Van gadgets tot ware medische apparaten; smartwatches en smartbands zijn er in alle soorten en maten. Daarom testen wij tien van deze draagbare computers en zoeken we uit wat voor jou de beste keus is. Welk model is het meest geschikt voor tijdens het sporten of geeft je de meeste functionaliteit in het dagelijks leven? Je leest het in deze test.

Waar tien jaar geleden alleen de meest fanatieke sporters een hartslagsensor bij zich droegen, is het vandaag de dag de gewoonste zaak van de wereld. Maar waar de hartslagsensor vroeger in de vorm van een elastische band om de borst zat, vinden we hem nu verstopt in een horloge om de pols. De moderne smartwatches zijn echter van veel meer gemakken voorzien en houden naast je hartslag, ook een hoop andere zaken voor je bij. Je kunt er bijvoorbeeld op zien hoe lang en diep je hebt geslapen, of je checkt ermee welke route je hebt hardgelopen zonder een zware smartphone te hoeven meeslepen.

Meer dagelijkse functies zijn er ook. Denk aan het lezen en beantwoorden van smartphone-notificaties of het contactloos betalen in winkels. Daarnaast kan een smartwatch ook uitstekend dienstdoen als modieus accessoire met soms luxe behuizingen, fraaie schermen en een wijzerplaat die je kunt aanpassen aan je outfit van de dag.

Geen van de door ons geteste smartwatches is echter perfect en nergens vinden we álle functionaliteit. Je zult dus voor jezelf moeten bepalen welke eigenschappen belangrijk zijn en waar je je slimme horloge voor gaat gebruiken.

Géén medische diagnoses

Smartwatch of smartband

Draagbare slimme horloges zijn te splitsen in twee categorieën: smartbands en smartwatches. De eerste zijn vaak significant goedkoper en zien er niet uit als een normaal horloge. De smartband is eigenlijk een moderne versie van een fitnesstracker met extra functionaliteit. De doorgaans smalle bandjes hebben als voornaamste doel om jou te helpen tijdens het sporten met hartslag- en bewegingssensoren, maar bieden daarnaast ook smartphone-notificaties en andere slimme extra’s. Door het compacte ontwerp zijn de bandjes vaak erg licht en merk je tijdens het sporten niet dat je ze om je pols hebt zitten. Smartbands bieden wel minder functionaliteit dan een smartwatch. Zo ontbreekt vaak de mogelijkheid om er contactloos mee te betalen en is veel informatie alleen in de bijbehorende app te bekijken.

Een smartwatch daarentegen kan meer gezien worden als een mini-versie van een smartphone. Notificaties kun je vaak niet alleen lezen maar ook beantwoorden, en alle (medische, sportieve) informatie is direct zichtbaar op je pols. Het grotere scherm maakt ook andere dingen mogelijk, zoals het navigeren over wegen of het bekijken van de pistekaart voor wintersporters. Omdat een smartwatch bedoeld is voor dagelijks gebruik, wordt daar ook rekening mee gehouden in het ontwerp. Waar de smartband in de meeste gevallen zo licht mogelijk is met een veelal plastic behuizing, zijn smartwatches luxer uitgevoerd met gebruik van zwaardere materialen en (vaak) een fraai design.

Android of iOS

Een van de belangrijkste eigenschappen van een smartwatch is het platform waar het op draait. De meeste smartwatches zijn geschikt voor zowel Android als iOS, maar er zijn uitzonderingen. De meest bekende is de Apple Watch-serie; de smartwatches van Apple werken alleen samen met een iPhone en dus niet met een Android-telefoon, zelfs niet met een iPad. Er is weliswaar een trucje om de Apple Watch Series 5 te gebruiken zonder iPhone, maar dat werkt alleen met de variant met 4G-functionaliteit. Daarnaast verlies je dan veel functionaliteit en verandert de Apple Watch in niet veel meer dan een duur klokje.

Andersom komt het maar weinig voor dat een smartwatch niet met een iPhone werkt. Dat is vrijwel alleen het geval bij oude modellen die nauwelijks nog te koop zijn. Dat betekent echter niet dat de functionaliteit altijd exact hetzelfde is. In een aantal gevallen biedt een smartwatch net iets meer functionaliteit op het ene platform dan op het andere, maar de verschillen zijn doorgaans erg klein.

©PXimport

Waterdichtheid

Zoals je in de tabel aan het einde van dit artikel kunt lezen, hebben bijna alle geteste smartwatches en smartbands dezelfde gespecificeerde waterdichtheid van 5 ATM. Dit getal betekent dat het horloge bestand is tegen de waterdruk op een diepte van 50 meter, maar dat geldt alleen in een zeer gecontroleerd testscenario. In de praktijk is het net genoeg om met het horloge te kunnen zwemmen, maar zelfs dan is het verstandiger om niet metersdiep te duiken. Doe je dat wel, dan riskeer je waterschade die vaak niet zomaar te repareren is. Alleen de Garmin Fēnix 6 wijkt in dat opzicht van de rest af met een waterdichtheid tot 10 ATM. Hiermee is dit horloge geschikt voor alle watersporten behalve scubaduiken.

Computer!Totaal heeft de verschillende merken in deze test benaderd en gevraagd om hun garantiebeleid met betrekking tot waterschade. Garming, Huawei en Samsung beloven de smartwatches en smartbands gratis te repareren of vervangen binnen de garantietermijn als er geen signalen van misbruik zichtbaar zijn. Hiermee doelen de bedrijven op bijvoorbeeld barsten in het scherm of een beschadigde behuizing. Zijn die er wel, dan draai je zelf op voor de reparatiekosten. Fitbit ging helaas niet op onze vraag in, maar een vergelijkbaar beleid ligt voor de hand.

©PXimport

Van hartslagsensor tot ECG

Bijna elke smartwatch en smartband op de markt heeft een hartslagsensor die je hartritme meet met behulp van optische sensoren. Eén of meerdere leds verlichten je huid en de onderliggende bloedvaten, terwijl een sensor meet hoeveel licht daarvan terugkomt. Bij elke hartslag zetten de bloedvaten namelijk een klein beetje uit, waardoor het licht anders reflecteert en de lichtsensor dus een andere waarde meet. Aan de hand daarvan is het horloge in staat om het aantal hartslagen per minuut te berekenen. Luxere horloges voegen daar nog een extra optische sensor aan toe waarmee niet alleen wordt gekeken naar het uitzetten van de bloedvaten, maar ook de kleur van het bloed. Aan de hand van deze kleur kan het horloge bepalen hoeveel zuurstof er nog in het bloed zit, wat beter bekend staat als de zuurstofsaturatie. Deze waarde kan belangrijke indicaties geven over je fysieke gesteldheid. Mocht de zuurstofsaturatie laag worden tijdens het sporten, dan is dat een teken om aan je ademhaling te werken. Daarnaast is het een handige manier om je gezondheid in de gaten te houden bij activiteiten op grote hoogte en dus ijlere lucht. Je lichaam is in zo’n situatie zelf namelijk slecht in het detecteren van zuurstofgebrek, terwijl de gevolgen groot kunnen zijn.

Nieuw in de wereld van smartwatches is de ECG: een elektrische methode voor het meten van de hartslag. Anders dan een optische sensor, is een ECG in staat om afwijkingen in je hartslag te detecteren die een aanwijzing kunnen zijn voor hartproblemen. De ECG werkt echter langzamer en vereist beide handen, waardoor het over het algemeen alleen in rust gebruikt kan worden. Tijdens het sporten gebruiken dergelijke horloges nog altijd een optische sensor voor het meten van het aantal hartslagen per minuut.

©PXimport

Gps en connected gps

Om goed bij te kunnen houden hoe ver je hebt gelopen of welke route je hebt gefietst, zijn de meeste smartwatches en smartbands voorzien van gps-functionaliteit. Hoe die is uitgewerkt, verschilt echter sterk per model. De beste uitwerking is het integreren van een gps-sensor in het horloge. Het horloge kan dan zelf bijhouden waar het is geweest, maar dat gaat uiteraard wel ten koste van de batterijduur. Geïntegreerde gps is vooral handig tijdens het hardlopen, of bij sporten met een risico op valpartijen; je hoeft dan namelijk geen zware en kwetsbare telefoon mee te slepen. Dergelijke smartwatches zijn wel duurder dan exemplaren zonder gps-integratie.

Goedkopere smartbands maken gebruik van de gps-sensor in de telefoon. Dat is een slimme kostenbesparing, maar betekent wel dat je de telefoon, ook tijdens het sporten, bij je moet hebben. Luister je vaak muziek tijdens het sporten, dan neem je de telefoon misschien sowieso al mee, maar zelfs daar hebben smartwatch-fabrikanten aan gedacht. Een aantal smartwatches heeft namelijk opslagruimte voor muziek en kunnen direct verbinden met een Bluetooth-hoofdtelefoon. In combinatie met een eigen gps-sensor is een smartphone dan niet meer nodig.

©PXimport

Fitbit Premium

De prijzen die in de vergelijkingstabel aan het eind van dit artikel te vinden zijn, zijn de basisprijzen van de verschillende smartwatches en smartbands. In het geval van de twee Fitbit horloges kan daar echter nog een aardig bedrag bij komen. Het gaat dan niet alleen om de optionele bandjes of andere extra’s die vrijwel alle horloges bieden, maar om een abonnement op software. Wil je extra functionaliteit, dan moet je voor 11 euro per maand of 85 euro per jaar een abonnement nemen op de Premium-variant van de Fitbit smartphone-app, terwijl het marketingmateriaal de indruk geeft dat het standaard bij het horloge zit. Denk bij extra functionaliteit aan uitgebreidere informatie over je slaapritme, geanimeerde oefeningen en een rapport over je gezondheid.

De horloges van Fitbit zijn zonder het abonnement al niet de beste deals, maar als die extra kosten er ook nog eens bij komen, dan lijkt het zelfs een zeer onverstandige keus. Na één jaar de Fitbit Charge 3 te hebben gebruikt inclusief abonnement, kost de smartband maar liefst 195 tot 267 euro, afhankelijk van de uitvoering en het betaalmodel. Dat is drie keer zo veel dan de directe concurrentie!

Hoewel de andere merken soms ook betaalde extra apps aanbieden, gaat dat in de meeste gevallen om apps van derde partijen en niet om abonnementen. Denk bijvoorbeeld aan een speciale navigatie-app op de Samsung Galaxy Watch Active 2.

©PXimport

De beste smartwatch: Samsung Galaxy Watch Active 2

De Samsung Galaxy Watch Active 2 is duidelijk één van de beste smartwatches van het moment zonder dat je daar de hoofdprijs voor hoeft te betalen. Voor ongeveer 270 euro haal je een zeer stijlvol horloge in huis dat door de grote diversiteit aan wijzerplaten ook nog eens perfect te matchen is aan elke outfit. Door de vrij minimalistische behuizing kan de Galaxy Watch Active 2 eenvoudig worden aangepast, met bijvoorbeeld een digitale tijdsweergave tijdens het sporten en een Frontier-uurwerk tijdens een zakelijk gesprek.

Uiteraard zijn ook de nodige fitness- en health-functies aanwezig. Naast het meten van je hartslag en het aantal stappen dat je zet, houdt het horloge ook bij hoeveel calorieën je verbrandt, hoe goed je slaapt en wat je huidige stressniveau is. Iedereen die tijdens zijn kantoorbaan langdurig stil zit, wordt er ook regelmatig aan herinnerd om toch even te bewegen met behulp van simpele oefeningen.

Meer dagelijkse functies vind je natuurlijk ook terug op het horloge en in de app-store. Denk dan aan een navigatie-app die de smartwatch linkt met Google Maps; handig voor op de fiets, zeker nu het gebruik van de smartphone ook voor fietsers verboden is.

Een grote misser is het ontbreken van betaal-functionaliteit; omdat Google Pay en Samsung Pay nog niet worden ondersteund door Nederlandse banken kan het horloge niet gebruikt worden voor contactloos betalen.

Samsung Galaxy Watch Active 2

Prijs
€ 235,-
Websitewww.samsung.com/nl/wearables9Score90

De beste smartband: Huawei Band 4 Pro

Huawei laat zien hoe een betaalbare smartband in elkaar hoort te zitten. Dat het horloge geen fysieke knop heeft is even wennen, maar het aanraakgevoelige knopje aan de voorkant werkt eigenlijk net zo makkelijk. Het navigeren door de verschillende menuutjes gaat soepel en vrijwel altijd vloeiend. Een duidelijke uitzondering daarop is het openen van het notificatie-schermpje; dat werkt soms bijzonder moeizaam en is af en toe zo langzaam dat je het idee hebt dat je handeling niet geregistreerd is.

Het door ons geteste model heeft een zwarte body en een donkerrood bandje. Hoewel het horloge niet geschikt is voor chique gelegenheden, ziet het er in een sportieve omgeving speels en functioneel uit. Een van de grootste pluspunten tijdens het sporten is de geïntegreerde gps-sensor. Tijdens het hardlopen hoeft de smartphone dus niet mee, want alle informatie wordt netjes geregistreerd door het horloge.

Huawei Band 4 Pro

Prijs
€ 70,-
Website
8Score80

Voor de avonturier: Garmin Fēnix 6 Pro Sapphire

Van alle bekende merken heeft Garmin misschien wel het grootste aanbod aan horloges; van goedkope fitnesstrackers tot gespecialiseerde horloges voor piloten. De Garmin Fēnix-serie valt daar een beetje tussenin, maar biedt een fantastische set features waar maar weinig horloges tegenop kunnen. Dit is bijvoorbeeld het enige horloge met een waterdichtheid tot 10 ATM en de behuizing is aan alle kanten oerdegelijk. De siliconen band houdt het titanium horloge stevig op zijn plek en het scherm wordt beschermd door een glas van saffierkristal. Het draagcomfort wordt daar wel door beïnvloed, maar voor de doelgroep is het prettig dat ze niet voorzichtig hoeven te zijn.

De lijst aan functies is, ondanks het ontbreken van een touchscreen, zo enorm lang dat we die onmogelijk hier allemaal kunnen bespreken. Zo beschikt het horloge over een speciaal transreflectief memory-in-pixel-scherm, wat bekent dat het scherm zelf geen licht hoeft te geven om leesbaar te zijn. Dat scheelt zo veel in het stroomverbruik, dat de accu bij normaal gebruik twee weken mee gaat. Het horloge kan daarnaast bijvoorbeeld pistekaarten en golfbanen weergeven en beschikt over een zuurstofsaturatiesensor voor avonturiers die zich op grote hoogte begeven. Voor een volledige lijst van alle functies verwijzen we je graag naar de website van Garmin.

Garmin Fēnix 6 Pro Sapphire

Prijs
€ 750,-
Websitewww.tiny.cc/fenixpro8Score80

©PXimport

Voor de iPhone gebruikers: Apple Watch Series 5

De nieuwe Apple Watch Series 5 lijkt erg veel op de modellen van een jaar geleden, maar biedt een aantal extra functies die eigenlijk ook al in de Series 4 hadden moeten zitten. Zo heeft de Series 5 nu een always-on-display en een kompas; features die andere smartwatches al veel langer hebben. Daarmee verandert de Apple Watch eindelijk in de volwassen smartwatch die het al jaren had kunnen zijn. Met functionaliteit zoals een ECG en de beste navigatie-app mag het horloge zich ook tot de meest veelzijdige modellen rekenen.

Opvallend, zeker voor Apple, is het matige gebruiksgemak. Het bedrijf staat met iOS en OSX bekend om de bijzonder overzichtelijke interfaces en zeer eenvoudig te gebruiken apparaten, maar dat zien we niet direct terug in de Apple Watch. Instellingen zijn vaak moeilijk te vinden en het is niet altijd duidelijk of je iets aanpast op het horloge of op de gekoppelde iPhone. Daarnaast is het home-scherm met alle apps erg onoverzichtelijk en is het daardoor soms moeilijk om een app terug te vinden. Toch blijft de digitale kroon een zeer prettige manier om door de verschillende menuutjes te bladeren zonder dat je vingers het hele scherm blokkeren. De integratie met het iPhone-ecosysteem is daarnaast ongekend goed, maar helaas werkt het horloge niet met Android-telefoons.

Apple Watch Series 5

Prijs
€ 450,-
Websitehttps://www.apple.com/nl/watch/8Score80

©PXimport

Conclusie

Smartwatches en smartbands worden steeds toegankelijker en bieden steeds meer features die niet alleen voor sporters maar ook in het dagelijks leven handig kunnen zijn. Het lezen en beantwoorden van notificaties is bijvoorbeeld erg prettig als je in een meeting niet de hele tijd degene wil zijn met een telefoon in de hand. Betalen met een horloge zorgt er daarnaast voor dat je je handen vrij hebt om bijvoorbeeld een boodschappentas vast te houden. In sommige gevallen kan een smartwatch meerdere designer-horloges vervangen door een subtiel design te combineren met een zeer uitgebreide selectie aan wijzerplaten.

Wie op zoek is naar een van de meest veelzijdige smartwatches moet in ieder geval even bij Samsung kijken naar de Galaxy Watch Active 2. Door de lage prijs, het gebruiksgemak en het uitstekende ontwerp heeft hij ons Beste Getest-keurmerk dubbel en dwars verdiend. Dat keurmerk gaat ook naar de Huawei Band 4 Pro, die uitstekende specificaties biedt voor een zeer scherpe prijs.

De Redactie Tip is de Apple Watch Series 5 en de Garmin Fēnix 6 Pro Sapphire. De Apple Watch Series 5 heeft een prachtig scherm en biedt enorm veel functionaliteit, maar werkt helaas wel alleen met een iPhone. De Garmin Fēnix 6 Pro Sapphire is het ultieme horloge voor de avonturier met een ongekende bouwkwaliteit, de meest uitgebreide selectie aan functies en een batterijduur waar je u tegen zegt.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).