel gevallen weinig nut om er heel veel in te veranderen. Wel loont het de moeite de Engelstalige termen onder Taxonomieën en Archieven even te vertalen.

SEO bij artikelen

Nu je de basisinstellingen bent doorgelopen, kunnen we Yoast gaan gebruiken waar de plug-in voor is bedoeld: het optimaliseren van de content op je website. Om dat te kunnen doen heeft de plug-in zichzelf genesteld onder de artikel- of pagina-editor. In ons geval maken we een nieuw artikel aan, maar een bestaand artikel of een pagina optimaliseren werkt op dezelfde manier.

Klik op Berichten / Nieuw bericht om een leeg artikel aan te maken. Afhankelijk van de editor die je gebruikt, zie je nu een leeg tekstveld (bij de klassieke editor) of de mogelijkheid een blok toe te voegen (bij de Gutenberg-editor). Schrijf of plak de tekst van een artikel op de juiste plek.

Onder de editor zie je nu een verzameling velden onder de noemer Yoast SEO staan. Het kan zijn dat je even moet zoeken, vooral als je veel andere plug-ins hebt geïnstalleerd die zichzelf op dezelfde plek hebben neergezet. Bovenaan de plug-in zie je vier tabjes: SEO, Leesbaarheid, Schema en Sociaal. Wij gaan ons bezighouden met de eerste twee.

©PXimport

Focus keyphrase

Het eerste wat je invult is de Focus keyphrase; het focustrefwoord (of tref-zin). De focus keyphrase is de basis van je optimalisatieproces, de kapstok waaraan je de rest van je optimalisaties ophangt. Het loont dus om hier goed over na te denken. Houd in je achterhoofd dat de focus keyphrase het trefwoord (of een combinatie van trefwoorden) is waarop je het liefst gevonden wil worden. Kies voor een specifieke keyphrase, maar niet té specifiek.

Een goede focus keyphrase voor eenrecept voor appeltaart kan zijn: Zelfgebakken appeltaart recept, een goede keyphrase voor het artikel dat je nu leest zou website hoger op Google kunnen zijn. Hoe algemener de keyphrase, des te makkelijker de optimalisaties worden, maar des te groter de concurrentie op de keyphrase zal zijn; andersom geldt dat hoe specifieker je keyphrase is, des te lastiger de optimalisatie wordt, en des te lager het zoekvolume, maar de kans op een hoge positie binnen de zoekmachine op jouw specifieke keyphrase wordt groter. Doorgaans geldt: hoe groter je website, en hoe meer bezoekers, des te algemener je keyphrases kunnen worden.

Bedenk wel dat Google en andere zoekmachines geen nota nemen van de focus keyphrase: het bestaat puur en alleen om het voor jou makkelijker te maken je pagina of artikel te optimaliseren voor een bepaalde verzameling keywords.

©PXimport

Zoekvoorbeeld

Zodra je een focus keyphrase hebt ingevuld, zie je het rode bolletje bovenaan de plug-in in het SEO-tabje veranderen in een al dan niet vrolijke smiley - wat dat betekent leggen we zo uit. Eerst gaan we terug naar de basis, en wel naar de paginatitel en de metadescription. Op basis van de titel die je je artikel hebt gegeven en de instellingen die we eerder hebben doorgenomen, maakt Yoast nu een paginatitel. Die kun je handmatig aanpassen; heb je eerder aangegeven dat je een scheidingsteken en je websitenaam achter elke pagina wil tonen, dan pas je alleen de titel aan door het paarse blokje weg te halen met backspace en je nieuwe titel in te tikken. 

Handig om te onthouden: dit verandert niet de titel van je artikel zoals die op de website te zien is. Daar kun je dus een beetje mee spelen.

Onder Slug, het laatste deel van de url, wordt standaard de artikeltitel zonder speciale tekens en met koppeltekens in plaats van spaties getoond. Ook dit kun je zelf nog aanpassen. Vul tot slot nog een metadescription in: Google toont standaard tot maximaal 160 tekens, dus houd daar rekening mee. Boven de invulvelden zie je een voorbeeld verschijnen.

©PXimport

Meer instellingen

Scrol iets verder naar onder, en je vindt nog een aantal andere instellingen. Zo kun je onder het kopje Cornerstone content aangeven dat je artikel een paraplu is waaronder ook andere artikelen vallen, en daardoor een van je belangrijkste pagina’s is. Onder Geavanceerd kun je ervoor kiezen om deze pagina niet te laten indexeren, bijvoorbeeld voor bevestigingspagina’s.

Je kunt ook aangeven of zoekmachines de links op deze pagina moeten volgen. Dit kun je uitzetten als je naar websites linkt waarvan je niet honderd procent kan garanderen dat de inhoud helemaal koosjer is. Verder kun je nog een canonieke url invoeren, waarmee je aan zoekmachines aangeeft dat een andere pagina het origineel is, en een deel van de content hetzelfde is.

SEO-analyse

Tijd voor de echte optimalisaties. Open hiervoor de dropdown SEO-analyse. Hier zie je weer de smiley die je eerder bovenaan al had gezien: een rode die aangeeft dat er veel mis is met je pagina, een oranje als indicatie dat er nog verbeterpunten zijn, of een groene, die laat zien dat het wel snor zit.

Open de dropdown, en je ziet een aantal punten waarop je een groen, geel of rood bolletje kunt scoren. Zorg dat je zoveel mogelijk rode en gele bolletjes in groen verandert. Laat je focus keyphrase terugkomen in de titel, intro, tussenkoppen en slug, zorg voor minstens één afbeelding met je focus keyphrase in de alt-tekst en link naar artikelen op je website, of elders op internet. Hoe meer groene bolletjes, hoe beter - al moet je je er ook weer niet blind op staren.

©PXimport

Leesbaarheid

Heb je je artikel zoveel mogelijk geoptimaliseerd? Dan kun je iets verder gaan denken. Boven de invulvelden (we zitten nog steeds onder het artikel) zie je het kopje Leesbaarheid. Als je de SEO-analyse al hebt gebruikt, zie je meteen wat je moet doen: verander zoveel mogelijk rode bolletjes in groene bolletjes. 

Leesbaarheid wordt gemeten aan de hand van een bestaande tool, Flesch Reading Ease, en verder op basis van de lengte van je zinnen, het gebruik van de bedrijvende vorm ten opzichte van de lijdende vorm en het gebruik van signaalwoorden. Ook hier geldt: de bolletjes zijn niet heilig, maar gebruik ze als leidraad.

©PXimport

Google versus de rest

In dit artikel, en andere artikelen over hetzelfde onderwerp, gebruiken we soms Google als synoniem voor zoekmachine. Dat is natuurlijk niet helemaal eerlijk: Bing, maar ook DuckDuckGo, Startpage, en nog een hele batterij andere websites bieden eenzelfde dienst.

Dat gezegd hebbende: niet alleen wordt Google door 80 procent van de desktopgebruikers en 90 procent van de mobiele gebruikers gebruikt om het internet af te struinen, ook verschillen de algoritmes die de andere zoekmachines gebruiken niet zo heel veel van die van Google, met grotendeels dezelfde resultaten als gevolg.

Yoast.com

Nu je de basisinstellingen van je pagina goed hebt staan en je artikelen hebt geoptimaliseerd, zitten je belangrijkste taken erop. Nog een tip, houd ook eens de site van Yoast.com in de gaten. Daar vind je talloze blogs met tips om nog meer uit je website te halen, en een flink aantal online SEO-cursussen. Dat gaat beduidend breder dan het gebruik van de Yoast-plug-in zelf, maar als je het interessante kost vindt, is het zeker de moeite waard.

©PXimport

Niets is heilig

Als er een ding is waar SEO-experts het over eens zijn, dan is het wel dat niets heilig is. Natuurlijk zijn er basisprincipes als het intern linken van je pagina’s, het toevoegen van afbeeldingen en het juist formuleren van een metadescription, maar zelfs dat betekent niet dat je daar niet best eens vanaf mag wijken. Sommige artikelen of pagina’s vragen nu eenmaal om een aparte behandeling.

Hoe gebruiksvriendelijk Yoast en andere SEO-plug-ins ook mogen zijn, en hoe fijn het is om een checklist af te werken bij het optimaliseren van je content, blijf vooral zelf ook nadenken. Is je artikel na 270 woorden wel af? Accepteer dan het gele bolletje, en voeg niet nog drie extra, nutteloze zinnen toe. Kun je geen goede bronnen vinden om naar te linken? Helaas, pindakaas, volgende keer beter. Yoast, samen met alle andere plug-ins en tools, is een leidraad, geen eisenpakket.

Andersom geldt hetzelfde: zelfs artikelen met louter groene bolletjes bieden geen garantie om hoog op de zoekresultatenpagina’s te verschijnen. Maar de kans dát het gebeurt, is na een grondige optimalisatieronde wel een stuk groter.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).