Wil je nóg meer plezier beleven met je browser? Breid deze dan uit met extensies. Zo krijg je bijvoorbeeld toegang tot nieuwe AI-functies, blokkeer je irritante advertenties en heb je je wachtwoorden altijd bij de hand. Aan welke browserextensies heb je nu echt iets? Lees verder en ontdek de mogelijkheden.

Wist je dat je browser in potentie meer in huis heeft dan je mogelijk verwacht? Met behulp van browserextensies kun je de functionaliteit van je surfprogramma een flinke oppepper geven. Er bestaan verschillende extensies van een groot aantal uitgevers. Zo zijn er extensies die je helpen op het gebied van productiviteit, Office, entertainment en media. De extensie moet wel geschikt zijn voor de browser die je gebruikt. In dit artikel gaan we uit van uitbreidingen voor Chrome, Edge en Firefox.

Waar vind je extensies?

Er zijn verschillende locaties waar je extensies kunt vinden. Zo staan ze bijvoorbeeld op de website van de uitgevers. Ook worden ze door browsermakers op een eigen pagina aangeboden, vergelijkbaar met een appstore.

Op https://chromewebstore.google.com vind je de downloadpagina’s van Google voor Chrome-extensies. Het merendeel hiervan werkt overigens ook in Microsoft Edge. Die uitwisselbaarheid is niet zo vreemd: beide browsers zijn gebaseerd op hetzelfde fundament: Chromium.

Dit is de centrale locatie van Microsoft Edge. En op deze plek vind je de extesies voor Firefox. Populaire extensies zijn over het algemeen voor alle browserplatformen beschikbaar. Vergelijk het met apps voor je telefoon.

Elke browser biedt de mogelijkheid om de extensies te beheren. In Edge kies je bijvoorbeeld voor Instellingen en meer / Extensies. Een overzicht van geïnstalleerde extensies verschijnt. Hier heb je ook de mogelijkheid om extensies van andere ‘winkels’ te installeren. Zet de schuif op Aan bij de optie Sta extensies van andere winkels toe.

OneTab

Opgeruimd staat netjes: waarschijnlijk hanteren de makers van OneTab dit motto bij het maken van de extensie. OneTab komt goed van pas als je vaak een flinke hoeveelheid tabbladen in je browser hebt geopend. Klik op de knop van de extensie en je geopende tabs worden op één pagina samengebracht. Vanuit de pagina kun je de individuele websites bezoeken of herstellen naar een eigen tab.

Naast een opgeruimder omgeving, is een belangrijk voordeel dat de browser minder werkgeheugen in beslag neemt. Dit is vooral merkbaar bij websites waarop scripts lopen en die voorheen op een eigen tab in de achtergrond actief waren. De extensie heeft nog een paar aanvullende opties: zo kun je je lijst van tabs exporteren, zodat je ze ook nog bij de hand hebt nadat je de tabs of browser hebt afgesloten. Overigens blijft de lijst met tabs in OneTab ook bewaard nadat je de browser hebt afgesloten of de computer opnieuw wordt opgestart.

Bitwarden

Wachtwoordmanagers zijn er in alle soorten en maten. Met de flinke hoeveelheid aanmeldgegevens kun je er maar beter eentje gebruiken. Een populaire wachtwoordmanager is Bitwarden. Je kunt deze namelijk zelf hosten, zodat je niet afhankelijk bent van externe servers, of voor een relatief bescheiden bedrag als online dienst afnemen.

Met de extensie Bitwarden Password Manager kun je je aanmeldgegevens snel invoeren op websites, zonder dat je de app los hoeft te openen. Op de tab Kluis vind je de verschillende categorieën, zoals wachtwoorden, creditcardinformatie en veilige notities. Ook handig is de tab Generator. Hiermee genereer je nieuwe, veilige gebruikersnamen en wachtwoorden. Je geeft hierbij zelf de variabelen op, zoals vereiste wachtwoordlengte en de samenstelling van het wachtwoord (zoals hoofdletters, leestekens en cijfers).

Standaard licht het pictogram van Bitwarden op zodra je een website bezoekt waarvoor de wachtwoordmanager aanmeldgegevens heeft. Nog handiger is om de gegevens automatisch te laten invullen. Kies Instellingen / Auto-invullen en schakel de optie in Auto-invulmenu op formuliervelden weergeven.

Grammarly

Als het gaat om het schrijven van goede Engelse teksten, kun je de hulp van Grammarly inschakelen. Deze dienst helpt je bij het beoordelen en aanpassen van zelfgeschreven proza. Uiteraard kun je telkens de website openen en de teksten daar laten controleren, maar eenvoudiger is om gebruik te maken van de Grammarly-extensie.

Eenmaal toegevoegd merkt Grammarly het meteen als je een tekst opstelt, bijvoorbeeld in Google Docs, Gmail of Outlook. Via de extensie geef je het gewenste taalmodel op, bijvoorbeeld Brits-Engels. Een relatief recente toevoeging is generatieve AI. Deze optie helpt je bij het (her)schrijven van een tekst op basis van je eigen tekst.

Standaard verbetert Grammarly je tekst automatisch. Wil je hierover meer controle houden, dan schakel je de functie Correct text automatically uit. Je vindt de instellingen door te klikken op het pictogram van Grammarly op de menubalk van de browser. Je kunt via de extensie ook snel een tekst opzetten op de website van Grammarly zelf. Kies in het extensievenster voor New Document.

Marinara

Ongestoord doorwerken op de computer is helaas niet altijd vanzelfsprekend. Een beetje hulp kan geen kwaad, bijvoorbeeld in de vorm van de pomodoro-tactiek. Hierbij werk je aaneengesloten perioden geconcentreerd door en wissel je die focusperioden af met een kortere of langere pauze. De Marinara-extensie helpt je hierbij.

De makers hebben gekozen voor een minimalistische aanpak, zodat je ook niet wordt afgeleid door de extensie. Het pictogram van de extensie geeft aan hoeveel minuten je focusperiode bedraagt en laat je de perioden met een simpele klik ook pauzeren. Ondanks de no-nonsensaanpak kun je aardig wat instellingen aanpassen. Klik met rechts op het pictogram en kies Extensieopties. Hier kun je de lengte van de ‘sprints’ en pauzes aanpassen. Ook kun je een geluidssignaal activeren en meldingen op je bureaublad inschakelen, om te voorkomen dat je een periode mist. Op de tab Geschiedenis zie je hoe je je kostbare tijd hebt ingedeeld en kun je deze statistieken zelfs exporteren als csv-bestand, zodat je in Excel of Sheets met de cijfers aan de slag kunt. Je kunt hier ook een export maken, waarmee je je statistieken meeneemt naar een nieuwe computer.

Ublock Origin

Irrelevante advertenties waarop je inmiddels bent uitgekeken. Met een advertentieblocker bezoek je websites zonder dat je advertenties te zien krijgt. Het lijkt haast of het principe van een browserextensie voor deze categorie programma’s is uitgevonden. De advertentieblocker draait tijdens het browsen op de achtergrond en komt in actie wanneer het nodig is, bijvoorbeeld door browsers of cookies te blokkeren.

Een populaire blocker is uBlock Origin. De extensie is beschikbaar voor een groot aantal browsers, waaronder Chrome, Edge, Firefox en Opera. De makers proberen het beslag op de processor tot een minimum te beperken: dat is prettig voor een onderdeel dat continu actief is. Klik op het pictogram om te zien welke onderdelen op de geopende website zijn geblokkeerd.

Bij deze extensie is het openen van de instellingen zeker de moeite waard. Klik op Dashboard openen, rechtsonder in het venster van de extensie. De instellingen zijn opgebouwd uit meerdere tabs. Op de tab Vertrouwde websites maak je uitzonderingen voor websites waarop je juist geen elementen wilt blokkeren. Op de tab Filterlijsten geef je aan welke blokkeerlijsten als bron moeten dienen. Deze sectie is vooral interessant voor de gevorderde gebruiker die meer controle wil hebben over de sites die worden geblokkeerd.

Ook nog handig: het exporteren van je voorkeuren, zodat je deze ook op andere computers kunt gebruiken. Open de tab Instellingen en klik op Back-up maken naar bestand. Op de andere computer kies je voor Terugzetten uit bestand.

AI

In deze tijden mag uiteraard een extensie voor AI niet in je lijst ontbreken. Er zijn verschillende extensies beschikbaar voor ChatGPT. Goed voorbeeld hiervan is ChatGPT for Google. Deze richt zich op het verrijken van zoekopdrachten (van bijvoorbeeld Google of Bing) met de intelligentie van ChatGPT. Nadat je een zoekopdracht hebt opgegeven, verschijnt het resultatenvenster en kan ChatGPT onder meer een samenvatting maken van de inhoud van de gevonden pagina’s. Om de extensie te gebruiken, heb je een ChatGPT-account nodig. Heb je die nog niet, dan maak je deze aan via https://chat.openai.com.

Een andere interessante extensie is Monica. Hiermee heb je toegang tot verschillende AI-modellen, waaronder GPT-4o en Claude 3. De extensie helpt je met uiteenlopende taken. Zo kun je lange e-mailberichten laten samenvatten en op basis hiervan een antwoord laten formuleren. Bovendien kun je via de extensie ook artikelen maken, op basis van zelfgekozen zoekwoorden. Je kunt via de extensie gratis veertig zoekopdrachten per dag invoeren. Heb je er meer nodig, dan kun je een betaald abonnement afsluiten.

Lees zeker ook het artikel: Boost de bot! Met deze extensies kan ChatGPT nog veel meer

Dark Reader

De donkere modus voor het besturingssysteem kennen we inmiddels allemaal. Ook steeds meer websites doen mee aan de trend en bieden een schakelaar aan waarmee je tussen een lichte en donkere variant schakelt. Doen je favoriete websites nog niet mee, dan neem je met de browserextensie Dark Reader het heft in eigen hand.

Eenmaal geïnstalleerd kun je met de extensie nagenoeg elke website in een donkere modus schakelen. Het gaat hier om een opensource-project, waaraan door een grote groep enthousiaste programmeurs al tien jaar wordt gesleuteld. Klik op het pictogram van Dark Reader om de instellingen te openen. Uiterst bovenin vind je de schakelaar om de donkere modus te activeren, maar de instellingen eronder zijn minstens even interessant.

Alle opties zijn erop gericht om websites beter leesbaar te maken, ook voor wie minder zicht heeft. Zo kun je onder meer de helderheid en het contrast van de pagina’s via een schuifregelaar bijstellen. De instellingen kunnen per pagina worden bewaard. Je kunt ook een sneltoets configureren, waarmee je bij een sitebezoek snel naar een andere kleurmodus schakelt. Prettig is dat de extensie in de Nederlandse taal beschikbaar is. Ben je tevreden over de functionaliteit, dan vragen de makers om een vrijwillige financiële bijdrage.

Google Translate

Heb je een website geopend in een vreemde taal die je niet beheerst? Dat is geen probleem meer als je de browserextensie van Google Translate gebruikt. Klik op het pictogram voor directe toegang tot een invoerbalk waarin je het te vertalen woord typt. Via een meerkeuzelijst bovenin kies je de gewenste taal. Je kunt ook een los woord op een website selecteren en in een pop-upvenster de vertaling zien.

Dit gedrag kun je aanpassen via de extensieopties. In de sectie Pop-upvertalingen bepaal je wat er moet gebeuren als je een woord of zin selecteert. Zo kun je kiezen voor Pop-up onmiddellijk bekijken of Icoon tonen waarop ik kan klikken om pop-up te tonen. Bovendien kun je bovenin de instellingenpagina je primaire taal opgeven. Bevestig de instellingen met een klik op Opslaan.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).