ID.nl logo
Van uitstel komt geen afstel: zo plan je je mailtjes in
Huis

Van uitstel komt geen afstel: zo plan je je mailtjes in

Is er een belangrijke e-mail die je later absoluut moet verzenden? Ben je bang dat je dat vergeet? Plan je bericht dan gewoon in. Bijna elk mailprogramma heeft een planningsoptie. Daarmee weet je zeker dat de geadresseerde jouw e-mail keurig op tijd ontvangt.

In dit artikel laten we zien hoe je je e-mails kunt inplannen, voor de drie grootste programma's:

  • Outlook in Windows en op een Mac
  • Apple Mail en iOS
  • Gmail (web en app)

Lees ook: Van TLS tot end-to-end-encryptie, zo versleutel je jouw mailtjes

Het plannen van e-mails is handig. Je vergeet zo nooit meer je favoriete tante een gelukkige verjaardag te wensen én het kan je werkritme en productiviteit een boost geven. Begin bijvoorbeeld eens je werkdag met het schrijven en plannen van alle e-mails waarvan je weet dat ze op een specifiek moment moeten worden verstuurd. Met het plannen van je e-mails zorg je er ook voor dat de zaken door blijven lopen. Handig voor als je een langere tijd niet achter je computer zit, bijvoorbeeld omdat je met vakantie bent. Of misschien wil je wel een goede indruk op je baas maken door je e-mails om acht uur in de ochtend te verzenden. Daardoor lijkt het alsof je vroeg uit de veren bent. Werk je misschien met iemand samen in een andere tijdzone? Dan kun je je mails zo inplannen dat diegene je bericht echt tijdens kantooruren ontvangt en niet midden in de nacht.

 Outlook in Windows

Soms is het handig dat een mailtje uitgesteld wordt verstuurd. Dat houdt in dat je al wel op de verzendknop hebt geklikt, maar dat de e-mail niet meteen de deur uitgaat. Je e-mail blijft in je postvak Uit van Outlook staan tot het moment dat je hebt aangeduid. Er is wel een belangrijke voorwaarde bij het uitgesteld verzenden via Outlook: het programma moet actief zijn op het moment van verzending. Outlook kan anders geen e-mails versturen.

Dus stel dat je hebt ingesteld dat het bericht op maandagochtend om acht uur de deur uit moet en je bent nog niet op kantoor of je computer is nog niet opgestart. Op dat moment blijft dat bericht in je postvak Uit hangen. Als je later op die maandag Outlook aanzet, dan vertrekt die e-mail op dat moment.

Zorg voor het uitgesteld verzenden dat het e-mailbericht inhoudelijk helemaal klaar is. Ga dan in het lint naar het tabblad Opties. Daar vind je de knop Bezorging uitstellen. Hierdoor opent het venster Eigenschappen waar je de Bezorgingsopties terugvindt. Zet een vinkje bij Niet bezorgen voor en selecteer een datum en een uur. Als je nu op Verzenden klikt, verhuist het mailtje in afwachting van de verzending naar het postvak Uit.

Lees ook: Sjablonen in Outlook: gemak dient de mens

Outlook op de Mac

In Outlook op de Mac kun je e-mails ook uitgesteld verzenden. Wel is er een voorwaarde: de e-mailclient mag niet zijn gekoppeld aan een Gmail-, iCloud- of Yahoo-account. Vertrekpunt is wederom de e-mail die klaar is. Klik op de vervolgkeuzepijl naast het pictogram Verzenden in de linkerbovenhoek. Daar kies je voor Later verzenden.

Voer nu de datum en tijd in waarop je de e-mail wilt versturen en klik op de blauwe knop Verzenden. Tot de geplande tijd slaat Outlook deze e-mails op in de map Concepten. De Mac-computer verzendt het bericht op het opgegeven tijdstip, ook als Outlook op dat moment niet is geopend. Je moet wel verbonden zijn met het internet. Als je van gedachten verandert, dan kun je in de map Concepten de verzending annuleren of de e-mail aanpassen.

Webversie

In de webversie van Outlook zit eveneens een functie om mailberichten op een later tijdstip te verzenden. Als je in de webtoepassing werkt, hoef je er niet meer naar om te kijken nadat je op Verzend hebt geklikt. De e-mail vertrekt op het door jouw aangegeven moment, zelfs als jij niet online bent. Je mail komt altijd op tijd aan.

Stel het bericht samen zoals je dat altijd doet in Outlook en klik op het pijltje naast Verzenden. Op die manier kun je de optie Later verzenden gebruiken. Selecteer een datum en tijdstip. Klik vervolgens op Inplannen.

Je bericht blijft tot het gekozen moment in de map Concepten staan. Daar vind je het bericht ook terug in het geval dat je nog iets wilt aanpassen. Als je je bedenkt en het bericht helemaal niet wilt versturen, selecteer je in de map de e-mail en klik je rechtsboven op Verzenden annuleren. De mail staat daarmee nog wel in de map Concepten. Daar kun je deze vervolgens verwijderen of op dezelfde manier inplannen voor een ander tijdstip.

Outlook-app in iOS Helaas is het plannen van een e-mail in de Outlook-app voor de iPhone momenteel niet mogelijk. Andere apps, zoals Spark, Apple Mail of Gmail, hebben deze optie wel. Als je dus vaak onderweg bent en je wilt e-mails plannen met de iPhone, dan kun je overwegen om een van deze gratis apps te gebruiken.

Apple Mail

In Apple Mail is de mogelijkheid om e-mail in te plannen en in te trekken erg laat toegevoegd, pas sinds macOS Ventura en macOS 13. Wanneer je naast de knop met het papieren vliegertje klikt, kom je bij een keuzemenu om de mail op een later tijdstip te versturen.

Apple stelt zelf al twee opties voor als verzendmoment. Er is ook een mogelijkheid om het bericht tot op de minuut nauwkeurig in te plannen. Dit doe je met de kalender en het klokje. Het is ook mogelijk om een verzonden e-mail in te trekken. Je moet daar niet te lang mee wachten, want je hebt slechts tien seconden bedenktijd. Linksonder in Mail verschijnt de blauwe knop Maak verzenden ongedaan.

Power Nap Apple Mail kan berichten verzenden op het moment dat je Mac een dutje doet. Je moet er uiteraard wel voor zorgen dat Apple Mail dan actief is. Je zet hiervoor Power Nap aan. Deze optie is beschikbaar op Mac-computers met flashgeheugen. Power Nap zorgt ervoor dat bepaalde Mac-computers ook tijdens de sluimerstand up-to-date worden gehouden.

Wanneer je Mac een Power Nap doet, wordt hij om de paar uur wakker om een reeks taken uit te voeren. Tijdens die periode controleert de Agenda-app bijvoorbeeld nieuwe uitnodigingen, haalt Mail alle binnenkomende berichten op en worden notities en foto’s gesynchroniseerd met alle wijzigingen die je andere Apple-apparaten hebt aangebracht. Tijdens deze ruststand kan Apple Mail ook e-mails verzenden die zijn ingepland.

Om Power Nap in te schakelen selecteer je het Apple-logo in de menubalk en daarna Systeemvoorkeuren. Daar klik je op Energiestand en dan schakel je Power Nap in.

In iOS

Vanaf iOS 16 en iPadOS 16 is het mogelijk om e-mails te plannen in de standaard mobiele Mail-app. Je merkt deze functie niet direct op. Open de Mail-app en stel het e-mailbericht op. Daarna druk je lang op de blauwe pijlknop om het bericht te verzenden. Houd de knop ingedrukt tot er een menu verschijnt om het bericht later te verzenden. Je kunt nu een aangepaste datum, tijd en zelfs tijdzone selecteren. Wanneer alles is ingesteld, tik je op Gereed.

Ook hier is het belangrijk dat je iPhone of iPad ingeschakeld blijft om de geplande e-mails te verwerken. Dit is dus anders dan bijvoorbeeld het plannen van e-mails in Gmail-web en Outlook-web, omdat beide op serverniveau werken. Ben je van gedachten veranderd en wil je de geplande e-mail inhoudelijk wijzigen? Of wil je de verzending afbreken? Open dan de Mail-app en tik op Later verzenden om alle geplande e-mails te bekijken. Selecteer een geplande e-mail en kies Bewerken. Vervolgens kun je de geplande tijd aanpassen. Houd er rekening mee dat je e-mail onmiddellijk wordt verzonden als je de verzendtijd aanpast naar een moment dat inmiddels al is verstreken. Je kunt ook de optie Later verzenden annuleren gebruiken.

Gmail-app

Open de Gmail-app op de Android-telefoon of iPhone/iPad en klik op Opstellen. Daarna voer je het e-mailadres van de ontvanger, de onderwerpregel en de inhoud van het e-mailbericht in. Tik op het pictogram met de drie stippen en kies Verzenden plannen. Kies een optie zoals Morgenochtend, Morgenmiddag of tik op Kies datum en tijd. Stel de gewenste datum en tijd in wanneer de e-mail moet vertrekken en tik op Opslaan. Omdat deze actie op serverniveau plaatsvindt, is het niet nodig dat de Gmail-app actief is. Het is zelfs mogelijk om deze geplande e-mail op een desktop in Gmail-web te bekijken.

Om op je stappen terug te komen, open je de Gmail-app en tik je linksboven op het menu-pictogram. Daar kies je de map Gepland met de ingeplande e-mails. Selecteer de e-mail die je bedoelt, en tik op Verzenden annuleren. Wanneer je een geplande e-mail annuleert, verhuist die onmiddellijk naar de map Concepten waar je hem kunt verwijderen.

Ook interessant: Zo maak je een Gmail-alias aan

Gmail op het web

Met de webbrowser bezoek je Gmail en daar stel je een nieuwe e-mail op. Als die klaar is, klik je op het kleine pijltje naast de knop Sturen. Daar selecteer je Sturen plannen om het tijdstip van verzending te bepalen. Als je daarnet al een e-mail hebt gepland, dan zie je een handige optie Laatst geplande tijdstip.

Om een aangepaste datum in te stellen, klik je op Kies datum en tijd waar je het juiste tijdstip selecteert. Ook nu wordt de e-mail verplaatst naar de categorie Gepland in de linkerzijbalk. Je hoeft Gmail niet open te houden en de computer hoeft niet ingeschakeld te zijn. De geplande e-mail verschijnt ook in de Gmail-app op je smartphone.

Lees ook: Geen internetverbinding? Zo gebruik je Gmail offline

Watch on YouTube