Freewaremakers zijn meestal enthousiaste computergebruikers die niet programmeren uit winstbejag, maar hun vaardigheden inzetten om iets te verbeteren. Dankzij de gratis programma’s wordt computeren leuker en handiger! We bespreken de beste freeware van dit moment en nieuwe versies van ‘evergreens’.

Tip 01: BrowsingHistoryView - Historisch

Geschikt voor: Windows 10

Wanneer je zeker weet dat je een website vaker zult bezoeken, dan voeg je hem toe aan je favorieten. Heb je dat niet gedaan en wil je achteraf een webadres achterhalen, dan is er altijd nog browsergeschiedenis. Wanneer je maar één browser gebruikt, dan is dat alles wat je nodig hebt. Er zijn goede redenen om met meerdere internetprogramma’s te werken. Als je dan een site probeert te achterhalen die je ooit hebt bezocht, moet je ook nog weten met welke browser dat was of ze stuk voor stuk doorzoeken.

Gelukkig is er een handig programmaatje dat de geschiedenis van al je browsers in één overzicht kan laten zien. Het heet heel toepasselijk BrowsingHistoryView. Dit programma ondersteunt vrijwel elke bekende browser die op Chromium, Firefox of Internet Explorer is gebaseerd. Je kunt de resultaten doorzoeken, filteren en exporteren als html-bestand. Wil je een link delen met een ander apparaat, dan kun je er een QR-code voor maken.

Let op het losse Nederlandse taalbestand!

©PXimport

Tip 02: Birdfont - Geletterd

Geschikt voor: Windows 10, macOS, Linux

Sinds de uitvinding van de boekdrukkunst hebben vele vormgevers zich gebogen over het ontwerpen van lettertypes. Het belangrijkste aandachtspunt daarbij was aanvankelijk leesbaarheid. Hoe meer drukwerk er werd geproduceerd, hoe meer behoefte er kwam aan speciale lettertypes, bijvoorbeeld om publicaties te kunnen opmaken over specifieke onderwerpen, zoals wiskunde en muziek of voor een bepaald doel, zoals reclame, affiches of uitnodigingen. Binnen de typografie (de kunst van het opmaken van teksten), nam het ontwerpen van nieuwe letterstijlen dan ook een steeds belangrijker plaats in en sommige vormgevers werden wereldberoemd.

Inmiddels hebben we dankzij onze pc allemaal een complete huisdrukkerij en kunnen we kiezen uit tienduizenden kant-en-klare lettersoorten. Zit daar nu net niet tussen wat je zoekt, of zou je graag de nieuwe topontwerper worden wiens lettertype de wereld verovert, dan zul je zelf aan de slag moeten met het teken voor teken ontwerpen van een nieuwe karakterset. Dat kan in het sublieme Birdfont. Hierin vind je alle benodigde gereedschappen en hulpmiddelen om tekens te maken op basis van vectorgrafieken, zodat ze schaalbaar zijn naar elke gewenste grootte.

©PXimport

Tip 03: Luxea Video Editor - Topregisseur

Geschikt voor: Windows 10

Waar je op internet bijna struikelt over de gratis fotobewerkers, is het aanbod aan software om video’s te monteren tamelijk beperkt. Bovendien is veel videosoftware behoorlijk complex. ACDSee, van oudsher bekend vanwege de jarenlang toonaangevende plaatjesviewer, heeft tegenwoordig een product dat niet alleen gratis is, maar ook nog eens lekker eenvoudig in gebruik. Bovendien zitten er aan deze kosteloze editie geen functiebeperkingen, wat ook een verademing is. De enig tol die je betaalt, is dat het programma aan elke geproduceerde video een korte intro en stukje aan het eind toevoegt.

Het moois heet Luxea Video Editor en van het grote aantal (professionele) mogelijkheden van dit product worden we op slag vrolijk. Je kunt er niet alleen volop video- en audiosporen mee mengen en tussen beelden schakelen via allerlei overgangen, maar je kunt op je beelden ook veel effecten en filters loslaten en er grafische elementen aan toevoegen.

Naast dit soort standaardfuncties kent Luxea allerlei hoogwaardige tools, zoals de mogelijkheid om achtergronden te vervangen door middel van green screen en het gebruik van LUT’s; kleurprofielen die ervoor zorgen dat je hele film dezelfde visuele uitstraling heeft.

©PXimport

Tip 04: Prey - Prooi

Geschikt voor: Windows 10, macOS, Linux, iOS, Android

Terwijl we dit schrijven, stoppen steeds meer telefoonwinkels met het op voorraad hebben van de duurdere toestellen vanwege een toenemend aantal winkelovervallen. Dure smartphones zijn een gewild object bij criminelen en dat geldt uiteraard ook voor laptops. In alle gevallen gaat het om apparaten die een flinke waarde vertegenwoordigen en waarvan je er gemakkelijk meerdere tegelijk kunt meenemen.

Voor laptops bestaan speciale sloten die het apparaat verankeren (wat natuurlijk wel strijdig is met het idee van draagbaarheid), maar zeker je dure smartphone is een gemakkelijke prooi voor dieven. Als hij verdwenen is, kun je hem vaak wel terugvinden via de zoekfunctie, maar het kan beter en uitgebreider en wel met Prey.

Prey is een populair programmaatje voor allerlei platforms, dat je in de gratis versie op maximaal drie apparaten kunt installeren. Ook kun je één locatie opgeven die deze apparaten niet mogen verlaten. Gebeurt dat toch, dan krijg je direct een waarschuwing.

Waar de standaardfunctie van je telefoon alleen vertelt waar het apparaat is, kan Prey bovendien een veel uitgebreider rapport genereren.

©PXimport

Tip 05: LicenseCrawler - Serienummer

Geschikt voor: Windows 10

Veel commerciële software werkt met een serienummer of licentiecode. Onder normale omstandigheden hoef je die natuurlijk maar één keer in te vullen en daarna heb je er geen omkijken meer naar. Mensen die zeer georganiseerd zijn, slaan al hun serienummers op een centrale plek op, zodat ze die altijd terug kunnen vinden wanneer ze nodig zijn. Dat kan bijvoorbeeld gebeuren wanneer je het programma verwijdert en later alsnog wilt gaan gebruiken, maar nog vaker zal dit het geval zijn wanneer je een nieuwe pc hebt aangeschaft en daarop je oude favorieten wilt installeren.

Ben je een wat minder georganiseerd type, dan kun je veel codes ook nog wel terugvinden in oude verpakkingen als je die hebt bewaard of in oude mails wanneer je software online hebt aangeschaft. Levert dit alles niet op wat je zoekt, dan is er nog maar één hulpmiddel dat uitkomst kan bieden en dat is LicenseCrawler. Dit programma kan het register van je (oude) pc doorspitten op de daarin verstopte serienummers. Helaas werkt dat niet voor elk programma, maar alle beetjes helpen.

©PXimport

Tip 06: RecordCast - Opname

Geschikt voor: Windows 10, macOS, Linux, Chromebook

Er bestaande verschillende (gratis) programma’s om opnamen te maken van wat er op je beeldscherm te zien is. Heb je dergelijke functionaliteit maar zelden nodig, dan is de kans groot dat de software daarvoor ontbreekt op je pc. Er bestaat tegenwoordig namelijk ook een online-oplossing voor. Die vind je op www.recordcast.com. 

Start je hier een schermopname, dan moet je eerst aangeven wat de site precies mag opnemen. Dat kan heel veel zijn, zoals het volledige scherm, inclusief geluid en beeld van je webcam. Zo kun je bijvoorbeeld een videovergadering of -gesprek opslaan. Je kunt de rechten van de opnamesoftware ook beperken tot een enkel venster, wat bijvoorbeeld handig is wanneer je een demonstratie van een programma wilt opnemen.

Na het stoppen van de opname kom je terecht in een video-editor waar je nog de nodige bewerkingen kunt doen en ongewenste fragmenten uit de opname kunt knippen. Tot slot download je het eindproduct als mp4-bestand.

Tip 07: Maxthon Browser 6 - Browsen

Geschikt voor: Windows 10

Wie aan browsers denkt, denkt aan Edge, Chrome, Firefox, Safari en wellicht Opera. Daarmee hebben we de favoriete programma’s van waarschijnlijk 99 procent van alle internetters op een rij. Natuurlijk zijn er andere namen, maar dat zijn dan vaak browsers die na korte tijd niet meer worden ondersteund wegens een gebrek aan gebruikers.

Hoe anders is dat met de Maxthon-browser. Deze gaat – ondanks de relatief kleine gebruikersschare – al zo’n twintig jaar mee en onlangs verscheen de geheel vernieuwde versie 6.

Maxthon is gebaseerd op Chromium – een opensource-platform dat door meerdere bekende browsers wordt benut. Het voegt daar uiteraard wel zijn eigen mogelijkheden aan toe. De browser biedt alle standaard-foefjes, zoals muisgebaren, tabbladen, automatische synchronisatie van bladwijzers enzovoort. Er zijn ook unieke functies, zoals ingebouwde ondersteuning voor blockchain. 

Daarnaast is de browser uit te breiden met zeer handige add-ons. Hiermee kun je bijvoorbeeld binnen Maxthon Office-documenten bewerken zonder zelf Microsoft Office te bezitten. Ook kun je pdf-bestanden wijzigen, met één klik webpagina’s vertalen, complete pagina’s als afbeelding opslaan en nog heel veel meer. En … dit moois is er ook in een portable-versie.

©PXimport

Tip 08: TurnedOnTimesView - Klokkijker

Geschikt voor: Windows 10

Wie de Windows-logboeken opent, kan daar snel zien of de computer in de afgelopen periode door onbekende oorzaak is afgesloten. Dat is handig als je problemen wilt opsporen. Wil je alleen maar weten wanneer je pc de laatste maanden aan en uit is gezet, dan zul je allerlei filters moeten instellen en dat vereist de nodige kennis van de werking van de logboek-viewer.

Gelukkig is er een makkelijker manier om deze informatie te achterhalen en wel met TurnedOnTimesView. Wanneer je dit portable-programmaatje start, achterhaalt het binnen een paar seconden de gewenste gegevens tot maanden terug. In de tabel die je te zien krijgt, zie je niet alleen alle start- en stoptijden van het systeem, maar ook bijzondere oorzaken voor het uitschakelen, zoals een crash of een geplande update.

Oké leuk, denk je nu wellicht schamper. Maar wacht. Het programma biedt nog een handig foefje. Je kunt de hele tabel namelijk exporteren en dan bijvoorbeeld in een spreadsheet gebruiken om je dagelijkse computertijd te berekenen. iOS-gebruikers hebben standaard de beschikking over een dergelijke functie, maar in Windows ontbreekt hij helaas.

©PXimport

Tip 09: Dorico - Notenschrift

Geschikt voor: iOS

Mozart hoorde zijn composities in hun geheel in zijn hoofd en hoefde ze daarna alleen nog maar uit te schrijven. En als we de film Amadeus mogen geloven, kon hij dat zelfs terwijl hij aan het biljarten was. De meeste componisten schrijven zittend achter de piano. Dat is prima wanneer je je noten ouderwets op muziekpapier schrijft, maar als je met je tijd bent meegegaan en een notatieprogramma gebruikt, dan is het toch geen optie om een pc op je vleugel te zetten.

Gelukkig zijn er ook apps voor de iPad. Een van de professioneelste is Dorico. Hierin schrijf je bladmuziek van de hoogst mogelijke kwaliteit en deze kun je ook als pdf-bestand opslaan en afdrukken.

In de gratis versie kun je muziek voor twee partijen tegelijk schrijven, bijvoorbeeld zang en piano. Na gratis registratie wordt dat uitgebreid tot vier, zodat je ook voor een band, strijkkwartet of de vier koorstemmen kunt schrijven. Wat je schrijft (of inspeelt met een midi-keyboard) kun je met uitstekende ingebouwde instrumenten terugluisteren.

Via in-app-aankopen krijg je meer partijen en kun je externe instrumenten aansturen.

©PXimport

Tip 10: ScienceVSMagic - Meetkunde

Geschikt voor: elk systeem

Zo’n 2400 jaar geleden schreef Euclides zijn beroemde boekenserie De Elementen. In de eerste vier delen bouwt hij stapje voor stapje de vlakke meetkunde op die tot in de 19de eeuw toonaangevend zou blijven en die in ons dagelijks leven nog altijd wordt toegepast.

In De Elementen wordt de kennis opgebouwd door met een passer en een liniaal objecten te maken, zoals een gelijkzijdige driehoek. Met elke constructie kun je weer nieuwe maken. Dit werk was lange tijd ook standaard in het onderwijs. Je kunt je eigen meetkundige inzicht testen op www.sciencevsmagic.net.

Meetkunde is naast een leuke oefening om het brein scherp te houden toch vooral een gereedschap met veel praktische toepassingen en daarmee kun je aan de slag in de andere modules van de site. Hier kun je bijvoorbeeld zelf regelmatig gevormde ‘tegeltjes’ maken die in veel vormen bestaan; handig wanneer je op zoek bent naar een nieuw ontwerp voor je badkamer. Ook kun je spelen met patronen die zichzelf nooit herhalen of met symmetrische figuren.

©PXimport

Tip 11: Money Manager Ex - Geldzaken

Geschikt voor: Windows 10, macOS, Linux, Android

De inflatie staat op het hoogste niveau sinds jaren en dus kan het geen kwaad om een beetje op de kleintjes te gaan letten. Welke bedragen komen er binnen en welke gaan eruit? Dat zijn de eerste vragen die je moet beantwoorden om een beeld te krijgen van je financiële situatie.

Uiteraard kun je dit soort zaken bijhouden in een spreadsheet, maar om dan optimaal gebruik te kunnen maken van alle kennis die je met het invoeren van al die data kunt vergaren, moet je zo’n programma en al zijn functies van voor tot achter kennen. Nee, dan is een gespecialiseerd budgetprogramma handiger; daarin zijn al die rapportagefuncties met één muisklik beschikbaar.

Money Manager Ex is zo’n programma en het is een van de uitgebreidste in zijn soort. Niet alleen kun je er je vaste en variabele inkomsten en uitgaven in bijhouden, maar ook zicht houden op je vermogen door bijvoorbeeld de waarde van een aandelenportefeuille, onroerend goed en overige kostbaarheden vast te leggen. Al dit soort privacygevoelige informatie wordt overigens vastgelegd in een versleutelde database.

Tip 12: UltraSearch - Gevonden!

Geschikt voor: Windows 10

Verkenner heeft een handig zoekvak en als je dat gebruikt binnen een map met veel bestanden, vind je ook redelijk snel wat je zoekt. Probeer je dat trucje als de Verkenner het onderdeel Deze PC weergeeft, dan kun je wel even de hond uitlaten, want dat gaat tergend traag. Alleen als je al je schijven hebt geïndexeerd voor de zoekfunctie, verloopt het proces wat vlotter. Dan nog haalt het niet de snelheidsrecords die UltraSearch je biedt.

Om een idee te geven van die snelheid: op ons testsysteem met 14 TB aan opslagruimte (ongeveer 75 procent in gebruik), geeft UltraSearch ruim binnen een seconde een lange lijst met resultaten voor een simpele zoekopdracht. Maak je de zoekopdracht complexer door zoektermen te combineren of begrippen uit te sluiten, dan duurt het slechts een fractie langer. Je kunt zelf groepen maken met bijvoorbeeld extensies van audiobestanden, zodat je daarop met één simpele opdracht kunt zoeken of filteren.

Start je UltraSearch tegelijk met Windows, dan kun je er altijd over beschikken, omdat je het programma kunt toevoegen aan het contextmenu van de Verkenner.

©PXimport

Gevaarlijk?

©PXimport

Niet te snel klikken

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).