Groene of grijze stroom: ze zitten allebei op hetzelfde stroomnet, gaan door dezelfde kabels heen en komen uit hetzelfde stopcontact. Wat maakt groene stroom dan zo groen en grijze stroom grijs? In dit artikel lees je over (genuanceerde) verschillen tussen duurzame en fossiele brandstoffen, van het productie- tot het recyclingproces.

Groene stroom bestaat niet 

In essentie is elk soort stroom hetzelfde. Elektriciteit bestaat uit bewegende elektronen. Dat zijn kleine, elektrisch geladen deeltjes die uitmaken van een atoom. Wanneer zo’n elektron zich verplaatst, komt er energie vrij. Op basis hiervan kun je dus zeggen: groene stroom bestaat niet. Want in principe is de stroom zelf niet groen. Het erom dat de opwekking ervan op een duurzame manier gebeurt.  

🔌 Wat wordt er dan onder duurzame opwekking verstaan? En is groen écht zo goed en grijze stroom alleen maar slecht? Hieronder lees je wat er bij de opwekking van groene en grijze stroom komt kijken. 

Wanneer noem je stroom groen? 

Doorgaans gebruikt men de term ‘groene stroom’ wanneer het op een duurzame manier gewonnen is. Groene stroom komt uit onuitputtelijke, hernieuwbare energiebronnen als wind, water, zon, aardwarmte en biomassa. Zolang de wind waait, de zon schijnt en de bomen groeien, raken ze nooit op. Om van groene energiebronnen te spreken mag de productie niet bijdragen aan de opwarming van de aarde. Daarnaast is stroom groen wanneer: 

• het de lucht niet vervuilt
• niet op raakt
• de leefomgeving van mens en dier niet aantast 

De oorsprong van grijze stroom

Grijze stroom wordt opgewekt uit fossiele brandstoffen zoals aardgas, aardolie en kolen. Die raken een keer op. Door ze te verbranden ontstaat er energie. Maar tijdens het verbranden komt ook CO₂ vrij en CO₂ is een broeikasgas dat de aarde doet opwarmen. 

©Thares2020

Is groene stroom écht alleen maar goed en grijze stroom écht zo slecht?

Ondanks dat de kleurlabels van de soorten energie ergens op hinten, lijkt het plaatje toch niet helemaal zo zwart-wit of groen-grijs te zijn, maar is het een stuk genuanceerder. Hieronder lopen we verschillende zienswijzen langs van 5 onderdelen die komen kijken bij de opwekking en het gebruik van duurzame en fossiele energiebronnen: productie, uitstoot, leefomgeving, recycling en gevaren.  

1. Productie

Net als kolen- en aardgascentrales komen windmolens en zonnepanelenniet zomaar uit de lucht vallen. Die moeten geproduceerd worden. Hoewel ze schone, groene energie leveren, komt er ook gewoon CO₂ vrij bij de productie, het onderhoud en afbraak ervan. Ook zijn er grondstoffen nodig voor de accu’s en andere elektriciteitsopslag. En die raken ook een keer op. Terwijl het opslaan van energie juist zo belangrijk is bij niet-stabiele energieopwekking door de natuur. Het verschil tussen de groene energiebronnen en fossiele energiebronnen is dat de uitstoot vele malen lager is. Een windmolen compenseert dit volledig na 3 tot 12 maanden draaien. Fossiele-brandstofcentrales compenseren dit niet en blijven hun hele leven lang CO₂ uitstoten. Je merkt nu al misschien dat het een gecompliceerd plaatje is, met veel voorwaardes en bedenkingen.

2. Uitstoot

Als grijze stroom tegenover groene stroom staat, is het dan alleen maar slecht? Daarvoor moet je naar het totaalplaatje kijken. Tijdens de productie van bijvoorbeeld kernenergie komt bijna geen CO₂ vrij. Is kernenergie dan groen? Nee, want uranium, de grondstof waarmee kernenergie geproduceerd wordt, raakt een keer op.  Bovendien levert het veel radioactief afval op, wat nog duizenden, al dan niet miljoenen jaren gevaarlijk blijft. Maar op het moment zijn er andere typen kerncentrales in ontwikkeling waar veel meer grondstof voor is. 

Net als uranium raakt ook aardgas dat gebruikt wordt in de gascentrales een keer op. De CO ₂-uitstoot van gascentrales is ook erg hoog. En vooral kolencentrales zijn echte boosdoeners met een hoge CO₂-uitstoot en luchtvervuilende stoffen als kwik, stikstofoxiden, zwaveloxiden en fijnstof. Er zijn wel moderne kolencentrales, maar alsnog stoten die wel 2 keer zoveel uit als gascentrales. 

Duurzame energiebronnen stoten geen CO₂ uit tijdens het produceren van energie, maar wel bij de productie en onderhoud ervan. Dit worden ook wel de energiekosten genoemd. Bij het verbranden van biomassa komt er overigens wel CO₂ vrij.  

3. Leefomgeving

Het niet verstoren van de leefomgeving van zowel mens en dier is een voorwaarde voor groene stroom. Toch blijken windmolenparken in de Noordzee invloed te hebben op het ecosysteem van de zee. Ze spelen een rol in de lucht- en waterstromen en nemen ruimte in. De rijksoverheid onderzoekt wat die effecten precies inhouden. Over waterkracht wordt gezegd dat de waterparken alleen duurzaam zijn wanneer ze kleinschalig zijn. Grote centrales verstoren visstand en ecosystemen. Ook zou biomassa een duurzame bron moeten zijn, maarhet hout dat verbrandt wordt, zou voor een duurzamer doel kunnen worden ingezet. Daarnaast is het kappen van brandhout ook niet erg vriendelijk voor de leefomgeving. Er is landbouwgrond speciaal voor biomassa, maar ook dat zou anders gebruikt kunnen worden. En tijdens de mestvergisting moet er trouwens een materiaal toegevoegd worden, dat eigenlijk ook gewoon geschikt is voor veevoer.

©Malp

Grijze-stroomopwekkers zijn erg luchtvervuilend en voor de centrales moet er ruimte zijn om ze te bouwen. Bovendien kunnen er lekkages ontstaan tijdens het oppompen en transporteren van olie. Die lekkages hebben grote gevolgen voor de kwaliteit van het water en de dieren die ermee in aanraking komen. Om het nog maar niet te hebben over het radioactieve afval dat komt kijken bij de kerncentrales, wat nog erg lang schadelijk kan blijven. 

4. Recycling

Wat doen we met de energiebronnen wanneer ze aan het einde van hun levensduur zijn of kapot zijn? Fossiele brandstoffen vallen niet te recyclen. Wel kunnen bijvoorbeeld kolencentrales die aan vervanging toe zijn, voor een ander doel dienen - zoals het stoken van biomassa. Daarbij moet wel rekening gehouden worden met brandgevaar. Wanneer pallets met biomassa te vochtig worden, bestaat de kans dat er brand ontstaat. 

Ook groene energiebronnen verouderen en moeten op den duur vervangen worden. Een zonnepaneel, afhankelijk van het soort, kan tot wel 40 jaar meegaan. Maar de batterijen verouderen waardoor ze minder energie opbergen. Twee jaar geleden is voorspeld dat er in 2030 ongeveer 250.000 op de afvalstapel belanden. En bij veel van die oude types is er een lijm gebruikt waardoor ze niet volledig recyclebaar zijn. Van windmolens kunnen de gondels en masten van staal makkelijk gerecycled worden. De wieken en bladen daarentegen zijn met hars geproduceerd, wat het recyclen lastig maakt. Tot nu toe worden ze meestal verbrand of in beton gebruikt.

Volledige recycling van duurzame energiebronnen is nog niet helemaal mogelijk. Maar er zijn initiatieven om dit te veranderen. Bij het bouwproces krijgen zonnepanelen en windmolens van recyclebaar materiaal voorrang. In Groningen is zelfs een proeffabriek opgezet waarin hoogwaardige recyclingtechnologieën ontwikkeld worden.  

5. Gevaren 

Ongelukken komen helaas voor in elk soort energieproductie. Het is weleens voorgekomen dat zonnepanelen vlam vatten door oververhitting, te weinig ventilatie, of slecht aangesloten kabels en stekkers. Ook windmolens kunnen in de fik vliegen. Deels omdat de industrie nog vrij jong is, waardoor er nog gesleuteld wordt aan kostenreductie en bouwprocessen. 

Ook in de verschillende industrieën zelf gebeuren ongelukken. Zo is becijferd dat er tijdens elk miljoen gewerkte uren in de olie-industrie 1 ongeval. Bij windmolens lag het aantal op 2,1 per 1 miljoen gewerkte uren.

Toch levert de fossiele energieopwekking de grootste gevaren. Wereldwijd overlijden er jaarlijks ruim 5 miljoen mensen aan luchtvervuiling. De schuldigen? Fabrieken, niet-elektrische auto's en ...  elektriciteitscentrales. 

Ook interessant: Zonnepanelen in de brand? Dit kun je doen om ellende te voorkomen

Waarom dan toch voor groene stroom kiezen? 

Je weet inmiddels dat groen niet automatisch goed is en grijs niet automatisch slecht. Waarom zou je dan eigenlijk toch voor groene stroom kiezen? Aan het gebruik van fossiele brandstoffen komt een keer een einde, ze raken op. Dat zien we ook terug in de prijsstijgingen van de afgelopen jaren. Vooral aardgas ging flink in prijs omhoog. Bovendien zijn we ook deels afhankelijk van het buitenland. Maar door hernieuwbare energiebronnen zoals wind, zon en water te gebruiken, kunnen we minderen met het verbruik van fossiele brandstoffen. met alle voordelen van dien.

Alleen maar groene stroom, dat kan nog niet 

Voor groene stroom zijn we nu nog erg afhankelijk van het weer. Soms wordt er veel opgewekt en soms weinig. Daarmee kan het elektriciteitsnet niet altijd even goed overweg. Als er meer aanbod is dan vraag, of andersom, kan het net als het ware verstopt raken. Dat wordt netcongestie genoemd. Een goed voorbeeld is dat bij extreem veel zon zonnepanelen soms niet meer kunnen terugleveren aan het net. En dat is zonde, want die groene stroom was op een ander moment goed van pas gekomen! Thuisaccu's zijn nu nog zeldzaam, maar zouden op termijn voor consumenten een goede oplossing kunnen zijn.

Op andere momenten ontstaan er piekmomenten in de vraag naar groene stroom. We gaan op hetzelfde moment meer elektrisch koken en elektrisch rijden. In dat geval kan de capaciteit om de stroom goed te kunnen transporteren en opslaan ook nog tekort schieten.

Daarom grijpen we toch terug naar grijze stroom om de energievraag bij te benen. Om groene stroom langdurig en grootschalig op te kunnen slaan, moet er nog flink doorontwikkeld worden.

Lees ook: Lithium, waterstof, stikstof: hoe kunnen we groene stroom opslaan?

©chrisrt

Groene stroomleverancier kiezen 

Niet elke groene-stroomleverancier is hetzelfde. De een investeert veel in het verbeteren van groene energieopwekking maar heeft nog grijze energiecentrales, de ander produceert wel groene stroom maar houdt geen rekening met het bouwproces, of haalt groene stroom uit het buitenland onder het mom van een Garantie van Oorsprong. Check daarom bij het kiezen van een groene stroomleverancier wat het duurzaamheidsbeleid is. 

Misschien ook interessant:Eyeopener: 4 goede redenen om stroom te besparen 

🔋 Wil je zelf groener en duurzamer met energie omgaan? Er is veel dat je kunt (laten) doen!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).