Als je op verschillende plekken werkt, is het soms lastig om je optimaal te concentreren. Zo heb je thuis wellicht te maken met naburige klussers, spelende kinderen of onverwachte bezoekers. Gelukkig zijn er diverse gadgets waarmee je je beter kunt concentreren. We kijken ook hoe je je (tijdelijke) werkplek zo comfortabel mogelijk in kunt richten.

6x Geconcentreerd werken

Logitech Zone Vibe 100

Met deze luxe headset sla je twee vliegen in één klap. Je dempt hiermee storende achtergrondgeluiden, terwijl je overlegt met collega’s of klanten. De ruime schelpen vallen volledig over je oren, zodat je jezelf helemaal van een (luidruchtige) omgeving kunt afsluiten. Klaar met vergaderen? Klap de microfoon dan in en gebruik de Logitech Zone Vibe 100 als volwaardige draadloze hoofdtelefoon. Dankzij de zachte oorkussens van traagschuim en lange accuduur van maximaal twintig uur leent deze bluetooth-headset zich prima voor lange werkdagen. Verkrijgbaar in de kleuren wit, donkergrijs en roze.

Je checkt 'm hier

Sony WH-XB910N

Sony voorziet zijn draadloze koptelefoons van een uitstekende actieve ruisonderdrukking-functie, en dat is bij deze over-ear-hoofdtelefoon eveneens het geval. Gevoelige meetmicrofoons registreren het omgevingsgeluid, waarna een chip een antigeluid genereert. Een borende buurman, spelende kinderen of een feestje in de buurt? Daar heb je met de WH-XB910N geen last van. Je hoort namelijk alleen je favoriete muziek. Overige speerpunten zijn de respectabele accuduur tot maar liefst dertig uur en de geïntegreerde headset. Staar jezelf overigens niet blind op de stevige adviesprijs van 200 euro, want de meeste (web)winkels rekenen een lager tarief. Je kunt kiezen tussen een zwarte of blauwe uitvoering.

De beste prijs vind je hier

Edifier R1280DB

Pc-speakers overstemmen hinderlijke omgevingsgeluiden, zodat jij je beter kunt focussen. Bovendien klinken ze over het algemeen een stuk beter dan geïntegreerde luidsprekers van monitors en laptops. Met de Edifier R1280DB luister je naar audiobestanden of Spotify-afspeellijsten in een hoge geluidskwaliteit. Je sluit deze stereoset rechtstreeks op je pc of laptop aan. Als alternatief kun je ook muziek via bluetooth vanaf een smartphone streamen. Elke speaker bevat een tweeter en woofer, waardoor zowel hoge als lage tonen duidelijk hoorbaar zijn. Edifier levert een compacte afstandsbediening mee om onder meer de ingangsbron en het volumeniveau aan te kunnen passen.

Je vindt 'm hier

LSC Smart Connect videodeurbel

Wie in een stedelijk gebied thuiswerkt, krijgt vermoedelijk geregeld mensen aan de deur. Denk bijvoorbeeld aan pakketbezorgers of collectanten. Voorkom dat je uit je werkritme raakt en bekijk met deze goedkope videodeurbel op afstand wie er voor de deur staat. Aan jou de keuze of je wel of niet opendoet. Je gebruikt hiervoor een app op je smartphone. De LSC Smart Connect videodeurbel toont bezoekers in Full-HD-kwaliteit. De behuizing heeft een accu, zodat je hem niet aan de bestaande bedrading hoeft te koppelen. Tijdens de configuratie verbind je dit apparaat met wifi.

Koop 'm hier

Yeelight V1

Werk je vaak ‘s avonds of begin je juist graag vroeg? Zorg dan op elk moment van de dag voor prettige verlichting en voorkom vermoeide ogen! De Yeelight V1 helpt je daarbij. Aan de hand van de lichtsensor stemt deze lamp zelf de kleurtemperatuur af op het aanwezige omgevingslicht. Uiteraard is het ook mogelijk om de V1 handmatig te bedienen. Hiervoor gebruik je het bedieningspaneel of je installeert de Yeelight-app op een smartphone. Deze bureaulamp is beschikbaar met een tafelbladklem óf ronde voet; let dus op welke versie je aanschaft.

Check hier

Inventum AC901

Warme dagen staan een hoge productiviteit vaak in de weg. Heb je snel last van de hitte, dan is een airco een nuttige investering. Dit exemplaar van Inventum heeft een adviesprijs van 349 euro, maar de meeste verkoopadressen hanteren een lager tarief. Met een koelvermogen van 9000 BTU voorzie je een kamer van maximaal tachtig kubieke meter van een fris briesje. Een pluspunt is het relatief lage geluidsniveau van ongeveer 64 decibel. Deze airco (verkrijgbaar in zwart of wit) voert de warme lucht via een slang naar buiten; de fabrikant levert hiervoor een raamafdichtingskit mee.

Check de beste deal

3x Verstelbare monitors

Philips 275E2FAE/00

Van deze bijna randloze pc-monitor kun je de hoogte eenvoudig aanpassen, waardoor je comfortabel en ergonomisch verantwoord kunt werken. Het 27inch-scherm heeft een hoge resolutie van 2560 × 1440 pixels, en dat maakt deze Philips-telg ook geschikt voor beeldbewerkers en gamers. Via de zogeheten LowBlue-modus verminder je desgewenst het blauwe licht; dat is minder vermoeiend voor de ogen. Deze monitor kun je op verschillende manieren met een pc of laptop verbinden, namelijk via 2× HDMI en DisplayPort.

Schef 'm aan bij Bol.com

Philips 498P9/00

Wil je meerdere verstelbare monitors kopen, zodat je goed kunt multitasken? Misschien is één groot scherm dan een interessante optie. De Philips 498P9/00 heeft een 32:9-beeldverhouding en een diagonaal van 49 inch! Ondanks dit indrukwekkende formaat kun je de hoogte naar eigen wens aanpassen. Het is vanwege VESA-ondersteuning ook mogelijk om het scherm aan een geschikte monitorarm te bevestigen. Houd hierbij wel rekening met het relatief hoge gewicht. Verder is de aanwezige kvm-switch een handige optie; hiermee schakel je vliegensvlug tussen twee verschillende pc’s. Deze monitor ondersteunt een maximale resolutie van 5120 × 1440 pixels.

Koop via Kieskeurig

Samsung S60UA (24A600UCU)

Samsung richt zich met dit breed verkrijgbare product nadrukkelijk op kantoorwerkers. Je kunt het beeld namelijk negentig graden draaien en vervolgens verticaal gebruiken. Deze zogenoemde pivot-functie is ideaal voor het doorspitten van lange documenten of webartikelen. Verder laat deze flexibele monitor zich ook kantelen, zwenken en in hoogte verstellen. De hier besproken uitvoering heeft een diagonaal van 24 inch, maar deze monitor is er ook in een 27inch- en 32inch-uitvoering. Het kleurrijke ips-paneel heeft een respectabele resolutie van 2560 × 1440 pixels. Handig is dat een ingebouwd usb-c-dockingstation je laptop ook oplaadt.

Haal vandaag nog binnen!

4x Ergonomische houding

Fellowes I-Spire Series Laptopstandaard Quick Lift

Voor lange werkdagen is het gebruik van een laptop niet ideaal. Je kijkt namelijk ietwat naar beneden. Met deze simpele laptopstandaard van Fellowes verklein je de kans op lichamelijke ongemakken. Je kunt kiezen uit zeven standen om de voor jou meest comfortabele houding in te stellen. Vooral bij gebruik van een extern toetsenbord en muis heeft dit Fellowes-product meerwaarde. De laptopstandaard is geschikt voor schootcomputers tot maximaal 17 inch. Je klapt dit hulpstuk eenvoudig in en neemt hem zo overal mee naartoe.

Te koop bij Bol.com

Allteq CPB-160

Bezit je al een goede pc-monitor, maar is die niet in hoogte verstelbaar? Dan komt deze monitorstandaard/verhoger goed van pas. De Allteq CPB-160 heeft aan de zijkant ook nog een usb-hub, zodat je bijvoorbeeld eenvoudig een toetsenbord, muis en usb-stick kunt aansluiten. Beide steunen rusten op antislipvoetjes, waardoor de boel niet gaat schuiven. Ben je klaar met werken, dan schuif je het toetsenbord onder deze monitorstandaard.

Koop 'm hier

Neomounts by Newstar FPMA-D650DBLACK

Met deze luxe monitorbeugel bespaar je ruimte op het bureau. Je bevestigt de klem via een duimschroef aan de rand, waarna je twee schermen van maximaal 27 inch op de gewenste hoogte kunt laten zweven. Dankzij ondersteuning voor de universele VESA-standaard is deze arm voor bijna elke monitor geschikt. Je kunt het beeld kantelen, roteren, zwenken en in hoogte verstellen. Houd wel rekening met het maximale draagvermogen van zeven kilo per scherm.

Verkrijgbaar via Bol.com

Alberenz d232r243

Dit product van Alberenz is een laptopverhoger en dubbele monitorarm in één. Plaats een extern toetsenbord en muis op je bureau en werk vervolgens op drie schermen tegelijk. Met behulp van de gasveer kies je eenvoudig de gewenste hoogte. Daarnaast kun je de monitors ook kantelen. Mooi meegenomen is dat je kabels netjes kunt wegwerken. Je bevestigt dit hulpstuk met twee schroeven aan de rand van het bureau.

Check 'm hier

3x Webcam

Trust Tyro

Als je geregeld aan een videovergadering deelneemt, is een goede webcam geen overbodige luxe. In tegenstelling tot een geïntegreerde webcam van een laptop kun je het beeld hiermee nauwkeuriger richten. Werk je op een pc, dan heb je er sowieso een nodig. Ondanks de lage aanschafprijs filmt de Trust Tyro in Full-HD-kwaliteit. De onderzijde bevat een handige klem waarmee je de webcam op een monitor kunt bevestigen. Daarnaast is er een klein statief bijgesloten, zodat je eventueel ook iets verder weg van de computer kunt vergaderen.

Check de beste deal bij Kieskeurig

Sandberg USB Webcam Pro Elite 4K UHD

Deze webcam van Sandberg zorgt voor haarscherpe beelden. Onder de motorkap bevindt zich namelijk een kwalitatieve camerasensor van Sony. Met een maximale resolutie van 3840 × 2160 pixels zijn details duidelijk te zien. Aan de hand van een framerate van dertig beelden per seconde ogen videostreams vloeiend. Deze webcam bevat een ruisonderdrukkende microfoon. Je plaatst de behuizing via een klem soepel op een monitor, waarna je de cameralens 360 graden kunt draaien. De Deense fabrikant levert een usb-kabel van twee meter mee.

Je vindt 'm hier

Logitech MeetUp

De Logitech MeetUp is niet zomaar een webcam. Dit apparaat bevat namelijk een groothoeklens met een diagonale kijkhoek van 120 graden. Dat is nuttig voor het geval je met meerdere personen in dezelfde ruimte aan een online vergadering deelneemt. Je kunt de camera ook nog motorisch draaien en kantelen. Met de afstandsbediening wijzig je onder meer het volumeniveau en kun je inzoomen op objecten. Voor laatstgenoemde functie ondersteunt de MeetUp (5x) digitale zoom. De gevoelige microfoon vangt gesprekken op tot een afstand van zo’n vier meter. Dankzij de hoge resolutie van 3840 × 2160 pixels genereert deze webcam zeer scherpe livebeelden.

De beste deal vind je hier

3x Muis en toetsenbord

Logitech MX Vertical

Sommige mensen ervaren polsklachten tijdens kantoorwerk. In dat geval is deze verticale muis het overwegen waard. Volgens Logitech verminder je hiermee de spierbelasting en druk op de pols. De fabrikant claimt dat de verticale hoek van 57 graden zorgt voor een natuurlijkere positie van de hand. Met de software Logi Options (Windows en macOS) pas je de gevoeligheid en snelheid van deze draadloze muis naar eigen wens aan. De MX Vertical heeft een optische sensor van 4000 dpi; hierdoor kun je zeer nauwkeurig richten. Je verbindt het apparaat via de usb-ontvanger of bluetooth met de computer. De aanwezige accu laad je op met de bijgesloten usb-c-kabel.

Check de beste prijs

©CIDimport

R-Go Tools Compact

Zoek je een prettig toetsenbord dat je makkelijk meeneemt? Dit exemplaar van R-Go Tools Compact is met een breedte van amper dertig centimeter zeer … compact. Tegelijkertijd betreft het wel een volwaardig qwerty-toetsenbord, zodat je overal vlot kunt werken. Nadat je de usb-stekker in het systeem hebt geprikt, kun je meteen aan de slag. Het toetsenbordje is compatibel met Windows, macOS en Linux, en verkrijgbaar in een witte en zwarte kleurstelling.

Hier verkrijgbaar!

Trust Trezo

Trust bewijst dat een draadloze toetsenbord- en muisset helemaal niet duur hoeft te zijn. De Trezo onderscheidt zich door een stille aanslag; dat geldt zowel voor de muis als het toetsenbord. Beide invoerapparaten communiceren via een usb-ontvanger met de computer. In de productdoos bevinden zich drie AA-batterijen van Duracell, zodat je een flinke tijd vooruit kunt. Volgens het elektronicamerk gaat de batterij in de muis bij normaal gebruik ongeveer een jaar lang mee. Voor het toetsenbord geldt er zelfs een geschatte batterijduur van vier jaar. Goed om te weten, is dat de Trezo voor 85 procent bestaat uit gerecycled materiaal.

Koop via Kieskeurig

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).