Google Home is de smarthome-app van Google. Het is een dienst waarmee je allerlei slimme apparaten kunt instellen, beheren en bedienen. En ze hoeven daarvoor niet eens van Google zelf te komen; ook producten van derden kun je aan het platform toevoegen. Wat kun je er allemaal mee en hoe stel je dat goed in? Dat leggen we uit in dit artikel.

Google Home is de naam die Google aanvankelijk gebruikte voor zijn slimme speakers en het smarthomeplatform. Inmiddels gaan die speakers door het leven als Google Nest (Audio, Mini of Hub) en wordt de Home-naam alleen nog gebruikt voor de app. Dat is waar we in dit artikel dan ook de focus op leggen: de gratis app die je kunt downloaden voor Android en iOS. Via de app voeg je allerlei slimme apparaten toe, die je vervolgens bijvoorbeeld met de Google Assistent kunt bedienen. Hoe werkt dat?

Google Home: de basis

Wanneer we de term ‘smart’ of ‘slim’ in combinatie met een apparaat of productgroep gebruiken, doelen we vooral op de internetverbinding die aanwezig is. Daarmee koppelen we allerlei apparaten aan elkaar en kunnen we ze via verschillende apps en stembediening opdrachten geven. De Google Home-app is in die zin vergelijkbaar met Apple HomeKit en Samsung SmartThings: het is een centrale plek waar allerlei diensten, producten en mogelijkheden samenkomen (ook wel 'hub' geheten).

©PXimport

Zodra je de Google Home-app downloadt, moet je die goed instellen. Je koppelt je (bestaande of nieuwe) Google-account aan de app, stelt je adres in en kan daarna gebruikers toevoegen. Dat kunnen bijvoorbeeld gezinsleden zijn. Iedereen met toegang tot de app kan de gekoppelde apparaten in huis aansturen. Denk dan aan slimme lampen (voor zowel binnen als buiten), het slimme slot, de slimme gordijnen en meer – zolang ze maar ondersteuning bieden voor Google Home of Assistent.

Google heeft zelf ook een aantal slimme apparaten ontwikkeld die je via deze app bedient. Denk daarbij aan de Google Chromecast, de Google Nest Hub (een smart display) en natuurlijk de Google Nest-speakers. Via het slimme display en de slimme speakers kun je commando’s geven. Deze apparaten beschikken namelijk over microfoons die je opdracht oppikken zodra je 'Hé Google' zegt en vervolgens een zin uitspreekt. Je kunt die commando’s ook via je smartphone geven.

De vernieuwde Google Home-app

De Google Home-app heeft er jarenlang hetzelfde uitgezien. En ondertussen komen er steeds meer mensen mee in aanraking: het vernieuwde uiterlijk. Op het moment van schrijven is die alleen beschikbaar in bètavorm, waar je je voor kunt aanmelden. Maar vroeg of laat krijgt iedereen deze versie van de app voorgeschoteld. De app doet een aantal dingen net even anders, waardoor het gebruik ook net even anders is. Wat gaat er zoal veranderen aan Google Home?

Voortaan is de Google Home-app opgedeeld in vijf overzichtelijke tabbladen, namelijk Favorieten, Apparaten, Automatiseringen, Activiteit en Instellingen. De eerste tab die je ziet na het openen van de app, is Favorieten. Hier staan bijvoorbeeld je slimme lampen, maar ook je wifi en de klimaatbediening (voor de verwarming en airco). Je kunt als gebruiker zelf favorieten toevoegen. Dat kunnen bepaalde acties zijn, zoals naar huis bellen of iets omroepen.

🔴 TIP! Je kunt ook apparaten op het tabblad Favorieten instellen. Dat doe je door de knop Favorieten toevoegen te tikken en op het volgende scherm vinkjes te plaatsen in de lege hokjes naast de namen van die apparaten. Hetzelfde geldt overigens voor de acties.

Google heeft deze keer personalisatie hoog in het vaandeel staan. Je bepaalt nu namelijk helemaal zelf hoe de openingspagina van de app eruitziet, zodat je geen onnodige handelingen hoeft te verrichten. In het Favorieten-overzicht kun je namelijk ook het live-beeld van je camera kwijt. En elk apparaat dat in deze tab staat, geeft live weer wat de status is. Zo zie je dat er een lamp aanstaat, en je ziet ook meteen wat het niveau van de helderheid is.

Het gedeelte bovenaan, waar je je lampen en dergelijke aantreft, wordt Spaces genoemd. Dat zijn handige snelkoppelingen naar apparaatverzamelingen. Tik je op de slimme verlichting, dan krijg je een overzicht te zien van alle slimme lampen in en rondom het huis. In de toekomst mag je ook hier zelf bepalen wat er komt te staan. Dan voegt Google namelijk persoonlijke ruimtes toe, waar je zelf een verzameling apparaten onder kunt scharen. Dat zijn slimme opties waar we naar op zoek zijn.

🔴 TIP! Zo kun je een Space aanmaken voor je robotstofzuigers. Dat is handig voor mensen die een huis hebben met meerdere verdiepingen en op elke verdieping een apart stofzuiger hebben staan. Met een druk op de knop geef je ze dan het commando om dat vervelende taakje uit te voeren.

Tot slot biedt de Favorieten-tab nog een mediaspeler. Hier tref je de media aan die ergens in huis via Google Home of Google Chromecast wordt afgespeeld. De app heeft zelfs de interface voor de Google TV-afstandsbediening geïntegreerd. Wanneer je naar muziek luistert, krijg je toegang tot media- en volumebediening. Ook stel je in (of zie je staan) op welke speaker de muziek wordt afgespeeld. Kortom: dit wordt dé plek waar je straks alles over je smarthome kunt zien staan.

De tab voor apparaten in Google Home

De tab voor je apparaten in de Google Home-app komt je waarschijnlijk meteen bekend voor. Net zoals in de oude versie tref je hier een overzicht van alle devices in je smarthome. Ze staan op alfabetische volgorde van kamers. Het overzicht is in staat live weer te geven wat er in huis gebeurt. Niet alleen zie je een preview-feed van je camera’s, ook zie je hoe hoog de verwarming staat en op welke helderheid lampen staan ingesteld. Zo weet je dus meteen waar je aan toe bent.

Voor de camera-opties keek Google goed naar wat de Nest-app aanbood. Als je op een cameraknop tikt, krijg je een live-beeld te zien met daaronder een tijdlijn. Door over die tijdlijn te scrollen, zie je beelden van verschillende momenten. De app maakt alleen beelden aan wanneer de camera ergens op reageert (of op basis van je persoonlijke instellingen). Dat werkt vooralsnog alleen met Nest-camera’s van Google, maar wie weet verandert dat nog in de toekomst.

Apparaten aan Google Home toevoegen

Als je een apparaat aan de Google Home-omgeving wilt toevoegen, check dan op de verpakking of de productpagina of er een badge met Google Home of Google Assistent aanwezig is. Is dat het geval, dan weet je zeker dat dit apparaat met het smarthomeplatform overweg kan. Een andere voorwaarde is dat je het slimme product in kwestie al volgens de bijbehorende instructies moet hebben geïnstalleerd. Daarnaast moet je binnen de app zijn aangemeld met een Google-account.

Het is helaas niet mogelijk zomaar een ruimte toe te voegen. Dat kun je doen tijdens het installatieproces van een product of door (achteraf) de instellingen van een eerder ingesteld apparaat te openen. Je kunt wel kamers beheren en verwijderen door in de Google Home-app op het tandwielicoontje te tikken. Klik op een kamer om bijvoorbeeld de naam aan te passen. Ook kun je ruimtes verwijderen of producten aan bestaande ruimtes toevoegen, maar daar houdt het bij op.

🔴 TIP! Mocht je nog iets anders willen aanpassen voor een product, dan doe je dat door het apparaat in kwestie te selecteren binnen de Google Home-app. Dat doe je door de knop even ingedrukt te houden. Rechts bovenin staat een tandwielicoon; daar pas je bijvoorbeeld de kamer aan.

Stemherkenning en automatiseringen

De Google Home-app biedt een optie genaamd Voice Match aan. Als je de stemherkenning activeert, kan Google persoonlijke resultaten presenteren op basis van je opdrachten. Dat is vooral belangrijk voor mensen die een Google Nest Hub, Audio of Mini delen met andere mensen binnen een huishouden. Zo kan Google gebruikers ven elkaar onderscheiden, terwijl jij niets hoeft in te leveren op het persoonlijke gebruik. Je vindt de opties hiervoor binnen de instellingen van de app.

Druk hiervoor binnen de Google Home-app op je profielfoto rechts bovenin (of je initialen) en tik op Instellingen voor de Assistent. Selecteer Voice Match en scrol naar beneden voor de knop Apparaat toevoegen. Nu verschijnt er een aantal stappen die je moet volgen. Op dezelfde pagina staat overigens ook een lijst met apparaten die toegang hebben tot de stemherkenning. Rechts van de namen staat een X-knop, waarmee je de eerder verleende toestemming kunt intrekken.

Stembediening is makkelijke manier om apparaten te bedienen, maar je kunt natuurlijk ook gewoon de knoppen in de app gebruiken. Een derde optie is het aanmaken van automatiseringen. Je gaat hiervoor naar de routineknop binnen de Home-app. Daar staat al een aantal voorbeelden, maar met de plusknop maak je een eigen routine (of automatisering) aan. Door op een bestaande routine te tikken, pas je hem aan. Zo krijg je wellicht een beter beeld van wat je precies moet bewerkstelligen.

🔴 TIP! Bij het aanmaken van een eigen routine kies je eerst voor Huishouden of Persoonlijk. Voor de eerste optie geldt dat leden van het huis details kunnen inzien en bewerken; bij de tweede opties kan alleen jij de dingen bekijken en aanpassen waar nodig.

Tap je bijvoorbeeld op Bedtijd (de bovenste optie), dan zie je Starters, Acties en Voorgestelde acties staan. De Starter is het stemcommando. Houd het uit te spreken woord simpel, zodat Google je altijd begrijpt. Bij Acties vul je in wat Google Home moet doen; met de knop Actie toevoegen vul je in waarnaar je op zoek bent. Met de laatste optie denkt de app even met je mee en probeert die nog een aantal handelingen samen te voegen. Zo kun je met één commando allerlei verschillende zaken regelen.

Nog veel meer opties

Dat is in feite de basis van de Google Home-app. Zoals je merkt, komt er toch al veel op je af. Daarom hebben we een hoop opties nog weggelaten. Maar mocht je naar meer snakken, dan kun je onder de instellingen ook nog even de Privacy-opties bekijken en via Services je favoriete streamingdiensten toevoegen. Daarnaast maak je met Google Home notities en lijsten, en kun je meerdere speakers in huis zelfs als een slim intercomsysteem inzetten. Wees niet bang om gewoon lekker te experimenteren!

We sluiten af met wat je van de overige twee tabbladden kunt verwachten. Onder Activiteit zie je een overzicht van belangrijke meldingen binnen je smarthome staan. Mocht er bijvoorbeeld een apparaat zijn toegevoegd of verwijderd, dan lees je dat hier. Ook krijg je meldingen met betrekking tot je wifi-verbinding en mediabediening. Onder Instellingen tref je nog steeds dezelfde opties aan als in de oude versie. Echter, sommige opties staan nu wel wat prominenter in beeld.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).