Je neemt foto’s met je smartphone of digitale camera, haalt ze naar je pc, bewerkt ze eventueel nog na en drukt ze af. Helaas: de kleuren komen niet overeen met die op het scherm van je smartphone of computer. Er is dus nog werk aan de winkel.

Je hebt het vast ook al meegemaakt dat de kleuren op je scherm er merkbaar anders uitzien dan de kleuren op de afdrukken van je eigen printer of die van een online printservice. Dit is een vervelend verschijnsel dat verschillende oorzaken heeft. We bekijken eerst de mogelijke aanstichters van zulke kleurverschuivingen. Deze kennis zetten we dan in om te proberen die verschuivingen weg te werken of minstens te beperken.

Heel eenvoudig is het allemaal niet, want er komen termen voorbij als kleurmodel, kleuromvang, weergave-intentie, kalibratie en kleurprofiel, maar met enige inspanning en wat geëxperimenteer krijg je vast en zeker wat je beoogt: meer natuurlijke en overeenkomende kleuren, zowel op je scherm als op je printer.

Kleurmodel

Eigenlijk hoeft het niet eens zo te verbazen dat de kleuren op je scherm en van je afdrukken behoorlijk kunnen verschillen. Om te beginnen heeft dat te maken met de manier waarop beide toestellen kleuren samenstellen.

Op een beeldscherm gebeurt dat door een directe lichtbron die met de primaire kleuren rood, groen en blauw werkt, het zogeheten RGB-model. Als deze drie kleuren in volle sterkte aanwezig zijn, dan krijg je wit: het additieve kleurmodel.

Bij printers werkt dat totaal anders. Hier vertrek je normaliter van wit papier en naarmate je de drie primaire inktkleuren (cyaan, magenta en geel) over elkaar heen drukt, vermindert de lichtreflectie en krijg je (ongeveer) zwart. Dit heet het CMYK-model (waarbij K staat voor zwart) of subtractieve kleurmodel.

Je begrijpt dat er heel wat rekenwerk bij te pas komt om kleuren uit het RGB-model om te zetten naar kleuren van een CMYK-model. Een volledig intacte kleurentransitie is zo goed als onmogelijk.

©PXimport

Kleuromvang 

Daar komt nog bij dat elk kleurmodel een andere kleuromvang heeft, ook wel kleurbereik of kleurruimte genoemd (in het Engels ‘gamut’). Anders gezegd: elk toestel reproduceert tot op zekere hoogte een verschillend scala aan kleuren. Zo komen diepblauwe tinten vaak beter tot hun recht op een beeldscherm dan op een printer.

De specifieke kleurinformatie van zo’n apparaat vind je terug in een zogeheten kleurprofiel. Verderop in dit artikel zien we hoe je zelf een kleurprofiel voor je monitor creëert en hoe je ook bijkomende profielen kunt installeren.

De kans is dus reëel dat het uitvoerapparaat, zoals een printer, een beperktere kleuromvang heeft dan het invoerapparaat, zoals je scherm. Als je dan kleurenfoto’s afdrukt, zit er niets anders op dan geschikte vervangkleuren te kiezen voor pixels die buiten het bereik van de printer vallen.

Bij de betere fotobewerkingsprogramma’s kun je dit vervangproces bijsturen met behulp van de functie renderintentie oftewel weergave-intentie. Er zijn er een handvol, maar de meestgebruikte intenties zijn relatief colorimetrisch en in mindere mate perceptueel.

Bij colorimetrische intenties wordt het witte punt van het invoerapparaat met dat van het uitvoerapparaat vergeleken, waarna alle kleuren die buiten het bereik vallen naar de dichtstbijzijnde beschikbare kleuren worden verschoven. Bij perceptuele intenties wordt geprobeerd de natuurlijke ‘look’ van de afbeelding zoveel mogelijk te behouden, al gaat dat dan ten koste van de exacte overeenstemming van de kleurpixels in beide apparaten. 

©PXimport

Gamutvision

Om een idee te krijgen van wat voor impact een ander kleurprofiel of weergave-intentie kan hebben op de kleurwerking, kun je Gamutvision installeren (zie https://kwikr.nl/gamuitleg voor instructies).

Start de tool en open linksonder het uitklapmenu bij 1. Kies Browse en haal een geschikt kleurprofiel op, bijvoorbeeld dat van je gekalibreerde scherm (zie meer bij ‘Schermkalibratie’). Standaard bevinden deze profielen zich in C:\Windows\System32\Spool\drivers\color. Doe nu hetzelfde voor 2, maar kies een ander profiel, bijvoorbeeld een printerprofiel. Vervolgens klik je linksonder op de View-knop, stel je Rendering in op None (or Print Test) en in het uitklapmenu rechtsboven selecteer je een weergave als 3D L*a*b* (wire input, solid output). De afbeelding links toont je het verschil tussen beide kleuromvangen. Selecteer gerust ook andere weergave-intenties en bekijk telkens het effect.

Maar het kan nog fraaier. Selecteer in het uitklapmenu rechtsboven Read Image for analysis en haal een afbeelding op. Selecteer de kleurprofielen voor scherm en printer. In het uitklapmenu, in het midden rechts, kies je Output > Monitor. Je krijgt nu al op je scherm een goede indruk van hoe de printerkleuren eruit zullen zien, in de veronderstelling dat je een correct printerprofiel had geselecteerd (zie ook de paragraaf ‘Workflow: softproofing’ verderop).

Het is bovendien mogelijk om het verschil tussen invoer en uitvoer per pixel te bekijken. Plaats een vinkje bij Probe en klik met het vizier op een pixel in je afbeelding. Linksonder zie je het verschil tussen de invoerkleur (boven) en de uitvoerkleur (onder). Klik buiten de afbeelding om deze Probe-modus te beëindigen.

©PXimport

Kalibratie

Je weet nu al waarom de kleuren op een scherm en een printer er zomaar anders uit kunnen zien. Maar het kan ook gebeuren dat kleuren op hetzelfde type apparaat (scherm of printer) enigszins verschillen, zelfs op apparaten van hetzelfde merk en type. Of dat de kleuren op het apparaat er morgen anders uitzien dan vandaag, want er kan slijtage optreden.

Zulke kleurafwijkingen kunnen desastreus zijn voor de workflow van je foto’s. Stel bijvoorbeeld dat je monitor een groene kleurenzweem heeft en bovendien te helder is ingesteld. Dan is het risico groot dat je met een foto-editor ten onrechte de helderheid gaat opschroeven en het aandeel van de kleur groen in je foto gaat verminderen.

Om dit te vermijden, doe je er goed aan het apparaat regelmatig te kalibreren. Toegegeven, de meest accurate schermkalibraties voer je met een zogeheten colorimeter uit, zoals de Datacolor SpyderX Pro (circa 130 euro), in combinatie met bijbehorende software of met een opensource-tool als DisplayCal.

We gaan er echter van uit dat je niet over zulke gespecialiseerde tools beschikt. Dat houdt in dat je eventuele kleurafwijkingen met je eigen ogen zult moeten vaststellen. Om je alvast een idee te geven hoe lastig dat kan zijn en hoe accuraat je dat zelf kunt, is er een online test.

©PXimport

Schermkalibratie

Wij zetten voor onze schermkalibratie graag de kalibratiewizard van Windows in. Je voert zo’n kalibratie bij voorkeur uit als je scherm al enige tijd is ingeschakeld en in (licht)omstandigheden die het beste aansluiten bij je normale werkomstandigheden.

Typ kalibreren in de Windows-zoekbalk en voer Beeldschermkleur kalibreren uit. Druk op Volgende. Lees aandachtig de instructie op het scherm. Via fysieke knopjes op je scherm kun je normaliter een OSD-menu openen (On-Screen Display) van waaruit je dan bij voorkeur, wat kleuren betreft, de standaardfabrieksinstellingen van je beeldscherm selecteert.

Druk in de wizard nogmaals op Volgende (3x) en verplaats de schuifknop zodanig dat de puntjes in het midden van elke cirkel zo weinig mogelijk zichtbaar zijn. Druk nogmaals op Volgende (2x): vanuit het OSD-menu probeer je nu de optimale helderheid in te stellen, en wel zodanig dat de grote X en het overhemd op de afbeelding nog net zichtbaar zijn. Druk op Volgende (2x), waarna je deze keer via het OSD-menu voor een optimaal contrast zorgt.

Druk alweer op Volgende (2x) en experimenteer met de kleurinstellingen van het OSD-menu tot elke kleurzweem uit de grijze balken is geweerd. Druk nogmaals op Volgende en druk een paar keer op Vorige kalibratie en op Huidige kalibratie om het verschil te zien. Ben je tevreden met je ingreep, bevestig dan met Voltooien. Het vinkje bij ClearType Tuner mag je gerust laten staan: je krijgt dan nog de gelegenheid de tekstweergave op je scherm te optimaliseren.

Verderop in dit artikel zullen we zien dat Windows nu automatisch een geoptimaliseerd kleurprofiel voor je scherm heeft aangemaakt dat je handig kunt gebruiken.

©PXimport

Printerkalibratie

In het kader ‘Spectrofotometer’ hieronder lees je hoe je een accuraat kleurprofiel voor je printer kunt bemachtigen, maar desnoods kan het ook ‘handmatig’ – met je eigen oog als scheidsrechter. Zoek alvast een paar geschikte kleurplaatjes op, zoals die op www.lagom.nl/lcd-test en www.digitaldog.net/tips. Vul die gerust aan met enkele andere kleurrijke plaatjes. Deze druk je vervolgens af met de printer, op de papiersoort die je ook voor je foto’s gaat gebruiken.

Je pakt er het best een vergrootglas bij om de resultaten te controleren op eventuele onvolkomenheden zoals kleurenzweem. Deze kun je dan proberen bij te stellen vanuit het instellingenvenster van je printerdriver. Typ hiervoor printer in de zoekbalk van Windows en kies Printers en scanners. Selecteer je printer en klik op Beheren / Printereigenschappen. Je vindt hier vast wel opties en tabbladen om de kleurverwerking door je printer aan te passen, bijvoorbeeld bij Voorkeursinstellingen / Kleur. 

©PXimport

Spectrofotometer

©PXimport

Kleurprofiel installeren

Je weet intussen hoe je een kleurprofiel kunt creëren voor je scherm en voor je printer. We raden je trouwens ook aan de website van de fabrikant van je scherm en printer te doorzoeken op mogelijke kleurprofielen. Voor schermprofielen kun je ook wel de uitgebreide database doorzoeken bij TFT Central.

Zo’n kleurprofiel is in essentie een tabel die specifieke kleurkenmerken van een apparaat, zoals de kleuromvang, vertaalt naar een apparaat-onafhankelijke kleurruimte – de zogeheten werkruimte. Veelgebruikte werkruimtes zijn sRGB en AdobeRGB. Maar hoe installeer je zo’n kleurprofiel op je computer? In Windows gaat dat als volgt. 

Druk op Windows-toets+R en voer colorcpl uit. In het programmavenster selecteer je het beoogde apparaat in het uitklapmenu, zoals monitor, printer of scanner. Het bijbehorende actieve profiel duikt nu op. Heb je de kalibratiewizard uitgevoerd, dan verschijnt bij je monitor normaliter het profielbestand CalibratedDisplayProfile-[x].icc. Zoals eerder aangegeven, zoekt Windows standaard naar deze profielen in C:\Windows\System32\Spool\drivers\color.

Verkies je een ander profiel, plaats dan een vinkje bij Mijn instellingen voor dit apparaat gebruiken, klik op Toevoegen, verwijs naar de juiste locatie en klik op Als standaardprofiel instellen.

Keer je toch liever terug naar de originele instellingen, druk dan op de knop Profielen en selecteer Mijn instellingen door de standaardwaarden van systeem vervangen.

©PXimport

Workflow: profiel

Laten we er even van uitgaan dat je je in- en uitvoerapparaten hebt gekalibreerd en dat je er bovendien optimale kleurprofielen aan hebt gekoppeld. Dat is al een hele stap, maar je moet er natuurlijk nog wel voor zorgen dat je dit alles optimaal in je workflow integreert. Hoe je dat precies doet, hangt helaas af van de apparatuur en van de gebruikte software.

Wat deze laatste betreft, nemen we hier kort het gratis GIMP als voorbeeld, maar vergelijkbare mogelijkheden vind je bijvoorbeeld ook bij Adobe Lightroom of het gratis Darktable.

Installeer en start GIMP op. Via Bestand / Openen haal je een geschikte foto op. Beschikt die over een ingebed kleurprofiel – zoals toegekend door een digitale fotocamera of scanner – dan biedt GIMP aan om dat te converteren naar de standaard sRGB-werkruimte van GIMP. Dat mag je gerust doen, tenzij je absoluut het reeds ingebedde kleurprofiel van de foto wilt behouden. Je kunt trouwens op elk moment ook zelf een ander kleurprofiel toekennen via Afbeelding / Kleurbeheer / Kleurprofiel toewijzen.

©PXimport

Workflow: softproofing

Het zou natuurlijk interessant zijn om alvast een goede indruk te krijgen van hoe je foto er in afgedrukte vorm uit zou zien. Dat is mogelijk dankzij de functie softproofing, die je bij voorkeur uitvoert op een gekalibreerd scherm. Het komt erop neer dat je de foto op je scherm bekijkt, maar wel via het kleurprofiel van je printer. Een afdrukvoorbeeld op je scherm als het ware, in plaats van op papier.

In GIMP ga je hiervoor als volgt te werk. Ga naar Bewerken en kies Voorkeuren. Open de rubriek Kleurbeheer en klik op het pijltje bij Afdrukvoorbeeld / Profiel afdrukvoorbeeld. Klik op Kies kleurprofiel van schijf en verwijs naar het beoogde (CMYK-)kleurprofiel (zie ook het kader ‘Adobe kleurprofielen’). De renderintentie wil je wellicht op Relatief colorimetrisch instellen. Plaats een vinkje bij Kleuren buiten het gamut markeren als je zo dadelijk de kleuren wilt markeren die je printer niet exact kan weergeven. Bevestig met OK en herstart GIMP.

Importeer je foto, open het menu Beeld, kies Kleurbeheer en plaats een vinkje bij Afdrukvoorbeeld. Je ziet nu hoe je afgedrukte foto er ongeveer uit zal zien, zodat je eventueel eerst nog een en ander kunt optimaliseren.

Inderdaad, de perfecte foto kost wat tijd en moeite.

©PXimport

Adobe kleurprofielen

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).