ID.nl logo
Ga je op reis? Deel je avonturen met Polarsteps
© sebra - stock.adobe.com
Huis

Ga je op reis? Deel je avonturen met Polarsteps

Een ansichtkaart met op de achterkant een getekend zonnetje en de tekst: 27°C! volstaat allang niet meer. Tegenwoordig deel je je reis digitaal met het thuisfront, bijvoorbeeld met Polarsteps.

In dit artikel nemen we je mee op reis in Polarsteps. Hiermee kun je je reis tot in detail vastleggen voor de achterblijvers. We leggen je uit hoe je:

  • Een reis kunt aanmaken
  • Je reisverslag kunt bijhouden
  • Je dagboek kunt delen

Lees ook: De beste apps voor op vakantie

Over een strandvakantie heb je misschien niet zo heel veel te melden aan het thuisfront, maar wie een Reis maakt (let op de hoofdletter!) heeft aan de traditionele sociale media niet genoeg. Ga maar na: Twitter is niet ideaal voor langere verhalen, op Facebook verdwijnen je berichten tussen alle updates die je vrienden van anderen krijgen, en Instagram en TikTok zijn alleen gericht op beeld. Wie de achterblijvers op serieuze wijze op de hoogte wil houden van zijn reis kan terecht bij Polarsteps, een socialmediaplatform van Nederlandse bodem speciaal voor reizen.

Niet alleen kun je hier je avonturen met de thuisblijvers delen, maar je kunt ook je reis plannen en inspiratie opdoen dankzij de openbare reizen van anderen. In deze workshop vertellen we je er alles over.

Aan de slag

Polarsteps is er in drie smaken. Je kunt de dienst online gebruiken via www.polarsteps.com, en via apps voor iOS of Android.

Wij bezoeken om te beginnen de website. Als we daar een account willen maken met een klik op Create Account, dan krijgen we de app-store-pictogrammen voor iOS en Android te zien met de melding dat we een account kunnen aanmaken in de app. We kunnen ook klikken op sign up on web. We kiezen de laatste optie en na het invoeren van onze gegevens wordt het account aangemaakt. Nu kunnen we voortaan inloggen op de site, maar ook via de app.

Wij gaan verder met de onlineversie; daar zien we een wereldkaart en links een paneel met onze gebruikersnaam, volgers en mensen die wij volgen, en een knop om een trip aan te maken.

De eerste kennismaking met Polarsteps. (Klik op de afbeeldingen voor een groter formaat.)

Schrijf je liever met pen je verhalen op?

Met deze reisdagboeken kun je je vakantie tot op de komma bijhouden

Reis aanmaken

Tijd om onze eerste trip aan te maken met een klik op Add a trip. De eerste keer dat we dit doen, wil Polarsteps graag onze woonplaats weten om de juiste tijdzone te kunnen gebruiken. Na het opgeven daarvan komen we in een venster terecht waar we de details van de reis opgeven. We gaan Polarsteps gebruiken om een reeds genoten vakantie in kaart te brengen, omdat een mapje met enkel digitale foto’s op termijn meer vragen dan antwoorden oplevert. We geven de trip een naam (Trip name) en een korte beschrijving (Trip summary). Als de reis die je wilt vastleggen al een tijdje geleden is, kun je ongetwijfeld aan de hand van de bestandsgegevens of exif-data van de foto’s de periode (Start date en End date) achterhalen.

Tot slot moeten we kiezen met wie we de reis willen delen. In eerste instantie kiezen we ervoor om de reis voor onszelf te houden (Only me). Op de andere opties komen we nog terug. Tot slot klikken we op Add trip om deze reis aan te maken.

We voeren de nodige basisinformatie voor onze eerste reis in.

Eerste stap

Polarsteps heeft nu een sjabloon gemaakt voor de reis op basis van de gegevens die we hebben opgegeven. In dit sjabloon kunnen we verschillende stappen van de reis invoeren met een klik op Add step.

Voor elke stap vullen we een locatie in (Location). Je kunt deze ook aanwijzen op de kaart rechts. Op de kaart zoom je in met het muiswiel, maar als je muis geen wiel heeft, kun je ook met Shift+linkermuisknop een rechthoek om het gebied slepen waarop je wilt inzoomen.

Polarsteps herkent zelf de plaatsnaam waarop je hebt geklikt en vult deze in.

De plaatsnaam is overgenomen in het veld Step name. Deze kun je zelf veranderen, bijvoorbeeld in Aankomst in Plaatsnaam.

Polarsteps vult zelf een aannemelijke datum in, maar deze pas je – evenals de tijd – naar wens aan.

Reisverslag

Wanneer deze administratie is ingevoerd, komt het leuke deel. Bij Your story schrijven we een reisverslag van deze eerste stap. Alhoewel er geen duidelijke limiet op zit, is het een goed idee om bondig en informatief te zijn wanneer je je reis ook wilt delen. Maak je een verslag alleen voor jezelf, dan kun je zo breedsprakig zijn als je maar wilt.

In het onderste vak voegen we tot slot foto’s toe (video’s kun je alleen via de app toevoegen, niet in de webversie). Klik je op de camera, dan kun je vanaf je harde schijf bijvoorbeeld in één keer alle foto’s van de opgegeven datum selecteren en toevoegen. De foto’s die je dan toch niet in je reisverslag wilt, klik je eenvoudig weg via het kruisje. En je herschikt alle foto’s door ze te verslepen. Wil je selectiever te werk gaan, dan kun je ook alleen de te gebruiken foto’s vanuit Verkenner naar het invoervenster slepen. Met een klik op Add step wordt de informatie definitief in ons verslag opgenomen.

Merk op dat je weliswaar url’s (bijvoorbeeld met achtergrondinformatie) kunt toevoegen aan je tekst, maar dat Polarsteps daar helaas geen hyperlinks van maakt in de opgemaakte tekst.

Per dag of reisetappe kunnen we een reisverslag en foto’s toevoegen.

Polarsteps heeft de ingevoerde informatie mooi vormgegeven en op de kaart gezet.

Foto's direct printen?

Met deze instant-camera's heb je je foto's meteen in je hand

Uitbreiden

Zoals je ziet, volgen de foto’s na de tekst. Je kunt je voorstellen dat een indeling per dag niet ideaal is wanneer je op één dag veel foto’s hebt gemaakt. We adviseren daarom de stappen te beperken tot groepjes van hooguit vijf foto’s. Dat geeft je nog de gelegenheid om je tekst desgewenst te eindigen met vijf bijschriften of om in je lopende tekst nummers tussen haakjes te plaatsen zonder dat het al te onoverzichtelijk wordt.

Zowel boven- als onderaan je eerste pagina zie je een blauwe plus. Met de bovenste voeg je een stap in vóór de huidige en met de onderste voeg je een volgende stap toe. Wij waren ons verslag begonnen met de aankomst in ons eerste reisdoel en zouden dus via de bovenste plusknop onze reis daarheen alsnog kunnen toevoegen.

We voegen nieuwe stappen aan onze reis toe totdat deze is voltooid. Merk op dat in elke stap die je toevoegt ook een knop Edit Step verschijnt waarmee je alle aspecten van de ingevoerde informatie wijzigt.

Nadat we de nodige stappen van de reis hebben ingevoerd, beginnen de contouren op de kaart duidelijk te worden.

Onze reis begint vorm te krijgen op de kaart.

Navigeren

Wanneer eenmaal de nodige stappen zijn ingevoerd en er zich op de kaart een route aftekent, wordt duidelijk hoe we (of de bezoekers van onze pagina) door een reis kunnen navigeren.

Boven de actuele tekst of foto’s zie je een blauwe balk: beweeg je de muis daar overheen, dan zie je een pop-up met het dagnummer, zodat je in één keer naar de gewenste stap kunt. Elke stap heeft ook zijn eigen bolletje op de kaart, zodat je ze ook kunt bereiken door erop te klikken. Omdat bolletjes dicht bij elkaar kunnen liggen, is het soms nodig om flink in te zoomen. Of dit nodig is, zie je als een bolletje voorzien is van een nummer. Dat geeft aan dat daaronder meerdere stappen schuilgaan.

Navigeren door je reisverhaal.

Naar de app

Het zal duidelijk zijn dat het invoeren van teksten en het uitkiezen van foto’s op de pc wel zo comfortabel is. Toch zullen we op zeker moment moeten overstappen op de app. Uiteraard is dat het geval wanneer we dagelijks gegevens willen invoeren van een reis die we op dat moment ook aan het maken zijn (want maar weinig mensen nemen een laptop mee), maar de app biedt ook wat extra mogelijkheden.

Zodra we in de app zijn ingelogd, zien we de reis waaraan we in de voorgaande stappen hebben gewerkt. Als je daar doorheen bladert, zie je iets dat je op de website niet zag: zoals het zonnetje dat je vroeger op een ansichtkaart tekende, toont Polarsteps voor elke dag weerdata van de locatie waar je die dag was. Dat geldt zelfs voor de reis uit een ver verleden die wij voor deze workshop invoerden. Een speurtocht door de archieven met historische weergegevens leert dat het nog aardig klopt ook!

Polarsteps voegt zelf (actuele) weergegevens aan je reisverslag toe.

Tips

Wanneer je in de app een stap kiest en op Bewerk step tikt, dan krijg je een optie die je in de webversie niet had: de functie Voeg je top spots en activiteiten toe. Tik je hierop, dan krijg je een lijst met hotels, restaurants en attracties in de omgeving van het huidige punt in je route. Het nut hiervan is tweeledig. Enerzijds kun je uit deze lijst maximaal 5 items kiezen die je zelf tijdens je reis hebt bezocht en zo je reisverslag van de nodige extra details voorzien. Anderzijds kun je deze informatie gebruiken tijdens een reis die je aan het maken bent om snel nuttige informatie op te doen over de plek waar je bent.

De verschafte informatie komt overigens van het bekende Tripadvisor en linkt daar ook naar, zodat je er snel meer over te weten kunt komen. Uiteraard kun je deze gegevens ook goed gebruiken wanneer je een reis gaat uitstippelen die je nog wilt maken.

Zoals je in de app en op de website ziet, geeft Polarsteps ook een indicatie van de afgelegde afstand. In de website is dat hemelsbreed van punt tot punt, maar gebruik je de app om onderweg een reis in te voeren, dan kan de app ook je gps-data gebruiken.

Aanvullende informatie over de huidige stap in je reis vind je via Tripadvisor.

Lees ook: 12 dingen die je moet weten over je reisverzekering

Delen

Wanneer je in de app of op de site de eigenschappen voor een trip kiest, dan bepaal je zoals gezegd wie hem mag zien. Daarbij kun je kiezen uit Alleen ik, Mijn volgers of Openbaar (of op het web Only me, My followers of Public). Maar hoe weten vrienden van je reis? Wanneer je het privacyniveau in de app instelt op Mijn volgers, dan deel je vervolgens via WhatsApp, mail of Facebook een link naar de webpagina voor jouw reis met wie je maar wilt.

Overigens zit het verdienmodel van Polarsteps in het feit dat je een boek van je reis kunt laten drukken via de knop Create Travel Book (web) of Mijn Travel books (app).

Vanuit de app stuur je je vrienden een link naar je reisverslag.

Inspiratie

Er zijn heel wat mensen die hun reizen delen met alle gebruikers van Polarsteps en de informatie daaruit kun je uiteraard goed gebruiken als inspiratiebron voor het plannen van je eigen toekomstige tripjes.

In de app tik je daarvoor op Verkennen (vergrootglas). Je kunt dan ook gericht op personen of plaatsen zoeken. Op de site heb je daarvoor het zoekvak en in het menu Options vind je de Editor’s Choice met uitgelichte reizen.

Goede reis!

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.