E-mail is nooit helemaal veilig. Wanneer een hacker niet-gecodeerde e-mails kan onderscheppen, heeft hij of zij toegang tot alle informatie die dit bericht en de eventuele bijlagen bevatten. Omdat e-mail zo’n kwetsbaar medium is, bestaan er verschillende manieren om gevoelige berichten te versleutelen.

Toen e-mail in 1971 het levenslicht zag, hielden wetenschappers en ontwikkelaars niet eens rekening met het gegeven dat iemand anders jouw berichten zou kunnen of willen lezen. Dat zou immers ‘onbeleefd’ zijn. Toch gebruiken we nog steeds de protocollen die afstammen uit deze periode.

Het gaat trouwens niet alleen om het gevaar dat anderen privézaken van je zouden achterhalen. E-mailadressen worden ook vaak gebruikt als verificatie van online diensten of om een vergeten wachtwoord terug te krijgen. Ze maken dan deel uit van de tweestapsverificatie die op zijn beurt toegang geeft tot andere accounts. Reden genoeg om je mailverkeer zo veilig mogelijk te maken en de berichten bij aankomst veilig op te slaan.

Geen versleuteling

E-mail uitwisselen via de grote bekende providers brengt risico’s met zich mee, omdat je dan niet-versleutelde mails verstuurt. Deze e-mailproviders maken er geen geheim van dat ze de inhoud van je e-mailverkeer scannen. Naar eigen zeggen doen ze dat om hun diensten te verbeteren. De providers kijken hiervoor naar de metadata van de berichten. Maar ook cybercriminelen kunnen door dit gebrek aan versleuteling toegang krijgen tot je communicatie.

En dan hebben we de belangrijkste reden van de datalekken nog niet genoemd: menselijke fouten. Het 2023 Data Beach Report van het Amerikaanse telecommunicatieconcern Verizon beweert dat 74 procent van alle datalekken te wijten is aan menselijke blunders. Iedereen heeft van die dagen dat hij minder scherp is. Simpele handelingen, zoals het per ongeluk versturen van een e-mail met persoonsgegevens naar de verkeerde persoon, of reageren op een phishingmail, kan rampzalig zijn. Of zoals vorig jaar, toen in de gemeente Groningen een ambtenaar 450 mailadressen in het cc-veld plakte in plaats van in het bcc-veld, waardoor de mailadressen van evenveel inwoners op straat belandden.

©Linaimages

Google kijkt mee

‘Voor niets gaat de zon op’; je betaalt in onze wereld met geld of met gegevens. Gmail snuffelde tot 2017 systematisch in de mails van zijn gebruikers om hen gepersonaliseerde advertenties te sturen. Deze praktijk is afgeschaft, maar dezelfde provider scant nog steeds inkomende en uitgaande elektronische post voor allerhande doeleinden. Dit staat letterlijk in de privacyvoorwaarden van Google: ‘We verzamelen ook de content die u maakt, uploadt of van anderen ontvangt wanneer u onze services gebruikt. Dit zijn onder meer de e-mails die u schrijft en ontvangt, foto’s en video’s die u opslaat, documenten en spreadsheets die u maakt en reacties die u achterlaat bij YouTube-video’s’.

Transport Layer Security (TLS)

Tegenwoordig zijn er twee belangrijke manieren om e-mails te versleutelen. De eerste heet Transport Layer Security encryptie (TLS). Deze manier van versleutelen wordt gebruikt door Microsoft, Apple en Google. TLS voorkomt dat e-mails die onderweg worden onderschept, gelezen kunnen worden. Vroeger was het mogelijk dat cybercriminelen onderschepte e-mails die tussen de verzender en ontvanger onderweg waren, konden lezen omdat ze in dat stadium niet beveiligd waren. Men noemde die hacktechniek de ‘man in the middle’-aanval.

Hoewel TSL een sterke beveiliging biedt tegen aanvallen, kan het niet voorkomen dat een cybercrimineel binnendringt in de server of in je mailbox, waar hij nog steeds alle e-mails en bijlagen kan lezen.

In Gmail kun je zien dat er TLS-codering is gebruikt door het bericht te openen en dan te klikken op het kleine driehoekje naast de naam van de ontvanger (meestal: aan mij).

TSL controleren

Ook Microsoft Outlook ondersteunt TLS. Toch betekent dit niet dat de berichten die Outlook verzendt en ontvangt altijd gecodeerd zijn. Wanneer een ontvanger een e-mailprovider gebruikt die TLS niet ondersteunt, wordt de codering verwijderd en kunnen kwaadwillenden het bericht tijdens het transport alsnog onderscheppen.

Ook in de desktopversie van Outlook kun je het gebruik van TLS checken. Open het bericht in een nieuw venster door erop te dubbelklikken. Daarna ga je naar het menu Bestand en klik je op de grote knop Eigenschappen. Je krijgt dan de onbewerkte koptekst (header) van het bericht te lezen. Als het goed is, zul je daar TLS of version=TLS1_2 lezen.

End-to-end-encryptie

Bij end-to-end-codering zijn de berichten versleuteld door de afzender en kan alleen de ontvanger ze decoderen op zijn of haar apparaat. De end-to-end gecodeerde e-mails zijn dus in ieder stadium van de bezorging beveiligd en kunnen zelfs niet door de e-mailservers worden gelezen.

Gmail, Outlook en Yahoo bieden geen end-to-end-versleuteling aan. Verderop in dit artikel leggen we uit hoe je dit toch kunt activeren met behulp van een extensie.

PGP

Bij end-to-end-encryptie zijn de berichten van begin tot eind versleuteld. De encryptie kan bijvoorbeeld gebeuren met PGP (Pretty Good Privacy), waarbij gebruik wordt gemaakt van een publieke sleutel en een privésleutel. Wil je een vertrouwelijke mail naar persoon A sturen, dan heb je de publieke sleutel van A nodig, zodat de e-mail wordt versleuteld op een manier die alleen A kan openen met zijn privésleutel.

De publieke sleutel is openbaar en kan dus worden gebruikt door iedereen die versleutelde berichten naar A wil sturen. De privésleutel is alleen bekend bij A en wordt gebruikt om de ontvangen e-mails opnieuw leesbaar te maken.

Vertrouwelijke modus in Gmail

Veel e-mailproviders doen wel hun best om je vertrouwelijke e-mails te laten versturen met het programma dat je gewend bent.

In Gmail bijvoorbeeld klik je op de knop Opstellen als je bent ingelogd om een nieuwe e-mail te beginnen. In de onderste balk van het bericht vind je de knop met het slotje. Als je daarop klikt, verschijnt er een pop-up van de Vertrouwelijke modus, waar je een vervaltijd en een toegangscode voor het bericht bepaalt. Standaard vervalt de vertrouwelijke e-mail na een week. Dat betekent dat de mail daarna automatisch wordt vernietigd, maar je kunt zelf een andere vervaltijd instellen. Bovendien kunnen ontvangers de e-mail niet doorsturen, afdrukken of kopiëren.

Om de e-mail extra te beveiligen, kun je een sms-toegangscode toepassen. Als je deze optie activeert, dan moet je het telefoonnummer van de ontvanger invoeren. Die kan het bericht pas lezen nadat hij de toegangscode heeft ingevuld die Google naar dit nummer heeft verzonden. Om toegang te krijgen, heeft de ontvanger wel een Google-account nodig.

Heb je het bericht naar een ander e-mailadres dan dat van Gmail gestuurd, dan krijgt de ontvanger een linkje waarna hij/zij toch moet inloggen met een Google-account. Nadeel van deze methode is dat je het voor iedere mail apart moet instellen en dat de provider nog steeds kan meekijken. Het voordeel is dat het eenvoudig is in te stellen.

S/MIME in Outlook

S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extension) is een tweede oplossing voor het beveiligen van berichtinhoud. Outlook gebruikt S/MIME in de desktop- en de mobiele versie om Microsoft 365-berichtgegevens te ondertekenen en te versleutelen. S/MIME vraagt wel een certificaat, en omdat een volwaardig certificaat niet gratis is, wordt dit vooral in bedrijfsomgevingen ingezet. Er zijn organisaties zoals CAcert waar je gratis certificaten kunt aanvragen, maar die zijn gebaseerd op je e-mailadres en dus minder veilig.

Bij veel Outlook-gebruikers staat de knop Versleutelen in het lichtgrijs en kun je die dus niet gebruiken. Eerst moet je een certificaat, een digitale ID, aan de beheerder van de organisatie vragen. Dat certificaat kan een bestand zijn dat je op je computer bewaart of het kan opgeslagen zijn op een smartcard. Die kaart moet je in een kaartlezer stoppen. Daarna open je Outlook en ga je naar Bestand / Opties en daar open je het Vertrouwenscentrum. Klik vervolgens op de knop Instellingen voor het Vertrouwenscentrum en kies in de linkerbalk E-mailbeveiliging. In de groep Versleutelde e-mail zorg je ervoor dat de vier aanvinkvakjes leeg zijn, daarna klik je op de knop Instellingen. Nu geef je de nieuwe beveiligingsinstellingen een naam en selecteer je S/MIME als cryptografische indeling. Via Nieuw selecteer je ten slotte het certificaat op de computer of op de smartcard.

Vanaf dat moment is de knop Versleutelen wél beschikbaar. Nadat je het bericht hebt opgemaakt, ga je naar het tabblad Opties waar je Versleutelen / Versleutelen met S/MIME kunt selecteren.

Sleutelhangertoegang

Bij Apple Mail zijn de berichten versleuteld met TLS. Dat betekent dat alleen de overdrachtsroute die de berichten afleggen beveiligd is. Wil je meer veiligheid, dan kun je ook met de standaard Mail-app van Apple een certificaat gebruiken. Het certificaat van de geadresseerde moet wel in de sleutelhanger staan.

Open de app Sleutelhangertoegang en gebruik het menu Sleutelhangertoegang / Certificaatassistent. Om zelf e-mail te versleutelen heb je speciale software nodig, zoals GPG Suite waarmee je zelf twee sleutels maakt. GPG Suite voegt een plug-in toe aan Mail op de Mac, waarmee je de encryptie kunt toevoegen aan het e-mailbericht. Hierdoor kan Mail bij een zoekopdracht ook in de versleutelde berichten zoeken.

Mailvelope

Een interessante web-oplossing is Mailvelope, een browser-extensie uit Duitsland die end-to-end-encryptie aanbiedt zonder dat je van e-mailprovider hoeft te veranderen. Er is een gratis versie en een zakelijke versie die 3 euro per maand kost en die je veertien dagen mag proberen. Wij gaan voor de ‘Free Forever’-editie.

De encryptie en decryptie gebeuren op de computers van de verzender en de ontvanger. Dat betekent dat de private data nooit de lokale toestellen verlaten. De extensie werkt samen met Google Chrome, Mozilla Firefox en Microsoft Edge. Hiermee is het mogelijk om end-to-end-versleutelde e-mail te versturen via de webmail van Gmail, Outlook en Yahoo.

Nadat je de extensie hebt geïnstalleerd, open je Mailvelope via de knop in de browser. In Gmail vraagt Google of je het goed vindt dat Mailvelope zich in de Gmail-interface nestelt. Om versleutelde berichten te kunnen versturen, moet je eerst een sleutelpaar maken. Het set-upscherm van deze plug-in helpt je om een nieuwe private en openbare sleutel te maken of om een bestaand sleutelpaar te importeren.

Mailvelope, sleutels toevoegen

Nu je een eigen sleutelpaar hebt, is het tijd om de openbare sleutels van je contacten toe te voegen. Als ze ook Mailvelope gebruiken, hoef je niet veel doen. De keyserver van Mailvelope zal hun publieke sleutels zelf vinden.

Als dat niet het geval is, moet je hun publieke sleutel nog toevoegen. Dat kan op twee manieren. Je contactpersoon kan jou de publieke sleutel op een of andere manier bezorgen als .asc-bestand. In het tabblad Key Management gebruik je de optie Import en dan importeer je dit .asc-bestand. Daarnaast kun je in Mailvelope de zoekfunctie gebruiken om de sleutel in verschillende key-directories te vinden.

Mailvelope Editor

Wanneer Mailvelope geïnstalleerd is in de browser, zul je bijvoorbeeld in Gmail een rode knop met de letter M naast de knop Opstellen vinden. Klik daarop om de Mailvelope Editor te openen. De eerste keer dat je deze extensie in Gmail gebruikt, ontvang je een veiligheidsboodschap van Google met de naam Using the Gmail API. Je moet dit toestaan door opnieuw je Google-accountgegevens te typen. Daarna zul je merken dat je voor de versleutelde mail een apart venstertje opent met de gewone velden van ieder e-mailbericht.

Let op het vak waarin je het mailadres van de ontvanger typt. Als dat vak rood is, dan heeft Mailvelope nog geen publieke sleutel van de ontvanger gevonden. Wordt dat groen, dan is het adres wel bekend.

Belangrijk is dat je in het onderwerpvak geen vertrouwelijke informatie noteert, omdat Mailvelope uitsluitend de inhoud van het bericht en de eventuele bijlage versleutelt, maar niet de inhoud van het onderwerpvak. In de webversie van Outlook werkt Mailvelope overigens hetzelfde.

Proton Mail

Om je niet in allerlei bochten te hoeven wringen, kun je speciaal voor gevoelige e-mails een extra beveiligde e-mailprovider gebruiken, zoals Proton Mail dat over enkele bijzondere opties beschikt om communicatie te beveiligen.

Er is een webversie, een mobiele editie en er is een (betaalde) optie om Proton Mail in je gewone e-mailprogramma te integreren. Het gaat om een provider waarvan de servers in Zwitserland staan, en daarom is deze dienst gebonden aan zeer strenge privacywetgeving. In het gratis basisaccount mag je 150 berichten per dag verzenden en je beschikt over 500 MB aan versleutelde opslagruimte.

Proton Mail gebruikt end-to-end-encryptie en biedt twee opties om je berichten te coderen: met wachtwoord beveiligde e-mails en PGP. Bovendien kun je e-mails versturen die zichzelf na een bepaalde tijd vernietigen.

In dit artikel gaan we dieper in op het gebruik van Proton Mail.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).