Het bijhouden van e-mails, agenda’s en contactpersonen kan heel wat kostbare werktijd in beslag nemen. Alles wat in Outlook je werk versnelt kan je productiviteit echter drastisch verhogen. Deze 10 tips zullen je helpen sneller je berichten en agenda’s door te nemen, en in het algemeen effectiever te werken.

Dit is een vrij vertaald artikel van onze zustersite PCWorld.com, geschreven door Helen Bradley (@helenbradley). De mening van de auteur komt niet per definitie overeen met die van ComputerTotaal.nl, en genoemde termen en instellingen heten in de Nederlandse software mogelijk anders.

1. Bekijk je Postvak IN op je eigen manier

Wanneer je voor het eerst je Postvak IN opent, verschijnt er een standaardweergave. Maar zo hoeft het er niet uit te zien. Klik op het tabblad View op de lint-werkbalk en kies Change View. Je kunt uit verschillende instellingen kiezen, waaronder weergave van alleen de meest recente e-mails.

Op het tabblad View kun je ook Message Previews selecteren en deze uitschakelen. Of kies 1, 2, of 3 om dat aantal regels van de berichttekst onder de header te laten zien. Je kunt dit per map of voor alle mappen configureren.

Klik op View Settings om een weergave aan te passen, zoals het toevoegen van kolommen of het herschikken van de volgorde. Met de Arrangement opties kun je e-mails op datum, onderwerp, enzovoorts sorteren. Met de Layout opties kun je het mappenvenster en het leesvenster aanpassen.

Als alles naar je zin is, klik je op Change View > Save Current View As a New View. Typ een naam in voor de nieuwe weergave en geef aan voor welke mappen hij gebruikt kan worden en door wie. Je kunt voortaan naar deze weergave terugkeren door op Change View te klikken en vervolgens jouw opgeslagen weergave te selecteren.

2. Herdefinieer wat een e-mail als “gelezen” markeert

In Outlook hebben ongelezen e-mails een andere kleur dan reeds gelezen berichten. Een e-mail wordt echter heel gemakkelijk als gelezen gemarkeerd terwijl je er nauwelijks naar gekeken hebt, waardoor je misschien iets belangrijks over het hoofd ziet.

Om dit te voorkomen, selecteer File > Options > Mail en klik op de knop Reading Pane. Vink het vakje bij “Mark items as read when viewed in the Reading Pane” aan. Kies hoe lang het bericht in het leesvenster moet staan voordat Outlook het als gelezen markeert.

3. Schrijf je eigen regels voor de weergave van berichten

Outlook 2013 heeft een nieuwe manier om gelezen berichten aan te geven. Links van het bericht in je Postvak IN staat een blauwe balk, en de header is ook blauw. Je kunt echter zowel de kleur als het lettertype veranderen. Je kunt zelfs je eigen regels schrijven en je e-mails met kleuren van jouw keuze uitrusten.

Je kunt aan e-mails een bepaalde kleur toekennen op basis van wie ze gestuurd heeft, of woorden in de onderwerpregel via View > View Settings > Conditional Formatting. Je kunt ook een nieuwe regel toevoegen door op Add te klikken. Typ een nieuwe naam in en klik op Font om een lettertype en kleur voor de e-mailheader te kiezen. Klik ten slotte op de knop Condition om de bijbehorende regel aan te maken.

4. Herstel de To-Do balk

In Outlook 2013 is de To-Do balk standaard uitgeschakeld, maar je kunt hem eenvoudig terughalen. Klik op het tabblad View, selecteer To-Do Bar, en kies welke items op de balk moeten verschijnen. Ze worden weergegeven in de volgorde waarin je ze selecteert.

De To-Do balk functioneert echter niet meer zoals in eerdere versies van Outlook. Hoe breed hij ook is, je kunt slechts één kalendermaand bekijken. En als je vandaag geen afspraken hebt maar morgen wel, dan kun je die vandaag nog niet zien.

5. Maak verbinding met je sociale media accounts

Wanneer je Outlook aan je sociale media accounts linkt, kan de People module gegevens over je contactpersonen en hun activiteiten weergeven. Hiervoor ga je naar File > Info > Account Settings > Social Network Accounts. Selecteer een dienst, typ de bijbehorende accountgegevens in, en geef Outlook toestemming om je account te benaderen.

Lees op de volgende pagina meer tips voor Microsoft Outlook 2013...

6. Schoon contactgegevens op

Met nieuwe functies in de People module van Outlook kun je informatie over contactpersonen van bijvoorbeeld Facebook of LinkedIn halen. In sommige gevallen zullen er meerdere vermeldingen van dezelfde persoon ontstaan met verschillende gegevens.

Je kunt deze vermeldingen combineren door naar Home > People te gaan en aan de rechterkant van het scherm op Link Contacts te klikken. In het veld Search People kun je naar een contactpersoon zoeken en de resultaten die bij dezelfde persoon horen linken door erop te klikken.

7. Bepaal waar Outlook standaard zoekt

Wanneer je naar e-mails zoekt, is je huidige map de standaardlocatie. Maar dit is vaak te beperkt. Als je alle mappen wilt doorzoeken moet je voor elke zoekopdracht deze optie selecteren.

Je kunt de standaard zoeklocatie echter veranderen. Kies File > Options > Search. In het onderdeel Results kun je kiezen uit de volgende opties: Current Folder; Current Folder, Current Mailbox when searching from the inbox; Current Mailbox; of All Mailboxes. De gekozen optie wordt dan de standaard voor zoekopdrachten in Outlook, maar je kunt deze nog steeds per zoekopdracht aanpassen.

8. Beslis of je Quick Steps of Rules wilt gebruiken

In Outlook 2010 werden Quick Steps geïntroduceerd als manier om taken snel uit te voeren. Maar waarom zou je een Quick Step gebruiken in plaats van een regel? Quick Steps zijn flexibel, dus je kunt ze toepassen op het moment dat je ze wilt gebruiken, terwijl Rules minder flexibel zijn en automatisch worden toegepast zodra ze zijn ingesteld.

Het antwoord hang dan ook af van de taak. Gebruik Rules wanneer je wilt dat een bepaald soort bericht altijd op dezelfde manier behandeld wordt, bijvoorbeeld om berichten van je baas (een uniek e-mailadres) altijd naar een specifieke map te laten verplaatsen.

Maar als je bijvoorbeeld inkomende persberichten in een aparte map wilt opslaan, kan een Quick Step een betere optie zijn. Omdat je niet van tevoren weet van wie deze e-mails af zullen komen, kunnen ze niet uniek geïdentificeerd worden. Je kunt dan een Quick Step aanmaken waarmee je door te klikken een geselecteerd bericht naar een specifieke map kunt verplaatsen. Het gaat dus niet helemaal automatisch, maar het verplaatsingsproces zal een stuk sneller verlopen. Quick Steps en Rules kun je aanmaken in het onderdeel Mail met de tools op het Home tabblad.

9. Maak gebruik van de Favorites

Als je een aantal verschillende e-mailaccounts hebt, kan je mappenvenster vol komen te staan. Het kan dan veel extra tijd kosten om naar de mappen die je het meest gebruikt te navigeren. Je kunt dit proces vereenvoudigen door ze aan je Favorites toe te voegen, die bovenaan de Folder lijst verschijnen wanneer je je in de Mail module bevindt.

Als het Favorites gedeelte niet verschijnt, switch dan naar Mail en kies View > Folder Pane en schakel Favorites in. Voeg mappen (inclusief zoekmappen) toe door er met de rechtermuisknop op te klikken en Show in Favorites te kiezen.

10. Begrijp de gevolgen van het gebruik van IMAP

Als je e-mailaccount het IMAP-protocol gebruikt, zullen bepaalde veelvoorkomende functies in Outlook 2013 niet werken. Dit zal voor steeds meer gebruikers een probleem worden, omdat je met IMAP vanaf verschillende apparaten e-mail kunt benaderen. Diensten als Hotmail en Gmail gebruiken bijvoorbeeld IMAP.

Met IMAP kan Outlook niet langer alleen de berichtheaders downloaden en op basis daarvan besluiten welke berichten gedownload moeten worden. In plaats daarvan worden alle e-mails automatisch gedownload. Bovendien kun je geen gedetailleerde vlaggetjes meer toevoegen aan e-mails. Ze staan of aan of uit – ze kunnen geen verschillende betekenis hebben. Berichten kunnen ook geen Categories meer hebben, Hotmail berichten uitgezonderd.

Bij je zoektocht naar een vriezer zijn er verschillende zaken om op te letten. Denk bijvoorbeeld aan de ruimte waar je de vriezer wilt plaatsen – in de keuken of juist ergens anders, zoals de schuur of garage. Welk model past het beste? En wat zijn de technische verschillen tussen een inbouw- en een vrijstaand model?

Sta je op het punt een nieuwe vriezer te kopen? Dan kom je waarschijnlijk al snel voor een keuze te staan: ga je voor een inbouwvriezer of kies je toch liever voor een vrijstaand model? Op het eerste gezicht lijken ze misschien op elkaar, want ze doen in de basis hetzelfde: eten en drinken invriezen en koel bewaren. Toch zijn er flink wat verschillen tussen deze twee soorten, en het is handig om daar even goed naar te kijken voordat je beslist.

Locatie: keuken of ergens anders

Eén van de eerste dingen om over na te denken is waar je de vriezer wil plaatsen. Een inbouwvriezer is bedoeld om netjes weggewerkt te worden in een keukenkast. Je ziet ‘m dus bijna niet, omdat de deur van de vriezer schuilgaat achter een kastdeur. Dat ziet er strak uit, vooral als je keuken een rustige en moderne uitstraling heeft. Wel heb je dan dus een keuken nodig die daar op is voorbereid, met de juiste maten en ruimte om de vriezer in te bouwen.

Een vrijstaande vriezer kun je neerzetten waar je maar wilt, zolang er een stopcontact in de buurt is en het niet te warm of te koud wordt in de ruimte. Denk aan de bijkeuken, schuur of garage. Dit maakt een vrijstaande vriezer wat flexibeler in gebruik.

©ID.nl

De keuken is voor de meesten de meest logische plek voor een vriezer, maar hij kan ook ergens anders staan.

Is er op de plek waar de vrijstaande vriezer komt te staan genoeg ruimte? Dan kun je ook een ander model overwegen, zoals een liggende vriezer. Dat zijn vrieskisten die je van boven opent. Het voordeel van dergelijke vriezers is dat er vaak meer inpast, omdat de opslagruimte groter is en je meerdere lagen kunt vullen.

Installatie

Als je kiest voor een vrijstaande vriezer, is het installeren meestal een fluitje van een cent. Je zet ‘m neer, zorgt dat hij waterpas staat en steekt de stekker in het stopcontact. Bij een inbouwvriezer komt er wat meer bij kijken. Je moet namelijk zorgen dat alles goed past en dat het keukenfront netjes aan de vriezerdeur wordt bevestigd. Soms zijn er ook speciale scharnieren nodig. Wanneer je een keuken laat ontwerpen, kan er alvast rekening worden gehouden met een inbouwvriezer en kunnen de juiste deurelementen daar alvast op worden aangepast.

Hoe zit het met het stroomverbruik?

Vriezers staan dag en nacht aan, dus het stroomverbruik telt flink mee in je energierekening. Zowel inbouw- als vrijstaande modellen zijn tegenwoordig verkrijgbaar met een zuinige energieklasse, maar vrijstaande vriezers zijn over het algemeen net iets efficiënter. Dat komt doordat ze beter hun warmte kunnen afvoeren, omdat ze immers niet 'opgesloten' zitten. Als je de vriezer vaak gebruikt en er veel in bewaart, kan het op de lange termijn dus schelen in je energiekosten. Bij een inbouwvriezer moet je sowieso goed opletten dat er voldoende koele lucht in de inbouwnis komt en dat de warmte goed kan worden afgevoerd. De achterzijde van een nis waar een inbouwvriezer in wordt gezet is standaard altijd open, maar zorg ook voor voldoende ruimte tussen de muur en de inbouwvriezer, zodat de afgegeven warmte niet blijft hangen en goed kan worden afgevoerd.

©ID.nl

Geluidsproductie

Een vriezer maakt geluid, dat hoort erbij. Dat geluid is niet constant, maar meestal vooral hoorbaar als de compressor aanslaat. Toch kan het verschil maken waar hij staat en welk type je hebt of het geluid dat een vriezer produceert, storend is. Een inbouwvriezer hoor je doorgaans iets minder, omdat het geluid wordt gedempt door de keukenkast eromheen. Een vrijstaande vriezer kan net iets meer opvallen qua geluid, vooral als hij in de keuken staat en niet ergens apart. Benieuwd hoeveel geluid de vriezer naar keuze eigenlijk maakt? Van tevoren kun je op de site van het Europees productregister voor energie-etikettering zien wat de geluidsproductie van de gekozen vriezer in Decibel is.

Op het energielabel dat verplicht is voor alle vriezers en koelkasten, zie je direct wat de geluidsproductie is van het gekozen apparaat.

Schoonmaak en onderhoud

Kijken we naar de schoonmaak en het onderhoud van de vriezer, dan is er eigenlijk weinig verschil in hoe een inbouwvriezer of een gewone vriezer wordt schoongemaakt. Intern zijn beide kasten op dezelfde manier opgebouwd, maar aan de buitenzijde is dat toch anders. Een vrijstaande vriezer kun je bijvoorbeeld aan de achterzijde veel beter schoonmaken omdat je de vriezer makkelijker kunt verplaatsen. Bij een inbouwvriezer kan er na verloop van tijd wel veel meer stofophoping plaatsvinden en is het lastiger om de achterkant schoon te maken: daarvoor zul je toch echt de vriezer uit de nis moeten halen.

©ID.nl

Kostenplaatje

Als je kijkt naar de prijs, zijn vrijstaande vriezers meestal wat goedkoper dan inbouwmodellen met vergelijkbare eigenschappen. Bij een inbouwvriezer betaal je namelijk ook voor het inbouwsysteem en het strakkere ontwerp. Bovendien moet je bij vervanging vaak een model kiezen dat precies in je keukenkast past. Dat maakt de keuze beperkter en soms ook duurder. Verder hangt het ook af van het deursysteem dat je kiest voor een inbouwvriezer. Bij een deur-op-deursysteem waar de deur van de keukenkast direct op de deur van de vriezer wordt gemonteerd, zijn ook andere scharnieren nodig die het extra gewicht van de keukendeur kunnen dragen. Bij een glijsysteem is dat niet het geval, omdat in dat geval de deur van de keukenkast een eigen scharniersysteem heeft.

Staat je vriezer op een koude plek?

Niet elke vriezer werkt goed bij lage temperaturen. Als je van plan bent om je vriezer in een onverwarmde ruimte te zetten, zoals een schuur of garage, is het belangrijk om eerst na te gaan of het apparaat daar wel tegen kan. Vaak wordt gedacht dat een vriezer het juist beter doet als het buiten koud is, maar dat klopt niet altijd. Een vriezer moet voldoende warmte kunnen afvoeren, en bij te lage omgevingstemperaturen kan de thermostaat in de war raken, waardoor het apparaat minder goed of zelfs helemaal niet meer werkt. De meeste vriezers kunnen tot zo'n 10 graden Celsius als minimum temperatuur aan.

Sommige vriezers kunnen ook prima in een schuur of garage staan, maar alleen als de temperatuurspecificaties dit toelaten.

Om te bepalen of een vriezer geschikt is voor een koude ruimte, kijk je naar de klimaatklasse. Die vind je op het energielabel of in de productspecificaties. Klimaatklassen geven aan binnen welk temperatuurbereik een vriezer goed kan functioneren. De meest voorkomende klassen zijn SN, N, ST en T. Een vriezer met klimaatklasse SN (Subnormal) werkt bijvoorbeeld nog bij temperaturen vanaf 10 graden, terwijl sommige modellen die speciaal ontworpen zijn voor gebruik in onverwarmde ruimtes al functioneren vanaf 5 graden of zelfs lager. Fabrikanten geven dit meestal duidelijk aan.

Op het Europees productregister voor energie-etikettering kun je van alle producten zien wat de klimaatklasse en de minimale en maximale temperatuur is waardoor het apparaat geschikt is.

Vrijstaande vriezers zijn soms speciaal ontworpen voor dit soort omstandigheden, met aanpassingen aan de techniek en isolatie. Er zijn bijvoorbeeld modellen met zogeheten Freezer Guard- of Frost Protect-technologie, die juist wel goed blijven werken in koude omgevingen. Die zijn ideaal als je de vriezer bijvoorbeeld op zolder of in een onverwarmde bijkeuken wilt zetten.

Inbouwvriezers daarentegen zijn vrijwel altijd bedoeld voor gebruik binnenshuis, op plekken waar de temperatuur redelijk constant is, zoals in de keuken. Ze zijn meestal niet getest of ontworpen voor gebruik bij lage omgevingstemperaturen. Zet je zo’n vriezer toch in een koude ruimte, dan is de kans groot dat hij niet goed werkt of dat de levensduur wordt verkort.

©ID.nl

Een vriezer op zolder zetten kan een oplossing zijn bij ruimtegebrek in de keuken, maar vergeet ook niet dat hij ook helemaal naar boven moet worden gezet.

Tot slot is het goed om te bedenken dat ook vocht en vorst in onverwarmde ruimtes een rol kunnen spelen. Als de omgeving te vochtig is of als er bevriezingsgevaar ontstaat, kan dat schade veroorzaken aan de elektronica of het rubber van de deurafdichting. Het is dus altijd slim om niet alleen naar de temperatuur, maar ook naar de algemene omstandigheden van de ruimte te kijken voordat je besluit waar je de vriezer neerzet.

Verhuizing of herinrichting?

Als je nog niet zo lang op één plek woont of van plan bent te verhuizen, is het handig om te bedenken hoe flexibel je wilt zijn. Een vrijstaande vriezer kun je gemakkelijk meenemen of op een andere plek zetten. Een inbouwmodel zit vast in je keuken en is lastiger te verplaatsen of te vervangen. Dat maakt een vrijstaand model soms praktischer, en is een betere keuze als je je (keuken)inrichting regelmatig verandert.

Tot slot

Of je nu kiest voor een inbouw- of een vrijstaande vriezer, het belangrijkste is dat hij goed past bij jouw huishouden en wensen. Denk goed na over waar je hem wilt neerzetten, hoeveel ruimte je nodig hebt en hoe belangrijk je dingen als energieverbruik of uitstraling vindt. Door even de tijd te nemen en je goed te laten informeren, voorkom je dat je achteraf spijt krijgt van je aankoop. Zo weet je zeker dat je een vriezer kiest waar je jarenlang plezier van hebt.

De vakanties zijn begonnen en als je op weg gaat naar het zuiden, sta je al gauw vast. Veel mensen hebben het navigatiesysteem van hun auto verruild voor de gratis app Google Maps. De app beschikt over een set tools om je trip vlot te laten verlopen. Zo kun je bijvoorbeeld heel eenvoudig de verkeersdrukte volgen.

De laag Verkeer

Open Google Maps op je smartphone en geef het vertrekpunt en de bestemming in. Daarna tik je onderaan op Route. Boven de kaart kies je de manier hoe je je verplaatst: auto, tram, metro, te voet of per fiets. Onderaan de kaart lees je alvast de afstand en de reistijd. Tik daarna op het pictogram Lagen in de rechterbovenhoek van het scherm. In de groep Kaartgegevens selecteer je Verkeer. Hierdoor wordt de verkeerslaag over de Google Maps-kaart gelegd. Verlaat het gedeelte Lagen door op het kruisje in de rechterbovenhoek te tikken.

Op de kaart worden de wegen ingekleurd op basis van de actuele verkeersdichtheid. Groen betekent dat je op een normaal tempo kunt rijden. Oranje staat voor langzaam rijdend verkeer en rood betekent dat het verkeer stilstaat. Niet tevreden met de route die Google Maps heeft geselecteerd? Bekijk dan alle alternatieve routes die als grijze lijnen op het scherm worden weergegeven. Tik op een van de opties om een ​​alternatieve route te selecteren.

De verkeersdrukte wordt met kleuren weergegeven.

Live verkeer

Op de computer open je de webbrowser en surf je naar Google Maps. Weer zoek je de bestemming, zodat Maps de route tevoorschijn kan halen. Daarna beweeg je de muisaanwijzer over het pictogram Lagen linksonder. Klik op de laag met het label Verkeer. Opnieuw zal Google de wegen inkleuren volgens verkeersdrukte. Je kunt de weergave Live verkeer in- en uitschakelen door op de schakelaar in het onderste deel van het scherm te klikken.

Op de computer kun je de weergave Live verkeer in- en uitschakelen.

Meldingen ontvangen

Het is mogelijk om van Google Maps meldingen te ontvangen wanneer er drukte ontstaat in de buurt van een locatie die je in Maps hebt opgeslagen. Hiervoor tik je rechtsboven op het pictogram van je Google-account. Daarna kies je Instellingen en dan Meldingen. Op de iPhone controleer je of het schuifje bij Plaatsen en evenementen aanstaat. Op een Android-apparaat tik je bij Navigeren / Verkeer bij nabije evenementen op Aan of Alleen in de app.

Wil je verkeersupdates ontvangen over plaatsen die je hebt opgeslagen?