Tegenwoordig vind je veel films, muziek en series op de bekende streamingdiensten, maar lang niet alles. Wellicht heb je nog wat cd's of dvd's liggen die je wilt digitaliseren. Dan kun je de schijfjes rippen, maar hoe doe je dat?

Tip 01: Schijfruimte

Voordat we aan de slag gaan, is het belangrijk om eerst te controleren of je voldoende schijfruimte hebt. Muziek neemt niet veel ruimte in beslag, maar films doen dat natuurlijk wel. Als je een collectie films gaat digitaliseren, dan heb je echt wel een paar honderd GB nodig. We raden je dan ook aan om een externe harde schijf of een nas te gebruiken. Laatstgenoemde is ook nog eens extra handig omdat veel nas’en een ingebouwde mediaserver hebben, zodat een smart-tv eenvoudig toegang heeft tot alle films, series en muziekbestanden op je nas.

Heb je geen NAS en wil je die ook niet aanschaffen, dan kun je met de tips uit dit artikel wat schijfruimte vrijmaken. Je leest onder meer hoe je herstelpunten kunt opschonen, programma's en Windows-onderdelen kunt verwijderen en clouddiensten kunt inzetten om ruimte vrij te maken op je pc.  Voor je gaat opruimen is het overigens verstandig om een back-up te maken van je belangrijke bestanden. Gaat er toch iets mis bij de grote schoonmaak, dan ben je die in elk geval niet kwijt.

©PXimport

Tip 02: Illegaal?

Er bestaat nog steeds veel onduidelijkheid over de vraag of je nu wel of geen kopie mag maken van een cd of dvd voor eigen gebruik. Gelukkig zijn de regels vrij duidelijk. Stichting Brein zegt hierover: ‘Een kopie maken van muziek of film (cd of dvd) mag als die zonder commercieel oogmerk en uitsluitend voor jezelf bestemd is. Van een computerspel of andere software mag je geen kopie maken, ook niet voor eigen gebruik.’ Daarbij geldt wel een kanttekening: als een cd of dvd beveiligd is tegen kopiëren of rippen (het omzetten naar een digitaal bestand), dan mag deze beveiliging niet omzeild of uitgeschakeld worden, ook niet voor het maken van een eigen kopie. Nu is het uiteraard de vraag wie daar ooit achter zal komen wanneer je de bestanden niet deelt, maar het is goed om de regels te weten.

Ga je de fout in dan kan je dat namelijk duur komen te staan. Als je opzettelijk een inbreuk op auteursrecht maakt dan is dat strafbaar als misdrijf. Straffen kunnen oplopen tot 4 jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete, aldus Stichting Brein.

©PXimport

Tip 03: iTunes instellen

iTunes is misschien niet de meest geliefde software ter wereld (zacht uitgedrukt), maar het is wel een fantastisch programma voor het rippen van je muziek-cd’s. Voordat we het programma aan het werk zetten, is het belangrijk dat we eerst een aantal instellingen aanpassen. Start iTunes, klik vervolgens boven in het menu op Bewerken en in het uitklappende menu op Voorkeuren. In het tabblad Algemeen zie je de optie Bij plaatsen cd. Klik op het uitklapmenu en selecteer Cd importeren en uitwerpen. Normaliter is dat ontzettend irritant, maar als je je collectie snel wilt omzetten is dit ideaal. Klik op Importinstellingen en bepaal of je je muziek in aac-formaat (.m4a) of mp3-formaat wilt hebben. Aac is kwalitatief beter, maar met mp3 ben je wellicht meer vertrouwd. Klik tot slot bij Instelling in het uitklapmenu op Aangepast en geef aan welke geluidskwaliteit je wilt. Let op, hoe hoger de bitsnelheid, hoe groter het bestand. Als je geen idee hebt wat dit allemaal betekent, kun je bij Instelling ook gewoon kiezen voor Hoge kwaliteit (128 kbps). Klik op OK en nogmaals op OK om de instellingen toe te passen.

©PXimport

Tip 04: Cd plaatsen

Het leuke van deze instelling is dat je weinig anders hoeft te doen dan de cd plaatsen en kijken hoe iTunes deze omzet naar een digitaal bestand. Het fijne van iTunes is dat het programma toegang heeft tot een gigantische database, waardoor album-, artiest- en tracknamen automatisch worden binnengehaald, net als de albumhoes. Nu bestaat de kans dat iTunes Hyper the Pipe Hurray van Pater Moeskroen niet vindt, maar in dat geval kun je de informatie zelf invullen. Zodra de informatie is ingeladen, begint iTunes direct met het omzetten van de cd naar digitale bestanden. Daarbij wordt voor elk nummer een los bestand gemaakt. De omgezette bestanden worden opgeslagen in de map iTunes binnen de bibliotheek Muziek op je harde schijf.

©PXimport

Tip 05: Bibliotheek

Dat het allemaal zo makkelijk werkt, is niet de enige reden dat we iTunes hebben gekozen als programma om muziek om te zetten. Tijdens het rippen voegt iTunes de muziek ook meteen toe aan je iTunes-bibliotheek en dat betekent dat alles keurig is ingedeeld. In het programma zie je in het linkerdeelvenster je bibliotheek, waar je kunt klikken op Artiesten, Albums, Nummers, Genres enzovoort. iTunes heeft een verschrikkelijke reputatie, maar hier is het programma gewoon heel goed in.

©PXimport

Tip 06: Software downloaden

Waar het rippen van een cd altijd al vrij makkelijk is geweest, lag dat voor dvd lange tijd anders. Nog steeds is het zo dat als je zoekt op software voor het rippen van een dvd, je heel veel rommel tegenkomt. Het programma dat we je aanraden is WinX DVD Ripper. We zeggen er direct bij: dit programma is niet gratis. We hebben door de jaren heen diverse gratis programma’s gebruikt en lopen altijd tegen dezelfde problemen aan: ze zijn buggy, extreem traag, crashen om de haverklap en/of zetten een logo over je video, tenzij je de betaalde versie kiest. WinX DVD Ripper kost 60 dollar en dat is enorm aan de prijs als je maar één dvd wilt omzetten (in dat geval is een traag programma geen probleem). Wij gaan echter voor je hele dvd-collectie en dan is goede software gewoon belangrijk. WinX DVD Ripper omzeilt ook probleemloos de meeste drm-drempels (wat dus eigenlijk niet mag) en dat scheelt je een hoop gedoe. Let op, schaf het product aan via deze url en niet via de homepage, anders betaal je 60 dollar in plaats van 30.

Alternatief

©PXimport

Tip 07: Software instellen

Net als bij iTunes gaan we eerst even de instellingen aanpassen om ervoor te zorgen dat het videobestand precies zo wordt gegenereerd als wij dat willen. Start WinX DVD Ripper en klik vervolgens bovenin op Options. Je kunt nu aangeven in wat voor taal je het audiobestand van je dvd standaard wilt laten rippen, maar geen zorgen, dit kan later bij het daadwerkelijke rippen ook nog. Belangrijker hier is dat je kunt aangeven waar je het bestand precies wilt laten opslaan. Dat is met name van belang als je te weinig ruimte op je harde schijf hebt om een dvd eerst te rippen, voordat je hem kopieert naar je externe harde schijf of NAS. In dat geval kun je hier direct de juiste locatie kiezen. Daarnaast kun je aangeven of je wilt dat je pc of laptop wordt afgesloten wanneer het rippen klaar is. Dit is interessant, omdat rippen nog wel eens wat tijd in beslag kan nemen. Dankzij deze optie kun je gerust gaan slapen, als het rippen eenmaal is begonnen.

©PXimport

Tip 08: Profiel kiezen

Nu is het tijd om de dvd die je wilt rippen in de dvd-speler te plaatsen. In tegenstelling tot iTunes zal WinX DVD Ripper zelf geen actie ondernemen. Wanneer je de dvd hebt geplaatst, klik je linksboven op de knop Disc. Vervolgens geef je aan hoe je het bestand wilt vormgeven. Wil je de films graag rippen om op je smartphone te kijken, dan kun je dat aangeven. Het bestand zal dan kleiner zijn (maar de kwaliteit ook iets minder). Wij gaan voor MP4 Video, omdat we daarna zelf kunnen besluiten op welk apparaat we de video bekijken en de maximale kwaliteit bewaard wordt. Vervolgens kun je bij het profiel dat je kiest ook nog aangeven hoe hoog je de kwaliteit precies wilt hebben met behulp van een schuifregelaar. Hoe hoger de kwaliteit, hoe langer de software ervoor nodig zal hebben. Heb je je keuze gemaakt, klik dan op OK.

©PXimport

Tip 09: Tracks kiezen

Wat belangrijk is om te weten, is dat een dvd veel meer bevat dan alleen de film die je bekijkt. De voorstukjes, de bloopers en al het andere bonusmateriaal zijn allemaal afzonderlijke tracks op een dvd, zoals liedjes tracks op een cd zijn. Het is uiteraard belangrijk dat je de track kiest van de film en niet van het bonusmateriaal enzovoort. Die track herken je gelukkig vrij eenvoudig, het is namelijk de langste track op de dvd. Plaats daar een vinkje voor. Vervolgens zie je in die track twee uitklapmenu’s. Het linkermenu is voor de audio, het rechtermenu is voor de ondertitel. Kies in beide menu’s de taal die je wilt of kies voor Subtitle disabled als je geen ondertitels wilt. Als je nu bovenin klikt op Set tag, dan kun je de dvd een naam geven en wat extra informatie invullen, zodat het programma waarin je de video gaat bekijken wat meer gegevens kan tonen. Wanneer je alles hebt ingesteld, klik je op Run om het bestand daadwerkelijk te rippen. En nu zul je precies zien waarom we zo enthousiast zijn over WinX DVD Ripper, want waar andere software een half uur tot soms wel een uur doet over het rippen van een dvd, klaart dit programma de klus binnen tien minuten (tenzij je Lord of the Rings ript).

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).