Na 10 jaar stopt vandaag de ondersteuning van Windows 7 door Microsoft. Windows 7 blijven gebruiken kan dan nog steeds. Eén van de middelen die je tot je beschikking hebt, is virtualisatie. We leggen hier uit wat de opties zijn.

Heb je eenmaal die nieuwe pc met Windows 10, dan wil dat nog niet zeggen dat je ook echt al direct afscheid wilt en kunt nemen van de oude Windows. Je kunt wat tijd winnen door Windows 7 te virtualiseren. Je kunt dan met iets meer gemak alle zaken overzetten en alternatieven zoeken voor de dingen die je wel had in Windows 7 maar niet meer in Windows 10. De virtualisatie die we hiervoor gebruiken, is hostvirtualisatie. Hierbij maak je op de nieuwe Windows10-pc een virtuele machine met daarin jouw Windows 7 en alle applicaties en zo je wilt, zelfs de bijbehorende gegevens. Je verliest dan niets en bent toch weer helemaal up-to-date.

Bovendien kun je bij een virtuele machine aanvullende maatregelen nemen om die extra te beveiligen. Er zijn meerdere programma’s die dit voor je kunnen doen zoals Oracle VirtualBOX en VMware Player en Workstation. De eerste twee zijn gratis, de derde niet maar deze heeft wel duidelijk de meeste opties. We gaan aan de slag met Player maar gebruik je liever een van de beide andere programma’s dan zijn de stappen die je moet doorlopen nagenoeg identiek.

Op de Windows 10-machine gaan we aan de slag met VMware Player. Deze is gratis te downloaden maar soms wat lastig te vinden. Ga naar de officiële site en kies Downloads / Free Product Downloads / Workstation Player / Try Workstation 15.5 Player for Windows. Omdat we VMware Player op Windows 10 gaan gebruiken, is de Windows-versie de juiste download. Bewaar het bestand op de pc en voer het daarna uit. De installatie is eigenlijk alleen Next of OK klikken, de standaard opties staan goed ingesteld en de extra opties staan in de wizard standaard allemaal uitgeschakeld en geen ervan is ook nodig.

Virtuele machine

Er zijn nu meerdere opties voor de virtuele machine met Windows 7. De eerste mogelijkheid is het aanmaken van een hele nieuwe Windows 7-installatie, direct als virtuele machine. Hiervoor heb je een installatiemedium van Windows 7 nodig zoals een Windows7-dvd, een iso-bestand of een usb-geheugenstick met de installatiebestanden erop. Met elk hiervan kun een virtuele machine aanmaken in VMware Player en een schone installatie van Windows 7 uitvoeren.

De tweede optie is de bestaande echte Windows7-pc te converteren naar een virtuele machine. Dit wordt een P2V genoemd, “physical to virtual”. Dit heeft als voordeel dat je echt je huidige machine behoudt met alle software en instellingen, maar het nadeel is dat je ook de hele erfenis van die installatie erbij krijgt. Denk aan restanten van software die je verwijderd hebt, vervuiling in het Windows Register, enzovoort.

We gaan eerst een P2V doen en zetten dus onze bestaande computer om in een virtuele machine. Hiervoor gebruiken we de vCenter Converter van VMware. Opnieuw gratis en via Google snel gevonden. En anders via www.vmware.com / Downloads / Free Product Downloads / vCenter Converter / Product Downloads / Go to Downloads / Download now. Om deze te gebruiken is (gratis) registratie bij VMware nodig, waarna je het installatiebestand kunt downloaden, opslaan op de pc en daarna uitvoeren. De huidige versie is 6.2.0.1 en deze is 172 MB groot. De installatie is wederom rechttoe rechtaan, je hoeft alleen meerdere keren op OK en Next te klikken, de licentieovereenkomst te accepteren en de keuze voor een Local Installation te maken.

©PXimport

Na de installatie werkte bij ons de vCenter Converter niet altijd even vlekkeloos. Allereerst bleken enkele opstartopties nodig. Klik met de rechtermuisknop op de snelkoppeling en kies Eigenschappen. Zet op het tabblad Compatibiliteit een vinkjes bij Dit programma als administrator uitvoeren. Ook klaagde de software dat de noodzakelijke services niet gestart waren en een controle via Start / services.msc bevestigde dit. Maar handmatige starten werkte ook niet. Wat wel werkte was een kleine aanpassing van het Windows Register. Klik op Start en typ regedit. Druk op Enter.

Blader naar HKEY_LOCAL_MACHINE\System\CurrentControlSet\Control en maak een nieuwe DWORD32 met als naam ServicesPipeTimeout met een decimale waarde van 300000 (5 minutes). Tot slot nog een aanpassing van de service-autorisaties. Open Start / services.msc en blader naar de VMware vCenter Converter Standalone Server. Klik erop met de rechtermuisknop en kies Eigenschappen / Aanmelden en zet een vinkje bij Service kan interactief met bureaublad worden uitgevoerd. Bevestig met OK.

Conversie

Start na de installatie de Vmware vCenter Converter Standalone. Het is geen snelle start, het vraagt even geduld, zeker op een al oudere Windows7-machine. Kies dan Convert machine en selecteer This local machine. Klik op View source details om informatie over de eigen Windows7-machine te zien, zoals de Converter die heeft verzameld en gezien. Klik op Next en selecteer VMware Workstation or other VMware virtual machine als het destination type. Selecteer als niveau voor de virtuele machine bij Select VMware Product, de hoogste versie, VMware Workstation 11.x/12.x.

Geef de virtuele machine een naam en klik op Browse om de plek te selecteren waar je de virtuele machine wilt opslaan. Dat kan veelal niet dezelfde computer zijn, je hebt een externe schijf of een netwerkshare nodig om de virtuele machine te bewaren. Dit moet ook een flinke opslag zijn, immers de hele computer wordt erin gekopieerd. Is de locatie gekozen, klik dan op Next. Je ziet nu een uitgebreide samenvatting van de acties die de converter gaat uitvoeren en wat het doet met schijven, netwerkkaarten enzovoort.

Het beste is deze instellingen na te lopen en zeker die met een geel of rood uitroepteken erbij. Verder is het aan te bevelen de netwerkkaarten uit te schakelen om problemen bij het opstarten als virtuele machine te voorkomen. Klik bij Networks op Edit en schakel bij alle netwerkkaarten het vinkje bij Connect at power on uit. Als alles klaar is, klik dan op Next om de conversie te starten.

©PXimport

De conversie bestaat uit twee bestanden, een .vmx en een .vmdk. De eerste is de virtuele machine, de tweede de kopie van de harde schijf. Het .vmx bestand is slechts een tekstbestandje van een paar kilobytes met daarin configuratiegegevens, de .vmdk kan vele GB’s groot zijn. Kopieer de bestanden naar de Windows10-machine waarop eerder de VMware Workstation Player software is geïnstalleerd.

Als de kopieerslag compleet is, start dan de Player en kies Open a Virtual Machine. Blader naar de map met de gekopieerde bestanden en selecteer het .vmx-bestand. Klik dan op Openen en de Windows7-machine wordt toegevoegd aan de Player. De naam van de machine komt links in de kantlijn te staan. Klik nu op Edit virtual machine settings en controleer hoe deze zich verhouden in relatie tot de hardware van de nieuwe Windows10-pc waarop de virtuele machine gebruikt gaat worden.

Kijk specifiek ook naar de hoeveelheid ram. Deze is nog gelijk aan het totale geheugen van de oude pc. Is daar voldoende geheugen voor beschikbaar? Schroef deze anders terug tot 4 of 8GB ram. Bevestig de wijzigingen met OK en klik daarna op Play virtual machine om deze ook echt op te starten. Gaat het om een 32bit-versie van Windows 7, dan is 4GB ram het maximaal nuttige geheugen om de virtuele machine te geven. Meer kan een 32bit-besturingssysteem niet adresseren, ook niet als virtuele machine.

©PXimport

Log in met gebruikersnaam en wachtwoord van de oude Windows7-pc en pas zo nodig daarna de configuratie verder aan zoals van het netwerk. Vermoedelijk zullen een of twee reboots nodig zijn om de machine lekker in zijn vel te laten zitten.

Ook is het aan te bevelen de VMware Tools for Windows Vista and later te installeren. Deze zorgen voor een betere interactie tussen de virtuele en de echte machine. Player biedt zelf al aan met een pop-up om deze te downloaden en installeren, installatie in de virtuele machine gaat later nog via Player / Manage / Install VMware Tools. Ook hierna is een herstart nodig.

Windows 7 clean install

Is de oude Windows7-installatie te vervuild of staat er allerhande software op die je niet meer nodig hebt, dan kan een frisse installatie een betere keuze zijn dan een P2V. Een andere valide reden is de overstap van 32 bit naar 64 bit. Betreft het een 32 bit Windows 7 dan kan die maximaal 4 GB ram adresseren wat altijd beperkingen oplegt aan het gebruik. Installeer je de 64bit-versie van Windows 7 in de virtuele machine, dan is die beperking er niet.

Wat de reden ook is, voor een schone installatie is het wel nodig dat de installatieschijf van Windows 7 beschikbaar is of een andere bron zoals de installatiebestanden in een iso-bestand of als installatieschijf op een usb-stick. Ook is de licentiesleutel nodig want voor een virtuele machine is niet anders dan voor een echte Windows-installatie, een geldige licentie nodig.

Om de schone Windows7-virtuele machine te maken start eerst de VMware Player. Klik dan op Create a New Virtual Machine. Kies nu waar de benodigde installatiebestanden kunnen worden gevonden. Gebruik je de installatie-dvd dan is Installer disc de juiste keuze, selecteer deze in het dropdown-menu. Gebruik je een iso-bestand kies dan Installer disc image file en klik op Browse. Blader dan naar de plek waar het iso-bestand te vinden is en selecteer het.

Omdat Player de installatiebestanden herkent als Windows kan het deze vrijwel automatisch installeren. Dat heet Easy Install en betekent dat alleen vooraf een paar vragen beantwoord moeten worden, waarna Player de hele verdere installatie van het besturingssysteem inclusief configuratie van de virtuele machine in één keer uitvoert. Voer daarom in het volgende venster de licentiecode in, selecteer de te installeren versie, geef een gebruikersnaam en tweemaal het wachtwoord en zet een vinkje bij Log on automatically.

©PXimport

Klik in alle volgende vensters op Next tenzij je ergens een optie wilt aanpassen zoals de machine naam of de locatie voor de virtuele machine. Ook de hoeveelheid ram voor de virtuele machine is weer een aandachtspuntje. VMware is hierin conservatief, het kan al snel handig zijn wanneer de nieuwe Windows10-pc voldoende geheugen heeft (minimaal 12 GB), om niet 2 GB maar 4 GB aan de virtuele machine te geven. Dat kan via Customize hardware / Memory. Daarna is alles klaar om de nieuwe virtuele machine te maken, klik een laatste maal op Finish en wacht tot de installatie is afgerond.

Voor elke Windows7-installatie geldt, installeer alle updates zolang het nog kan. Dat geldt voor de machine die via P2V is gemaakt en overgezet en ook voor de hele nieuwe Windows7-machine. Zeker die laatste zal een heel groot aantal updates achterlopen. Het eerste om te doen nadat de virtuele machine is opgestart is dan ook via Start / Windows Update uit te voeren in de virtuele machine en alle updates te downloaden en installeren.

Veiligheidsrisico's verminderen

Virtualisatie is geen methode om een systeem te beveiligen. Wel kun je kleine maatregelen nemen zoals het uitschakelen van de netwerkkaarten van de virtuele machine en deze alleen tijdelijk te activeren wanneer het echt nodig is. Voor de andere tijd heb je dan wel de volledige beschikking over de oude Windows7-pc met alle eigen applicaties, in de nieuwe installatie kun je die nog toevoegen, maar zonder de dreiging van een nieuwe besmetting vanuit het internet. Neem bovendien alle overige beveiligingsmaatregelen ook in de virtuele machine. Dus installeer een goede antivirus die ook nog echt Windows 7 ondersteunt, waaronder AVG, Avast en Norton Security.

Zoals gezegd, Windows 7 migreren naar een virtuele machine is geen beveiligingsmaatregel. Het maakt het slechts mogelijk het besturingssysteem en zijn applicaties nog enige tijd door te gebruiken. Ook als virtuele machine is het na 14 januari 2020 een groter dan gemiddeld risico. Een zeer belangrijke maatregel om te nemen is dan ook het maken van back-ups. Dat kan van de hele virtuele machine, maar zoals we hebben gezien is een virtuele harde schijf erg groot, mogelijk passender is het net als op een gewone Windows-machine de standaard gebruikersmappen met alle eigen bestanden te back-uppen.

©PXimport

Omdat back-up in Windows 7 nou net niet echt goed geïmplementeerd is, is het nodig hiervoor in de virtuele machine een aparte back-upoplossing te gebruiken. Daarvan zijn er talloze, zowel commercieel als gratis. Omdat er ook voor de gang naar de virtuele machine back-ups gemaakt zouden moeten zijn, ligt het meest voor de hand de al eerder gebruikte back-upoplossing ook nu te blijven gebruiken en hooguit de intervallen tussen verschillende back-ups te verkleinen en deze langer te bewaren.

Omdat het risico van de virtuele machine met Windows 7 hoger ligt nadat de support is gestopt en er geen beveiligingsupdates meer uitkomen voor het besturingssysteem, zou de virtuele machine steeds minder gebruikt moeten worden. Een goede manier om dit te bereiken is die applicaties waarvoor alternatieven gevonden zijn in Windows 10, uit de virtuele machine te verwijderen. Dat gebeurt in de virtuele machine niet anders dan gewoon in Windows via Programma’s in het Configuratiescherm, en dan de optie Een programma verwijderen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).