Door de coronacrisis zijn veel meer mensen zich bewust van hun gezondheid. En daar spelen fabrikanten als Apple, Samsung, Fitbit en Polar slim op in met een nieuwe reeks horloges die van allerlei metingen kunnen doen om jouw gezondheid te peilen. Hoe meten deze wearables zaken als beweging en hartslag en hoe helpen deze data je dan precies? En natuurlijk de hamvraag: helpt een smartwatch je daadwerkelijk om gezonder te leven?

Het bestaansrecht van smartwatches is altijd een lastig punt geweest, met name omdat veel functionaliteit gezocht werd in zaken die een smartphone ook kan. Meldingen synchroniseren, entree-qr-codes tonen, navigeren, weersinformatie weergeven ... Het is allemaal heel handig, maar met dit soort functies weet geen smartwatch zich onmisbaar te maken. Op één gebied na: beweging en gezondheid. Een smartwatch draag je continu op je lichaam, wat mogelijkheden biedt je beweging nauwkeurig bij te houden en met sensoren allerlei lichaamsfuncties, zoals je hartslag, te meten. Hiermee hebben de makers van smartwatches (en fitnessarmbandjes) hun meerwaarde gevonden. 

Dat maakt wel dat de ontwikkelingen van wearables vrijwel alleen maar op het gebied van sportiviteit en gezondheid plaatsvinden. Met betere sensoren worden de metingen nauwkeuriger, slimme algoritmes herkennen activiteiten en coachen je om optimaal te presteren en gps-chips leggen nauwkeurig je route vast of je nu zwemt, roeit, wandelt, hardloopt of fietst. Onderweg even een AA’tje meepikken? Dat reken je contactloos af met je horloge. En bij de kassa pauzeer je even gemakkelijk via je horloge de muziek die uit je bluetooth-oortjes komt. Kortom, tijdens activiteiten zorgt een smartwatch er nu zelfs voor dat je je smartphone niet eens meer nodig hebt. 

©PXimport

Van ver gekomen

Het duurde even voordat fabrikanten doorhadden dat de sleutel voor smartwatches bij beweging en gezondheid lag. Daarna zijn de ontwikkelingen snel gegaan, qua algoritmes, nauwkeurige metingen en functies. Zo is het zelfs al mogelijk om hartfilmpjes (ecg’s) te maken, je bloedzuurstofwaarde te meten en is er zelfs al een smartwatch op de redactie geweest waarover werd geclaimd dat deze je bloeddruk kon meten. Ten onrechte overigens. Zelfs zonder medische achtergrond konden we op de redactie al vaststellen dat er geen zinnige waardes gemeten werden én dat het een wonder was dat alle redacteuren überhaupt nog in leven waren. Maar wie goed zoekt, kan wel degelijk apparatuur vinden die wellicht betere metingen maakt (al dan niet na ijking met een echte bloeddrukmeter), zoals de Omron Blood Pressure Watch. Samsung claimt dat zijn laatste horloges eveneens je bloedruk kunnen meten. 

©PXimport

Tijd voor gezondheid

Hoewel de ontwikkelingen op gezondheidsgebied al jaren aan de gang zijn, was 2020 natuurlijk hét jaar voor fabrikanten om hun smartwatches aan te prijzen. De pandemie zorgde ervoor dat het in de gaten houden van je gezondheid meer dan ooit leefde, wat natuurlijk enorme kansen bood voor smartwatchfabrikanten. Neem Fitbit als voorbeeld, dat in het voorjaar de Fitbit Sense lanceerde, die meer dan ooit inspeelde op gezondheid. Naast het maken van hartfilmpjes en het meten van de bloedzuurstofwaarde, kan de smartwatch ook je huidtemperatuur meten. Los van de vraag of deze functionaliteit ook naar behoren werkt, is het natuurlijk enorm slim ingespeeld op de situatie. Want een van de symptomen van Covid19 is koorts. En niet geheel toevallig is deze functie alleen verkrijgbaar op dit  horloge, de duurste die Fitbit aanbiedt (329 euro). Overigens nog altijd een stuk goedkoper dan het alternatief waar Fitbit niet subtiel van spiekt: de Apple Watch, waarvan de zevende generatie zo’n 400 euro kost. Kortom, gezondheid lijkt de nieuwe melkkoe voor smartwatchfabrikanten te zijn. En daar is overigens niets mis mee. Maar hiermee zijn we nog niet dichter bij een antwoord op de vraag gekomen die ik in het intro stelde: Helpt een smartwatch je daadwerkelijk gezonder en actiever te leven? Om hier wat zinnigs over te kunnen zeggen, moeten we eerst kijken naar de technologie van deze draagbare apparaatjes.

©PXimport

Hoe werkt de meting van een smartwatch?

Bij wearables zijn er vooral vergaande ontwikkelingen op het gebied van hartslagmeting. Wanneer je de binnenkant van je smartwatch of fitnessbandje bekijkt, zie je een knipperlichtje. Meestal is deze groenkleurig, maar het komt ook weleens voor dat dit een rood lampje is. Dit is de sensor die de hartslag meet. Pieter Hélin legt namens sporthorlogefabrikant Polar de werking van hartslagmeting via deze lampjes graag uit: “De led emittors sturen een lichtsignaal door de bovenste huidlaag. De reflectie van dit signaal wordt opgevangen aan de hand van kleine receptoren die naast de ledsensoren geplaatst zijn. Via de ledsensoren wordt een zogeheten PPG (Photoplethsymogram) weergeven. In deze weergave worden de bloeddoorstromingen in je microvasculaire bloedvaten getoond. Gebaseerd op deze reflectie wordt het aantal hartslagen per minuut berekend.” Intussen zijn het aantal ledjes op de smartwatch toegenomen, om zo nauwkeuriger te kunnen meten. Een sporthorloge kan namelijk het contact met de huid verliezen, met name gedurende beweging. Hélin: “Ondertussen is de Polar-technologie geëvolueerd naar tien ledlichtjes in verschillende kleuren en meerdere receptoren. Met de verschillende kleuren kunnen op verschillende niveaus bloeddoorstromingen gemeten worden. Dit verhoogt de meetnauwkeurigheid aanzienlijk.”

De hartslagmeting via ledlichtjes op de huid is vooral in opkomst dankzij wearables, maar ook door Samsung-smartphones, die jarenlang aan de achterzijde over een hartslagmeter beschikten waarmee een momentopname van je hartslag gemaakt kon worden. Een doorlopende meting is echter wat van echte waarde lijkt te zijn om wat zinnigs te kunnen zeggen over de hartgezondheid of om stoornissen te kunnen detecteren. Tot voorheen gebeurde dit soort metingen vaak via medische en sportapparatuur die de elektrische activiteit van het hart meten. Zo krijgen sporters nog altijd een borstband om tijdens inspanningen en dragen (mogelijke) hartpatiënten een holtermonitor met zich mee; een klein kastje dat je aan je riem draagt en in verbinding staat met op het lichaam geplakte sensoren. Deze holters worden vaak één à twee dagen gedragen om zo een nauwkeurige hartfilm (ecg) te kunnen maken die door de arts kan worden uitgelezen om een eventuele hartritmestoornis vast te stellen.

Saturatiemeter 

©PXimport

Activiteitsmeting

Borstband, holter, ledlichtjes

Hoe verhouden de ledmetingen van een smartwatch zich ten opzichte van een borstband of holter? Hélin is van mening dat de borstband nooit helemaal zal verdwijnen, omdat elektrische metingen sneller en nauwkeuriger meten. Bijvoorbeeld om snelle hartslagschommelingen vast te stellen. Naar aanleiding van deze uitspraak zou je verwachten dat elektrische hartslagmeting de enige meetvorm is die serieus wordt genomen als het op medisch en topsportgebied aankomt en dat deze polsgimmicks door professionals in dit werkveld links gelaten worden. Niet is minder waar, aldus Harald Jorstad (sportcardioloog, tevens werkzaam bij het Sportmedisch Centrum Papendal van NOC*NSF) en Jasper Selder (cardioloog en biomedisch ingenieur), die beiden werkzaam zijn aan het UMC Amsterdam. Beiden hebben al veel praktijkervaring met smartwatches in het werkveld, ondanks dat de ecg-functionaliteit op smartwatches pas voor het eerst begin 2019 beschikbaar kwam op de (vierde generatie) van de Apple Watch. Alleen Withings en sinds kort ook Fitbit bieden deze functionaliteit in een smartwatch. Jorstad vertelt: “We hebben een man van zo’n zeventig jaar kunnen helpen het sporten weer beter op te kunnen pakken. Ondanks dat hij erg sportief was, merkte hij dat het hem steeds moeilijker af ging. Uiteindelijk zijn we via een smartwatch erachter gekomen dat de man een hartritmestoornis had. Door zijn trainingen daarop aan te passen, kon hij de draad weer oppakken.”

De cardiologen leggen uit dat het voordeel van een smartwatch ook zit in het feit dat je hem altijd bij je draagt. Zo wordt er dus ook gemeten op onvoorspelbare momenten of in je slaap. En kun je wanneer je zelf iets merkt handmatig een ecg maken. “Voor zeldzame ziektes of infarcten is zo’n ecg niet bijdragend”, vertelt Selder. “Voor het vaststellen van veelvoorkomende problemen, zoals boezemfibrillatie, kan deze ecg wel degelijk van waarde zijn. Een ecg blijft echter natuurlijk wel een momentopname.”

©PXimport

Nauwkeurigheid kan beter

Toch zitten we nog in een beginstadium als het aankomt op de detectie van ritmestoornissen. Dat komt met name door de nauwkeurigheid van de metingen. Een smartwatch kan bijvoorbeeld bewegen. Tijdens een oefening is dat helemaal niet ondenkbaar. Hierdoor heb je een grotere kans op een meting van slechte kwaliteit. Volgens Selder kunnen deze slechte metingen wel oplopen tot dertig procent. Dat hoeft geen probleem te zijn, zolang deze er maar uitgefilterd worden door een algoritme. Als dat niet gebeurt geeft een smartwatch dus onterecht aan dat er sprake is van een ritmestoornis, en dan kan dit een vals positieve meting worden. Dat creëert wel extra zorgbelasting. Zelfs al zou de accuraatheid 99% zijn, dan blijft die ene procent behoorlijk belastend voor de zorg als jonge, gezonde mensen massaal een smartwatch gebruiken. Met beter ontwikkelde software-algoritmes in de smartphone, zal dit op den duur wel kunnen bijdragen aan zorg op afstand. Zulke zorg is onder andere door de corona-epidemie erg belangrijk gebleken.

Eisen aan ecg’s

Toekomst smartwatch

Gezondheids- en sporttoepassingen lijken hét bestaansrecht van de smartwatch te zijn en het lijkt erop dat we vooral op dit gebied nog meer ontwikkelingen gaan zien. Selder en Jorstad zijn optimistisch over de mogelijkheden hoe een smartwatch ons in de nabije toekomst kan helpen om gezonder te leven en sportief beter te presteren. Ook al hangt de meerwaarde van de smartwatch af van het doel, want een gezond iemand heeft tenslotte meer aan motivatie dan aan een ecg. Ontwikkelingen kunnen bijvoorbeeld nog plaatsvinden op het vlak van gezondheidsmetingen. We denken dan aan metingen zoals bloeddruk, lichaamstemperatuur, ademhaling en bloedzuurstofwaardes. Ook de vruchtbaarheid van vrouwen is een interessant gebied voor smartwatchfabrikanten, evenals een verfijning van de slaapanalyse. Krijgt je lichaam wel genoeg mogelijkheid te herstellen na een intensieve dag?

Hélin denkt vooral dat de toekomst ligt in verfijning van de meetalgoritmes. Ook hoe de data gebruikt worden, zal veranderen: “Op de korte termijn zie ik wel meer integratie gebeuren van deze beweeg- en activiteitsparameters in verschillende apps en platformen. Breng de data op een juiste manier naar de mensen. Je kunt je stappen meten, je kunt je slaap meten, je kunt je fysieke activiteit meten, maar wat betekent dat voor jou? Hoe zullen we ons gedrag aanpassen aan de hand van de interpretatie van de data? Hoe worden deze data gebruikt in gezondheidsplatformen? Worden deze data gebruikt door zorgverstrekkers en preventiewerk? Data meten en verzamelen is één ding, maar de interpretatie op een eenvoudige manier naar de gebruiker brengen, is de huidige uitdaging.”

©PXimport

Data

En zo slaan we direct een bruggetje naar een onderwerp dat in tech veelbesproken blijft: data. Medische gegevens zijn zeer persoonlijk en het medisch beroepsgeheim weegt niet voor niets extra zwaar in onze wetgeving. Privacy is hierbij iets om bewust van te zijn en ook een verantwoordelijkheid, zowel voor de gebruiker en eventueel de betrokken medisch specialist, maar ook voor fabrikanten en app-ontwikkelaars. Vooral de laatste twee groepen zijn een punt van zorg. Neem bijvoorbeeld Fitbit en Apple. Eerstgenoemde is overgenomen door Google, een bedrijf dat een niet al te beste privacyreputatie heeft, omdat het als een rupsje nooitgenoeg persoonsgegevens verzamelt en inzet voor de verkoop van advertenties. De overname van Fitbit door Google ligt daarom onder de loep door de Europese Commissie, die probeert te voorkomen dat de gezondheidsgegevens gebruikt worden voor inkomsten. Apple heeft, mede dankzij sterke marketing, een betere reputatie als het op privacy aankomt. Maar ook Apple is een rupsje nooitgenoeg en probeert er alles aan te doen om gebruikers te gijzelen in het eigen ecosysteem, om zo een inkomstenbron van Apple-apparatuur en -diensten te garanderen. Een fijn gespreid bedje, maar tegelijkertijd een gevangenis waar je niet zomaar uitbreekt. Zo is je Apple Watch met geavanceerde gezondheidsmeting opeens waardeloos als je besluit je iPhone te vervangen door een Android-smartphone. Ook is Apple de cipier van je data. Zij bepaalt wat jij ermee mag. Zo kun je je gezondheidsgegevens alleen inzien op Apple-apparaten. Ook andere fabrikanten hebben hier een handje van. Je data exporteren (kan, als je geluk hebt) met wat rauwe cijfers naar een tamelijk waardeloos xml-bestand. Fabrikanten zijn meer geïnteresseerd in koppelingen met apps als Strava, Runkeeper of Google Fit.

©PXimport

Gegevensdeling

Maar de app-makers op hun beurt gaan ook niet altijd even verantwoordelijk om met gezondheidsdata, al dan niet verkregen via een wearable. Daar kwam bijvoorbeeld een Noors onderzoeksbureau (SINNTEFF) achter. En dating-app Grindr (zonder medeweten van gebruikers) speelde aan derde partijen onder meer door of een gebruiker hiv-positief is. Ook bleek de deling van deze gegevens niet versleuteld te gebeuren: een mogelijk datalek. Jorstad wijst daarbij ook op een onderzoek van de FTC uit 2014, waarbij gezondheids-apps onder de loep werden genomen. Hieruit bleek dat twaalf onderzochte apps data delen met 76 verschillende derde partijen. Hieronder bevonden zich ook gegevens over lichamelijke gesteldheid en gewoontes.

Het toont aan dat je als gebruiker kritisch zou moeten zijn aan welke diensten je je gezondheidsgegevens toevertrouwt, en mogelijk zou strenge wetgeving en naleving hier ook een grotere rol in moeten spelen.

AliveCor Kardia Mobile 6L

©PXimport

Voordat je een smartwatch koopt

Ben je niet geïnteresseerd in gezondheid of een actief leven, dan zul je misschien wat teleurgesteld zijn in de mogelijkheden en ontwikkelingen op het gebied van smartwatches. Veel meer dan een verlengstuk van je smartphone is het op dit moment niet. Wie echter als goed voornemen een wearable koopt om meer te bewegen of om een kwaaltje op te sporen, gooit ook relatief snel de wearable weer in de kast. Een wearable is namelijk nog niet in staat ziektes vroegtijdig vast te stellen, wat bijvoorbeeld voor de bestrijding van de Covid19-uitbraak fantastisch had geweest. De mogelijkheid van Fitbit bijvoorbeeld om de huidtemperatuur te meten, speelt slim in op de pandemie waarbij koorts een van de symptomen is. Maar in de praktijk is het nutteloos, omdat de huidtemperatuur al andere metingen oplevert als je onbewust met je arm onder de deken in plaats van boven de deken slaapt, het raam open hebt staan of de verwarming een graadje hoger dan gebruikelijk zet.

“Als je al erg lang ongezond leeft, zal een smartwatch je niet helpen opeens gezond te worden. Zelfs al zouden we nu aan de gehele bevolking deze apparaatjes uitdelen, dan zul je op lange termijn niet zien dat mensen meer gaan bewegen”, benadrukt Jorstad. “De sleutel zit in motivatie.” Je kunt daardoor het beste, al dan niet met een plan of schema gewoon beginnen met een gezondere of sportievere levensstijl. Desnoods kan een coach je hierbij helpen, en daar begint het goede voornemen. Je wearable helpt je vervolgens om je prestaties te monitoren en op basis van je prestaties en herstel beter, meer of juist minder te trainen.

Zelfdiagnose

Tevens is het onverstandig om een smartwatch te kopen voor zelfdiagnose of bevestiging van gezondheidsklachten. Zowel Hélin, Selder als Jorstad zijn eensgezind op dit gebied: raadpleeg bij klachten altijd eerst een arts. Een smartwatch kan de arts wel helpen bij de diagnose en monitoring. Dan neemt de smartwatch de ondersteunende taak op zich. Minder belangrijk dan gehoopt misschien, maar nog steeds uiterst waardevol.

Het ligt voor de hand dat het raadplegen van een arts bij klachten en dat een combinatie van motivatie en discipline ervoor zorgen dat je het meeste uit je smartwatch haalt, zonder dat je dure gadget binnen een paar weken al in de la verdwijnt. Maar ook als je al gezond bent, is een wearable een prima toevoeging. Bijvoorbeeld omdat het je met gegevens over je voortgang kan motiveren, nieuwe oefeningen kan aanraden of je juist kan helpen op tijd je rust te pakken. Monitoring van gezondheid is nog behoorlijk in ontwikkeling, en vergeet ook niet dat op dit gebied ziektes voorkomen letterlijk beter is dan genezen. En tech hoeft hierin geen rol te spelen: goede voeding, voldoende hydratatie, nachtrust en gemoedrust doen al heel veel goeds voor je gezondheid.

©PXimport

Hartwacht

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).