Zo gebruik je Google Chat
Sinds de coronacrisis zijn apps om online samen te werken enorm populair. Tools als Slack en Microsoft Teams zagen het aantal gebruikers zienderogen toenemen. Ook Google eist nu een deel van de koek op en heeft Google Chat en Chatruimten geïntegreerd in Gmail.
Het gaat om de apps Chat en Chatruimten, die professionals al geruime tijd gebruiken als onderdeel van de Workplace-suite, beter bekend onder de (voormalige) naam G Suite. In Gmail is de tool Chatruimte ondergebracht in Google Chat.
Met Google Chat kun je chatten met individuele contactpersonen of met groepen, op zowel informele als formele basis. Wie zakelijke gesprekken wil voeren kan gebruikmaken van een speciale chatruimte.
Chat en Chatruimten?
Het verschil tussen Chat en Chatruimten is dat de eerste optie gewoonweg is bedoeld voor korte, eenmalige gesprekken tussen vrienden of familie, terwijl Chatruimten wat meer is gericht op gesprekken die je vaker en voor langere periode met iemand voert. Elk kanaal, of chatruimte dus, heeft een eigen naam en blijft beschikbaar voor je contactpersonen. Zij kunnen ieder moment in en uit het gesprek stappen. Ook kun je onderling bestanden met elkaar delen. Je kunt zelfs een ‘hoofdkanaal’ opdelen in meerdere kanalen, wat vooral handig is als je met projectgroepen werkt of bijvoorbeeld een bruiloft aan het plannen bent.
Chat activeren
Wil je de samenwerkingstools van Google uitproberen, dan moet je eerst Google Chat activeren in Gmail. Als je de chatdienst zowel in je browser als op je mobiele apparaat wilt gebruiken, moet je dit separaat voor beide versies van Gmail instellen. Dat is een beetje onhandig, maar erg ingewikkeld is het niet.
In de Gmail-app op je telefoon of tablet tik je op het hamburgermenu (de drie horizontale streepjes onder elkaar) en kies je onderaan in dat menu voor Instellingen. Selecteer het account waarvoor je de chatfunctie wilt aanzetten. Onder het kopje Algemeen zie je de optie Chat staan. Zet hier de functie aan. Gebruik je Gmail op je iPhone of iPad dan dien je de app opnieuw op te starten, voordat de wijzigingen zichtbaar worden.
Gebruik je Gmail in de browser, dan ga je naar de instellingen en kies je voor het tabblad Chatten en vergaderen. Hier kun je Google Chat inschakelen.
Drie opties
In Gmail vind je nu drie opties, Chatten, Ruimtes en Vergaderen (in de mobiele versie van Gmail is de benaming net even anders). Daarnaast vallen je wellicht nog wat andere aanpassingen op. Zo is de grote Opstellen-knop, die je gebruikt om mails te versturen, vervangen door een potlooticoontje en vind je naast de zoekbalk bovenaan in het scherm een knop om je status aan te passen zodat je contactpersonen kunnen zien of je al dan niet beschikbaar bent voor een gesprek.
Onder Chatten vind je ieder gesprek dat je hebt gehad in Hangouts en door op het plusje te drukken kun je personen of chatruimtes zoeken, een groepsgesprek starten of een chatruimte maken. Een gesprek starten spreekt voor zich en zullen we niet uitgebreid behandelen. Ook een groepsgesprek maak je zo aan door de namen of e-mailadressen van je contactpersonen in te voeren. Zij krijgen dan een mail met een linkje naar het gesprek en hebben de keuze om deel te nemen aan het gesprek of te weigeren. Als jouw contactpersonen Hangouts of Chat hebben aanstaan, dan krijgen ze via deze apps een uitnodiging.
Net als bij andere chatfuncties, kun je emoji’s versturen, evenals bestanden, of kun je een videocall opzetten.
Kies je voor een chatruimte aanmaken, dan geef je een naam voor de groep op en voeg je de contactpersonen toe aan het gesprek. Uiteindelijk lijken de reguliere groepsgesprekken overigens in sterke mate op de gesprekken die je hebt in chatruimtes. Er zijn slechts wat kleine verschillen, waaronder de mogelijkheid om de namen van leden in de groep aan te passen. Google heeft de verschillen tussen ruimtes en groepsgesprekken hier op een rijtje gezet.
