Printerfabrikanten willen natuurlijk graag dat u officiële inkt gebruikt, omdat dat beter zou zijn voor de printer én de afdrukken. Het nadeel van die 'echte' inkt is echter wel dat het een stuk duurder is dan de alternatieve inktcartridges – inkt die wel werkt op uw printer, maar niet gemaakt is door de printerfabrikant. Maar levert de alternatieve inkt net zulke goede of betere kwaliteit?

Of je nu wel of niet alternatieve inkt zou moeten gebruiken, blijft een heet hangijzer. Dit blijkt wel uit de poll die we op PCMweb hebben gehouden. Van de 973 ondervraagden gebruiken 324 mensen de alternatieve inkt naar volle tevredenheid. Aan de andere kant zijn er 383 mensen die deze alternatieve inkten niet vertrouwen. 148 mensen hebben alternatieve inkt wel gebruikt maar vinden de kwaliteit ervan tegenvallen en ten slotte zijn er nog 118 mensen die plannen hebben alternatieve inkt te gebruiken. Om erachter te komen of we met de inktcartridges van de alternatieve leveranciers net zulke goede afdrukken kunnen maken als met de originele exemplaren, duiken we in de alternatieve inkt. De deelnemers We testen de alternatieve cartridges op de vijf volgens de printerfabrikanten populairste (en dus meest verkochte) printers: Epson Stylus Photo R300, Lexmark X5150, Canon i560 en HP Deskjet 5150. Omdat de R300 van Epson vrij nieuw is, zijn daar op het moment van schrijven nog niet veel alternatieven voor verkrijgbaar. Daarom hebben we ook de Epson Stylus C42UX in de test meegenomen. Hoewel deze printer al wat ouder is, was hij erg populair en draait hij nog in vele huishoudens. Voor deze printer zijn dan ook meer alternatieven voorhanden. Uiteindelijk nemen de volgende alternatieve inktleveranciers deel aan onze test: Data Becker, Digital Revolution, Inkclub, Pelikan, The Cartridge Company en Wecare. In een nabij gelegen winkelcentrum kochten we voor de Epson C42UX ook nog een setje cartridges van Motif. De test In deze test onderzoeken we elke alternatieve inkt kritisch en wegen hem af tegen de officieel verkrijgbare inkt. Aan de hand van de resultaten bepalen we of de inkt een waardig alternatief is voor de originele. Voor deze test hebben we ons alleen gericht op cartridges en niet op injectienaalden en navulsetjes. We vergelijken dus originele inktpatronen met alternatieve. Wel kunnen de patronen hervuld zijn door de leverancier. We printen diverse documenten waaronder een tekstdocument, een document speciaal ontwikkeld voor kwaliteitsmetingen en een foto van A4-formaat. Het meten van de levensduur van de cartridges is een lastig karwei dat op diverse manieren kan worden uitgevoerd. Helaas is geen enkele praktische testmethode waterdicht, maar onze methode geeft een redelijke benadering van de kosten van de afdrukken: we printen de inktpatronen leeg door de foto (die veel verschillende kleuren bevat) continu te printen. Dit doen we totdat de kwaliteit van de afdrukken afneemt. Eén cartridge is dan leeg. We wegen de inktpatronen in volle staat en in lege staat. Zo bepalen we het gewicht van de bruikbare inkt in de cartridge. Dit gewicht komt meestal overeen met het opgegeven aantal milliliters inkt in de cartridge. Niet alle inktpatronen zijn aan het eind van de test leeg waardoor we met behulp van het opgegeven aantal milliliters het inktverbruik berekenen. Door dit verbruik aan de prijs van de cartridges te koppelen berekenen we een afdrukprijs per A4. Bij de volgende printers hebben we de kosten van de zwarte inkt niet meegenomen omdat deze weinig tot niet gebruikt wordt voor het afdrukken van afbeeldingen: de Canon i560, de HP 5150 en de Lexmark X5150. Deze printers maken namelijk gebruik van hun kleurencartridge om zwart te krijgen. Beide Epson printers daarentegen gebruiken de zwarte inkt wel en de kosten hiervan hebben we dus wel meegerekend. Om de kwaliteit van de afdrukken te beoordelen laten we verschillende mensen telkens twee afdrukken vergelijken waarvan ze de beste moeten aanwijzen. Aan de hand daarvan maken we een kwaliteitsoordeel. Tot slot testen we de resistentie van de inkt door de afgedrukte tekst met een marker te behandelen en de afgedrukte foto's te besprenkelen met waterdruppels. Het totaaloordeel en de opbouw ervan vindt u in de tabel op pagina XX. Canon i560 De Canon i560 maakt gebruik van vier losse inkttanks: zwarte inkt op pigmentbasis en drie kleureninkten op verfbasis. Zwart en kleur werken niet samen. Zwart is alleen bruikbaar voor tekst, voor afbeeldingen wordt de kleureninkt gebruikt – ook om zwart te maken als dat nodig is. De originele cartridges van Canon kosten €15,99 voor zwart en €13,99 per kleur. De inktkosten van een foto op A4-formaat is ongeveer € 0,61. The Cartridge Company The Cartridge Company verkoopt allerlei soorten kantoorartikelen waaronder alternatieve inktpatronen. Doordat het een online winkel is, moet u verzendkosten betalen – minimaal € 5. Dit bedrag hebben we niet in de kosten per pagina meegerekend, maar het is zeker iets om rekening mee te houden. Bij het plaatsen van de inktpatronen worden onze handen vrolijk gekleurd: de cartridges lekken behoorlijk. De kwaliteit van de afdrukken is acceptabel, maar de inkt van Canon presteert beter. De afgedrukte letters zijn ietwat rafelig en er is sprake van het zogenoemde bleeding-effect. Ook is de inkt van Canon een stuk beter bestand tegen waterdruppels. Daarentegen heeft de inkt van The Cartridge Company weinig last van een kleurzweem over de zwart/wit-afbeeldingen. Vindt u prijs belangrijker dan kwaliteit, dan is deze inkt een aardig alternatief, maar er zijn betere. De prijs per afdruk is minder dan de helft van de kosten van de originele inkt. Digital Revolution Digital Revolution is eveneens een webwinkel waar u terecht kunt voor kantoorbenodigdheden en ook hier moet u rekening houden met verzendkosten (rond de € 5). De alternatieve inkt van Digital Revolution voor de Canon printer is zeker niet slecht. Hij is hier en daar wat scherper dan de officiële inkt, maar ook lichter en fletser met fotoafdrukken. De kwaliteit is ondanks dat zeer acceptabel. Bijzonder is dat deze inkt beter bestand is tegen markers. Waar bij Canon de letters gaan smeren, blijven die van Digital Revolution perfect op de plaats. De druppeltest doorstaat deze inkt, net als de officiële inkt, uitstekend. De kosten per afdruk liggen ver onder de helft van de prijs van het origineel. Al met al een prima inkt waarbij u weinig concessies hoeft te doen voor wat betreft de kwaliteit. inkClub Het via internet te vinden inkClub richt zich voornamelijk op de verkoop van inkt. Zij leveren zowel compatibele als gerecyclede cartridges. Bij inkClub is er geen sprake van verzendkosten, maar wordt er € 4,95 aan administratiekosten in rekening gebracht, ongeacht de grootte van uw bestelling – wat dat betreft dus geen verschil met de andere online shops. Ook deze cartridges lekken terwijl we ze in de printer willen plaatsen. De kwaliteit van de inkt is acceptabel, maar de kleur geel overheerst enigszins. Dit is met name goed te zien bij zwart/wit-afdrukken. Deze zweem zien we ook heel licht bij de overige afdrukken. De afdrukken van inkClub op normaal papier zijn ietwat onscherper en doffer. De zwarte inkt daarentegen is beter bestand tegen de marker dan Canons inkt. Zodra er echter waterdruppels op de foto's vallen, lopen de kleuren van inkClub door elkaar. De prijs maakt deze inkt interessant, maar u doet dan wel een concessie aan de kwaliteit. Geen slechte inkt, maar het kan beter. Pelikan Pelikan is een veteraan wat inkt betreft en het is dan ook niet raar dat zij zich in de alternatieve inktmarkt gestort hebben. De patronen zijn gewoon in de diverse computerwinkels te koop. De afdrukkwaliteit is erg goed en even mooi als die van Canon. Wel plaagt een lichte paarse gloed de Pelikan-inkt, maar dit is alleen merkbaar bij zwart/wit-afdrukken. Wat resistentie betreft delft Pelikan het onderspit. Zowel tegen de marker als de waterdruppels kan Pelikan niks beginnen. De Pelikan inkt is echter niet duur en daarom een interessant alternatief. Beste Koop Wecare De cartridges van Wecare zijn eveneens in de winkel te koop en zijn zeer concurrerend geprijsd. De kosten per afdruk komen op € 0,22 – bijna eenderde van de kosten van Canons inkt. Wecare levert prima kwaliteit en doet niet onder voor het origineel. Wel zijn de afdrukken iets lichter van kleur en is er een klein beetje sprake van bleeding, hoewel van dat laatste alleen kniesoor last heeft. Wat resistentie betreft wint Wecare de markertest, maar verliest hij de druppeltest. Over het geheel genomen is deze inkt net zo goed als die van Canon én driemaal zo goedkoop. Een zéér interessant alternatief dus. Epson Stylus Photo R300 Deze printer is pas een aantal maanden op de markt en nog niet iedere leverancier heeft hier inkt voor. Niettemin is dit model volgens Epson de populairste consumentenprinter. Net als de i560 van Canon werkt hij met losse tankjes per kleur, met het verschil dat zwart door de Epson wél wordt gebruikt bij het afdrukken van afbeeldingen. De inkttanks kosten € 16,65 per stuk, wat neerkomt op een paginaprijs van € 0,87. Beste Koop Digital Revolution Deze inkt levert heel behoorlijke afdrukken af. Bij zwart/wit-afbeeldingen zien we wel een blauwe gloed, maar de afdrukkwaliteit blijft desondanks heel acceptabel. Wat resistentie betreft is deze inkt net zo sterk. Zijn kracht zit hem in de afdrukkosten per pagina: € 0,36 per foto op A4-formaat. Hoewel Epson kwalitatief sterker blijft, maken de lage afdrukkosten deze inkt het overwegen meer dan waard. inkClub De inkt van deze leverancier valt tegen. Ondanks herhaalde schoonmaakpogingen blijven er strepen verschijnen bij afdrukken op normaal papier (banding) en zwart/wit-afbeeldingen worden geteisterd door een blauwe zweem. De foto is redelijk van kwaliteit, maar ook hier zijn lichte strepen te zien. De prijs per pagina is lager dan die van de originele inkt, maar toch zijn deze inktpatronen geen aanrader. Epson Stylus C42UX Omdat we maar twee alternatieve inkten hebben getest voor de Epson R300, nemen we ook de wat oudere Stylus C42UX mee in de test. Bijna elke inktleverancier heeft inkt voor deze printer. Hij maakt gebruik van twee inktpatronen; een zwarte en een kleurenpatroon. Beide worden gebruikt bij het afdrukken van afbeeldingen. De cartridges kosten respectievelijk €19,50 en € 26,95. De prijs per pagina is pittig: € 0,76 per afdruk. Data Becker Data Becker specialiseert zich met name in navulsetjes en die leveren zij naar eigen zeggen erg goedkoop. De kwaliteit van de Data Becker inktpatronen voor de C42UX is helaas niet om over naar huis te schrijven. De tekst is rafelig en de kleurenafdrukken zien er korrelig uit. Daarnaast worden alle afbeeldingen geteisterd door roze spikkels op de meest onlogische plaatsen. U betaalt weliswaar stukken minder voor uw afdrukken, maar u betaalt wel een hoge prijs qua afdrukkwaliteit. otif Motif is net als Wecare gewoon in de winkel te koop en het assortiment is redelijk. Desondanks kunnen wij alleen cartridges vinden voor de C42UX. Ook van deze inktpatronen worden we niet enthousiast. Ze korrelen net zo erg als de patronen van Data Becker en de afdrukken hebben last van banding. Alleen het afgedrukte tekstdocument is van acceptabele kwaliteit. Tel daarbij op dat de prijs per afdruk niet veel lager is dan de originele inktpatronen en we hebben het over een afrader. Pelikan Blijkbaar is het een hele klus om goede inkt te maken voor deze printer, want hier valt ook Pelikans inkt vies tegen. De afdrukkosten mogen dan flink lager zijn, maar dat compenseert niet de korrelige afbeeldingen en de duidelijke bleeding. De tekst- en fotokwaliteit is nog enigszins acceptabel, maar over het geheel genomen kunnen we deze inkt niet aanraden. Beste Koop Wecare Wecare levert voor deze printer de beste inkt. Met zijn € 0,57 per afdruk is zijn afdrukkwaliteit op normaal papier zelfs mooier dan die van Epson. Bij een fotoafdruk is de Epson-inkt weer net iets mooier. Waar Epson last heeft van een blauwgroene gloed, heeft Wecare last van een rode. Deze inkten gaan aardig gelijk op. Kijken we echter naar de druppeltest, dan blijkt toch Epson de grote winnaar te zijn. Mocht u niet veel last hebben van rondslingerend water, dan is deze inkt het overwegen waard. HP Deskjet 5150 De 5150 maakt, net als de Epson Stylus C42UX gebruik van een zwart en een kleurenpatroon. Ook de 5150 gebruikt zwart alleen voor tekst en niet voor afbeeldingen. De inkt van HP is kwalitatief erg hoog en zal moeilijk te evenaren zijn voor de alternatieve inkten. De cartridges zijn echter niet goedkoop: € 19,95 voor een zwart en € 32,95 voor een kleurenpatroon. De afdrukkosten komen op zo'n € 0,67 per A4-foto. Digital Revolution Voor deze printer had Digital Revolution alleen een kleurencartridge beschikbaar. Hiervoor hebben we het zwarte patroon van Wecare geleend, maar de beoordeling van de tekstkwaliteit is daardoor dus vervallen. De afdrukkwaliteit is heel redelijk en komt in de buurt van de HP-inkt. Jammer is wel dat de inkt een beetje last heeft van bleeding. De fotoafdrukken met HP-inkt zijn mooier. Qua resistentie scoren beide inkten even slecht. Kijken we naar de afdrukkosten, dan is Digital Revolution het goedkoopst van de inkten voor deze printer. Is de prijs belangrijk, dan is deze inkt wellicht interessant. inkClub Helaas voor inkClub valt ook deze inkt door de mand. De letters zijn vlekkerig en strepen hier en daar. Ook bij de afbeeldingen is er weer banding en bleeding. Alleen de foto ziet er nog redelijk uit. De kleuren zijn dof en de inkt van HP is in alle opzichten superieur tegenover deze inkt. Het meest verrassend zijn nog de afdrukkosten. Deze liggen zo'n € 0,27 hoger per afdruk dan bij HP! De combinatie van slechte afdrukkwaliteit en veel te hoge afdrukkosten maken van deze inkt een misser van de bovenste plank. Beste Koop Pelikan Pelikan komt wat kwaliteit betreft nog het meest in de buurt van HP. De afgedrukte foto's zijn even mooi, maar op gewoon papier verslaat HP Pelikan toch. Desondanks zijn Pelikans afdrukken zeker niet verkeerd. Verrassend is de weerstand van de tekst: de marker krijgt de tekst van Pelikan niet klein, terwijl de inkt van HP spontaan begint te zwemmen in een gele markerlaag. Wat druppels betreft zijn beide inkten één doffe ellende. De afdrukprijs per pagina scheelt maar € 0,07, maar alle beetjes helpen. Dit is de beste alternatieve inkt voor de HP printer. Wecare De inkten van Wecare blijken niet verkeerd en ook hier levert de inkt een acceptabele afdruk. De afdrukken van HP zijn echter mooier en scherper. De inkt van Wecare heeft last van bleeding en een groenige zweem. De markerresistentie van HP is al niet denderend, maar de letters van Wecare laten het nog sneller afweten. Voor € 0,01 meer per afdruk hebt u de inkt van Pelikan tot uw beschikking. De keuze lijkt ons duidelijk. Lexmark X5150 en inkClub Deze all-in-one werkt met een zwarte- en een kleurencartridge waarvan de kosten behoorlijk zijn. Voor € 34,94 en voor € 41,94 heeft u respectievelijk een zwarte en een kleuren cartridge in uw bezit. De X5150 gebruikt zijn zwarte inkt alleen voor tekst en niet voor afbeeldingen. De prijs per pagina à € 1,50, liegt er niet om. Voor Lexmark-printers zijn maar weinig alternatieven beschikbaar en wij hebben alleen inkClub bereid gevonden gerecyclede patronen te leveren voor deze all-in-one. En misschien was het verstandiger geweest als ze dat niet gedaan hadden. De afdrukkwaliteit van de originele inkt is al niet geweldig, maar de afdrukken van inkClub zien er helemaal niet uit. Een smerige geelgroene waas domineert zowel de zwart/wit-, kleuren- als foto-afdrukken. Ook hier is sprake van banding. Of dit komt doordat de cartridges niet goed gereinigd zijn voordat ze hervuld werden, of doordat de kwaliteit van Lexmarks patronen zo slecht is dat ze maar één printronde meegaan, laten we in het midden. Dit wilt u als consument gewoon niet. Als klap op de vuurpijl ligt de afdrukprijs per A4-foto ook nog eens € 0,05 hoger. Niet doen dus. Conclusie De resultaten zijn duidelijk. Wilt u gegarandeerd zijn van de beste kwaliteit, dan zit u vast aan de inktpatronen van de originele printerfabrikant. De enige uitzondering hier op is de inkt van Wecare voor de Canon i560. Deze is net zo goed als de officiële inkt. Vindt u de prijs toch net wat belangrijker én bent u bereid concessies te doen, dan zijn er zeker interessante alternatieven voorhanden. Het predikaat PCM Keuze Beste Koop gaat naar Wecare voor de Canon i560, Digital Revolution voor de Epson R300, Wecare voor de Epson C42UX en Pelikan voor de HP5150. Verklarende woordenlijst Banding Strepen die over de afdruk lopen. Vaak het gevolg van een vieze printkop of verstopt inktpatroon. Bleeding Verschillende kleuren inkt lopen in elkaar over waardoor een rafelig effect ontstaat. Compatible cartridges Cartridges die niet door de printerfabrikant gemaakt zijn, maar wel werken in de desbetreffende printer. Pigment inkt Deze inkt bevat een suspensie van kleine korreltjes die zorgen voor stabielere kleuren en voor een betere licht weerstand. Echter zijn de kleuren minder levendig en is het moeilijker voor papier om te absorberen. Pigment inkt werkt niet samen met inkt op verfbasis. Kleurzweem Een gloed van een bepaalde kleur. Met name bij zwart/wit-afbeeldingen zijn deze goed zichtbaar. Recycled cartridges Cartridges van de printerfabrikant die schoongemaakt zijn en opnieuw gevuld zijn met alternatieve inkt. Wilt u weten hoe de originele inkten scoren? Op PCMweb.nl vindt u een uitgebreide tabel met de testresultaten van de alternatieve

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).