Ransomware wordt een steeds groter probleem, zeker nu er ook een vorm van gijzelsoftware is aangetroffen voor Mac OS. In dit artikel beschrijven we wat ransom- of cryptoware precies is, hoe je het voorkomt, én wat je moet doen als je er uiteindelijk toch slachtoffer van wordt.

Wat is ransomware?

Ransomware is een vorm van malware die je bestanden gevangen houdt. Het woord 'ransom' betekent in het Nederlands 'gijzeling', en dat is precies wat ransomware doet. Het houdt bestanden of zelfs je hele computer 'gevangen', en je kunt pas weer toegang krijgen door de aanvallers geld te betalen. Doe je dat niet, dan worden je bestanden vernietigd en ben je de klos.

Het verschil tussen ransomware en cryptoware

Er zijn verschillende vormen van ransomware. De term 'ransomware' is de overkoepelende term voor alle vormen van virussen die je software gijzelen, maar binnen die term zijn ook weer verschillende versies bekend. Zo is er ransomware die je hele systeem op slot zet, waarbij je je computer niet eens meer kunt opstarten. Een meer geavanceerdere vorm van ransomware is 'cryptoware'. Die versleutelt bestanden op je harde schijf, zoals documenten of zelfs films en muziek, en de sleutel om die encryptie te omzeilen krijg je pas nadat je geld hebt betaald.

Inmiddels wordt ransomware steeds vaker verspreid, en hoewel dat niet erg positief lijkt, heeft dat ook voordelen. Veel anti-virusprogramma's hebben namelijk maatregelen genomen tegen deze vorm van malware, en beveiligingsbedrijven als Kaspersky maken zelfs databases met sleutels openbaar. Van de andere kant verandert de malware ook vaak, waardoor je misschien wel getroffen wordt door een nieuwe versie van de ransomware waar nog weinig of niets tegen te doen is.

Hoe word je slachtoffer van ransomware?

Er zijn twee manieren waarop ransomware op je computer komt en deze gijzelt. De meest voorkomende manier is door middel van een executable-bestand dat de ransomware op je computer installeert. Het bestand kan binnen komen via een onveilige link, emailbijlage, advertenties of (illegale) downloads.

Het bestand dat je downloadt is meestal een executable (.exe) dat door de naam lijkt op een afbeelding of tekstbestand. ‘kattenplaatje.jpeg’ lijkt een afbeelding te zijn, maar als je extensies aan hebt staan dan kun je zien of het wel echt een jpeg-bestand is of stiekem ‘kattenplaatje.jpeg.exe’ is. In het laatste geval activeer je geen afbeelding maar een installatie-bestand waar heel goed ransomware in kan zitten.

Een andere manier waarop ransomware op je computer terecht kan komen is via reeds geïnstalleerde programma’s op je pc. Bijvoorbeeld via Flash, je browser of javascript. Om ransomware via deze weg op een computer te plaatsen moeten hackers wel een lek vinden in de software. Dat gebeurt door te scannen op verouderde software, dus is het aan te raden om je software altijd up-to-date te houden.

Ransomware voorkomen

Ransomware is hardnekkig te verwijderen, en dat is ook lang niet altijd succesvol. Uit onderzoeken blijkt dat maar liefst 5% van de slachtoffers van ransomware betaalt om bestanden terug te krijgen - veel meer dan de meeste andere phishing of malware.

We moeten helaas een beetje een open deur intrappen, maar goede bescherming tegen ransomware is de beste manier om geen slachtoffer te worden. En om nóg een open deur in te trappen: Er zijn geen speciale trucjes om je te beschermen tegen ransomware, behalve het updaten van je systeem.

Ook moet je goed behoed zijn op phishing-aanvallen. We hebben in dit artikel geschreven hoe je een phishingmail kunt herkennen.

Alsnog een paar dingen die je sowieso kunt doen:

Gebruik het meest recente besturingssysteem

Vrij logisch, maar zorg dat je gebruik maakt van een versie van Windows die nog officieel door Microsoft wordt ondersteund. Dat zijn op dit moment nog Windows 7, Windows 8 (en 8.1), en Windows 10. Ook Windows Vista ontvangt nog de kritieke beveiligingsupdates van Microsoft, maar als je Windows XP gebruikt moet je toch echt upgraden.

Zorg ook dat je alle essentiële updates downloadt. We begrijpen dat dat soms niet echt aantrekkelijk is in verband met Microsofts agressieve push naar Windows 10, maar belangrijke veiligheidsupdates zijn wel aan te raden.

Update je software

Niet alleen je besturingssysteem, maar ook de software op je computer moet up-to-date blijven. Flash is bijvoorbeeld notoire software veel gaten in zitten, net als Javascript in je browser. Je kunt software als Flash ook uitschakelen. Zorg in ieder geval dat je programma's regelmatig controleert op updates.

Backups maken

We hoeven je hopelijk niet uit te leggen dat je je bestanden regelmatig moet backuppen, bijvoorbeeld naar een externe harde schijf of in de cloud. Een aantal handige tips vind je hier. Zorg dat je je backups regelmatig maakt, of dat je een programma maakt om dat automatisch te doen.

Je kunt ook overwegen een NAS te nemen ('Network Attached Storage'), een harde schijf die je koppelt aan internet, maar dat is geen waterdicht systeem. Sommige vormen van ransomware scannen namelijk je systeem om te zoeken naar bestanden die versleuteld kunnen worden, en als je een NAS koppelt aan een systeem is er de mogelijkheid dat een NAS ook besmet wordt.

Wat moet je doen als je ransomware op je computer hebt?

Ondanks alle voorzorgsmaatregelen kan het natuurlijk altijd gebeuren dat je onverhoopt toch slachtoffer wordt van ransomware. Niet leuk, maar misschien is er nog iets aan te doen! Dit zijn stappen die misschien kunnen helpen je probleem op te lossen. Succes is niet gegarandeerd, en in het ergste geval moet je je apparaat terugzetten naar fabrieksinstellingen - daarom zijn backups zo belangrijk.

1. Bepaal eerst wat je probleem is

e eerste reactie is waarschijnlijk te schrikken, maar je kunt een probleem pas oplossen als je echt weet wat het probleem precies is. Bekijk dat dus eerst: Wat is er aan de hand? Hebben hackers je computer op slot gedaan? Of gaat het alleen om bepaalde bestanden? Wat willen de gijzelaars? Bepaal vervolgens wat je volgende stap wordt.

2. Doe altijd aangifte!

Doe altijd aangifte bij de politie. Het gaat hier om cybercriminaliteit en dat is strafbaar. Inderdaad, misschien heeft het geen zin en wordt er in de praktijk niets met je aangifte gedaan. Maar mocht dat onverhoopt wel zo zijn, kun je daar later nog profijt van hebben.

3. Als je ransomware hebt:

Bij ransomware wordt je hele systeem op slot gedaan met een beeldvullende melding die vaak lijkt op een phishing-melding. Een goed voorbeeld hiervan is het Ukash-politievirus, dat stelt dat je illegale bestanden hebt gedownload en je computer daarom niet te openen is. Belangrijk bij ransomware is dat je nooit betaalt, want de kans is groot dat je computer dan nog steeds niet open gaat. De truc van ransomware is ook vaak om je gebruik te laten maken van bepaalde betaal-apps die ondertussen ook nog je creditcardgegevens proberen te stelen. Niet doen dus!

Doe een virusscan

Wat je wél kunt doen als je getroffen bent door ransomware is het uitvoeren van een virusscan. Veel ransomware wordt door antivirusprogramma's herkend en kan makkelijk verwijderd worden. Als je nog steeds in je computer kan (maar bijvoorbeeld je bestanden of je browser worden tegengehouden), gebruik dan een (gratis) programma als MalwareBytes, dat de meeste ransomware wel herkent.

Kun je überhaupt niet meer in je systeem? Gebruik dan HitmanPro. Dat kun je installeren op een usb-stick en op je computer draaien voordat het systeem opstart. Hoe dat werkt, lees je hier.

Een (systeem)herstelpunt maken

Je kunt ook een systeemherstelpunt terugzetten. Daarbij ga je terug naar een iets oudere versie van Windows, waarop het virus mogelijk nog niet staat.

Terug naar fabrieksinstellingen

Als dat allemaal niet werkt, zit er helaas maar één ding op: Je apparaat terugzetten naar de fabrieksinstellingen. Je raakt daarbij al je bestanden kwijt, dus hopelijk heb je genoeg backups gemaakt.

4. Als je cryptoware hebt

Als je last hebt van cryptoware zijn sommige of alle bestanden of mappen op je systeem versleuteld, en wordt je gevraagd om losgeld te betalen om je bestanden te ontsleutelen. Dat betalen is een allerlaatste redmiddel waar we zodadelijk op terugkomen, maar probeer eerst het probleem op te lossen.

Aangifte doen

Allereerst: Doe ook hier aangifte. Dit heeft bij cryptoware vaak meer zin, omdat er altijd een kans bestaat dat de hackers inmiddels al opgepakt zijn. Als dat zo is, zijn vaak ook de sleutels om je cryptoware te verwijderen door de politie in beslag genomen. Het zou zomaar kunnen dat je meteen de goede sleutel krijgt.

Virusscan

Als dat niet het geval is, kun je ook een virusscan doen met MalwareBytes, maar het advies is om zoveel mogelijk antivirusprogramma's te laten draaien. Het kan namelijk zomaar zijn dat er één programma is dat de sleutels voor de specifieke cryptoware heeft, terwijl een ander programma die niet heeft. Kaspersky is veel bezig met cryptoware, en het bedrijf heeft eerder al een database openbaar gemaakt met een groot aantal sleutels. Ook hier is de kans aanwezig dat de sleutel ertussen zit die je net nodig hebt.

Backup terugzetten

Als dat niet werkt, kun je natuurlijk ook eieren voor je geld kiezen en de geïnfecteerde bestanden verwijderen, als je tenminste een backup hebt. Let wel op dat die backup niet óók geïnfecteerd is én dat de cryptoware niet alsnog ergens op je systeem blijft hangen, dus doe alsnog een virusscan of zet je pc terug naar een herstelpunt.

Betalen

Het allerlaatste redmiddel raden we sterk af, maar je kunt overwegen om te betalen. Bij cryptoware is de kans vrij groot dat de aanvallers je na betaling de sleutel geven - al is daar geen garantie op, dus betalen blijft een gok. Als je je bestanden echter écht nodig hebt en je geen backups hebt, kun je dit overwegen.

In de meeste gevallen vragen de afpersers geld in de vorm van bitcoins, de virtuele munteenheid die vrijwel niet te traceren is. Er zijn verschillende mogelijkheden om bitcoins te kopen en op te slaan, maar de makkelijkste en snelste manier is het gebruiken van een online bitcoinbank die je meteen een 'wallet' aanbiedt waarin de bitcoins bewaard worden. Eén van de bekendste is Coinbase, die bovendien duidelijk vertelt hoe je bitcoins kunt kopen. Let op: Je hoeft niet persé 1 Bitcoin te kopen (op dit moment zo'n € 375,-), maar je kunt ook bijvoorbeeld 0.66 bitcoins kopen voor het bedrag waarom de afpersers je vragen. Nogmaals: Overweeg heel erg goed of je het waard vindt om te betalen. Wij raden het je in ieder geval af, maar de keus ligt echt bij jezelf.

5. TeslaCrypt onschadelijk maken

TeslaCrypt was één van de meest voorkomende vormen van ransomware. Gelukkig hebben de makers besloten hun criminele acticiteiten te staken. Althans, met deze malware-vorm. Beveiligingsonderzoekers van ESET hebben een tooltje vrijgegeven, dat de versleutelde bestanden weer toegankelijk maakt. Kwestie van downloaden en even laten draaien.

6. No More Ransome - draai een decryptor

De Nederlandse politie heeft samen met o.a. Interpol en Kaspersky een website opgezet waar software gedownload kan worden die weer toegang geeft tot versleutelde bestanden - decryptors. Misschien heb je geluk en zijn toevallig net de sleutels vrijgegeven van de ransomware die jouw bestanden gegijzeld heeft. Neem daarvoor een kijkje op deze site.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).