Lange tijd was Microsofts beveiligingsprogramma zo lek als een mandje, maar tegenwoordig neemt Microsoft de veiligheid van zijn gebruikers wél serieus. Sterker nog, Windows ontving van het gerenommeerde onderzoeksinstituut AV-TEST op bijna alle punten de maximale score. Wie louter het welzijn van de computer belangrijk vindt, heeft dus geen antiviruspakket van een commerciële aanbieder nodig. Vertrouw je liever niet op Windows Defender? Ook bekende namen als Bitdefender en Kaspersky bieden gratis virusscanners aan.

1 Status Windows Defender

Het inschakelen van Windows Defender heeft weinig om het lijf. Dit onderdeel bevindt zich namelijk standaard al in Windows 10. Als je geen ander antiviruspakket hebt geïnstalleerd, is dit beveiligingsprogramma automatisch actief. Klik achtereenvolgens op Start / Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Windows-beveiliging / Windows-beveiliging openen. Windows Defender verschijnt nu in een eigen venster. Het programma houdt nauwlettend de status van het systeem in de gaten. Zie je bij de onderdelen groene vinkjes staan, dan is de pc-beveiliging momenteel op orde.

©PXimport

2 Computer scannen

Voor de veiligheid van het systeem is het verstandig om regelmatig een scan uit te voeren. Microsoft Defender neemt op jouw verzoek binnen mum van tijd de meest kritische gebieden onder de loep. Klik hiervoor op Virus- en bedreigingsbeveiliging en Snelle scan. Het programma controleert in hooguit enkele minuten duizenden bestanden. Na afloop zie je in hoeverre Windows Defender bedreigingen heeft ontdekt. Voor extra veiligheid kun je ook alle bestanden van de pc controleren. Klik in dat geval op Scanopties en markeer het onderdeel Volledige scan. Bevestig met Nu scannen.

©PXimport

3 Specifieke bestanden

Wellicht wil je een specifieke map controleren op bedreigingen. Selecteer in het lijstje met scanopties Aangepaste scan en klik op Nu scannen. Je bladert vervolgens naar de betreffende bestandslocatie, waarna je bevestigt met Map selecteren. Windows Defender inspecteert de inhoud van de opgegeven map. Je kunt ook een enkel bestand scannen. Dat is handig voor het geval je iets van internet hebt geplukt, waarbij je het niet helemaal vertrouwt. Klik met de rechtermuisknop op het bewuste bestand en kies Scannen met Windows Defender. Het programma voert de controle vliegensvlug uit.

©PXimport

4 Offline scan

Soms kan Windows Defender schadelijke software niet ongedaan maken. Bij agressieve malware dient dat bijvoorbeeld vaak buiten het besturingssysteem om te gebeuren. Vermoed je dat een geïnfecteerd programma het systeem belemmert? Voer dan een offline scan buiten de Windows 10-omgeving uit. Belangrijk is dat je openstaande programma’s en documenten eerst netjes afsluit. Selecteer in het lijstje met scanopties onderaan Windows Defender Offline-scan en bevestig met Nu scannen / Scannen. Nadat de computer opnieuw is opgestart, verschijnt Windows Defender in de herstelomgeving. De scan duurt zo’n vijftien minuten. Na afloop start de computer opnieuw op.

©PXimport

5 Scanresultaten

Als je in de vorige stap een offline scan hebt uitgevoerd, verschijnen er daarvan geen resultaten in beeld. Vanzelfsprekend wil je graag weten of Windows Defender schadelijke programma’s heeft gevonden. Je bekijkt achteraf alsnog de scanresultaten. Open Windows Defender via Start / Instellingen / Bijwerken en beveiliging / Windows-beveiliging / Windows-beveiliging openen en navigeer naar Virus- en bedreigingsbeveiliging / Bedreigingsgeschiedenis. Bij het onderdeel Laatste scan bekijk je hoeveel bestanden het programma heeft gecontroleerd. Verder zie je ook in hoeverre er bedreigingen zijn gevonden en of er bestanden in quarantaine zijn geplaatst. In dat laatste geval bewaart Windows Defender kwaadaardige gegevens in een geïsoleerde omgeving, zodat ze geen schade meer kunnen aanrichten.

©PXimport

Windows Defender in Systeemvak

6 Meldingen beheren

Een heikel punt van veel antivirusprogramma’s is dat ze gebruikers veelvuldig storen met allerlei meldingen. Ook Windows Defender toont standaard diverse notificaties, bijvoorbeeld zodra er een scan is afgerond of wanneer er een bedreiging is gevonden. Je bepaalt zelf welke meldingen je wel of niet te zien krijgt. Klik vanuit het hoofdvenster van Windows Defender linksonder op Instellingen. Via Meldingen beheren zet je de schakelaar onder Informatieve meldingen ontvangen desgewenst uit. Het beveiligingsprogramma laat je nu zoveel mogelijk met rust. Je geeft eventueel aan welke meldingen je wel wilt ontvangen. Blijf je graag op de hoogte van eventuele gevaren, dan vink je bijvoorbeeld de optie Bedreigingen gevonden, maar u hoeft niet onmiddellijk te reageren aan.

©PXimport

7 Bescherming ransomware

Ransomware-aanvallen veroorzaken de afgelopen jaren in computerland veel overlast. Cybercriminelen proberen via deze methode systemen te gijzelen en losgeld bij hun slachtoffers los te peuteren. Met behulp van Windows Defender kunnen gebruikers zich daartegen wapenen. In het hoofdvenster klik je op Virus- en bedreigingsbeveiliging, waarna je onderaan kiest voor Bescherming tegen ransomware beheren. Activeer vervolgens onder Controlled folder access de schakelaar en bevestig met Ja. Via Beschermde mappen / Ja / Een beveiligde map toevoegen wijs je naar eigen inzicht de belangrijkste bestandslocaties aan die je grondig tegen ransomware wilt beschermen. Standaard beveiligt Windows overigens al enkele mappen. Wanneer een verdacht programma de bestanden wil versleutelen, steekt Windows Defender daar een stokje voor.

©PXimport

8 Veilige programma’s

Soms is een programma volkomen veilig, maar blokkeert Windows Defender alsnog de toegang tot een bepaalde bestandslocatie. Denk bijvoorbeeld aan een fotobewerker die een afbeelding binnen een specifieke map wil wijzigen. Zit het beveiligingsprogramma de werking van een betrouwbare applicatie in de weg? Navigeer vanuit het hoofdvenster naar Virus- en bedreigingsbeveiliging / Bescherming tegen ransomware beheren / Een app toestaan via Controlled Folder Access en bevestig met Ja. Via Een toegestane app toevoegen / Onlangs geblokkeerde apps verschijnt er een lijst met programma’s die Windows Defender momenteel blokkeert. Klik voor de programmanaam op het plusteken. Staat de bewuste software er niet bij? Voeg de applicatie dan via de optie Door alle apps bladeren alsnog aan de lijst met vertrouwde programma’s toe.

©PXimport

9 Beveiligingsupdates

Zoals ieder antivirusprogramma gebruikt ook Windows Defender speciale lijsten om bedreigingen vroegtijdig te herkennen. Deze lijsten heten virusdefinities. Microsofts beveiligingsprogramma haalt dagelijks verse updates binnen. Dat gebeurt op wisselende tijden. Als alternatief biedt Windows Defender gebruikers de mogelijkheid om handmatig naar nieuwe virusdefinities te zoeken. Je weet dan zeker dat de computer tegen de recentste bedreigingen is beschermd. Ga naar Virus- en bedreigingsbeveiliging en bekijk onder Updates van virus- en bedreigingsbeveiliging wanneer de virusdefinities zijn bijgewerkt. Is dat al even geleden? Klik dan op Controleren op updates / Naar updates zoeken.

©PXimport

10 SmartScreen-filter

Het zogeheten SmartScreen-filter is binnen Windows Defender een belangrijk onderdeel. Hiermee voorkomt het programma namelijk dat er schadelijke apps en bestanden op je computer terechtkomen. Verder zorgt het filter ook dat je met de browser Edge geen geïnfecteerde websites bezoekt. Met de standaardinstellingen geeft het SmartScreen-filter een waarschuwing bij een verdacht programma, bestand of webadres. Je kunt het filter ook strenger afstellen door schadelijke objecten direct te blokkeren. Ga vanuit het hoofdvenster van Windows Defender naar App- en browserbeheer. Bij Apps en bestanden controleren en SmartScreen voor Microsoft Edge markeer je de optie Blokkeren. Bevestig met Ja.

©PXimport

11 Bestanden uitsluiten

Het is vervelend wanneer Windows Defender een bestand, bestandsformaat of map niet vertrouwt, terwijl je zelf geen twijfels hebt. In dat geval voeg je het item in kwestie op eigen risico aan de uitzonderingenlijst toe. Het beveiligingsprogramma waarschuwt je dan in het vervolg niet meer. Ga binnen het hoofdvenster van Windows Defender naar Virus- en bedreigingsbeveiliging en klik onder Instellingen voor virus- en bedreigingsbeveiliging op Instellingen beheren. Je scrolt nu een stukje omlaag, waarbij je het onderdeel Uitsluitingen toevoegen of verwijderen aanklikt. Via Een uitsluiting toevoegen kies je voor Bestand, Map, Bestandstype of Proces. Blader naar de juiste locatie om een bestand of map te selecteren. Wil je een bestandstype als uitzondering instellen, dan geef je hiervan de juiste extensie op. Bevestig met Toevoegen.

©PXimport

12 Apparaten gezin

Zijn er meer machines met Windows 10 aan jouw Microsoft-account gekoppeld of sta je aan het hoofd van een gezinsgroep? Van een afstandje houd je eenvoudig de veiligheidsstatus van overige systemen in de gaten. Ga in Windows Defender naar Gezinsopties en klik onder De status en beveiliging van de apparaten van uw gezin controleren op Apparaten bekijken. Er opent een webpagina, waarbij je de gebruikersnaam en het wachtwoord van je Microsoft-account invult. Je ziet een overzicht van alle Windows 10-apparaten. Klik op een computernaam en bekijk de actuele status van Windows Defender. Je merkt direct wanneer er verdere veiligheidsmaatregelen nodig zijn.

©PXimport

13 Actueel statusrapport

Windows Defender checkt voortdurend de gezondheidsstatus van de computer. Zo detecteert het programma een dreigend tekort aan opslagcapaciteit en eventuele problemen van de laptop-accu. Ook wanneer bepaalde software een update vereist, laat Windows Defender dat desgewenst weten. Gebruikers vragen namelijk op ieder moment een actueel statusrapport op. Klik in het hoofdvenster van Windows Defender op Apparaatprestaties en -status. Zie je alleen maar groene vinkjes, dan is de pc-status in orde. Een gele markering staat voor een waarschuwing. Klik erop om de aanbevolen oplossing te tonen.

©PXimport

14 Bitdefender installeren

Laat je Windows Defender liever links liggen, dan heb je keuze uit allerlei betaalde én gratis oplossingen. Tegenwoordig bieden verschillende bekende ontwikkelaars voor nop een virusscanner aan. Gebruikers profiteren daarmee van betrouwbare antivirussoftware, zodat malware en andere bedreigingen geen kans maken. Tegelijkertijd zijn dergelijke gratis programma’s wel behoorlijk uitgekleed. Aanvullende functies als een wachtwoordbeheerder, spamfilter en bestandsvernietiger zijn bijvoorbeeld veelal niet aanwezig. Maak je daar toch nooit gebruik van? Hier download je de gratis versie van Bitdefender. Dubbelklik op het gedownloade exe-bestand om aanvullende programmaonderdelen binnen te halen en de installatie uit te voeren. Mogelijk vraagt het programma om een herstart van de pc. Plaats onderaan het installatievenster een vinkje om de voorwaarden te accepteren en bevestig met Install.

©PXimport

15 Bitdefender-account

Bitdefender verplicht je om een account aan te maken, want anders kun je het programma niet gebruiken. Klik na de installatie op Sign in to Bitdefender en maak een account. Je vult hiervoor een naam, e-mailadres en wachtwoord in. Heb je al eens een programma van Bitdefender geïnstalleerd, dan kun je natuurlijk ook bestaande inloggegevens typen. Klik in dat laatste geval op Inloggen. Soms maakt Bitdefender reclame voor zijn betaalde beveiligingsproducten. Deze berichtgeving zet je in de accountinstellingen simpel uit. Klik rechtsboven op het tandwielpictogram en kies voor Account Info. Deactiveer vervolgens de schakelaar achter Display notifications with special offers.

©PXimport

16 Volledige systeemscan

Het karige uiterlijk van Bitdefender Antivirus Free doet misschien anders vermoeden, maar je computer is bij dit programma wel degelijk in goede handen. De Roemeense ontwikkelaar heeft namelijk een hoge reputatie en de beveiligingssoftware kreeg van AV-TEST onlangs op alle punten de maximale score. Anders dan veel andere antivirussoftware kun je met Bitdefender Antivirus Free alleen de volledige pc scannen. Reserveer hiervoor dus voldoende tijd. Klik bovenaan op System Scan om deze taak te starten. Je volgt de voortgang in het hoofdvenster. Klik na afloop op System scan en bekijk de resultaten.

©PXimport

17 Los bestand scannen

Met een volledige systeemscan is je computer een behoorlijke tijd zoet. Wil je slechts een enkel bestand controleren, dan kan dat ook sneller. Sleep het betreffende bestand (of map) met ingedrukte muisknop naar het programmavenster en laat de muisknop vervolgens los. Binnen luttele seconden weet je of de boel veilig is. Constateert Bitdefender een bedreiging, dan plaatst het programma het bestand in quarantaine. Op die manier kan het geen schade aanrichten. Bitdefender analyseert verdachte bestanden op een later moment nogmaals, waarbij er mogelijk meer informatie over de data bekend is. Op basis hiervan wordt het bestand teruggeplaatst of definitief verwijderd.

©PXimport

18 Kaspersky installeren

Voor gratis begrippen biedt het Russische Kaspersky een uitgebreid antiviruspakket aan. Surf naar www.kaspersky.nl/free-cloud-antivirus om het programma Security Cloud – Free op te pikken. Dubbelklik op het exe-bestand en selecteer Nederlands als installatietaal. Via Doorgaan accepteer je met twee vinkjes de gebruikersvoorwaarden en het privacybeleid. Klik daarna op Accepteren / Bevestigen. Het programma vraagt of je behoefte hebt aan een wachtwoordmanager, zodat je inloggegevens veilig kunt opslaan. Maak een keuze en klik op Installeren / Ja. Na enkele minuten start het programma op. Via Toepassen / Gereed vraagt Kaspersky naar inloggegevens. Klik op Account aanmaken en volg de gratis registratieprocedure. Log ten slotte in.

©PXimport

19 Welke scan?

Nadat je bij Kaspersky Security Cloud – Free bent ingelogd, stellen de makers interessante functies aan je voor. Klik eerst op Doorgaan en daarna steeds op Volgende om alvast met enkele functies kennis te maken. Sluit af met Gereed. Via Database-update/ Update starten haal je de nieuwste virusdefinities binnen. Als je de computer op bedreigingen wilt controleren, klik je in het hoofdvenster op Scannen. Maak nu een keuze tussen Volledige Scan, Snelle Scan, Selectieve Scan en Scan van externe apparaten. Wijs zo nodig een map of externe datadrager aan en klik op Scan starten. Het is ook mogelijk om een enkel bestand te controleren. Klik hierop met de rechtermuisknop en kies in het contextmenu voor Scannen op virussen.

©PXimport

20 Scanopties

Je past de scaninstellingen naar eigen inzicht aan, zoals het beveiligingsniveau en de gewenste actie na ontdekking van een bedreiging. Klik linksonder op het tandwielpictogram en ga naar Scannen. Bij het onderdeel Beveiligingsniveau kies je tussen Hoog, Aanbevolen of Laag. Geef bij Actie bij detectie van dreiging aan wat je met een verdacht bestand wilt doen, bijvoorbeeld een waarschuwing geven (melden), desinfecteren of verwijderen. Via Planning van scan voer je een snelle of volledige scan in het vervolg automatisch uit, zoals elke werkdag of ieder weekend.

©PXimport

21 Vpn-toegang

Kaspersky biedt gebruikers de gelegenheid om een vpn-verbinding op te zetten. Hiermee surf je anoniem over het web. Klik achtereenvolgens op Secure Connection / Openen / Verbinden en activeer in het dialoogvenster Kaspersky Secure Connection de grote schakelaar. Je surft nu onder een ander ip-adres. Met de gratis versie selecteert het programma een vpn-server uit een willekeurig land. De dagelijkse datalimiet voor internetverkeer bedraagt 200 MB. Als je een Kaspersky-account aan de vpn-functie koppelt, stijgt de daglimiet naar 300 MB.

©PXimport

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl