Het Buma/Stemra-virus was het eerste virus in de categorie ransomware dat bekendheid in Nederland verkreeg. Dit virus gaf een melding die zich niet makkelijk liet verwijderen. Ransomware kan in erge gevallen zelfs persoonlijke bestanden onbereikbaar maken. Hoe ga je om met zo'n besmetting?

Natuurlijk was het niet Buma/Stemra zelf die met een boete komt. Sterker nog, deze partij is helemaal niet gemachtigd om boetes uit te delen en niemand is gemachtigd om zomaar je systeem te vergrendelen, om wat voor reden dan ook. Maar dat mensen er in geloven is niet heel verwonderlijk, het waarschuwingsscherm (dat niet zomaar weg te klikken valt) maakt gebruik van echte logo's en duur taalgebruik dat gemiddeld minder taalfouten bevat dan phishingmails. Lees ook: Pc gekaapt door Petya-ransomware? Zo los je het op.

Er doken ook varianten op voor verkeersboetes, justitie en zelfs de FBI en CIA. Allemaal hadden ze een duidelijk motief: geld in het laatje brengen via een betaalmethode die niet traceerbaar is. Was je na betaling verlost? Nee. In de meeste gevallen verdween het virus naar de achtergrond van je pc, om je een paar weken later weer lastig te vallen voor nog een betaling.

©PXimport

Beboeten van muziekluisteraars gaat zelfs een schimmige partij als Buma/Stemra een brug te ver. Sterker nog, ze mogen het niet eens.

Kat-en-muis

Gelukkig was het Buma/Stemra-virus redelijk onschuldig. Virusscanners konden makkelijk korte metten maken met de vergrendeling om de malware volledig te verwijderen, zonder dat er een cent naar criminelen werd overgemaakt. Maar het soort virussen bleek erg lucratief, waardoor het kat-en-muisspel tussen virusmakers en beveiligingsbedrijven begon. Intussen is ransomware, waarbij je computer vergrendeld wordt, geëvolueerd tot cryptomalware, waarbij je belangrijke bestanden worden versleuteld door middel van encryptie (en vandaar de naam). De ontsleutelcode krijg je pas nadat je hebt betaald (zeggen ze). Halverwege 2014 dook deze vorm van malware voor het eerst grootschalig op: Cryptolocker.

Deze malware voor Windows versleutelde bestanden en eiste losgeld in de vorm van Bitcoin. De ontsleutelcode werd op servers van de criminelen opgeslagen en als dat niet erg genoeg was, moest de betaling binnen een korte deadline worden overgemaakt, ander werd de sleutel verwijderd.

Besmetting met ransomware is frustrerend, maar besmetting met cryptomalware kan een ware nachtmerrie zijn. Vooral als je geen back-up hebt. Zoals in veel gevallen is voorkomen beter dan genezen. Maar wat kun je doen als het ongeluk al is geschied?

©PXimport

Betalen, of je bent je bestanden kwijt.

Hoeveel loont de misdaad?

Omdat de criminelen achter ransomware onder de radar willen blijven vliegen, verlangen ze anonieme betalingen via Bitcoin. Dit maakt schattingen over de totale schade en het percentage van de slachtoffers die tot betaling overgaan erg moeilijk. Toch heeft beveiligingsbedrijf Fox-IT onderzoek gedaan naar de ransomware TorrentLocker.

©PXimport

TorrentLocker sloeg toe met een vervalst mailtje dat een zogenaamde link naar een track-and-trace van de post bevatte.

Portemonnee op zak!

We vroegen aan beveiligingsexperts Righard Zwienenberg (ESET) en Eddy Willems (G DATA) hoe je het beste kunt handelen wanneer je systeem ontoegankelijk gemaakt is door ransom- of cryptomalware. Het antwoord op de vraag het verstandig is om te betalen als je écht bij je systeem wilt of om bestanden te ontsleutelen was van beide experts bijzonder eenduidig: nooit betalen! Niet alleen vanwege de eerder genoemde reden dat je systeem (waarschijnlijk) besmet blijft, maar Willems stipt ook een ander punt aan: "De kans dat je daadwerkelijk de ontsleutelcode krijgt is klein. In de meeste gevallen is er zelfs geen mogelijkheid om te ontsleutelen."

Geen ontsleutelcode betekent in feite dat je systeem of bestanden praktisch onherstelbaar zijn, tenzij er een geniale cryptograaf bij een beveiligingsbedrijf werkt die zelf een ontsleutelcode fabriceert. Hoe reageer je dan op een besmetting? "Op het moment dat je merkt dat je door een vorm van ransomware besmet bent geraakt, zal de meeste ransomware dit direct melden aan de gebruiker. Dit terwijl in de achtergrond het gijzelen van bestanden doorgaat", aldus Zwienenberg. "Ga voordat de ransomware verwijderd is, niet een back-up proberen terug te zetten van bijvoorbeeld een externe harde schijf, aangezien de ransomware dan ook de back-up kan gijzelen. Het is natuurlijk al onverstandig om een back-up continu aan een systeem te hangen. Op deze manier maak je het ransomware of andere vormen van malware wel heel makkelijk."

Veel mensen gebruiken echter ook cloudopslag voor hun back-up. Willems vult aan: "Noteer eerst het Bitcoin-wallet-adres waar je moet betalen (dit is de enige aanwijzing die er is naar de criminelen). Koppel daarna je pc los van het netwerk en internet, zodat de malware geen kans krijgt andere apparaten in het netwerk te besmetten of je bestanden in de cloud te beïnvloeden."

Righard Zwienenberg

Zwienenberg is al sinds 1988 actief met bestrijding van malware. Sinds 2012 is hij actief als onderzoeker bij ESET (bekend van de NOD32-antivirus), maar hij is tevens werkzaam geweest bij onder meer Norman en is CEO van AMTSO (Anti-Malware Testing Standards Organization).

Eddy Willems

Ook Willems heeft al vele jaren ervaring in de bestrijding van malware. In 1991 richtte hij EICAR op (European Institute for Computer Anti-Virus Research), is tevens betrokken bij AMTSO en heeft enkele jaren ervaring opgedaan bij Kaspersky. Sinds 2010 is hij werkzaam als beveiligingsexpert bij G DATA.

Niet afwachten

Door snel te handelen, kun je dus schade voorkomen. Volgens Zwienenberg krijg je als gebruiker in de meeste besmettingsgevallen direct een melding, terwijl de cryptomalware op de achtergrond steeds meer bestanden versleutelt. Een volgende stap die je kunt nemen is je pc opstarten van een herstel-cd of -usb-stick. Het is dus aan te raden om altijd zo'n opstartbare cd of stick bij de hand te houden. De meeste antivirusbedrijven (bijvoorbeeld Kaspersky, Bitdefender, G DATA, ESET) bieden dit gratis aan. Wanneer je hiermee opgestart bent, is het mogelijk je pc te scannen en de malware te verwijderen voordat het meerdere bestanden versleutelt. Wanneer je opstart van een opstartbare usb-stick, start het besmette Windows niet mee. Hierdoor krijgt de malware niet de mogelijkheid nog meer te versleutelen en kun je eventueel belangrijke niet-getroffen bestanden veiligstellen. Helaas is het haast onmogelijk om reeds versleutelde bestanden te herstellen, beamen ook Willems en Zwienenberg.

Kaspersky Rescue Disk

Het is dus altijd van belang een opstartbare cd of usb-stick paraat te hebben. Veel antivirusmakers bieden dit gratis aan. Wij hebben goede ervaringen met de Kaspersky Rescue Disk. Je downloadt deze hier. Het .iso-bestand dat je krijgt, kun je in Windows 8 en 10 direct op cd branden. Bij oudere Window-versies heb je daar een tool als CDBurnerXP voor nodig. Wil je het liever op een opstartbare usb-stick, dan vind je hier instructies hoe je zo'n stick aanmaakt. Start je pc niet op vanaf je cd of stick, loop dan de instellingen van het BIOS of de UEFI even na.

Voorkomen beter dan genezen

Het is zo'n dooddoener, maar ook in het geval van systeemgijzeling is voorkomen beter dan genezen. Allereerst is het zaak dat je een goede, actuele back-up hebt (bij voorkeur zelfs meerdere). Dat kan op een externe schijf, maar koppel de schijf altijd los na het maken van de back-up en wees er altijd zeker van dat het systeem (weer) malwarevrij is wanneer je de schijf aankoppelt. Vertrouw nooit op een back-up op een interne schijf of partitie.

Als je geen privacybezwaren hebt, volstaat een back-up in de cloud (bijvoorbeeld OneDrive, Dropbox of Google Drive). Let echter op: als je een client voor cloudopslag hebt geïnstalleerd, dan synchroniseert deze de bestanden in de lokale map met je cloudopslag. Dus: in geval van besmetting overschrijft de cloudopslag-software de bestanden online met de lokale geïnfecteerde bestanden. Een NAS is een veilige opslaglocatie, maar zorg wel dat de software hiervan altijd up-to-date is. Er is een vorm van cryptomalware in omloop geweest die specifiek NAS-apparaten van Synology besmette via een veiligheidslek, dat snel gedicht werd door Synology. Een handig gratis tooltje om je back-ups mee te regelen is EaseUS Todo Back-up, op onze site lees je precies hoe je dit programma gebruikt.

Alles bij de tijd

Zorg ook dat je antivirussoftware op je systeem hebt. Niet alleen is antivirus geschikt om malware te verwijderen, ook beschikken virusscanners over een heuristische scanner, die preventief ingrijpt bij verdacht gedrag, zoals het overschrijven van bestanden in Mijn Documenten met willekeurig-ogende nulletjes en eentjes. Windows 8- en Windows 10-systemen zijn standaard al beschermd met het gratis Windows Defender. Maar omdat deze virusscanner in tests maar matige scores behaalt, raden we een alternatieve virusscanner aan. Dat kan betaalde software zijn, maar gratis volstaat ook. Onlangs hebben we een vergelijkende test uitgevoerd welke gratis virusscanner je het beste kunt kiezen, deze test lees je hier.

De meeste cryptomalware-besmettingen vinden plaats door veiligheidslekken in software, bijvoorbeeld Java, Silverlight of Flash. Als je dit soort software niet (meer) gebruikt is het sowieso aan te raden om dit te verwijderen. Zorg er in ieder geval ook voor dat je software up-to-date is. Voer daarom altijd updates uit en vergeet daarbij de Windows Update uiteraard ook niet. Eventueel kun je met een gratis tool als Secunia Personal Software Inspector nagaan of al je software up-to-date is.

©PXimport

Houd alle programma's up-to-date.

Extra beveiliging

Malwarebytes heeft recentelijk een tooltje uitgebracht dat specifiek beschermt tegen ransom- en cryptomalware. Wanneer het programma verdachte activiteit detecteert, zoals het vergrendelen van programma's of het toepassen van versleuteling, grijpt het in. Malwarebytes Anti-ransomware is nog in bèta, maar daarom gratis uit te proberen. Het tooltje is overigens geen alternatief voor antivirussoftware.

©PXimport

Een extra slot op de deur.

Meer dan Windows

Hoewel cryptomalware zijn beruchtheid te danken heeft aan Windows-besmettingen, is het geen malwarevariant die exclusief is voor Windows. We noemden al NAS-apparaten van Synology die getroffen werden door een variant van het Cryptolocker-virus. Maar ook OS X kan getroffen worden. Het besturingssysteem dat nu echter in de spotlight staat voor virusmakers is Android. Immers, wanneer een besturingssysteem een enorme gebruikersgroep én veel persoonsgegevens verkrijgt, zet het zichzelf automatisch op de radar. Groot risico op besmetting is er echter niet, de meeste ransom/cryptomalware voor Android richt zich op opkomende markten waar de Play Store niet beschikbaar is. Bovendien hebben deze malafide apps aanvullende (root-)machtigingen nodig. Haal je je apps uit de Play Store en ben je een beetje kritisch op gevraagde permissies, dan is aanvullende bescherming niet nodig.

©PXimport

Data van onderzoek naar ransom- en cryptomalware van het Nationaal Cyber Security Centrum.

Blijvend gevaar

Hoewel voorkomen nog altijd beter is dan genezen, kun je nooit helemaal zeker zijn dat je systeem niet besmet wordt met ransomware, net als bij andere virussen. Je systeem genezen is te doen, maar er is een hele minieme kans dat versleutelde bestanden hersteld kunnen worden. We kunnen niet genoeg op het belang van een goede back-up blijven hameren. Als je geen back-up hebt, is het ook noodzakelijk de verleiding om te betalen te weerstaan, maar je opties zijn beperkt. Een opstartbare usb-stick of cd biedt een kleine kans. Aangifte doen en de Bitcoin-wallet delen kan geen kwaad, maar zal hoogstwaarschijnlijk weinig uitrichten. Zwienenberg vult daarbij aan: "Neem contact op met je antivirus-leverancier. In veel gevallen kan via een omweg het systeem weer beschikbaar komen en de bestanden hersteld worden. De supportafdeling van de security-suite-leverancier kan je hierbij helpen."

Hoe gaat een antivirusbedrijf om met cryptomalware?

We vroegen Righard Zwienenberg ook hoe een antivirusbedrijf als ESET bestanden probeert te ontsleutelen die door cryptomalware getroffen zijn. "Door reverse-engineering van de code (stapsgewijs het besmettings- en versleutelproces terug te lopen - red.) leren wij wat de ransomware doet, hoe deze het systeem of bestanden gijzelt en ook of (en zo ja, hoe) dit weer hersteld kan worden. Deze oplossing wordt dan toegevoegd aan de beveiligingssuite en indien nodig ook aan andere tools. In veel gevallen kunnen de bestanden helaas nooit ontsleuteld worden, omdat er bugs in de encryptie-algoritmen zitten. Deze bestanden zullen dan ook als verloren moeten worden beschouwd. Er is zelfs ransomware in omloop waarbij de makers zelf niet weten wat de code om het systeem of de bestanden te unlocken is." Ook weinig bemoedigende woorden van Eddy Willems: "In de meeste gevallen kun je die bestanden niet meer ontsleutelen en ben je aangewezen op je back-up."

©PXimport

Zorg ook dat je NAS up-to-date is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).