Een computer zonder usb-aansluiting is ondenkbaar. Die poorten op je pc zijn heel erg handig, maar tegelijkertijd is er nog altijd veel onduidelijk over de verschillende standaarden, connectoren en versies. In dit artikel lees je alles over usb, wat de verschillen zijn tussen usb-soorten en dus waarom de ene usb-kabel de andere niet is.

Usb is een zegen voor de computerliefhebber. Voordat de standaard Universal Serial Bus bestond, was er een wildgroei aan connectoren, technologieën en standaarden op de pc. Printers sloot je aan via parallelle poorten, muizen en toetsenborden moest je in de PS/2-poorten steken en andere apparaten moest je via uitbreidingskaarten op SCSI-, seriële- en games-poorten aansluiten. 

In 1995 bundelden Compaq, Microsoft, IBM, Intel, DEC, Nortel en NEC hun krachten en begonnen aan de ontwikkeling van een standaard om allerlei apparaten via één aansluiting op pc’s aan te kunnen sluiten. Een jaar later werd usb 1.0 al geïmplementeerd in de eerste computers. De connector die we daarvoor kregen, bestaat nog steeds en is 26 jaar na dato nog steeds op vrijwel alle pc’s terug te vinden.

Die mag dan nog steeds hetzelfde zijn, de snelheid waarmee data doorgevoerd kan worden met deze verbinding is ondertussen exponentieel gestegen. Usb 1.0 had een doorvoersnelheid van maximaal 1,5 Mbit/s, usb 1.1 verhoogde dit naar 12 Mbit/s. Usb 2.0 kwam in 2000 op de markt en kon 480 Mbit/s doorvoeren. Hiermee werd het interessant om harde schijven via een usb-aansluiting met de pc te verbinden. 

Usb 3.0 werd acht jaar later uitgebracht en had al een snelheid van 4,8 Gbit/s, usb 3.1 kan zelfs 10 Gbit/s door de kabel en connector pompen, een enorm verschil dus. De nieuwste standaard, usb 4.0, zal de komende jaren op computers te vinden zijn, en komt met een snelheid van maximaal 40 Gbit/s.

©PXimport

Oude apparatuur

Heb je oude apparatuur die bijvoorbeeld nog een sata-aansluiting heeft, dan kun je die gelukkig nog wel gewoon op je huidige pc aansluiten. Sata-naar-usb-adapters vind je genoeg in de online winkels. Let er bij oude apparaten wel op dat er nog een driver voor beschikbaar is en ze ondersteund worden door je besturingssysteem.

Data overzetten

Verschillende type data kunnen via usb van het ene naar het andere apparaat gestuurd worden. Zo kun je gegevens van een opslagmedium via usb op een pc bekijken en ook data van de pc via usb op het opslagmedium zetten. Ook kun je midi-data van een muziekinstrument naar je pc sturen. Of apparaten opladen middels een usb-kabel. 

Het opladen van apparaten via usb was al vanaf het begin af aan mogelijk, al gebeurde dat lange tijd maar met een vermogen van 500 mAh. De nieuwste usb-versies kunnen dit met een vermogen van 2000 mAh.

©PXimport

Usb-connectoren

Usb kan verschillende gedaantes aannemen, een van de meest bekende is die van een platte connector met voor de helft een sleuf, dit is een usb-a-connector. Deze connector vind je nog wel terug op computers. Een usb-a-kabel heeft aan de andere kant vaak een usb-b-connector. Dit is een bijna vierkante stekker met twee afgeronde hoeken. Dit soort aansluitingen vind je vaak op grote apparaten die je met een pc wilt verbinden, aangezien de stekker best wat ruimte inneemt. Voorbeelden zijn bijvoorbeeld een printer of een grote externe harde schijf. 

Kleinere apparaten hebben een mini-b-connector, deze zijn qua grootte ongeveer de helft van een normale b-stekker. De micro-b-stekker is de kleinste optie en vind je op smartphones, powerbanks en e-readers, maar tegenwoordig wel telkens minder. 

Voor de snellere usb3-standaard zijn nieuwe connectoren bedacht, omdat deze verbinding wezenlijk sneller is dan usb 1 en usb 2. Het is dan ook belangrijk de juiste kabels te gebruiken als je gebruik wilt maken van de hogere snelheid. De a-stekker ziet er hetzelfde uit als bij usb 1 en 2, met het verschil dat de binnenkant meestal blauw is. 

De usb3-b-connector ziet eruit alsof er een b- en micro-b-aansluiting op elkaar zijn geplaatst. De usb3-micro-b-connector lijkt op een normale micro-b-stekker met een tweede micro-connector ernaast. Vrijwel altijd zijn deze usb3-stekkers blauw. Usb2-kabels zijn meestal zwart vanbinnen, usb1-kabels meestal wit. Sommige fabrikanten houden zich echter niet aan deze conventies, check dus altijd welke usb-standaard een connector ondersteunt.

©PXimport

Usb-c

Sinds een paar jaar is er een nieuwe usb-connector, genaamd usb-c. Deze connector is plat en heeft afgeronde hoeken. Beide kanten van de connector zijn hetzelfde, het maakt dus niet uit welke kant je waar insteekt. Ook maakt het niet uit hoe je de kabel in de poort steekt, een probleem dat bij een normale usb-a-stekker er weleens voor zorgde dat je een poort vernielde door de kabel er verkeerdom in te steken. 

Usb-c kan naast data ook stroom, video en audio doorvoeren en biedt ook ondersteuning voor technologieën als Thunderbolt, DisplayPort, HDMI, VGA en DVI. Stroom kan ook door een usb-c-poort lopen, tot wel 100 watt, genoeg om een laptop mee op te laden. Je ziet dan ook steeds vaker laptops die een usb-c-aansluiting hebben om de laptop mee op te laden.

Thunderbolt

Een misverstand is dat Thunderbolt en usb-c dezelfde dingen zijn. Je moet usb-c zien als een verbindingsformaat waardoor verschillende soorten data kunnen lopen. Thunderbolt, ooit bedacht door Intel en Apple, is een specifieke technologie om snel data te kunnen versturen tussen twee apparaten. De technologie (althans versie 3 van Thunderbolt) maakt gebruik van usb-c-connectoren, maar een Thunderbolt-poort wordt vrijwel altijd aangeduid met een bliksemschicht boven de poort of op de connector. 

Als er geen bliksemschicht bij een type c-poort staat, kun je ervan uitgaan dat het geen Thunderbolt-signalen kan doorgeven. Thunderbolt 1 en 2 werken overigens niet met usb-c-connectoren.

©PXimport

Usb-hubs

Als je niet genoeg usb-poorten op je pc hebt, maar toch vijf of zes apparaten aan wilt sluiten, dan heb je een hub nodig. Deze apparaatjes zijn vanaf een tientje te koop, maar er zijn ook docks te koop van honderden euro’s.

De eerste vraag die je jezelf moet stellen is of je een powered hub nodig hebt. Een powered hub sluit je aan op netstroom en kan stroom leveren aan de aangesloten apparaten. Dit heb je nodig als je apparaten aan wilt sluiten die veel stroom verbruiken, zoals printers, externe harde schijven en scanners. De usb-poort op je pc is niet sterk genoeg om al deze apparaten van stroom voorzien als ze op een hub zijn aangesloten. 

Sommige hubs bieden ook andere poorten aan, zoals een sleuf voor een SD-kaartje. De goedkoopste hubs hebben vaak een usb-a-stekker, hubs met een usb-c-aansluiting zijn in veel gevallen iets duurder. Als je voor een usb-c-hub kiest, dan hebben ze soms ook HDMI-poorten of bieden ze Power Delivery (zie de volgende tip) aan. 

Bedenk je van tevoren wat je allemaal op een hub wilt aansluiten, want sommige apparaten vragen veel van je usb-poort en dan is het niet verstandig die poort te delen met allerlei andere apparaten. In de handleiding van een bepaald apparaat is meestal wel te vinden of je het wel of niet op een hub aan kunt sluiten.

©PXimport

Stroom via usb-c

Als je wilt dat een hub of usb-poort ook gebruikt kan worden om apparaten op te laden, dan moet je controleren of de poort hiervoor geschikt is en tot welk wattage. Dit wordt aangegeven met Power Delivery of PD. De meeste hubs leveren gemakkelijk een wattage van 60 watt, maar er zijn poorten en hubs die tot wel 100 watt kunnen leveren. 

Vergeet ook niet te kijken of het wattage verdeeld wordt over meerdere poorten (bij een hub) of dat het om een speciale PD-poort gaat die alleen zelf dat wattage levert. In het eerste geval kun je waarschijnlijk niet je laptop ermee opladen. Poorten met PD herken je vaak aan het icoontje van een bliksemschicht dat erbij staat.

©PXimport

Versies combineren

Omdat er zo veel verschillende usb-standaarden en -aansluitingen bestaan, kan het lastig zijn de juiste adapterkabel te vinden voor jouw specifieke geval. Het belangrijkste is dat je een kabel of adapter kiest die niet te langzaam is voor waarvoor jij hem wilt gebruiken. 

Stel, je wilt een harde schijf met een usb2-connector aan een pc met een usb2-poort aansluiten. Zou je hier een usb1-kabel voor gebruiken omdat je die toevallig nog in huis hebt liggen, dan benut je niet de maximale doorvoersnelheid van usb 2.

De doorvoersnelheid en performance geldt uiteraard ook voor de aangesloten apparaten. Als je een harde schijf met een usb2-poort op een laptop met een usb3-poort aansluit met een usb3-kabel, kan de doorvoersnelheid nooit meer zijn dan 480 Mbit/s (de maximale snelheid van usb 2). Usb3-kabels zijn – zoals we in tip 3 al vertelden – te herkennen aan de blauwe binnenkant, maar hebben ook vaak SS op de connector staan, wat staat voor SuperSpeed. 

©PXimport

Compatibiliteit

De standaard usb-poorten zijn backwards compatibel, dit betekent dat je prima een usb-a-kabel van twintig jaar oud op een nieuwere usb3-poort met type a-connector kunt aansluiten en vice versa. Wees je er alleen van bewust dat je dan niet de snelste snelheden zult halen.

Denk er bovendien aan dat usb-kabels niet te lang mogen zijn, de aanbevolen maximumlengte van een usb3-kabel is bijvoorbeeld maar drie meter. Je kunt een usb-kabel wel verlengen, daar heb je dan een actieve verlengkabel voor nodig. Je kunt zo een usb3-kabel tot wel 18 meter verlengen. 

Wel hangt het ervan af wat je met die kabel aansluit. Een lange kabel om een muis of toetsenbord aan te sluiten, is vaak geen probleem, maar wil je veel data of stroom door een lange kabel laten stromen, dan is dat over het algemeen geen goed idee.

Data en/of stroom

Je hebt het waarschijnlijk weleens gehad: je wilt data van je pc naar een smartphone, e-reader of ander apparaat sturen, maar Windows herkent het aangesloten apparaat niet. Het kan zijn dat je usb-kabel stuk is, maar een logischere verklaring is dat je een oplaadkabel probeert te gebruiken voor het kopiëren van data. Er bestaan namelijk usb-kabels die alleen geschikt zijn om apparatuur mee op te laden. 

Een usb-connector heeft vier polen, je kunt ze zien als je de connector van een usb-a-kabel eens goed inspecteert. De twee buitenste polen zijn voor het opladen van apparatuur, de binnenste twee zijn voor het doorvoeren van data. Bij een kabel die alleen kan opladen, zijn de binnenste twee polen niet met draden verbonden.

Vaak kun je van de buitenkant niet zien of dit zo is, maar als het snoer van je kabel erg dun is, kun je ervan uitgaan dat er maar twee draadjes door het snoer lopen en het dus slechts een oplaadkabel is.

©PXimport

Dongles

Er zijn talloze dongles op de markt waarmee je andere apparaten op een usb-poort aan kunt sluiten. Draadloze muizen werken vaak via een dongle die je dan in een vrije usb-poort van je pc steekt. Ook bepaalde software kan via een kopieerbeveiliging-dongle werken, al zien we dat gelukkig tegenwoordig steeds minder vaak. 

Heb je een oude laptop zonder moderne bluetooth-versie, dan kun je via zo’n dongle toch bluetooth 5.0-apparaten op je pc aansluiten.

De toekomst van usb

Usb is here to stay! En dat is maar goed ook, want het heeft ons leven een stuk eenvoudiger gemaakt. Waar we vroeger met allerlei systemen en bijbehorende kabels werden opgescheept, werkt nu vrijwel alles via usb. Toch blijkt uit dit artikel al dat de ene usb-poort de andere niet is. De toekomst van usb ziet er rooskleurig uit. We hadden het in tip 3 al even kort over usb 4, de nieuwe standaard die mondjesmaat in nieuwe pc’s wordt geïmplementeerd. Heeft je laptop een 11de generatie Tiger Lake-processor, dan is de kans groot dat je laptop een usb4-poort heeft.

Ook de nieuwe M1-laptops van Apple hebben usb 4 aan boord. De connector is hetzelfde als die van usb 3 en dus kun je gewoon de type c-poort gebruiken voor stroomtoevoer en dataoverdracht. De maximale doorvoersnelheid is 40 Gbit/s, maar er is ook een variant met een maximale snelheid van 20 Gbit/s. Kijk bij de specificaties van het product welke snelheid wordt ondersteund. Ook op de connector zou dit duidelijk moeten zijn door een logo met het cijfer 20 of 40 erop. 

Usb 4 is ook backwards compatibel, waardoor je een apparaat met een usb4-aansluiting prima op een usb-a-poort kunt aansluiten. De snelheid hangt dan uiteraard wel af van de usb-versie van de usb-a-poort.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).