Bepaalde tekstfragmenten moet je keer op keer intypen, bijvoorbeeld op formulieren of in e-mails. PhraseExpress kan je helpen die taak te vergemakkelijken.

Er bestaan heel wat (gratis) programma’s die tekstsnippers voor je kunnen bewaren en die deze vervolgens toegankelijk maken via een sneltoets. Hoewel dat erg handig is, raak je natuurlijk op de duur door je sneltoetsen heen als je veel vaste tekstfragmenten wilt bewaren. PhraseExpress pakt de zaken daarom wat anders aan. Dit programma werkt met meerdere databases zodat je zelfs aparte sets met teksten kunt gebruiken. Dat maakt het programma dan ook populair onder professionals (artsen, juristen, notarissen) die vaak met standaardformuleringen te maken hebben. Die moeten er uiteraard voor betalen, maar voor privégebruik is PhraseExpress gratis.

Installeren

Download PhraseExpress. Hier zie je drie mogelijke downloads. De onderste (SQL Client Manager) is bedoeld voor organisaties waar meerdere mensen met dezelfde database werken. Die hebben wij niet nodig. Voor wat betreft het eigenlijke programma kunnen we kiezen uit een portable versie of een installatieversie. We kiezen voor die laatste (PhraseExpress Client). De knop wordt pas actief nadat we een vinkje hebben gezet bij I accept the license terms.

Na het downloaden starten we PhraseExpressSetup.exe en kiezen zoals geadviseerd voor Install for all users. We accepteren English en klikken op OK / Next (3x) / Finish. Als je al een oudere versie had, dan zal je database daarvan gekopieerd worden.

Er is nu een pictogram verschenen in het systeemvak. Klik daar met rechts op en kies Open program window voor een kijkje in het programma.

Tekst toevoegen

Het is nog een lege boel, maar daar gaan we verandering in brengen. Sluit het venster. PhraseExpress draait op de achtergrond door en stelt je in staat om tekst toe te voegen vanuit elke toepassing waarin je tekst kunt markeren. Open om te zien hoe dat in zijn werk gaat Kladblok of je favoriete tekstverwerker en typ Geachte heer. Markeer deze tekst en gebruik vervolgens de toetscombinatie Ctrl+Alt+C. PhraseExpress opent nu een invoervenster waarin je tekst al is ingevuld.

De methode om deze voortaan aan te roepen heet Autotext. Dat wil zeggen dat je een (ongebruikelijke!) lettercombinatie kunt invoeren om de tekst terug te halen. Dit is te vergelijken met het aloude steno. Wij kiezen de lettercombinatie ghr dat we invullen in het vak achter Autotext. Daarachter staat Execute after default delimiter. Dat wil zeggen dat PhraseExpress de vervanging uitvoert wanneer je na de lettercombinatie een van een aantal toetsen aanslaat, waaronder spatie, punt en komma.

Met een klik op OK slaat PhraseExpress ons eerste tekstfragment op en typ je voortaan de opgegeven lettercombinatie gevolgd door een van de leestekens, dan verschijnt je tekst. Direct na de klik op OK verschijnt een pop-up waarop je kunt klikken om de invoer aan te passen.

Aanpassen

De pop-up verdwijnt vanzelf tussen de andere Windows-meldingen, maar als je te laat bent om erop te klikken om wijzigingen aan te brengen, kun je ook het hoofdvenster van PhraseExpress openen en naar de laatste invoer navigeren. Je ziet nu je eerste tekst.

Dit is maar een korte tekst en dus kan de beschrijving (description) best de tekst zelf zijn. Bij langere teksten kun je hier iets korters invoeren.

Bij Phrase content zie je de feitelijke tekst en daaronder de instellingen zoals we die hierboven hebben besproken. Onderaan, achter Execute after default delimiter, zie je een rode min en een groene plus. Klik je op die laatste, dan kun je meer invoermethoden opgeven. Voeg er een toe en vervang daar Autotext door Hotkey. Klik op Alt en Win en toets de letter G. Sluit je PhraseExpress, dan kun je nu je zin ook invoeren met Alt+Win+G.

Lees ook: Zo krijg je toegang tot het klembord op Android

Variabelen

Met zo’n vervanging van Geachte heer win je natuurlijk niet heel veel. Wanneer je vaak brieven schrijft en deze standaard beginnen met Woonplaats, datum gevolgd door enkele returns, een aanhef en nog wat returns kun je ook dat geheel automatiseren.

Schrijf zo’n begin van een brief en sla deze op met Ctrl+Alt+C zoals we deden bij de paragraaf ‘Tekst toevoegen’. Open vervolgens PhraseExpress en kies dit nieuwe tekstfragment om te bewerken.

Markeer hierin nu de datum en klik op Date/Time. Er wordt dan een venster geopend waarin je een opmaak kunt kiezen. Het formaat 03/09/2023 lijkt het meest op wat wij gewend zijn. Klik je daarop dan verschijnt dit in het vak Format.

Wij willen naar Nederlands gebruik echter eerst de dag en dan de maand. We verwisselen daarom de letters dd en mm zodat we -f dd'/'mm'/'yyyy krijgen. Klik je nu op OK, dan zie je dat de datum vervangen is door Date/Time. We zetten de cursor voor de plaatsnaam en klikken op het pictogram Rechts oplijnen. We vullen achter Autotext een sneltekst in, bijvoorbeeld brfhef, en klaar is onze aanhef.

Invullen

Een automatisch ingevulde datum is slechts een van de vele mogelijkheden die in PhraseExpress macro’s worden genoemd. Een ander voorbeeld is het toevoegen van gebruikersinvoer. Hoewel we weer kunnen beginnen in Kladblok of onze tekstverwerker, gaan we ditmaal aan de slag in PhraseExpress zelf.

Open het venster en klik op New Phrase. Vul bij Description de naam Vergadering in en klik het vak Phrase Content. We voegen vervolgens wat tekst toe.

De vergaderingen van onze club kennen een vast stramien dat we telkens kunnen hergebruiken. De woorden DATUM, ITEM1 en ITEM2 hebben we daar geplaatst als geheugensteun die we op die plek iets gaan wijzigen.

Markeer DATUM en klik op User Input / Form Input. Klik op Checkbox en kies daar Single-line Input. Selecteer achter Syntax Input Required. Klik op OK. Doe vervolgens hetzelfde voor de woorden ITEM1 en ITEM2.

Geef bij Autotext een naam, bijvoorbeeld vrgdr en sluit het venster. Typ je nu in je tekstverwerker het gekozen woord vrgdr, dan toont PhraseExpress een venster met drie invulvakken voor DATUM, ITEM1 en ITEM2. Omdat we hebben gekozen voor Input Required moet je hier overal wat invullen. Klik je daarna op OK, dan verschijnt de complete vergaderagenda.

Tot slot

Toen de cursor in het vak Phrase content stond, heb je misschien gezien dat je nog heel wat meer zaken kunt toevoegen, zoals plaatjes, hyperlinks en elementen van formulieren. Ook kun je je tekstsnippers uitgebreid opmaken.

Ga je in het menu File naar Download contents, dan vind je op de website van PhraseExpress bovendien allerlei add-ons, zoals een uitgebreide voorbeelddatabase en Nederlandse spellingcontrole. Kortom: er is nog heel wat te ontdekken in dit veelzijdige programma.

In de winter loopt de energierekening al snel op. De droger gaat vaker aan omdat de was buiten niet droogt, en omdat we vaker thuis koken en eten gaat ook de vaatwasser vaker aan. Ook de wasmachine draait op volle toeren, want nat weer en dikke kleding leveren extra was op. Hét moment dus om even stil te staan bij het energieverbruik van deze drie apparaten. Met wat kleine aanpassingen zorg je voor een zichtbaar (gunstig!) verschil op je stroomrekening.

Slim plannen loont

Wie een slimme meter of dynamisch energietarief heeft, kan precies zien wanneer stroom het goedkoopst is. Door het programma van je wasmachine, droger of vaatwasser daarop af te stemmen, draai je letterlijk op de voordeligste momenten. Veel moderne apparaten hebben een startuitstelknop, waarmee je eenvoudig plant dat een was 's nachts of vroeg in de ochtend klaar is.

Heb je geen dynamisch contract, dan is het slim om eerst te kijken of jouw leverancier een piek- en daltarief hanteert. Bij een dubbeltariefmeter geldt het lagere tarief meestal alleen tussen ongeveer 23.00 en 07.00 uur, niet standaard in het weekend. Even checken bij je energieleverancier voorkomt verrassingen.

Wassen op lagere temperatuur

De grootste energiebesparing zit in de temperatuur van het waswater. Een was van 30 graden is meestal voldoende schoon, zeker met de huidige wasmiddelen die ook bij lage temperatuur goed werken. Alleen bij sterk vervuilde was of handdoeken kan een hogere stand nodig zijn. Een wasbeurt op 60 graden of af en toe een machinereiniger houdt de trommel fris en voorkomt vetluis - een kookwas op 90 graden is bij moderne machines niet meer nodig.

Een andere eenvoudige stap is de wasmachine pas te laten draaien als hij goed vol is. Een halve was verbruikt bijna evenveel energie als een volle: zonde. Ook de juiste dosering helpt: te veel wasmiddel kan op den duur zeepresten achterlaten, waardoor de machine harder moet werken.

Droger of droogrek?

De droger is een onmisbare hulp in de winter, maar verbruikt veel stroom. Centrifugeer je was daarom eerst op de hoogste stand, zodat er minder vocht overblijft. Hoe droger het de trommel ingaat, hoe korter het droogprogramma duurt. Warmtepompdrogers verbruiken het minst stroom, al bespaar je nog meer door de was af en toe op te hangen. In een goed geventileerde kamer, bijvoorbeeld bij de verwarming, droogt het prima zonder dat je ernaar hoeft om te kijken.

De vaatwasser slim inzetten

Een vaatwasser verbruikt vooral energie om water te verwarmen. Kies daarom het eco-programma: dat duurt wat langer, maar gebruikt minder stroom en water doordat het water op lagere temperatuur wordt verwarmd. Grote etensresten kun je beter even wegschrapen, maar spoel servies niet voor onder de kraan - dat is onnodig en verspilt warm water. Licht aangekoekte pannen en schalen vormen voor moderne vaatwassers echt geen probleem.

Wie zonnepanelen heeft, kan de vaatwasser het beste overdag laten draaien, zodat de stroom direct uit eigen opwekking komt. Ook hier geldt dat een startuitstelknop handig is: je plant eenvoudig in dat het programma start zodra de zon op het dak staat.

Onderhoud maakt echt verschil

Goed onderhoud klinkt saai, maar heeft een direct effect op het energieverbruik. Een verstopt filter, kalk in de sproeiarmen of pluis in de droger laten apparaten harder werken dan nodig. Zet ze af en toe op een onderhoudsprogramma of gebruik een speciale reiniger. Dat voorkomt niet alleen geurtjes, maar zorgt ook dat de machine weer zo goed (lees: zo zuinig) mogelijk zijn werk kan doen.

Kleine aanpassingen, harde euro's

Energie besparen is vooral een optelsom van gewoontes. Door slimmer te plannen, de juiste temperatuur te kiezen en je apparaten schoon te houden, daalt het verbruik ongemerkt. En misschien nog belangrijker: je verlengt de levensduur van apparaten die het dagelijks zwaar te verduren hebben. Daarmee bespaar je ook op de langere termijn.

PowerPoint is voor velen nog steeds het standaardprogramma voor het maken van professionele presentaties. Maar wie geen geld wil uitgeven én makkelijker wil samenwerken, kan ook prima uit de voeten met Google Presentaties. Deze gratis webapp draait in de browser. Licenties, versieconflicten en het rondsturen van bijlagen behoren daarmee tot het verleden. We leggen uit hoe je eenvoudig overstapt.

Om je eerste slide te maken, heb je alleen een Google-account nodig. Log in op Drive (https://drive.google.com) en kies rechtsboven Nieuw, gevolgd door Google Presentaties (https://slides.google.com). Er opent automatisch een leeg bestand in een nieuw tabblad. Dat wordt opgeslagen in de cloud terwijl je typt. Links staat de dia-navigator, centraal het canvas, rechts het eigenschappenvenster.

Klik bovenin op Naamloze presentatie om de bestandsnaam te veranderen; dat is ook de naam van de link die je later deelt. Via Bestand / Pagina-instelling pas je het formaat aan, bijvoorbeeld breedbeeld 16:9 of klassiek 4:3. Vergeet niet via Bestand / Taal Nederlands te kiezen (als dat niet al goed staat), zodat autocorrectie goed werkt. Handig is ook de toetscombinatie Ctrl+M (zowel Windows als Mac) om nieuwe dia’s in te voegen. Net als in PowerPoint kun je thema’s toepassen: druk op Thema in de werkbalk en blader door de sjablonen. Kies maar een geschikte uit.

Soorten dia’s 

Als je eenmaal meerdere dia’s hebt, klik je met rechts op een miniatuur in de linkerbalk. Daar kies je voor Lay-out toepassen om snel tussen titel-dia, kop-inhoud of twee kolommen te wisselen. Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor een nieuwe dia met alleen een kop, ideaal voor overgangsslides, of juist een wat meer uitgebreide slide.

Door een dia naar boven of beneden te slepen verander je de volgorde. Met Shift selecteer je meerdere slides tegelijk. Wil je een dia dupliceren? Gebruik dan de toetscombinatie Ctrl+D, of Cmd+D op de Mac, en pas alleen de details aan.

Live samenwerken

De echte kracht van Google Presentaties ligt in het gelijktijdig samenwerken zonder gedoe met versienummers. Klik rechtsboven op Delen, voer e-mailadressen in of genereer een link met Iedereen met de link / Bewerker. Via Bekijken / Live aanwijzers / Mijn cursor tonen zien collega’s je cursor live bewegen; hun cursors krijgen elk een eigen kleur. Met het camerapictogram bovenaan kun je een call opzetten met iedereen die aan de presentatie aan het werk is. Reageren gebeurt via Opmerking toevoegen, waarna deelnemers met @naam anderen kunnen taggen en taken kunnen toewijzen.

Wanneer iemand een dia verwijdert, vind je die later terug onder Bestand / Versiegeschiedenis / Versiegeschiedenis bekijken. Daar herstel je elke vorige versie met een klik op Deze versie herstellen in het menu met de drie puntjes. Geef belangrijke mijlpalen een naam, zodat je later sneller kunt terugkeren. Voor offline overleg exporteer je naar PowerPoint via Bestand / Downloaden / Microsoft PowerPoint (.pptx); alle animaties blijven behouden. De omgekeerde route werkt ook: sleep een pptx-bestand naar Drive, open het, en het wordt automatisch geconverteerd zonder lay-outfouten.

Verschillen met PowerPoint 

De grootste vraag bij overstappen is natuurlijk: wat mis ik als ik naar Google Presentaties verhuis? Verrassend weinig, maar er zijn verschillen die je workflow beïnvloeden. PowerPoint staat bekend om zijn uitgebreide animatietijdlijn en de mogelijkheid om meerdere bewegingstrajecten op één object te stapelen. Google Presentaties biedt basale vervaag-, verschuif- en inzoomtransities, maar je kunt nog geen complexe padanimaties tekenen. Ook ontbreken geavanceerde dia-overgangen zoals Morph.

Verder ondersteunt PowerPoint het insluiten van lettertypes in een pptx-bestand, waardoor je presentatie overal identiek blijft. Google Presentaties gebruikt daarentegen webfonts; bij offline export kan daardoor het uiterlijk iets verschuiven. Macro’s in VBA vind je niet terug, maar Apps Script (https://script.google.com) vult veel automatisering toch in.

Daar staat tegenover dat collaboratief werken, automatische versiegeschiedenis en publieksparticipatie standaard zijn en in PowerPoint pas met plug-ins beschikbaar komen. Kortom: heb je vooral statische of licht dynamische presentaties, dan stap je zonder problemen over. Voor complexe animaties kun je altijd PowerPoint achter de hand houden.

Interactieve elementen

Een presentatie springt eruit wanneer beeld, video en interactie worden ingezet. Voeg een foto in via Invoegen / Afbeelding / Uploaden vanaf computer of selecteer de ingebouwde optie Zoeken op internet om rechtenvrije afbeeldingen te vinden. Sleep de hoekgrepen om te schalen.

Uiteraard kun je ook gifjes uploaden via Invoegen / Afbeelding / Gif’s en stickers. Video werkt net zo eenvoudig: kies Invoegen / Video en plak een YouTube-url, of selecteer een Drive-bestand. In de rechterzijbalk stel je in of de video automatisch afspeelt, op een bepaald tijdstip start of stil wordt gezet.

Een hele tabel kun je inladen met Invoegen / Diagram / Uit spreadsheets; de resultaten verschijnen op een dia. Links voeg je toe door de tekst te selecteren en de toetscombinatie Ctrl+K of Cmd+K te gebruiken.

Presentatorweergave en Q&A

Tijdens het presenteren wil je meer dan alleen dia’s tonen; je wilt ook interactie en timing beheren. Start de diavoorstelling via Diavoorstelling rechtsboven met Ctrl+F5, of Cmd+Enter op Mac. Kies via het Pijltje voor Presentatorweergave en de presentatie opent in een nieuw venster terwijl een tweede tab verschijnt met een presentatorvenster. Daar zie je notities, een timer en knoppen om vragen te accepteren.

Activeer Tools voor het publiek / Nieuwe sessie starten en deel de gegenereerde korte url boven in het scherm. Deelnemers stellen anoniem of met naam vragen op hun telefoon of laptop; jij ziet ze binnenkomen en markeert relevante items met Selecteren zodat ze in de dia verschijnen. Wil je tijdelijk pauzeren, druk dan op B om het scherm zwart te maken terwijl je spreekt. Zo bewaak je de regie, beantwoord je vragen en behoud je contact met je publiek in realtime.

Offline en back-ups

Hoewel Google Presentaties online leeft, kun je zonder internet toch presenteren. Open eerst Google Drive, klik op het tandwiel, kies Instellingen en vink Offline aan. Google downloadt automatisch je recentste bestanden, inclusief presentaties. Test de verbinding door wifi uit te schakelen en druk op Presenteren; alles werkt lokaal, inclusief video die in Drive was opgeslagen. Zorg wel dat je de presentatie vooraf opent zodat de media worden opgeslagen en uit het geheugen worden opgehaald.

Maak daarnaast een back-up als pdf: ga naar Bestand / Downloaden / Pdf-document (.pdf). Zo kun je altijd nog dia’s tonen vanaf elke laptop. Google synchroniseert je wijzigingen zodra het netwerk terugkeert, waardoor niets verloren gaat en de versiegeschiedenis intact blijft. Zo presenteer je overal, zelfs in afgelegen conferentieruimtes zonder wifi.

Extensies en automatisering

Wil je functies die verder gaan dan de standaardset, dan biedt de add-onmarkt verrassende mogelijkheden. Open Uitbreidingen / Add-ons / Add-ons toevoegen en zoek bijvoorbeeld naar Slides Toolbox, en loop door de stappen heen. Na installatie verschijnt een zijvenster waarin je met één klik dubbele spaties opruimt, lettergrootte gelijkmaakt of alle objecten exact centreert.

Voor datagedreven dia’s installeer je Autocrat. Daarmee maak je in Google Sheets een tabel, koppel je kolommen aan tekstvelden in je presentatie en laat je het script voor elke rij automatisch een maatwerkdeck genereren. Start de workflow via Extensies / Autocrat / Start en volg de wizard.

Er zijn add-ons voor het maken van video’s, tools voor het schrijven van wiskundige formules en - heel veel - AI-tools om slides of hele presentaties te maken.

Soepel en kosteloos

Met Google Presentaties kun je vrijwel alles doen wat je gewend bent in PowerPoint, maar dan zonder gedoe met licenties of losse bestanden. Je werkt direct in de cloud, kunt tegelijk met anderen aan de dia’s werken en alle versies worden automatisch bewaard.

Voor de uitstraling zijn er genoeg thema’s, sjablonen en uitbreidingen om je presentatie strak vorm te geven. En met de ingebouwde publieksweergave en Q&A-functie betrek je je publiek gemakkelijk. Zelfs zonder internet kun je doorgaan dankzij de offline-modus, waarna alles weer netjes wordt gesynchroniseerd.

Alleen wie ingewikkelde animaties nodig heeft, is soms nog beter af bij PowerPoint, maar voor verreweg de meeste presentaties – op school, werk of privé – is Google Presentaties een soepel en kosteloos alternatief.