Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home >People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

Een waterkoker of fluitketel lijkt misschien onmisbaar in de keuken, maar steeds meer mensen stappen over op een slimme warmwaterkraan. Hiermee tap je in een handomdraai kokend, gekoeld of zelfs bruisend water, rechtstreeks uit de kraan. Handig, snel en vaak ook zuiniger dan je denkt.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bemmel & Kroon

De Quooker-warmwaterkraan is een Nederlandse uitvinding die teruggaat tot de jaren 70. Het eerste productiemodel werd al in 1992 geïntroduceerd en enkele jaren later volgden verschillende varianten van de kraan tot de modellen die we nu kennen.

Werking van het systeem

Het Quooker-systeem is gebaseerd op een eenvoudig maar ingenieus principe: een kraan op het aanrecht is verbonden met een compact reservoir dat in het keukenkastje wordt geplaatst. Dit reservoir fungeert als een soort extreem goed geïsoleerde thermosfles, waarin water continu op 108° C wordt gehouden. Dankzij deze hoogvacuümisolatie is het energieverbruik om het water op temperatuur te houden enorm laag, met een stand-byverbruik van slechts 10 watt per dag, wat neerkomt op circa 0,06 euro per dag, afhankelijk van je energiecontract.

Je kunt momenteel kiezen uit drie varianten van de Quooker: de Pro3-VAQ, de COMBI en de COMBI+. In de tabel hieronder zie je de verschillen:

De grootste besparing op energie en water behaal je met de COMBI- en COMBI+-systemen. Staat de cv-ketel ver van de keuken, dan gaat er vaak een hoop water verloren. Dat komt doordat je eerst een tijdje koud water moet laten weglopen voordat er warm water uit de kraan komt. Met een Quooker heb je dat probleem niet: het waterreservoir zit direct onder de kraan. Zo bespaar je tot wel 10 liter water per dag. Het systeem is daardoor niet alleen een handige kokendwaterkraan, maar ook een slimme manier om warm water te regelen. Dat maakt het een duurzame investering die verder gaat dan alleen gemak.

©Quooker / Bemmel & Kroon

Verschillende kranen

De reservoirs van de Quooker kun je combineren met elke gewenste kraan van het systeem. Er zijn vier types Quooker-kranen:

De Flex: Dit is een Quooker-kraan met een flexibele uittrekslang voor warm en koud water. De slang is handig voor het spoelen van de spoelbak of het vullen van pannen buiten de wasbak. Een ingebouwd veiligheidsmechanisme, de kokendwaterstop, zorgt ervoor dat er geen kokend water kan worden getapt als de slang is uitgetrokken.

De Fusion: De alles-in-één kraan die kokend, warm en koud water levert. Dit strakke, minimalistische design past in vrijwel elke moderne keuken en is verkrijgbaar in diverse afwerkingen, zoals chroom, rvs, zwart, goud en messing-platina.

De Front: Een kraan met een uitgesproken uiterlijk en een vernieuwde bediening aan de voorkant van de uitloop voor warm en koud water. Dit model is verkrijgbaar in rvs en zwart.

De Nordic-modellen: Deze serie omvat de Nordic Twintaps, een set van een kokendwaterkraan en een mengkraan in hetzelfde ontwerp, en de Nordic Single Tap, een losse kokendwaterkraan die kan worden gecombineerd met een bestaande mengkraan. Deze opties zijn ideaal voor consumenten die de functionaliteiten van warm/koud water en kokend water gescheiden willen houden.  

©Quooker / Bemmel & Kroon

Oude kraan vervangen

Vaak wordt gedacht dat je een Quooker-kraan alleen in een nieuwe keuken kunt installeren. Dat is niet zo: een Quooker past in principe in elke keuken en het is zelfs mogelijk om deze náást je oude vertrouwde kraan te installeren. Dat zou je (als je een beetje handig bent) in principe helemaal zelf kunnen doen, maar je kunt de Quooker uiteraard ook door een expert laten installeren. Maar waar moet je rekening mee houden als je een Quooker wil installeren?

Stroomvoorziening: Er is een geaard stopcontact en bij voorkeur een aparte elektriciteitsgroep nodig, vooral wanneer de CUBE wordt toegevoegd. Als er geen aparte groep beschikbaar is, kan een energieverdeler worden gebruikt om de stroom te verdelen tussen de Quooker en andere apparaten, zodat de zekeringen niet springen.

Wateraansluiting: Je hebt een minimale waterdruk van 2 bar nodig om de Quooker-systemen goed te laten werken. Voor de Quooker COMBI+ geldt dat ook voor de warmwaterkraan: die moet ook op 2 bar staan. De maximale waterdruk is 6 bar.

Ruimte in het keukenkastje: De reservoirs zijn compact, maar vereisen wel voldoende ruimte. Het PRO3-reservoir is 40 cm hoog en heeft een diameter van 15 cm, terwijl de COMBI-reservoirs 47 cm hoog zijn en een diameter van 20 cm hebben. De CUBE meet 43 cm hoog, 30 cm breed en 44 cm diep, inclusief de CO₂-cilinder. Daarnaast heb je voor de Flex een minimale diepte van 500 mm en een breedte van 200 mm onder het aanrechtblad nodig voor het contragewicht van de uittrekslang.

Bij het zelf installeren van een Quooker is het overigens erg fijn dat de fabrikant allerlei handige instructievideo's en -documenten heeft voor de zelfklusser, waardoor je altijd stap-voor-stap weet wat je moet doen.

Voordelen

Waarom zou je voor een Quooker kiezen als je al een waterkoker hebt of een fluitketel gebruikt? Het grootste voordeel is dat je altijd en direct kokend water tot je beschikking hebt. Nooit meer wachten op je waterkoker of ketel totdat deze het kookpunt hebben bereikt. De Quooker verbruikt weliswaar continu stroom voor het op temperatuur houden van het hete water, maar een waterkoker verbruikt veel energie in korte tijd. En dat voor elke keer dat je warm water nodig hebt. Een fluitketel op het vuur is ook niet erg duurzaam als je kookt op gas. Voor het koken van uitgebreide maaltijden met pasta is het extra fijn als je snel over kokend water kunt beschikken.

©Dmitry Vereshchagin - stock.adobe.com

Overwegingen

Ben je van plan om een warmwaterkraan zoals een Quooker aan te schaffen? Houd dan wel rekening met een aantal zaken. Om te beginnen de aanschafprijs, maar ook de manier waarop een Quooker in je keuken wordt geïnstalleerd. Er moet immers extra ruimte onder de gootsteen worden vrijgemaakt, en dat is nu eenmaal niet zomaar in elke keuken mogelijk.

Welk systeem het best past, hangt af van je wensen en je keuken. Wil je alleen kokend water? Dan is de compacte PRO3 op zich afdoende. Heb je een lange wachttijd op warm water, dan zijn de COMBI of COMBI+ de slimste keuzes. Met de CUBE heb je meteen ook gekoeld en bruisend water tot je beschikking; ideaal als je minder plastic flessen wilt gebruiken. De Quooker biedt dus veel gemak, veiligheid en duurzaamheid. Een goede investering voor je keuken!

Nu de herfst inzet is dit hét moment om je huis winterklaar te maken. Ramen nog even goed lappen vóór de natte kou, de dakgoot ontdoen van bladeren zodat het water vrij wegloopt… Met het WOLF-Garten multi-star systeem heb je daar geen ladder voor nodig: je klikt gewoon het opzetstuk dat je nodig hebt op de uitschuifbare Variosteel en je kunt overal bij. Wij mogen twee sets weggeven.

Wat zit er in de set

De Variosteel ZM-V4 (220–400 cm) klikt stevig vast op verschillende opzetkoppen. In totaal zijn er ruim 70 opzetstukken; daarvan zitten er vier in de set die je kunt winnen. Voor glaswerk is er de raamwasser (EW-M), een brede mop met verstelbare kop die ook handig is bij schuine ruiten of zonnepanelen. Voor een streeploos resultaat gebruik je de raamreiniger (KW-M/ZM015), waarbij mop en wisser in één zijn gecombineerd. Stofnesten en spinnenwebben verwijder je met de flexibele ragebol (BM 25 M); de kop buigt mee zodat je boven kozijnen en in hoeken komt zonder dat je op een ladder hoeft te staan. Voor het schoonmaken van de dakgoot gebruik je de twee-in-een dakgootreiniger (GC-M): eerst bladeren en vuil losvegen, daarna eenvoudig uitscheppen. Alle opzetstukken klik je op dezelfde steel, waarmee je zowel hoog als laag werkt.

➡️ Zo haal je het meest uit de opzetstukken
Begin bij ramen altijd met twee emmers: één met schoon sop en één met helder water. Maak het raam nat met de mop en spoel die tussendoor uit in schoon water. Werk daarna in rustige horizontale banen met de wisser en droog de onderste kozijnrand direct af met een doek. Zo voorkom je druipers en blijft het glas streeploos schoon. Doe dit liever niet in volle zon, want dan droogt het water te snel op en krijg je sneller waas.

Voor de dakgoot kies je een droge dag. Zet de steel zo lang dat je recht kunt blijven staan en niet hoeft te reiken. Veeg eerst bladeren en takjes los met de borstelzijde van de GC-M en schep het vuil daarna uit de goot. Controleer meteen de afvoerpijp door er wat water in te gieten, zodat je zeker weet dat alles goed doorloopt. Draag handschoenen; niet alleen om te voorkomen dat je vieze handen krijgt, maar ook omdat er scherpe takjes of steentjes in de modder kunnen zitten. Kijk tot slot of er nergens nog vuil of takjes zijn achtergebleven, zodat de goot ook bij de eerste najaarsstorm goed blijft doorstromen.

©AK | ID.nl

Met de ragebol werk je van boven naar beneden. Klap de kop iets schuin en laat de borstel het werk doen; hard duwen vervormt de vezels en haalt minder weg. Ga een dag later nog een keer langs de buitenlampen en camera's: spinnen komen snel terug, een tweede ronde houdt het langer netjes.

➡️ Onderhoud en veiligheid

Spoel moppen en borstels na gebruik met lauwwarm water uit en laat ze volledig drogen. Bewaar de steel en koppelingen vorstvrij en zandvrij, dan klikken ze soepel en gaan ze lang mee. Kies altijd de kortst mogelijke steellengte die de klus toelaat; hoe korter, hoe lichter en stabieler het werkt.

➡️ Maak kans op een WOLF-Garten multi-star systeem schoonmaakset
Wil jij zo'n mooie set ter waarde van 216 euro winnen? We geven er twee weg. Wat moet je doen?

Beantwoord de volgende vraag: Wat is jouw grootste hilarische schoonmaakdrama ooit (trapje instabiel, emmer omgevallen, enzovoort)?

Stuur je antwoord naar wolf@id.nl. Meedoen kan tot en met zondag 21 september. De twee origineelste inzendingen winnen. Prijswinnaars krijgen automatisch bericht.