Overal toegang tot je bestanden met Free File Sync
Werk je niet altijd op dezelfde plek en met dezelfde computer, maar moet je wel bij je bestanden kunnen? Met het gratis programma Free File Sync synchroniseer je alles wat je nodig heeft naar bijvoorbeeld een usb-stick, externe schijf, geheugenkaart, een nas, of zelfs naar je online opslagruimte.
De bestanden waarmee je werkt zijn het kostbaarste dat zich op je computer bevindt. Software kun je altijd nog opnieuw downloaden en installeren, maar je eigen data zoals documenten, spreadsheets, foto’s en filmbestanden zijn onvervangbaar. Niet voor niets maken we regelmatig back-ups. Maar waar deze reservekopieën voornamelijk zijn bedoeld voor dataherstel mocht er iets foutgaan, heb je een soortgelijk mechanisme nodig om bestanden op meerdere computers te kunnen gebruiken. Bijvoorbeeld met slimme synchronisatiesoftware: Free File Sync om precies te zijn. Deze open source software mag je gratis gebruiken.
Eerst uittesten
Om het programma te downloaden klik je op de website van Free File Sync op de downloadknop links bovenin. Daarna verschijnt een wat druk scherm. Blader hier een stukje omlaag tot het rijtje downloadmogelijkheden in beeld verschijnt: Windows, macOS, Linux en tot slot de programmasource. De installatie wijst verder zichzelf.
Wij raden je aan om het programma niet meteen los te laten op je meest belangrijke bestanden. Speel er eerst eens lekker mee om eraan te wennen en bekend te raken met de vele synchronisatiemogelijkheden, voordat je het programma echt inzet. Dat kan eenvoudig door een paar mappen op je pc aan te maken en hier met Windows Verkenner een stapeltje bestanden in te plaatsen. Let wel goed op dat je een kopie maakt en de bestanden dus niet verplaatst. We gaan namelijk alleen testen! Pak er dan een lege usb-stick of externe schijf bij die je nog ergens heeft liggen, zodat we de zojuist aangemaakte en gevulde mappen daarnaar kunnen overbrengen met Free File Sync. Dat werkt als volgt.
©PXimport
Bestanden overal beschikbaar
Er zijn veel scenario’s denkbaar waarbij het handig is om bestanden te synchroniseren. Zoals wanneer je op meerdere computers werkt, zonder dat er een centrale opslag zoals een nas tussen zit. Of als je veelgebruikte bestanden graag met je meeneemt, bijvoorbeeld omdat je ze ook op je werk nodig heeft. Wellicht gaat het juist om werkbestanden waaraan je thuis in alle rust wilt verder werken. Of misschien wil je een aantal mappen op je computer synchroniseren met een nas, maar wel op zo’n manier dat je eigen lokale versie altijd leidend blijft - of andersom. Met Free File Sync zijn enorm veel variaties mogelijk. Dus heb je bestanden die op meerdere plekken nodig zijn? Dan biedt deze software daar een oplossing voor.
Mappen aanwijzen
Eerst kies je welke mappen je wilt gaan synchroniseren. Dat doe je door onder de grote knop Vergelijken op Bladeren te klikken en een map aan te wijzen. Klik daarna op het groene plusteken voor die mapnaam om een nieuwe lege regel toe te voegen, zodat je daar via Bladeren de volgende map kunt aanwijzen. Als voorbeeld hebben wij vijf testmappen toegevoegd, zodat je goed ziet hoe dit werkt.
Voeg je per ongeluk een verkeerde map toe? Dan kun je deze ofwel vervangen door alsnog de juiste map aan te wijzen via Bladeren, ofwel je haalt de regel met de foutieve map weg door op het rode minteken aan de voorzijde te klikken.
Nu we de bronmappen hebben gekozen, is het tijd om de bestemming van de synchronisatie aan te geven. Dit doet je door onder de grote knop Synchroniseren bij elke regel op Bladeren te klikken en de overeenkomstige map op je usb-stick of een ander opslagmedium aan te wijzen. Deze mappen moet je wel even zelf aanmaken met bijvoorbeeld Windows Verkenner. Wijs dus niet overal de hoofdmap van je usb-stick aan, want dan komen alle bestanden samen daarin terecht en wordt het een rommeltje!
©PXimport
Synchroniseren maar
Klik daarna op de knop Vergelijken, waarna Free File Sync een lijstje toont van bestanden die in aanmerking komen om te worden gesynchroniseerd. Aan de kolom met groene plustekens is te zien dat alle bestanden aan de usb-stick zullen worden toegevoegd. Dat is ook de bedoeling, omdat dit de eerste keer is dat we gaan synchroniseren en we daarnet nieuwe lege mappen op de usb-stick hebben aangemaakt.
Vervolgens klik je op de grote knop Synchroniseren om de taak uit te voeren. Controleer, zodra dit is afgerond, via Windows Verkenner dat de lege mappen die je daarnet hebt aangemaakt nu ook echt gevuld zijn. Daarna kun je deze usb-stick loskoppelen en met je meenemen, zodat je waar dan ook je bestanden kunt raadplegen en eventueel bewerken.
In dit voorbeeld synchroniseren we mappen die op een computer staan met een usb-stick, maar zowel de bron als de bestemming kan net zo goed een nas zijn, harddisk, ssd, of zelfs een geheugenkaartje. Alles wat door Windows als een schijf wordt gezien en dus via Windows Verkenner benaderbaar is, kun je rechtstreeks in Free File Sync gebruiken. Het programma synchroniseert simpelweg twee locaties met elkaar. Jij bepaalt welke dat zijn en hoe dit gebeurt.
©PXimport
Variaties
Wil je niet altijd dezelfde mappen synchroniseren, zijn er meerdere opslagapparaten, of is soms een andere synchronisatiemethode nodig? Klik dan eerst in het deelvenster Configuratie (links bovenin) op Opslaan als om een voorinstelling te maken van je huidige instellingen. Vervolgens kun je de linker of rechter mappen aanpassen of de synchronisatie-instellingen wijzigen. Of je klikt op Nieuw om met een schone lei te beginnen. Ook dit bewaar je weer als een voorinstelling. Daarna kun je razendsnel schakelen tussen de diverse configuraties die je hebt opgeslagen.
©PXimport
Synchroniseren naar twee kanten
Free File Sync kent meerdere synchronisatiemethoden en welke het meest geschikt is, ligt er maar net aan je plannen ermee. Standaard is de synchronisatiemethode genaamd Twee richtingen actief en dat staat onderin de knop Synchroniseren vermeld. Bij deze methode worden alle wijzigingen op zowel je computer als de usb-stick met elkaar gesynchroniseerd, zodra je straks opnieuw de usb-stick aansluit en op Synchroniseren klikt. Nieuwe en gewijzigde bestanden op de computer worden hierbij naar de usb-stick gekopieerd en bestanden die je op de pc hebt verwijderd, verdwijnen van de usb-stick.
Precies hetzelfde gebeurt met nieuwe, gewijzigde en verwijderde bestanden op je usb-stick, die worden ook op de pc bijgewerkt. Dit betekent dat je ergens anders gewoon verder kunt werken, waarna de gewijzigde bestanden uiteindelijk netjes naar je computer worden gekopieerd. Zonder dat je na hoeft te denken wat je ook al weer wel en niet heeft aangepast. Het is wel essentieel dat je niet op twee plekken aan dezelfde bestanden werkt. Want dan ontstaat er een conflict en kan zo’n bestand niet automatisch gesynchroniseerd worden, omdat het programma niet weet welke van de twee nieuwe versies je wilt houden. Er wordt dan een melding getoond, zodat je zelf actie kunt ondernemen. Denk aan handmatig de twee versies samenvoegen tot één bestand waarin alle wijzigingen zitten, of een van de twee exemplaren weggooien als die variant inmiddels overbodig is.
Wel of niet gelijk
Hoe bepaalt Free File Sync of bestanden gewijzigd zijn? Standaard wordt er gekeken naar zowel de datum als de grootte van elk bestand. Zijn deze verschillend, dan komen die bestanden in aanmerking voor synchronisatie. Optioneel kun je voor een andere methode kiezen door te klikken op Vergelijkingsinstellingen (het grote blauwe tandwiel links naast de knop Vergelijken). Mogelijkheden die je hier vindt zijn het vergelijken van de volledige bestandsinhoud, of puur en alleen kijken naar de bestandsgrootte. Standaard geldt dit voor alle mappen die je synchroniseert, maar het kan eventueel ook per individuele map worden ingesteld.
©PXimport
Eventjes uitproberen
Om te zien hoe de synchronisatiemethode Twee richtingen in zijn werk gaat, plaats je een paar nieuwe bestanden in de map(pen) op je computer, past enkele documenten of spreadsheets aan, en verwijdert ook een bestand. Doe eventueel hetzelfde maar dan wel met andere bestanden op de usb-stick. Klik vervolgens opnieuw op Vergelijken. Nu krijg je een overzicht te zien van alles wat is gewijzigd sinds de initiële synchronisatieslag van daarnet.
Links staan de bestanden die op je computer zullen worden toegevoegd, gewijzigd, of verwijderd. Rechts hetzelfde maar dan voor de usb-stick. In het midden verklappen pictogrammen welke actie ondernomen wordt. Zoals naar links of naar rechts kopiëren. Een opvallende bliksemschicht geeft aan dat er een conflict is. In ons geval is dat omdat we expres hetzelfde bestand aan beide kanten hebben gewijzigd. Daar moeten wij dus handmatig iets aan doen. Alle overige acties worden automatisch uitgevoerd zodra je weer op Synchroniseren klikt.
©PXimport
Spiegelen of bijwerken
De methode Twee richtingen is ideaal om de vrijheid te hebben overal en nergens aan je bestanden te sleutelen. De gewijzigde versies komen uiteindelijk altijd netjes bij elkaar te staan, zodra je opnieuw synchroniseert. Zolang je er maar wel voor zorgt dat een bestand nooit aan twee kanten tegelijk wijzigt, want dat geeft een conflict. Wat ook kan is je computer leidend maken. In dat geval worden nieuwe en gewijzigde bestanden wel naar de usb-stick gekopieerd, maar gebeurt dit nooit andersom. Om een andere synchronisatiemethode in te stellen klik je op de knop Synchronisatie instellingen. Dat is het grote groene tandwiel links naast de knop Synchroniseren.
Kies je voor Spiegelen, dan worden de door je aangegeven mappen letterlijk gespiegeld naar het andere opslagmedium. Wat nieuw of gewijzigd is op de pc gaat dus naar de usb-stick en wat je op de computer heeft verwijderd, wordt ook van de usb-stick afgehaald. Dit is ideaal als je de meest recente versies van bestanden bij je wilt hebben, maar mocht er (per ongeluk) iets aan wijzigen of verwijderd worden, dan heeft dat geen enkele invloed op wat er op je computer staat. De usb-stick is nu dus ondergeschikt aan de pc. Daarmee lijkt dit veel op het maken van een back-up. Het is ook erg handig om een kopie op een nas of in de cloud op te slaan of daar te delen, terwijl je originelen op de pc gegarandeerd intact blijven.
Een variant hiervan is Bijwerken. Dit lijkt veel op spiegelen, behalve dat alle op de pc verwijderde bestanden ditmaal op de usb-stick blijven staan. De usb-stick is nu een soort archief geworden, omdat je op de pc verwijderde bestanden alsnog kunt herstellen door ze weer terug te kopiëren. Ook als je met bestandsversies werkt door zoiets als een versienummer in bestandsnamen op te nemen, blijven eerdere versies gewoon op de usb-stick staan, mocht je alleen de nieuwste versie op de computer bewaren. Let wel op dat met Bijwerken nieuwere bestanden die op de usb-stick staan niet overschreven worden. Wijzig je bestanden daarom alleen op je computer en nergens anders.
©PXimport
Naar de cloud
Behalve een intern of extern opslagmedium uitkiezen via Bladeren, kun je de knop met het wolkje ook gebruiken om te synchroniseren met Google Drive of een ftp-server naar keuze. Daarnaast bieden diverse clouddiensten zoals Dropbox, Microsoft OneDrive en Google Drive ook zelf een programma aan waarmee een lokale map op je pc automatisch met je online opslagruimte wordt gesynchroniseerd. Dit betekent dat je met Free File Sync alleen maar iets naar dat lokale ‘doorgeefluik’ hoeft over te brengen, waarna die mappen en bestanden automatisch door de clouddienst worden opgepakt en online komen te staan.
Niet altijd hetzelfde
De kans bestaat dat je niet elke map op dezelfde manier wilt synchroniseren. Misschien wil je documenten en spreadsheets overal kunnen wijzigen via Twee richtingen, maar mogen foto’s en films alleen op de pc veranderd worden met Spiegelen of Bijwerken. Daar is in Free File Sync aan gedacht. In het venster waarin je de synchronisatiemethode instelt (grote groene tandwiel) staat momenteel uiterst links Alle mappen geselecteerd. Eronder staat elke map vermeld die je daarnet aan het programma heeft toegevoegd. Klik op de map waaraan je een afwijkende synchronisatiemethode wilt toekennen, vink ernaast de optie Gebruik lokale instellingen aan en stel de gewenste synchronisatievariant in. Per map kan dit dus anders zijn.
Zodra je een andere synchronisatiemethode dan Twee richtingen kiest, verschijnen ernaast vijf pictogrammen met knoppen. Deze geven de verschillende statussen aan die kunnen optreden: Item bestaat alleen aan de linkerzijde, Linkerzijde is nieuwer, Conflict, Rechterzijde is nieuwer en Item bestaat alleen aan de rechterzijde. Met de knoppen kun je vervolgens aangeven wat er in die specifieke gevallen moet gebeuren. de synchronisatiemethode is daarmee volledig aanpasbaar. Daarnaast kun je ook nog een extra methode genaamd Aangepast inrichten.
©PXimport
Met /e/OS heb je een Android-systeem zonder Google en een privacygerichte standaardconfiguratie.
