ID.nl logo
Google Home instellen: hoe doe je dat en wat kun je ermee?
Huis

Google Home instellen: hoe doe je dat en wat kun je ermee?

Google Home is de smarthome-app van Google. Het is een dienst waarmee je allerlei slimme apparaten kunt instellen, beheren en bedienen. En ze hoeven daarvoor niet eens van Google zelf te komen; ook producten van derden kun je aan het platform toevoegen. Wat kun je er allemaal mee en hoe stel je dat goed in? Dat leggen we uit in dit artikel.

Google Home is een belangrijk smarthomeplatform met ontzettend veel opties. Daarom gaan we in dit artikel terug naar de basis, zodat iedereen daarvan op de hoogte is.

  • Wat is Google Home en wat kun je ermee?
  • Hoe stel je Google Home in en waar kun je het allemaal op of mee gebruiken?
  • Tot slot krijg je een paar handige tips om nog meer uit Google Home te halen.
  • Ook lezen: Zo stel je de juiste vragen aan je stemassistent

Google Home is de naam die Google aanvankelijk gebruikte voor zijn slimme speakers en het smarthomeplatform. Inmiddels gaan die speakers door het leven als Google Nest (Audio, Mini of Hub) en wordt de Home-naam alleen nog gebruikt voor de app. Dat is waar we in dit artikel dan ook de focus op leggen: de gratis app die je kunt downloaden voor Android en iOS. Via de app voeg je allerlei slimme apparaten toe, die je vervolgens bijvoorbeeld met de Google Assistent kunt bedienen. Hoe werkt dat?

Aan de slag met Google Home?

Dan zijn deze Google Nest-apparaten wel zo handig!

Google Home: de basis

Wanneer we de term ‘smart’ of ‘slim’ in combinatie met een apparaat of productgroep gebruiken, doelen we vooral op de internetverbinding die aanwezig is. Daarmee koppelen we allerlei apparaten aan elkaar en kunnen we ze via verschillende apps en stembediening opdrachten geven. De Google Home-app is in die zin vergelijkbaar met Apple HomeKit en Samsung SmartThings: het is een centrale plek waar allerlei diensten, producten en mogelijkheden samenkomen (ook wel 'hub' geheten).

©PXimport

Zodra je de Google Home-app downloadt, moet je die goed instellen. Je koppelt je (bestaande of nieuwe) Google-account aan de app, stelt je adres in en kan daarna gebruikers toevoegen. Dat kunnen bijvoorbeeld gezinsleden zijn. Iedereen met toegang tot de app kan de gekoppelde apparaten in huis aansturen. Denk dan aan slimme lampen (voor zowel binnen als buiten), het slimme slot, de slimme gordijnen en meer – zolang ze maar ondersteuning bieden voor Google Home of Assistent.

Ondertussen werken Google, Apple, Samsung en andere techbedrijven aan een universele smarthomestandaard genaamd Matter. Daardoor hoeft het niet meer uit te maken waar een product vandaan komt. Zolang Matter wordt ondersteund, kun je het samen met andere Matter-producten gebruiken.

Google heeft zelf ook een aantal slimme apparaten ontwikkeld die je via deze app bedient. Denk daarbij aan de Google Chromecast, de Google Nest Hub (een smart display) en natuurlijk de Google Nest-speakers. Via het slimme display en de slimme speakers kun je commando’s geven. Deze apparaten beschikken namelijk over microfoons die je opdracht oppikken zodra je 'Hé Google' zegt en vervolgens een zin uitspreekt. Je kunt die commando’s ook via je smartphone geven.

De vernieuwde Google Home-app

De Google Home-app heeft er jarenlang hetzelfde uitgezien. En ondertussen komen er steeds meer mensen mee in aanraking: het vernieuwde uiterlijk. Op het moment van schrijven is die alleen beschikbaar in bètavorm, waar je je voor kunt aanmelden. Maar vroeg of laat krijgt iedereen deze versie van de app voorgeschoteld. De app doet een aantal dingen net even anders, waardoor het gebruik ook net even anders is. Wat gaat er zoal veranderen aan Google Home?

Voortaan is de Google Home-app opgedeeld in vijf overzichtelijke tabbladen, namelijk Favorieten, Apparaten, Automatiseringen, Activiteit en Instellingen. De eerste tab die je ziet na het openen van de app, is Favorieten. Hier staan bijvoorbeeld je slimme lampen, maar ook je wifi en de klimaatbediening (voor de verwarming en airco). Je kunt als gebruiker zelf favorieten toevoegen. Dat kunnen bepaalde acties zijn, zoals naar huis bellen of iets omroepen.

🔴 TIP! Je kunt ook apparaten op het tabblad Favorieten instellen. Dat doe je door de knop Favorieten toevoegen te tikken en op het volgende scherm vinkjes te plaatsen in de lege hokjes naast de namen van die apparaten. Hetzelfde geldt overigens voor de acties.

Google heeft deze keer personalisatie hoog in het vaandeel staan. Je bepaalt nu namelijk helemaal zelf hoe de openingspagina van de app eruitziet, zodat je geen onnodige handelingen hoeft te verrichten. In het Favorieten-overzicht kun je namelijk ook het live-beeld van je camera kwijt. En elk apparaat dat in deze tab staat, geeft live weer wat de status is. Zo zie je dat er een lamp aanstaat, en je ziet ook meteen wat het niveau van de helderheid is.

Het gedeelte bovenaan, waar je je lampen en dergelijke aantreft, wordt Spaces genoemd. Dat zijn handige snelkoppelingen naar apparaatverzamelingen. Tik je op de slimme verlichting, dan krijg je een overzicht te zien van alle slimme lampen in en rondom het huis. In de toekomst mag je ook hier zelf bepalen wat er komt te staan. Dan voegt Google namelijk persoonlijke ruimtes toe, waar je zelf een verzameling apparaten onder kunt scharen. Dat zijn slimme opties waar we naar op zoek zijn.

🔴 TIP! Zo kun je een Space aanmaken voor je robotstofzuigers. Dat is handig voor mensen die een huis hebben met meerdere verdiepingen en op elke verdieping een apart stofzuiger hebben staan. Met een druk op de knop geef je ze dan het commando om dat vervelende taakje uit te voeren.

Tot slot biedt de Favorieten-tab nog een mediaspeler. Hier tref je de media aan die ergens in huis via Google Home of Google Chromecast wordt afgespeeld. De app heeft zelfs de interface voor de Google TV-afstandsbediening geïntegreerd. Wanneer je naar muziek luistert, krijg je toegang tot media- en volumebediening. Ook stel je in (of zie je staan) op welke speaker de muziek wordt afgespeeld. Kortom: dit wordt dé plek waar je straks alles over je smarthome kunt zien staan.

De tab voor apparaten in Google Home

De tab voor je apparaten in de Google Home-app komt je waarschijnlijk meteen bekend voor. Net zoals in de oude versie tref je hier een overzicht van alle devices in je smarthome. Ze staan op alfabetische volgorde van kamers. Het overzicht is in staat live weer te geven wat er in huis gebeurt. Niet alleen zie je een preview-feed van je camera’s, ook zie je hoe hoog de verwarming staat en op welke helderheid lampen staan ingesteld. Zo weet je dus meteen waar je aan toe bent.

Voor de camera-opties keek Google goed naar wat de Nest-app aanbood. Als je op een cameraknop tikt, krijg je een live-beeld te zien met daaronder een tijdlijn. Door over die tijdlijn te scrollen, zie je beelden van verschillende momenten. De app maakt alleen beelden aan wanneer de camera ergens op reageert (of op basis van je persoonlijke instellingen). Dat werkt vooralsnog alleen met Nest-camera’s van Google, maar wie weet verandert dat nog in de toekomst.

Apparaten aan Google Home toevoegen

Als je een apparaat aan de Google Home-omgeving wilt toevoegen, check dan op de verpakking of de productpagina of er een badge met Google Home of Google Assistent aanwezig is. Is dat het geval, dan weet je zeker dat dit apparaat met het smarthomeplatform overweg kan. Een andere voorwaarde is dat je het slimme product in kwestie al volgens de bijbehorende instructies moet hebben geïnstalleerd. Daarnaast moet je binnen de app zijn aangemeld met een Google-account.

  1. Open de Google Home-app en druk rechts onderin op het plusteken.

  2. Kies voor de optie Apparaat instellen.

  3. Tik op Werkt met Google (voor apparaten die niet van Google zijn) of Nieuw apparaat (voor de Chromecast of Nest-producten).

  4. Bovenin staat een vergrootglas; tik daarop om de fabrikant van het product op te zoeken (zoals Philips Hue, Tado of Aqara).

  5. Selecteer de fabrikant en log vervolgens in met het account dat gekoppeld is aan het externe product.

  6. Voeg het product toe aan een huis en deel hem in de juiste kamer in; dat regel je via het kopje Ruimte.

  7. Wil je een nieuwe ruimte instellen? Scrol dan naar beneden voor de optie Een aangepaste ruimte toevoegen. Vul nu een naam in en druk op Opslaan. Anders kun je gewoon een van de bestaande opties selecteren.

Het is helaas niet mogelijk zomaar een ruimte toe te voegen. Dat kun je doen tijdens het installatieproces van een product of door (achteraf) de instellingen van een eerder ingesteld apparaat te openen. Je kunt wel kamers beheren en verwijderen door in de Google Home-app op het tandwielicoontje te tikken. Klik op een kamer om bijvoorbeeld de naam aan te passen. Ook kun je ruimtes verwijderen of producten aan bestaande ruimtes toevoegen, maar daar houdt het bij op.

🔴 TIP! Mocht je nog iets anders willen aanpassen voor een product, dan doe je dat door het apparaat in kwestie te selecteren binnen de Google Home-app. Dat doe je door de knop even ingedrukt te houden. Rechts bovenin staat een tandwielicoon; daar pas je bijvoorbeeld de kamer aan.

Het instellen van Google Home gaat heel gemakkelijk vanaf je smartphone.

Stemherkenning en automatiseringen

De Google Home-app biedt een optie genaamd Voice Match aan. Als je de stemherkenning activeert, kan Google persoonlijke resultaten presenteren op basis van je opdrachten. Dat is vooral belangrijk voor mensen die een Google Nest Hub, Audio of Mini delen met andere mensen binnen een huishouden. Zo kan Google gebruikers ven elkaar onderscheiden, terwijl jij niets hoeft in te leveren op het persoonlijke gebruik. Je vindt de opties hiervoor binnen de instellingen van de app.

Voice Match linkt je stem aan veel onderdelen. Denk dan aan de stem die je voor de Assistent uitkiest, je dagoverzicht, je agenda, je vluchten, file-informatie, je telefoon terugvinden, je ingestelde muziek- en videostreamingdiensten, je YouTube-account, je Google Foto’s-Bibliotheek en nog veel meer.

Druk hiervoor binnen de Google Home-app op je profielfoto rechts bovenin (of je initialen) en tik op Instellingen voor de Assistent. Selecteer Voice Match en scrol naar beneden voor de knop Apparaat toevoegen. Nu verschijnt er een aantal stappen die je moet volgen. Op dezelfde pagina staat overigens ook een lijst met apparaten die toegang hebben tot de stemherkenning. Rechts van de namen staat een X-knop, waarmee je de eerder verleende toestemming kunt intrekken.

Stembediening is makkelijke manier om apparaten te bedienen, maar je kunt natuurlijk ook gewoon de knoppen in de app gebruiken. Een derde optie is het aanmaken van automatiseringen. Je gaat hiervoor naar de routineknop binnen de Home-app. Daar staat al een aantal voorbeelden, maar met de plusknop maak je een eigen routine (of automatisering) aan. Door op een bestaande routine te tikken, pas je hem aan. Zo krijg je wellicht een beter beeld van wat je precies moet bewerkstelligen.

Het aanmaken van routines kan je een hoop werk uit handen nemen door allerlei handelingen aan elkaar te knopen.

🔴 TIP! Bij het aanmaken van een eigen routine kies je eerst voor Huishouden of Persoonlijk. Voor de eerste optie geldt dat leden van het huis details kunnen inzien en bewerken; bij de tweede opties kan alleen jij de dingen bekijken en aanpassen waar nodig.

Tap je bijvoorbeeld op Bedtijd (de bovenste optie), dan zie je Starters, Acties en Voorgestelde acties staan. De Starter is het stemcommando. Houd het uit te spreken woord simpel, zodat Google je altijd begrijpt. Bij Acties vul je in wat Google Home moet doen; met de knop Actie toevoegen vul je in waarnaar je op zoek bent. Met de laatste optie denkt de app even met je mee en probeert die nog een aantal handelingen samen te voegen. Zo kun je met één commando allerlei verschillende zaken regelen.

Nog veel meer opties

Dat is in feite de basis van de Google Home-app. Zoals je merkt, komt er toch al veel op je af. Daarom hebben we een hoop opties nog weggelaten. Maar mocht je naar meer snakken, dan kun je onder de instellingen ook nog even de Privacy-opties bekijken en via Services je favoriete streamingdiensten toevoegen. Daarnaast maak je met Google Home notities en lijsten, en kun je meerdere speakers in huis zelfs als een slim intercomsysteem inzetten. Wees niet bang om gewoon lekker te experimenteren!

We sluiten af met wat je van de overige twee tabbladden kunt verwachten. Onder Activiteit zie je een overzicht van belangrijke meldingen binnen je smarthome staan. Mocht er bijvoorbeeld een apparaat zijn toegevoegd of verwijderd, dan lees je dat hier. Ook krijg je meldingen met betrekking tot je wifi-verbinding en mediabediening. Onder Instellingen tref je nog steeds dezelfde opties aan als in de oude versie. Echter, sommige opties staan nu wel wat prominenter in beeld.

▼ Volgende artikel
Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen
© Zivica Kerkez | KerkezPhotography.com
Zekerheid & gemak

Shoppen zonder zorgen tijdens het feestdagenseizoen

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

Pakketfraude neemt rond december sterk toe

In december stijgt het aantal pakketstatusmeldingen en dat weten criminelen. Ze sturen berichten over gemiste bezorgingen, adresproblemen of extra kosten. Deze meldingen lijken vaak afkomstig van PostNL, DHL of DPD, maar sturen je in werkelijkheid naar een pagina waar je gegevens worden buitgemaakt. Wat deze vorm van fraude sterk maakt, is het moment waarop ze binnenkomen: precies als je zelf meerdere pakketten verwacht. Gebruik daarom altijd de officiële app van de pakketdienst om te zien of er echt iets speelt. Een bezorgdienst vraagt nooit via sms om betalingen of persoonlijke gegevens.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

▼ Volgende artikel
Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail
© Jakub Krechowicz
Huis

Minder klikken, meer doen: zo automatiseer je je e-mail

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Dit artikel in het kort

Een goed ingerichte mailbox werkt bijna vanzelf. In dit artikel lees je hoe je e-mail slimmer inzet door filters, regels en sjablonen te gebruiken. Zo kun je berichten automatisch laten sorteren, mails op een later moment laten verzenden en herinneringen instellen voor antwoorden die nog uitblijven. Ook leer je hoe dynamische handtekeningen en slimme verzendvertragingen helpen om foutloze, professionele mails te sturen.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Met regels kun je automatisch bepaalde taken laten uitvoeren.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Perfecte regelstrategie

Het opzetten van e-mailregels vereist een strategische aanpak. Begin met het analyseren van je communicatiepatronen: welke soorten e-mails ontvang je regelmatig en hoe handel je deze normaal gesproken af? Identificeer terugkerende patronen en maak vervolgens regels die deze afhandelingsprocessen automatiseren. Een goede strategie is om te beginnen met slechts enkele basisregels en deze geleidelijk uit te breiden. Te veel regels tegelijk inzetten kan leiden tot onverwachte resultaten en verwarring.

Houd bij het ontwikkelen van je regelstrategie de volgende principes in gedachten: specifieke regels hebben voorrang op algemene regels, dus plaats de meest specifieke regels bovenaan je regellijst. Test nieuwe regels grondig voordat je ze permanent inschakelt, vooral regels die berichten verwijderen of doorsturen.

Evalueer regelmatig de effectiviteit van je regels om verouderde exemplaren te verwijderen. Als je met een team werkt, overweeg dan om regelsjablonen te delen zodat iedereen kan profiteren van dezelfde verbeteringen. Uiteindelijk moet je de regelstrategie verbeteren naarmate je werkprocessen veranderen. Een statische set regels verliest op termijn aan effectiviteit.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Ook onlinemaildiensten als Gmail bieden de mogelijkheid om (meerdere) handtekeningen toe te voegen.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

Mails inplannen is een goed idee als je vaak in het weekend of vanuit het buitenland mailt.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Sjablonen zijn handig om snel gelijksoortige e-mails op te bouwen zonder dat je alles handmatig hoeft in te voeren.

Verzendvertragingen

Het overkomt iedereen wel eens dat je na het versturen van een mail ontdekt dat er een fout in zat. Gelukkig bieden moderne e-mailprogramma's beschermingsmechanismen.

In Outlook kun je verzonden berichten terugroepen via Verzonden items. Open het bericht en klik op Acties / Dit bericht terugroepen. Deze functie werkt alleen binnen Exchange-netwerken én de ontvanger het bericht nog niet heeft geopend.

In Gmail ontbreekt een echte terugroepfunctie, maar je kunt wel een verzendvertraging instellen via Instellingen / Algemeen / Verzenden ongedaan maken. Dit geeft je een tijdvenster (maximaal 30 seconden) om verzending te annuleren.

Een betere benadering is het instellen van verzendregels die potentiële blunders voorkomen, bijvoorbeeld een regel die vraagt om bevestiging voordat je e-mails met het woord 'bijlage' verstuurt zonder daadwerkelijk een bijlage toe te voegen. Of een vertragingsregel die alle e-mails aan belangrijke klanten eerst twee minuten in de outbox houdt, zodat je tijd hebt om eventuele fouten te ontdekken.

Voor de meest gevoelige communicatie kun je zelfs een 'slaapregel' instellen: schrijf 's avonds belangrijke e-mails, maar laat ze automatisch in je concepten staan tot de volgende ochtend, wanneer je ze met frisse blik kunt nalezen voordat ze daadwerkelijk worden verzonden.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Snoozen, of opvolgen, is een goede manier om jezelf te herinneren aan een eerder verzonden mail.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.

📨 Je papieren post beter organiseren?

(ja, het bestaat nog!)