Cyberduck is een welkome tool voor iedereen die bestanden opslaat buiten de eigen computer. De opensource-applicatie wordt vaak gebruikt om te communiceren met de hosting provider om je website te updaten. Met deze gele badeend kun je bovendien bestanden uitwisselen met een NAS of met alle populaire clouddiensten. Soms zijn er zelfs goede redenen om voor Cyberduck te kiezen in plaats van de gewone synchronisatieclient.

Cyberduck is lang de uitverkoren tool van de Mac-gebruiker geweest om bestanden van en naar een server te transporteren. Ondertussen is ook de populariteit op het Windows-platform toegenomen.

Op de homepage van Cyberduckword je doorverwezen naar de Microsoft Store. Hier vind je de gratis editie en een variant die 23,99 euro kost. In de App Store van Apple staat alleen de betaalde versie. Qua functionaliteit is er geen enkel verschil tussen de betaalde en gratis editie. Als je betaalt, ontvang je een code waardoor de vraag verdwijnt om dit opensource-product financieel te steunen. 

Via https://cyberduck.io/download/ haal je de gratis versies voor beide platformen.

©PXimport

Eerste verbinding

De eerste keer dat je verbinding maakt met de server, heb je vier gegevens nodig: het gebruikte protocol, de naam van de host, je gebruikersnaam en je wachtwoord.

Ga naar het menu Bestand. Daar kies je Nieuwe verbinding, waarna je in het pop-upvenster het protocol selecteert in een uitklapmenu. Daarna typ je de naam van de server en je inloggegevens.

De naam van de server verraadt meestal het protocol dat je moet kiezen. Bovendien ontvang je deze informatie van de aanbieder. Begint de naam met ftp, dan weet je dat je bovenaan FTP (File Transfer Protocol) moet kiezen. Laat de poort op 21 staan en vink het vakje Bewaar wachtwoord aan. Daarna klik je op de knop Verbind.

Ftp/ftp-ssl/sftp

Het ftp-protocol werkt snel, maar dit is een onbeveiligd protocol. Ftp-ssl en sftp zijn uitbreidingen van het file transfer protocol (ftp) die veel veiliger zijn, omdat die gebruikmaken van encryptie. Sftp heeft onze voorkeur, omdat het iets sneller werkt en vooral veiliger is. Bovendien kun je dan zowel poort 21 als de poorten tussen 1200 en 2000 aanspreken.

Als je verbinding maakt met sftp, zal Cyberduck een Unknown fingerprint-melding tonen die je moet toestaan. Ook wanneer je met de bekende clouddiensten verbinding maakt, zul je de connectie moeten autoriseren.

©PXimport

Downloaden

Is de verbinding eenmaal tot stand gebracht, dan verschijnt de mappenstructuur van je account op de server. Je kunt de mappen openklikken en sluiten. Om de bestanden en mappen te downloaden, selecteer je ze en klik je vervolgens met rechts op Download. De map of het bestand komt dan op de harde schijf in de map Downloads terecht.

Het kan zelfs nog eenvoudiger. Stel dat je verschillende bestanden wilt downloaden, dan selecteer je eerst met de Ctrl-toets ingedrukt de gewenste bestanden. Daarna open je in Windows Verkenner de map op de harde schijf waar deze bestanden moeten komen en vervolgens sleep je de vijf bestanden naar deze map.

Uploaden en syncen

Als je met Windows Verkenner of met macOS Finder kunt werken, dan weet je ook hoe je bestanden van de computer naar de server verplaatst en andersom. Je opent een map in Cyberduck en kiest de opdracht Upload om bestanden of mappen te selecteren die richting server moeten vertrekken. Of nog makkelijker, je sleept ze gewoon vanuit Windows Verkenner of Finder naar de juiste map van Cyberduck.

Met de rechtermuisknop kun je ook de opdracht Synchroniseer starten om de inhoud van een map op de server te syncen met een map op de harde schijf.

©PXimport

Onderling uitwisselen

Om een object tussen verschillende servers te verplaatsen, open je een nieuw venster met Bestand / Nieuwe browser of Ctrl+N. Je kunt bestanden en mappen verplaatsen tussen verschillende bladwijzers. In de gereedschapsbalk van Cyberduck zul je zien dat het programma de bestandsextensie van een geselecteerd file herkent.

In de browser kun je trouwens mappen maken en verwijderen op dezelfde manier als in de verkenner. Cyberduck is standaard ingesteld om opnieuw verbinding te maken met de bladwijzer die was verbonden op het moment dat je het programma afsloot. Dit kun je wijzigen in de voorkeuren.

Bladwijzers

Om te voorkomen dat je elke keer de verbindingsgegevens moet invoeren, kun je in de geschiedenis van het programma de recente verbindingen gebruiken. Daarvoor kun je de knop met het klokpictogram of het menu Bladwijzer / Geschiedenis gebruiken. Of nog beter, werk met bladwijzers zoals bij een internetbrowser.

Wanneer je een verbinding hebt gemaakt, ga je naar Bladwijzer / Nieuwe bladwijzer. Je kunt de bladwijzer dan een eigen schermnaam geven. Op die manier verschijnt de server in de vorm van een pictogram. Met de knop Bladwijzers (naast het klokje) kun je alle bladwijzers opvragen.

©PXimport

Meerdere Dropbox-accounts

Wanneer je een nieuwe verbinding wilt maken, toont Cyberduck alle protocollen die het ondersteunt. Daar zitten ook de populaire clouddiensten bij, zoals Google Drive, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint en Dropbox. Al deze diensten hebben hun eigen synchronisatie-oplossingen, dus waarom zou je dan nog Cyberduck gebruiken?

Daar zijn twee goede redenen voor. Misschien wil je geen synchronisatie gebruiken, maar gewoon een bestand rechtstreeks in de cloud plaatsen. Een belangrijkere reden is dat je via Cyberduck probleemloos met verschillende clouddiensten van dezelfde soort kunt verbinden. Wie dus twee of meerdere accounts bij Dropbox heeft, kan beter voor Cyberduck kiezen dan de Dropbox-client gebruiken.

Autorisatiesleutel

Als je Cyberduck snel met verschillende Dropbox-accounts wilt verbinden, maak je voor elk account een andere bladwijzer. Op die manier is het zelfs mogelijk om verschillende accounts tegelijk te openen.

Ga bij Nieuwe verbinding voor de keuze Dropbox. Klik meteen op de knop Verbind. Op die manier kom je in een venster om de link te leggen tussen Dropbox en Cyberduck. Nadat je je inlognaam en wachtwoord van Dropbox hebt ingevoerd, verschijnt er een autorisatiesleutel die je moet kopiëren en plakken in Cyberduck. Hierna zal Cyberduck de inhoud van je Dropbox-account tonen. Op dezelfde manier kun je ook Google Drive en Microsoft OneDrive toevoegen aan Cyberduck.

©PXimport

Acties op een bestand/map

In het Cyberduck-scherm kun je verschillende acties toepassen op bestanden en mappen. Daarvoor dient de knop Actie. Je kunt bijvoorbeeld het venster verversen voor het geval dat bepaalde wijzigingen niet meteen zichtbaar zijn. Je kunt de map of het bestand hernoemen of dupliceren.

Het is ook mogelijk om bestanden te verwijderen of te bewerken. Als je de opdracht Bewerken met selecteert, moet je eerst een applicatie kiezen uit de suggesties die Cyberduck voorstelt. Daarna zal het programma het bestand binnenhalen en openen in de aangeduide app.

Overdrachten

Wanneer je een bestand of map overzet, verschijnt het deelvenster Overdrachten. Dit venster is de gemakkelijkste manier om te controleren of de overdracht gelukt is. Hier lees je de richting van de overdracht, de bestandsnaam, de status (Download voltooid, Download incompleet enzovoort) en de grootte van de bestanden.

Als je een upload selecteert en op de knop Toon klikt, zal Windows Verkenner aangeven waar het oorspronkelijke bestand op de harde schijf staat. Selecteer je een download, dan zie je via dezelfde knop waar Cyberduck het bestand heeft geplaatst. Dat is handig als je na een download vergeten bent waar je het item hebt gezet.

©PXimport

Mountain Duck

Aanvullend op Cyberduck kun je via hetzelfde adres Mountain Duck installeren. Deze app toont de online opslagplaatsen als externe drives in Windows Verkenner en macOS Finder. Door die integratie kun je de servers openen vanuit het systeemvak in Windows of de menubalk op de Mac.

In Mountain Duck kun je de bestanden en mappen aanduiden die je offline wilt gebruiken. De overige bestanden zal Mountain Duck pas downloaden op aanvraag, die nemen dus geen ruimte in op de harde schijf. Mountain Duck ondersteunt encryptie, drag-and-drop en realtime synchronisatie. Je mag de software vijftien dagen testen, daarna kost een licentie eenmalig 35 euro.

Versleutelde kluis

Een van de acties die onder het tandwieltje verborgen zitten, is Nieuwe versleutelde kluis. Zo’n kluis is een map die gebruikmaakt van het versleutelingsprogramma Cryptomator. Als je zo’n map zonder Cyberduck opent, zul je de bestanden niet zien.

Je maakt zo’n versleutelde map op een NAS of op cloudopslag. Selecteer Nieuwe versleutelde kluis, voer een mapnaam in en typ vervolgens een sterk wachtwoord. Als het wachtwoord een groene markering heeft gekregen, dan is het sterk genoeg om te gebruiken. Vanaf dan heb je dat wachtwoord nodig om verbinding te maken met de kluis.

©PXimport

NAS

Met Cyberduck kun je ook gegevens bereiken die op een netwerkschijf staan. Langs de kant van de NAS moet je WebDAV activeren en daarbij schakel je HTTP of HTTPS in. Noteer de poorten die je daarbij aanspreekt.

In Cyberduck selecteer je vervolgens het juiste protocol in het keuzemenu. In dit voorbeeld gaan we voor WebDAV (HTTPS). Daarna typ je bij Server de naam van de NAS en de poort die je daarnet hebt genoteerd. Bij Gebruikersnaam vul je de inlog van de NAS in en daaronder typ of plak je het wachtwoord van de NAS. Je ontvangt de melding dat je even een certificaat moet installeren. Sta dit toe en maak verbinding.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).