Of je AI nu ziet als een gadget of een efficiënte manier van werken … het is zeker dat je het gaat gebruiken. Bijna iedere software pakt uit met AI. Copilot is de overkoepelende naam van de AI-gedreven oplossingen in Windows 11 die naar eigen zeggen ‘je productiviteit en creativiteit vergroten.’ Laten we onderzoeken hoe je het maximale uit de gratis versie haalt.

Copilot is wat je noemt generatieve AI, of kortweg genAI. Hij wordt zo genoemd omdat er verschillende soorten content worden gegenereerd: tekst, samenvattingen en afbeeldingen. Voor de tekstgeneratie gebruikt Copilot een taalmodel dat gebaseerd is op het GPT-4-model, dat werd ontwikkeld door de organisatie OpenAI. Microsoft is nog steeds de belangrijkste investeerder van Open AI, die verantwoordelijk is voor ChatGPT.

De slimme assistent Copilot begrijpt vragen, kan verbanden leggen, geeft intelligente antwoorden en door te analyseren wat je dagelijks op je pc uitvoert, wordt het model met de dag slimmer. Dat betekent niet dat je hem met verstand op nul kunt gebruiken, want deze digitale assistent is nog volop in ontwikkeling. We wijzen je dadelijk ook op twee gevaarpunten.

Copilot is cool, maar niet altijd nuttig. Al verricht de genAI soms wel wonderen en dat belooft wat voor de toekomst. We zien ook hoe hij al in diverse apps, zoals Paint, is toegevoegd. En er zullen nog meer apps volgen.

Applicaties starten

Toen Copilot in september 2024 uitkwam, kon hij meteen enkele eenvoudige systeemtaken uitvoeren, zoals schakelen tussen de donkere en lichte weergave. Op dit vlak is de AI er de afgelopen maanden sterk op achteruitgegaan. We mogen meer verwachten van een slimme butler dan dat hij aanwijzingen geeft over hoe we het zelf kunnen doen.

Wel kan de AI-assistent vrijwel elke app starten die op je computer is geïnstalleerd zonder dat je langs het startmenu hoeft. Open Copilot, klik in het vak Vraag me alles wat u wilt en schrijf een opdracht. Zo’n tekstopdracht noemen we een prompt, bijvoorbeeld Open VLC. Copilot maakt de vraag wat preciezer: Wilt u dat ik de app VLC media player voor u open? Klik op Ja en de gevraagde app verschijnt meteen op het bureaublad. De chatbot reageert zo veel mogelijk op natuurlijke taal. Je kunt dus bijvoorbeeld net zo goed Start VLC typen.

Lees ook: Prompt engineering: zo maak je precies het beeld dat je voor ogen hebt

Communiceren met spraak

In plaats van te typen kun je ook opdrachten inspreken. Daarvoor klik je op het pictogram van de microfoonknop. Copilot reageert op deze ingesproken prompts zelf ook met spraak. De chatbot ondersteunt sinds april 2024 officieel het Nederlands, zowel in schrijf- als in spraakopdrachten. Nadat je op het microfoontje hebt geklikt verschijnt in het promptvak de uitnodiging Ik luister. De chatbot genereert een antwoord en terwijl hij spreekt zie je een kleine animatie in de rechterbenedenhoek.

Afbeelding in opdracht

Bovenaan in de zijbalk kies je hoe je wilt communiceren met Copilot: in conversatiestijl (Chatten) of met een uitgeschreven opdracht (Opstellen). In de modus Chatten kun je een afbeelding toevoegen aan de prompt. Om een afbeelding te uploaden, sleep je het plaatje naar de zoekprompt. Daarna stel je de vraag en klik je op de knop Verzenden. Onder het promptvak staat trouwens een knop Afbeelding toevoegen. Op die manier kun je ook naar het bestand navigeren op de harde schijf of je kunt de url plakken van een online afbeelding.

Tekstgeneratie

Net als ChatGPT kun je deze AI gebruiken om tekst te genereren. Vraag Copilot om een kort gedicht, een liedjestekst met drie coupletten, een begeleidende brief of een e-mail aan een collega te schrijven. Daarvoor moet je de juiste chatmodus kiezen.

Je hebt de keuze uit drie gespreksstijlen: Creatiever, Gebalanceerder en Nauwkeuriger. Elke stijl beïnvloedt het eindresultaat. Creatiever is niet bedoeld voor professionele doeleinden. Microsoft beweert dat deze keuze het beste is om ‘leuke huisdiernamen’ te bedenken of om ‘korte verhalen te schrijven’. Nauwkeuriger komt onmiddellijk ter zake en gaat direct naar de kern van het onderwerp. Gebalanceerder is een modus tussen Creatiever en Nauwkeuriger.

Je kunt Copilot ook vragen stellen over must-see bezienswaardigheden in een bepaalde streek, of over kook- of doe-het-zelfadvies. De antwoorden bevatten dan links naar de bron. Na elk antwoord ontvang je enkele suggesties om het gesprek voort te zetten. Je kunt ook je eigen vervolgvragen stellen.

Coderen

Copilot kan ook coderen. Vertel hem welke codetaal je nodig hebt en wat je wilt dat de code doet. Het antwoord bevat de geformatteerde code die je dan kunt kopiëren en in een document kunt plakken. Dat kan gaan om heel eenvoudige dingetjes zoals een stukje Google Maps in een webpagina integreren of het debuggen van code. Leg Copilot een stukje kapotte code voor en de assistent detecteert de fouten, legt deze uit en genereert de juiste code.

Afbeeldingen genereren

Door de integratie met Designer kan Copilot afbeeldingen genereren. Je vertelt zo nauwkeurig mogelijk wat er op het plaatje moet staan en je geeft aan welke stijl je op het oog hebt. Copilot herschrijft de prompt om die daarna naar de afbeeldinggeneratoren te zenden: Dall-E 3 en Microsoft Designer.

In de herwerkte prompt leer je hoe je de volgende keer de opdracht nog beter kunt formuleren. Daarna moet je even wachten en dan krijg je de keuze uit vier mogelijkheden. Bovendien verschijnen er onder de voorvertoning enkele vervolgideeën die je kunt gebruiken om de uitvoer te wijzigen. Om de afbeelding op volledige grootte (1024 × 1024 pixels) te bekijken moet je er gewoon op klikken en kun je hem downloaden of delen met anderen.

Research

Copilot werkt uitstekend als onderzoeksassistent. Als je info zoekt over een bepaald onderwerp dan kun je dat laten voorbereiden door Copilot. Erg fijn is dat de assistent niet alleen een helder antwoord geeft, hij toont daarbij ook de bronverwijzingen. Daardoor kun je doorklikken en de informatie controleren en verder lezen.

In ons voorbeeld vroegen we bijvoorbeeld: “Wanneer heb je een vaarbewijs nodig?” De AI-assistent geeft eerst het antwoord. Daarna somt hij de websites op waar we meer informatie kunnen vinden. Tot slot stelt hij nog vier vragen die ook interessant kunnen zijn voor dit onderwerp, zoals: “Wat zijn de kosten voor een vaarbewijs?” en “Hoe kan ik me aanmelden voor het examen?”

Samenvatten

Je wilt snel de samenvatting hebben van een lange tekst die je op het internet hebt gevonden. Copilot in Edge is daar erg goed in. Wanneer je assistent opent, wacht bovenaan al de knop Paginaoverzicht genereren. Die levert je een samenvatting van de webpagina. Je kunt zelfs in een specifieke prompt de opdracht nog meer gericht maken. Bijvoorbeeld: “Vat dit artikel samen in maximaal tien bullets en gebruik daarbij simpele taal”.

Ook pdf’s kunnen soms ontzettend uitvoerig zijn. Open de pdf in de Edge-browser of in Google Chrome. In die laatste moet je dan wel de Copilot-extensie hebben geïnstalleerd. Wanneer je een prompt maakt, zie je in het tekstvak dat Copilot tijdens het schrijven voortdurend suggesties levert voor de woorden die je aan het typen bent. Om een suggestie te bevestigen, druk je op Tab. Op die manier win je tijd. De paginasamenvattingen worden niet opgeslagen na de huidige sessie. Maar je kunt ze wel, met het pictogram dat eruitziet als een downloadpijltje, exporteren als Word-document, platte tekst of pdf-bestand. Of je kunt de tekst kopiëren om het in het klembord te plaatsen.

(Her)schrijven in Edge

In Edge kun je Copilot ook inzetten als persoonlijke schrijfassistent. Kies bovenaan in plaats van Chatten de optie Opstellen. Bovenaan in het vak Schrijven over typ je de prompt. Daaronder staat het vak Toon waar je aangeeft of de stijl Professioneel, Informeel, Enthousiast, Informatief of Grappig moet zijn. Er staat zelfs een plusknop waarmee je zelf nog een andere toon kunt verzinnen.

Daaronder bij Indeling bepaal je hoe de vormindeling van de tekst moet zijn. Wil je alinea’s, bullet points, e-mail- of een blogpost? De laatste keuze betreft de lengte: Kort, Standaard en Lang. Vervolgens gebruik je de knop Concept genereren om alvast een voorbeeld te zien van de gevraagde tekst. Ben je niet tevreden, dan klik je op de knop met de twee pijltjes die in een cirkel draaien. Dat is de functie Concept opnieuw genereren. Het is zelfs mogelijk om een stuk van de tekst te selecteren en dat te laten herschrijven.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).