Het is prettig dat je een flink deel van de Windows 11-functionaliteit kunt aanpassen aan je werkstijl en persoonlijke smaak. Zo kun je het thema, het bureaublad en de dynamische verlichting instellen. Daarnaast heb je ook een keuze in widgets die het werken leuker of efficiënter maken.

Widgets zijn kleine kaartjes die dynamische inhoud tonen. Met ‘dynamisch’ bedoelen we dat ze hun inhoud in realtime van een app of service halen. Het hoofddoel van widgets is je productiviteit verbeteren, doordat je in een oogopslag toegang krijgt tot een schat aan informatie. Sommige widgets zijn ook beschikbaar voor Windows 10, maar dan moet je de Widget Launcher downloaden uit de Microsoft Store.

Widgetsbord openen

Er staat standaard al een set widgets klaar binnen Windows 11 en daarnaast is het eenvoudig om nieuwe widgets te installeren. Ze worden verzameld op het widgetsbord. In dit bord kun je ze vastmaken, losmaken, verbergen, het formaat aanpassen, rangschikken en nieuwe widgets installeren. Er zijn enkele manieren om het widgetsbord te openen. Klik bijvoorbeeld op het live-pictogram links in de taakbalk. Dat is ook een dynamische knop die de actuele weersinformatie, nieuws, aandelenkoersen, sportuitslagen afwisselend toont. Het bord verschijnt ook wanneer je de muisaanwijzer over deze knop beweegt. Of je gebruikt de combinatie Windows-toets+W.

Op aanraakschermen kun je het widgetsbord zelfs openen met een veegbeweging vanaf de linkerkant. Dit venster is het vervolg van de functie Nieuws en interesses die aan Windows 10 werd toegevoegd. Waarschijnlijk staan in dit bord bij jou ook widgets voor het nieuws, de aandelenkoersen, het weer, verkeersdrukte en sportuitslagen. Maar er is veel meer mogelijk. Aan de linkerkant zit een verticale kolom met daarin alle widgets. Rechts zie je het nieuws en de onderwerpen die je mogelijk interesseren.

Door op de Widget-knop te klikken, open je het widgetsbord.

Vastpinnen, losmaken, verwijderen

In dit widgetscherm kun je de volgorde aanpassen door zo’n widget met de muisaanwijzer vast te grijpen en te verslepen. Via de knop Meer opties, dat zijn de drie puntjes, is de grootte van de widget aanpasbaar. Door een widget vast te pinnen, blijft hij op een vaste en gemakkelijk toegankelijke plaats staan in het widgetsbord. Vastgepinde widgets hebben een pin-pictogram in de rechterbovenhoek. Via de drie puntjes kom je bij de opdracht Widget losmaken. Dan wordt de knop met de punaise doorgehaald.

Je kunt de widgets verbergen die standaard bij Windows 11 komen. Rechtsboven in het widgetsbord staat het plusteken om eenvoudig nieuwe widgets toe te voegen. Mocht je geen widgets zien aan de linkerkant van de taakbalk, dan staan alle widgets waarschijnlijk uit. Je kunt deze aanzetten door met Windows-toets+I naar de Instellingen te gaan en dan op Persoonlijke instellingen te klikken. In de optie Taakbalkitems zet je de widgets aan of uit. Let op: het aanbod aan widgets kan verschillen naargelang de versie van Windows 11. Bij sommige gebruikers zijn bijvoorbeeld de widgets Outlook Agenda en Microsoft To Do nog beschikbaar. Bij ons zijn deze twee nuttige widgets helaas sinds de laatste systeemupdate verdwenen.

Het is mogelijk om het formaat van de widget aan te passen.

Focussessie

Om te vermijden dat je tijdens het werk voortdurend wordt afgeleid door allerlei meldingen, helpt Windows 11 je met de functie Focus. Tijdens zo’n Focus-sessie word je zo min mogelijk gestoord. Standaard heeft Windows de duur van zo’n sessie ingesteld op 30 minuten, daarna kun je een pauze nemen. Natuurlijk is de sessieduur aanpasbaar.

Je kunt zo’n sessie starten en stoppen vanuit het widgetsbord, maar het is verstandig om vooraf de instellingen van deze productiviteitstool aan je voorkeur aan te passen. Ga met Windows-toets+I naar de Instellingen, open Systeem en daar vind je Focus. Hier staan de beschikbare opties aangegeven: de timer weergeven in de app Klok, badges en meldingen verbergen die je aandacht proberen te trekken en Niet storen inschakelen. Hierna dan kun je de focussessie vanuit de widget activeren.

Links de widget Focussessie, rechts de Focusklok.

Memodown

Memodown is een widget van derden. Die kun je bekijken en installeren. Klik daarvoor in het widgetbord eerst op de plusknop. Dan kom je in de lijst widgets die al aanwezig zijn en linksonder staat de optie Meer widgets zoeken. Die link brengt je naar de Microsoft Store waar je Memodown in het zoekvak invult. De widget kost 2,99 euro en je kunt hem voor een korte proefperiode gratis testen.

Met Memodown maak je kleurrijke memo’s die je vastpint in het Windows widgetbord. Bij de app hoort een handleiding die uitlegt hoe je tekst vet, cursief of in verschillende headerstijlen kunt zetten.

Van iedere memo kun je de kleur en de rotatiehoek bepalen.

Telefoonkoppeling

Met Telefoonkoppeling verbind je de Android- en de iOS-smartphone met de pc. Wanneer de verbinding tot stand is gekomen, kun je meldingen van je telefoon bekijken, mensen berichten sturen en bellen vanaf je Windows-pc.

Om de widget te gebruiken moet je eerst je smartphone met het besturingssysteem verbinden. Open het widgetbord en kies vervolgens in de widget Telefoonkoppeling de optie Android of iPhone. De app genereert een QR-code die je moet scannen met je mobieltje om te koppelen via bluetooth. Wie zijn Windows-computer verbindt met zijn iPhone kan ook afbeeldingen bekijken van de app Foto’s die in iCloud zijn opgeslagen.

Via een QR-code koppel je de smartphone aan de pc.

Weer

Ook de Weer-widget is een must-have. De widget toont de weersvoorspelling in de buurt. Klik op de knop Volledige weersvoorspelling bekijken en je wordt doorgeschakeld naar de MSN-pagina in Edge om de weersverwachting per uur of per dag te volgen. Wie een reis plant, kan in de widget de locatie van zijn bestemming toevoegen en op die manier schakelen tussen beide locaties. Door op de drie puntjes te klikken kun je in deze MSN-dienst ook schakelen tussen Celsius en Fahrenheit.

Vanuit de Weer-widget schakel je door naar de weerpagina van MSN.

MagicPods

MagicPods ondersteunt AirPods en Beats-koptelefoons. Je haalt de app in de Microsoft Store. Hij kost 1,99 euro en er is een proefperiode van een week. Vanuit de app kun je de oortjes en koptelefoons aan je voorkeuren aanpassen. Voeg eerst de AirPods toe aan de lijst met Windows-bluetooth-apparaten. Breng de AirPods-behuizing zo dicht mogelijk bij de computer en open het doosje. Vervolgens kies je in MagicPods de opdracht Automatisch opstarten. Zodra de connectie is gemaakt, kun je Noise-control regelen. Je kiest ook een sneltoets om via bluetooth te verbinden en om de app aan en uit te zetten. In de widget volg je het batterijniveau van de AirPods of koptelefoons en schakel je tussen de verschillende koptelefoons die je gekoppeld hebt aan het systeem.

Je volgt het batterijniveau van de oortjes en je kiest welke koptelefoon/oortjes je wilt gebruiken.

Note Sidebar

Note Sidebar, de gratis widget van Stefan Van Damme, is handig om snel notities vast te leggen. Onder aan de notitie lees je uit hoeveel tekens de inhoud bestaat. De widget heeft knoppen om de notitie af te drukken, te kopiëren of te laten voorlezen.

Note Sidebar, om heel snel korte notities te maken.

S Media Controls

Deze gratis widget uit de Microsoft Store gebruik je om media te besturen die je ondertussen op de achtergrond afspeelt. Wanneer je op de kleine luidsprekerknop klikt, kun je kiezen tussen Windows Media Player en de streamingdiensten: Spotify, Apple Music en YouTube Music. In de widget verschijnt het artwork dat je op twee manieren kunt weergeven. De interface van de widget is behoorlijk intuïtief en je beschikt over de knoppen om te pauzeren, het vorige en volgende nummer te selecteren, te herhalen of een willekeurig nummer uit de afspeellijst of het album af te spelen.

Bestuur je streamingmedia vanuit een widget.

Glance Calendar

Glance Calendar is een widget voor wie Google Agenda gebruikt. Je moet eerst wel toestaan dat deze app verbinding mag maken met je Google-account, maar daarna heb je een minikalender op je widgetbord. Door op een dag te klikken verschijnen de taken en afspraken die je in Google Agenda hebt gepland. Het is echter niet mogelijk om in Glance Calendar nieuwe afspraken vast te leggen.

Je kunt de afspraken bekijken die je gemaakt hebt in Google Agenda, maar je kunt geen nieuwe afspraken vastleggen in Glance Calendar.

Nieuws

Wanneer je de Widgets-knop aanklikt, zie je ook de Nieuws en interesses-widget. Deze widget bestaat uit verschillende deelvensters per rubriek. Het idee achter deze widget is dat je als gebruiker in één oogopslag de relevante informatie ontvangt voor de onderwerpen die je interesseren. Door bovenaan op je profielpictogram te klikken kun je aanduiden welke nieuwsonderwerpen je wilt volgen: Nationaal, Royalty, Gaming, Voetbal, Gezondheid, Economie en meer. Je kunt de selectie van je interesses dus steeds aanpassen. Klik je op een kop uit het voorgestelde lijstje dan opent Edge het bijbehorende nieuwsbericht in MSN News. Het is zelfs mogelijk om de volledige nieuwsfeed uit te schakelen. Wil je niet dat je pc in de achtergrond al die informatie verzamelt dan open je het widgetsbord en links daarvan zie je een verticale kolom waarin onderaan een tandwieltje staat. Selecteer dit en dan kun je de Microsoft-startfeed uitschakelen. Je bent dan niet alleen de nieuwsitems kwijt maar ook de feeds voor Tips, Sport en Direct spelen.

Selecteer de nieuwsonderwerpen waarvan je de feeds wilt ontvangen.

Tips

Ook de Microsoft Tips-widget is eigenlijk een feed. Als je voor het eerst met een Windows-computer werkt, dan steek je hier de kneepjes van professionals op. Maar ook als je Windows kent, zul je hier vast nog functies en trucs ontdekken. Wil je die tips laten verdwijnen, dan hoef je niet naar het deelvenster met de widget te gaan, maar kun op je profielpictogram klikken waar je daarnet de voorkeuren voor het Microsoft Nieuws hebt geselecteerd. Scrol een beetje naar onderen en dan kun je Tips uitschakelen.

Onderaan de stippen zie je hoeveel tips er over dit onderwerp zijn.

Verkeer

De widget Verkeer haalt zijn informatie van TomTom en toont op een kaartje in realtime eventuele waarschuwingen over wegwerkzaamheden, files of een ongeluk. Wanneer er verschillende incidenten in de buurt zijn, dan kun je die een na een bekijken in een minivenster. Of je klikt op de knop Zie op kaart, dan kom je op de verkeerspagina van Bing waar je ook de uitgebreide routeplanner aantreft. Wanneer je via de drie puntjes op Widget aanpassen klikt, kun je kiezen of de widget moet afgaan op je huidige locatie of op de ingegeven standaardlocatie.

Via het kleine kaartje kun je de uitgebreide Bing-routeplanner openen.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).