Ben je toe aan airconditioning om je huis koel te houden in de zomer en warm in de winter? Het aanbod is groot en om jouw ideale model te vinden, kan het best even zoeken zijn. ID.nl helpt je op weg; we zetten op een rij welke aspecten van airco belangrijk zijn bij het maken van een keuze.

Een airco kopen is niet zo ingewikkeld, maar de juiste koop doen is een grotere uitdaging. Er komt namelijk nogal wat bij kijken. Ga je kijken in speciaalzaken of online, dan kom je al gauw diverse soorten airco's tegen, die allemaal verschillen in energieverbruik, koelcapaciteit, functionaliteiten, installatie en onderhoud. Het is daarom goed je eerst te verdiepen in deze verschillende factoren, voordat je overgaat tot aankoop van een airco. Om je alvast een eerste belangrijke tip te geven: kies het goede moment om een airco te kopen. Een airco aanschaffen in de winter kan je namelijk direct al een hoop geld besparen, als je het niet ergs vindt om te wachten. In het voorjaar en in de zomer is de vraag nu eenmaal een stuk groter en dat heeft een directe impact op de prijzen van airco’s.

Wat voor soort airco past bij mij?

De aankoop van een airco systeem begint vervolgens bij de keuze voor het juiste type. Van vast tot mobiel en van monoblock tot split-unit airco, elk type heeft zo zijn voor- en nadelen. Hieronder lichten we de verschillende soorten airco’s kort uit:

Vaste airco

Vaste airco’s worden, zoals de naam al doet vermoeden, aan of in een muur of plafond gemonteerd. De meeste modellen bestaan uit een buiten- en binnendeel. Dat heet een single-split unit of een multi-split unit (voor meerdere kamers). De airco verkoelt (warme) buitenlucht die vervolgens via kanalen naar de ruimtes wordt vervoerd waarin een binnenunit aanwezig is. Deze modellen zijn ideaal vanwege het hoge koelvermogen en de beperkte hoeveelheid ruimte die je ervoor nodig hebt. De nadelen van vaste airco zijn onder andere de hogere aanschafprijs en het feit dat dit systeem niet voor elke woning geschikt is.

De lawaaierige onderdelen zitten bij deze airco's in de buitenunit, waardoor de airco binnen een heel stuk minder geluid maakt dan een monoblock airco, die alleen uit een binnenunit bestaat. Deze soorten airco's moeten aan een buitenmuur worden gemonteerd, omdat het apparaat de warme lucht naar buiten blaast. Installatie is daardoor wat simpeler, maar hij maakt wel meer geluid dan systemen met een buitenunit, omdat al het koelwerk in maar één apparaat wordt gedaan.

Lees meer: Single-split airco en multi-split airco: dit zijn de verschillen

©Ben Schonewille

Mobiele airco

Een mobiele airco is een losstaand model, soms op wieltjes, dat eenvoudig verplaatst kan worden binnen je woning. Ideaal als je verschillende ruimtes in huis wisselend wilt kunnen koelen, zonder volledige installatie van een systeem. Nadelen zijn onder andere dat mobiele airco's vaak luidruchtiger zijn en minder efficiënt koelen doordat de afvoerslang via een open raam of deur de warme lucht naar buiten afvoert. Je raam staat dus altijd een stukje open en de koele lucht ontsnapt sneller dan bij een vaste airco.

©Schizarty

Lees ook: Mobiele airco of vaste airco kopen - zo maak je de beste keuze!

Koelcapaciteit van een airco

Zorg ervoor dat je een airconditioner kiest met voldoende koelcapaciteit om de gewenste ruimte efficiënt te koelen. Een airconditioner met een te lage koelcapaciteit zal mogelijk niet voldoende koeling bieden, terwijl een airco met een te hoge capaciteit onnodig energie kan verbruiken.

De koelcapaciteit van een airco wordt meestal uitgedrukt in kW's of BTU (British Thermal Units) per uur. Voor een gemiddeld huis in Nederland geldt de stelregel dat je voor elke kubieke meter 30 tot 40 watt koelvermogen nodig hebt, oftewel 100 tot 135 BTU per kubieke meter. Je kunt de capaciteit zelf berekenen:

Koelcapaciteit berekenen

• Vermenigvuldig de lengte (L), hoogte (H) en breedte (B) van de kamer met elkaar.
• Bepaal vervolgens de warmtefactor van de kamer. Deze factor houdt rekening met de omstandigheden, zoals isolatie, elektronische apparatuur, locatie en het dak. Er zijn drie warmtefactoren:
∼ Factor 30 - goed geïsoleerde ruimte, geen plat dak, weinig elektronische apparatuur en weinig mensen in de ruimte, niet op de zonkant gelegen.
∼ Factor 40 - minder goed geïsoleerde ruimte, veel glas en/of veel mensen en/of veel elektronische apparatuur in de ruimte.
∼ Factor 50 - ruimte met een plat of schuin dak, ruimte op het zuiden, slechte isolatie, veel mensen en elektronische apparatuur in de ruimte.
• Vermenigvuldig de inhoud van de ruimte (m³) met de warmtefactor om het benodigde aantal watt te bepalen. Deel vervolgens het aantal watt door 1000 om het totale aantal kW te bepalen. De totale berekening ziet er dan als volgt uit: m³ x warmtefactor = watt / 1000 = aantal kW
• Wil je weten hoeveel BTU je nodig hebt? Ga dan een stap terug naar het aantal watt en vermenigvuldig het aantal watt met 3,4121.

Energieverbruik van een airco

Het energieverbruik van een airco is van belang voor het klimaat én voor je portemonnee. Een vaste airco waarmee één kamer wordt gekoeld verbruikt bij normaal gebruik (en dus niet op de hoogste stand) gemiddeld minder dan 1 kWh per uur, namelijk 0,75 kWh*. Stel dat je een airco in de zomer 12 uur per dag gebruikt. Dan komt het stroomverbruik van de airco, uitgaande van het gemiddelde, uit op 9 kWh per dag. Vermenigvuldig je dat met een tarief van 0,30 euro per kWh (prijspeil juni 2024) dan kom je uit op 2,70 euro per dag. Zomerse dagen met temperaturen van 25 graden of hoger komen in Nederland op gemiddeld 24 tot 40 dagen voor**. Gebruik je een airco 40 dagen per jaar, dan kom je uit op 40 x 2,70 euro = 108 euro per jaar.

* Bron: MilieuCentraal
**Bron: KNMI

Om te voorkomen dat een airco onnodig energie verbruikt, moet je goed naar het energielabel kijken. Dit label geeft met letters (A tot en met G) en kleuren (donkergroen tot en met rood) informatie over het energieverbruik van een apparaat. Een airco met een hoger energielabel, zoals A of B, is energiezuiniger dan een airco met energielabel E, F of G.

©ppart | Piotr Pawinski

Geluidsniveau van een airco

Ben je gevoelig voor geluid? Dan is het goed om bij aanschaf van een airco ook aandacht te besteden aan het geluidsniveau. Geluidsoverlast kan tenslotte niet alleen vervelend zijn, bijvoorbeeld tijdens het werken, maar het kan ook je nachtrust verstoren als je een airco aanschaft voor in de slaapkamer. En een verstoorde nachtrust heeft weer impact op je concentratievermogen en energielevel overdag.

De nieuwste airco's worden gelukkig niet alleen steeds zuiniger, maar ook steeds stiller. Meer en meer moderne airco's zijn dan ook fluisterstil, met een maximum geluidsniveau tussen de 40 en 50 dB, vergelijkbaar met het geluid van een regenbui. De meest stille airco's op de markt hebben zelfs een maximum van 30 dB. Wat je kunt vergelijken met het geluid van fluisteren.

Installatie van een airco

De installatie van airco’s verschilt nogal per systeem. Kies je voor een mobiele airco? Dan is het in de meeste gevallen een kwestie van een stekker in het stopcontact, de afvoerslang naar buiten hangen en de airco kan aan. Kies je echter voor een vaste airco? Dan is de installatie heel wat ingrijpender. Er moet tenslotte een buitenunit worden gemonteerd in combinatie met binnenunits die via leidingen met elkaar worden verbonden. Daarnaast wordt er gewerkt met koelmiddel waarmee alleen gewerkt mag worden door mensen in het bezit van een specifiek certificaat. Het aanleggen van een dergelijke airco dient dan ook te worden gedaan door een professionele partij en in veel gevallen wordt vaste airco aangelegd tijdens de bouw of een grote renovatie van een woning. Zelf doen is verboden.

❄️Kies je voor gemak en je portemonnee? Ga dan voor mobiel👇🏻

Functies en bediening van een airco

Airco's worden steeds vaker uitgebreid met uiteenlopende functies en bedieningsmogelijkheden. Denk daarbij aan een timer, slaapmodus, afstandsbediening, bijbehorende apps of een luchtzuiveringssysteem. Ga daarom goed na welke functies en mogelijkheden jouw voorkeur hebben en je leven makkelijker kunnen maken en pas je aankoop daarop aan. Hieronder lichten we een aantal functies uit die je kunt tegenkomen op je airco:

• Timer: een timerfunctie maakt het mogelijk een airconditioner zo te programmeren dat deze automatisch aan- of uitgeschakeld wordt op een vooraf bepaalde tijd. Ideaal om een ruimte al op voorhand te koelen of de airco tijdens het slapen uit te laten gaan, maar ook om onnodig energieverbruik te voorkomen. • Luchtstroomregeling: diverse airco's bieden de optie op de richting en intensiteit van de luchtstroom aan te passen. Hierdoor kun je de koele lucht op de gewenste plek richten (bijvoorbeeld niet op je nek maar iets lager). • Smart home-integratie: steeds meer slimme airco's bieden de mogelijkheid deze te integreren met slimme thuisnetwerken, zoals spraakgestuurde assistenten als Amazon Alexa en Google Assistant en mobiele apps.• Energiebesparende modus: sommige airco's zijn voorzien van speciale energiebesparende modi die het energieverbruik verminderen door bijvoorbeeld de koelcapaciteit of ventilatorsnelheid aan te passen. Dit helpt het energieverbruik en de bijbehorende kosten van een airco te verlagen.

©Milan Gucic | astrosystem

Onderhoud van een airco

Een airco is over het algemeen vrijwel onderhoudsarm, maar dit geldt niet voor alle systemen. Het is daarom goed om te checken wat voor onderhoud er nodig is voor de airco die je overweegt aan te schaffen. Vaak gaat het qua onderhoud bijvoorbeeld om het schoonmaken van filters om stof en vuil van buitenaf weg te halen, zodat de airco schone lucht blijft blazen. Ook kan het zijn dat het koelmiddel, waarmee de airco warme lucht koelt, moet worden bijgevuld of vervangen. Het koelmiddel vullen of vervangen is niet zonder risico. Dit moet je daarom altijd laten doen door een professionele partij.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).