Voor documenten, e-boeken, verslagen, handleidingen en veel meer digitaal leeswerk zijn pdf-documenten ontzetten praktisch. Het maakt namelijk niet uit op welk apparaat je het opent, ze worden altijd op dezelfde leesbare methode getoond. Maar het bewerken van pdf-bestanden … wat een ellende is dat toch. Toch? Gelukkig zijn er praktische online tools die alles mogelijk maken voor pdf-bestanden. Geen installatie en wél gebruiksvriendelijk. We leggen je uit wat de mogelijkheden zijn van pdf's bewerken!

1 Altijd lezen en printen

Zeg pdf en iedereen weet wat je bedoelt. Pdf is dan ook de absolute standaard voor het uitwisselen van documenten. Dat is ook precies waar pdf zijn naam aan ontleent, de afkorting staat namelijk voor Portable Document Format. Het grote voordeel ervan is dat – ongeacht het programma waarmee je de pdf opent, het soort apparaat waarop je het bekijkt of het programma waarmee het is gemaakt – het document altijd leesbaar is en er hetzelfde uitziet.

©PXimport

2 De nadelen

Pdf heeft ook nadelen. Gratis pdf-software laat je een pdf vaak alleen bekijken, en voor het maken of aanpassen van een pdf wordt veel geld gevraagd. Terwijl wat we met een pdf-document willen doen vaak maar heel basaal is: een pagina draaien, een pagina verwijderen, het document kleiner maken enzovoort. Gelukkig is er inmiddels online een kleine revolutie gaande: niks dure software, een pdf bewerken doe je gratis en online.

Een document als Heilige Graal

©PXimport

3 Wat kun je met een pdf?

Een pdf bewerken, kan dat dan? Ja het kan en als je weet dát het kan, ga je het ook steeds vaker doen. Dit zijn een paar bewerkingen die erg handig zijn: overbodige pagina’s verwijderen, pagina’s draaien, de volgorde van pagina’s aanpassen, de tekst uit een pdf halen of juist tekst toevoegen, een afbeelding verwijderen of juist toevoegen, een pdf invullen die wel de vorm heeft van een formulier maar niet zo is gemaakt. En heb je ooit een pdf zelf beveiligd maar weet je het wachtwoord niet meer? Dan wil je die natuurlijk ook graag weer kunnen openen.

4 Het gereedschap

Er zijn websites waar je een pdf kunt uploaden, bewerken en weer opslaan (downloaden). Dergelijke sites zijn best talrijk, maar van verschillende kwaliteit. Sommige kun je eindeloos gebruiken, andere beperken je tot enkele documenten per dag of irriteren met veel reclame. We noemen een paar aanraders. Sedja, PDFescape, PDF2Go, FormSwift, PDFfiller, PDF Pro, PDFzorro, iLovePDF. We gaan hier vooral met PDFzorro en Sedja aan de slag.

©PXimport

5 Pdf openen

Het openen van een pdf gaat op bijna al deze sites en services op identieke wijze. Klik op Upload PDF of PDFOpenen. Klik dan op Bladeren en selecteer het pdf-document dat je wilt bewerken. Klik dan Openen. Veel van de sites bieden ook de mogelijkheid de pdf via drag en drop te laden. Dan is een deel van de webpagina vaak omgeven met een stippellijn en de opmerking dat je de bestanden hier kunt droppen. Open dan de Verkenner (Windows-toets+E), selecteer het pdf-bestand en sleep het met de muis naar het drop-gebied op de webpagina en laat het daar los.

Privacy en inhoud beschermen

6 Pagina’s draaien

Een probleem bij veel pdf-documenten is dat pagina’s gedraaid op het scherm staan. Na het openen van de pdf toont bijna elke pdf-editor miniaturen van de pagina’s. Soms staat bij elke pagina al een optie om de pagina te roteren, soms kun je meerdere pagina’s selecteren en dan deze in één keer draaien. PDFzorro biedt bij elke pagina een optie Rotate en in de werkbalk boven de miniaturen een optie Rotate All. Bij Sejda kies je Tools / PDF Roteren en laad je dan de pdf. Je ziet nu alle miniaturen. Bij elke pagina kun je met een of enkele klikken de juiste stand kiezen. Als het klaar is klik je op Applychanges.

©PXimport

7 Pagina’s verwijderen

Bevat een pdf pagina’s die je liever niet meestuurt of die bijvoorbeeld reclame bevatten, dan kun je die pagina’s uit de pdf verwijderen. Open eerst de pdf in de website of kies in geval van Sedja voor Tools / Delete Pages. Selecteer nu de pagina’s die je uit de pdf wilt verwijderen en klik op het symbool voor de prullenbak of druk op Delete. Je kunt het pagina voor pagina doen maar ook eerst meerdere pagina’s selecteren en ze dan verwijderen.

8 Pagina’s uitnemen

Wil je enkele pagina’s uit een pdf-document wilt uitnemen en samenvoegen tot een nieuwe pdf, dan kan dat. Bij Sedja kies je Tools / Extract pages, bij PDFzorro klik je op Select page(s) to extract. Daarna klik je op de pagina’s die je apart wilt bewaren en kies dan Extract page(s). Zijn er heel veel pagina’s dan kun je nog bovenin het beeld op or click here to select pages by counts om dan in een klein tekstvenster de pagina’s te vermelden die je wilt extraheren. Losse pagina’s scheiden met een komma, voor een reeks typ je laagste en hoogste paginanummer met streepje ertussen.

©PXimport

9 Pagina’s verplaatsen

Ook het binnen een pdf-document verschuiven van pagina’s is online zo geregeld. Open het document en ga naar de miniaturen. Bij Sedja kies je voor Tools / Combine and reorder, waarna je de pagina’s kunt verslepen binnen het document. Bij bijvoorbeeld PDF Pro kies voor Edit / Reorder pages waarna je ook met deze tool de pagina’s eenvoudig kunt verslepen. Welke pdf-service je ook gebruikt, de werking scheelt niet veel en het is altijd makkelijk de gezochte functionaliteit te vinden.

10 Inhoud toevoegen

Behalve zaken verwijderen of verplaatsen, kun je ook tekst en commentaren toevoegen aan een pdf. Handig als je die daarna nog deelt met anderen. Open de pdf en kies dan in PDF Pro voor Edit / Edit PDF. In Sejda is het Tools / Bewerken en bij PDFzoro selecteer je eerst de pagina en kun je dan via de nieuwe werkbalk vormen toevoegen en selecties markeren. Om een tekst toe te voegen klik je op Write en dan in het document op de plek waar je de tekst wilt toevoegen. In het kleine editvenster kun je onder meer een kleur en uitlijning kiezen.

©PXimport

11 Opslaan en downloaden

Wanneer je klaar bent met de bewerking van de pdf, moet je de wijzigingen opslaan. Hiervoor is vaak een save-functie aanwezig. Daarna wil je het gewijzigde pdf-document natuurlijk ook weer op je eigen pc hebben. Hiervoor klik je op Finish, Download of een functie die daarop lijkt. Sejda biedt na elke klik op Apply changes de optie het document te downloaden. Sommige sites bewaren de documenten. Bijvoorbeeld PDFPro houdt de documenten online. Wil je ze verwijderen klik dan op MyFiles en selecteer de pdf’s die je wilt verwijderen en selecteer DeleteFile.

12 Beveiliging verwijderen

Heb je eerder een pdf met een wachtwoord beveiligd en ben je dat wachtwoord kwijt, dan kun je het online verwijderen. Dit lukt niet altijd, vaak wel. Ga hiervoor naar www.ilovepdf.com en klik op UnlockPDF. Upload de beveiligde pdf en wacht tot de site de beveiliging verwijderd heeft. Daarna kun je het document weer downloaden en bewerken. Doe dit alleen met eigen documenten, niet met documenten van anderen die met recht en reden zijn beveiligd.

©PXimport

13 OneDrive en Google Drive

Zoals pdf het eerst opnam tegen alle andere programma’s met hun eigen formaten, zo zijn later al die andere programma’s begonnen pdf te bevechten toen Adobe daarmee te belangrijk werd. En dit geldt natuurlijk vooral voor andere giganten als Google en Microsoft. Heb je bijvoorbeeld een pdf op OneDrive of Google Drive staan, dan kun je die daar ook bewerken, direct in de browser. Bij Google rechtsklik je op de pdf en kies je Openenmet / GoogleDocumenten. Gebruik je OneDrive, klik dan met de rechtermuisknop op het bestand en kies Openen in Word Online. In beide gevallen wordt nu het document via OCR omgezet naar tekst en afbeeldingen met behoud van zoveel mogelijk opmaakkenmerken.

14 Duidelijk verschil

Wil je alleen de tekst uit een pdf halen, dan zijn de online tools van Google en Microsoft daar zeer geschikt voor. Eenmaal geopend kun je met de muis eenvoudig delen van de tekst selecteren en via Ctrl+C naar het klembord kopiëren en dan op een andere plek plakken met Ctrl+V. Wil je meer dan dat, bijvoorbeeld het document echt bewerken en tekst toevoegen of delen vervangen, dan kun je beter OneDrive dan Google Drive gebruiken. De conversie is bij Microsoft duidelijk heel veel beter dan bij Google. Er blijft bij Word Online veel meer opmaak behouden dan bij Google Documenten.

©PXimport

Offline in Word

©PXimport

15 Stiekem de beste nog beter

Hoewel er niet echt één online editor beter is dan andere en je voor bepaalde mogelijkheden vaak toch net weer bij een andere site moet shoppen, is PDFzorro stiekem onze favoriet. Wat basaal qua uiterlijk maar bomvol functionaliteit. Thomas Mühlbauer, de maker van PDFzorro heeft onlangs een tweede online pdf-bewerker gemaakt en deze is helemaal geoptimaliseerd voor gebruik in Google Chrome. De site biedt alle gereedschappen, een betere converter en is opnieuw gratis. Alleen boven- en onderin beeld staat een rij kleine Google-adds, die je maar gewoon moet negeren. Verder is er weinig op www.chromepdf.com aan te merken, wij gaan hem verder testen!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).