Kijken we naar het dak van ons huis, dan denken we vooral aan zonnepanelen. Hoeveel liggen er al en is er ruimte voor meer? Maar een dak biedt veel meer mogelijkheden. Een dak met sedum-bedekking is niet alleen mooi, het biedt verrassende voordelen, waaronder zelfs een hogere opbrengst van de zonnepanelen. De kosten van een groen dak zijn bovendien bescheiden.

Dankzij subsidies en salderingsregeling zijn veel Nederlandse daken binnen enkele jaren voorzien van zonnepanelen. Vooral de besparing op de eigen energierekening is een enorm verkoopargument voor zonnepanelen. Maar een dak biedt nog veel meer kansen ook als het gaat om economische en milieuvoordelen. Een groen dak, een dak met sedum-beplanting, draagt bij aan biodiversiteit, verhoogt het wooncomfort en verlengt de levensduur van het dak. Bovendien verhoogt het ook nog eens het rendement van zonnepanelen. En er zijn meer voordelen.

Een groen dak?

Een groen dak is een andere benaming voor een dak met sedum-beplaning als toplaag. Sedum is een familie van vetplanten die goed tegen droogte kan maar ook in een natte periode standhoudt. Sedum is daarbij onderhoudsarm, eenmaal gelegd heb je er nauwelijks omkijken naar. Doordat sedum anders dan veel andere planten geen dikke bodem nodig heeft en juist wel een heel dicht dek vormt, is het prima geschikt als dakbedekking. De sedum komt op de reguliere dakbedekking en levert vanaf de eerste dag vele voordelen.

Koel in de zomer, warm in de winter

Een belangrijk voordeel van de sedum-beplanting op het dak is de extra isolatie. Deze geldt bovendien het hele jaar door. In de winter blijft het door het groen dak langer warm in huis terwijl het in de zomer heerlijk koeler is. De sedum absorbeert namelijk tot wel 50 procent van het zonlicht. Bovendien houden de planten het water op het dak langer vast. Dit zorgt opnieuw voor extra isolatie, maar ontlast ook de waterafvoer en riolering bij hevige regenval.

Zeker de verkoeling in de zomers die ook in ons land steeds vaker langdurig met hoge temperaturen gepaard gaan, zijn een groot voordeel van een groen dak. Daarbij isoleert sedum niet alleen de temperatuur, maar dempt het ook geluid. Geluid van buiten is in huis minder hoorbaar maar opvallend, ook erbuiten. Waar een dak normaliter het geluid weerkaatst, absorbeert een sedum-dak dit juist.

Minder slijtage

Elk dak is blootgesteld aan zon, regen, wind en wisselende temperaturen. Vooral de vele platte daken dat ons land kent lijden hieronder. De meeste van deze daken zijn bedekt met gemodificeerde bitumen. Dit is uv-bestendige laag kunststof die geen grind-deklaag nodig heeft. Bitumen kan echter minder goed tegen langdurige hitte en droogte. Door het veranderende klimaat met langere drogere perioden en hogere temperaturen, is een standaard plat dak daardoor eerder aan vervanging toe. Ligt er op het platte dak een laag sedum, dan beschermt die de oorspronkelijke dakbedekking tegen de weersinvloeden en gaat daardoor twee tot drie keer langer mee.

Milieuvoordelen

Een dak met sedum-beplanting leeft en heeft daardoor een heel andere, positieve uitwerking op de omgeving dan een gewoon dak. De vetplanten filteren bijvoorbeeld fijnstof uit de lucht en doen dit ook nog eens uitzonderlijk goed. Fijnstof is een echte “killer” die zeker in stedelijke omgevingen en bij plekken waar veel autoverkeer is, longziektes verergert en hartproblemen veroorzaakt. Een andere positieve bijdrage van sedum-beplanting is dat het CO2 opneemt. CO2 is een van de belangrijkste oorzaken van opwarming van de aarde.

Maar er zijn ook veel tastbaardere bijdragen van een sedum-dak. Zo bieden de sedum-planten een fijne leefomgeving voor tal van insecten, bijen en vogels. Het dak draagt hierdoor bij aan de biodiversiteit. Bovendien filteren de planten het regenwater, waardoor dit veel beter voor hergebruik in en om de eigen tuin in aanmerking komt. Een regenton wordt zo een nog nuttiger aanschaf.

Bovendien ziet een groen dak er veel mooier uit dan een glad, zwart droog plat dak. Het leeft, komt tot bloei, heeft vele kleuren en schakeringen en levert ook daardoor al een positieve bijdrage aan het welzijn van ook de mensen in de omgeving. Niet alleen het milieu van de aarde en de dieren verandert erdoor, ook dat van de bewoners van het huis en de buurt.

Voor platte én schuine daken

Sedum wordt veel toegepast op platte daken, maar kan ook prima op schuine daken worden toegepast. Hierbij is de hellingshoek belangrijk; deze bepaalt de keuze in het soort groen dak dat mogelijk is. Platte daken en daken met een hellingshoek tot 25 graden zijn voor alle soorten sedum-bedekking geschikt, bij een hellingshoek tussen de 25 en 45 graden is de keuze beperkter en boven de 45 graden is een sedum-dak geen optie. Ook onder de 25 graden hellingshoek kan het nodig zijn een profiel aan te brengen onder de sedum-laag om bij hevige regen het water af te voeren en de bedekking op zijn plek te houden.

Dakbelasting

Behalve de hellingshoek is er nog één zeer belangrijke factor die bepaalt of een dak geschikt is voor een groen dak en welke soort sedum-bedekking dan mogelijk is. Dit is de dakbelasting. Opgeteld zorgen de beplanting en zeker ook het water dat deze vasthouden voor een extra gewicht op het dak. Een gewicht waar bovendien bij de bouw niet altijd rekening mee is gehouden. De minimale extra dakbelasting die nodig is om een groen dak te kunnen aanleggen is 45 kilogram per vierkante meter (45 kg/m2). De keuze is dan wel beperkt tot lichtgewicht oplossingen. Is de dakconstructie sterk genoeg, 80 kg/m2 en meer, dan zijn eigenlijk alle oplossingen mogelijk.

Volgens Sander Broos van Groen Dak Compleet is het bepalen van de dakbelasting in Nederland en België bij wet alleen toegestaan door een constructeur. “Deze gegevens zijn echter al beschikbaar omdat dit onderdeel is van een vergunningsaanvraag. Op te vragen dus bij de aannemer, architect of gemeente. Indien toch nog niet beschikbaar zal een constructeur ter plaatse moeten komen om deze berekening te maken.”

Verschillende soorten

Twijfel je of jouw dak geschikt is voor een sedum-bedekking, vraag dan advies aan een expert. Veel leveranciers van sedum-daken kunnen ook helpen en dan meteen de mogelijkheden schetsen en adviseren over de verschillende soorten sedum-bedekking die er zijn. Voor daken die maar weinig extra belasting kunnen dragen, zijn er lichtgewicht sedum-matten. Voor daken die meer extra gewicht kunnen dragen zijn sedum-trays en sedum-mixmatten met extra variatie in ook bloeiende planten een interessante mogelijkheid. De laatste zijn nog mooier om naar te kijken en erg aantrekkelijk voor bijen en vlinders.

Zelf leggen of laten doen?

Veel leveranciers van sedum-dakbedekking bieden de keuze tussen zelf leggen of laten doen. Afhankelijk van het dak en de gekozen soort sedum-bedekking is het installeren van een sedum-dak prima zelf te doen. Dit geldt zeker wanneer het een plat dak betreft dat ook nog eens goed toegankelijk is. Gaat het om een schuin dak, dan is het niet alleen technisch lastiger; het wordt ook al snel onveiliger. In dat geval is het aan te bevelen om het aanleggen door een installateur te laten uitvoeren.

De aanleg van een groen dak bestaat uit meerdere stappen. De eerste is het controleren en zo nodig schoonmaken van het huidige dak. Is het dakleer verouderd en poreus is dit natuurlijk het moment. Ook een eventuele grindlaag moet eraf. Daarna volgen afhankelijk van de gekozen soort bedekking een laag wortelwerend folie, drainage-stroken en daarna de sedummatten of trays. Drainage-stroken worden alleen gebruikt bij een losse opbouw, bij kant-en-klare sedium-trays zit de drainage al in de tray.

De eerste weken na de aanleg is enige verzorging nodig. De planten moeten regelmatig besproeid worden zodat ze goed wortelen en zich settelen. Is dit klaar dan is het sedum-dak nagenoeg onderhoudsvrij, hooguit kan in voor- of najaar het dak bemest worden.

Volgens Sander Broos van Groen Dak Compleet, dat zowel spullen levert om zelf aan te leggen als het volledige project voor je uitvoert, is ook de logistiek belangrijk. “De klant bepaalt natuurlijk zelf. Het is eenvoudig zelf te doen, mits je niet vies bent van een dagje werken en geen hoogtevrees hebt. De uitdaging zit hem meestal in de logistiek. Als het dak wat hoger is en het oppervlakte groter, dan schakelen ze ons vaak in.”

Hoewel het een natuurlijk materiaal betreft dat ook na aanleg wortel moet schieten en zich ontwikkelen, kan een groen dak het hele jaar gelegd worden. De sedum-matten of trays zijn al grotendeels volgroeid en stellen weinig eisen.

Subsidie en korting

Er is geen landelijke subsidieregeling voor een groen dak. Wel verleent een aanzienlijk aantal provincies, gemeenten en ook waterschappen op eigen initiatief en onder eigen voorwaarden, subsidie. Deze verschillen dus per geval en ook is het bedrag dat de subsidieverstrekker ervoor heeft gereserveerd, vaak eindig. Wil je voor de aanleg van een sedum-dak gebruik maken van een subsidieregeling, informeer dan bij de provincie, gemeente en het waterschap naar de mogelijkheden. Online is er veel informatie beschikbaar op de sites van de overheden zelf, maar ook via bijvoorbeeld de site van Milieu Centraal.

Naast de lokale en regionale overheden verlenen ook verzekeraars soms subsidies of bieden korting op de premie. Hoewel de waarde van je huis door een groen dak duidelijk toeneemt, betaal je dus minder voor een opstal- of brandverzekering. Het belang van de verzekeraar zit behalve bij nobele doelstellingen op gebied van milieu- en (leef)klimaat er vooral erin dat een sedum-dak veel langer meegaat, minder snel beschadigt door weersinvloeden én enorm brandwerend en brandvertragend werkt. Het risico dat een groen dak brand vat, is vele malen kleiner dan een dak met een bitumendakbedekking (wat de standaard is op bijna alle platte daken).

En dit geldt helemaal wanneer op het dak zonnepanelen liggen, die onder extreme omstandigheden vatbaar blijken voor het ontstaan van brand. Liggen de panelen in een groen dak, dan is dit risico ook hier veel kleiner. Bovendien hebben zonnepanelen tot wel 10 procent en meer opbrengst wanneer zij op een groen dak liggen dan op een conventioneel dak. Opnieuw zorgt de lagere temperatuur voor dit gunstige effect waardoor je zelfs wanneer er geen subsidie wordt verstrekt of korting gegeven, je toch ook gewoon financieel voordeel hebt van de investering in een sedum-dak.

Tot slot

Een groen dak is een aanwinst voor het huis. Het uitzicht op een levend dak is zoveel mooier dan op een dak met alleen dakleer of dakpannen. Daarbij isoleert een sedum-dak het huis in zomer en winter, helpt hiermee energie te besparen en vermindert bovendien de wateroverlast bij hevige regenval. Het is jammer dat de rijksoverheid sedum-daken nog niet erkent als een zeer nuttige maatregel die past bij veel meer doelstellingen dan alleen klimaat en milieu, doordat ook het leefmilieu van de mens erdoor verbetert. Gelukkig zijn er voldoende andere overheden en partijen die wel willen bijdragen. Maar zelfs wanneer in jouw gemeente er geen subsidie is voor een groen dak, laat je er niet door weerhouden in elk geval de mogelijkheden eens goed te verkennen.

Sproeien voor verkoeling

In de warme maanden zorg je met je tuinslang voor wat verkoeling, en natuurlijk voor de verzorging van je nieuwe sedum-dak.

Wil jij jouw huis verduurzamen?

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).