Bepaalde tekstfragmenten moet je keer op keer intypen, bijvoorbeeld op formulieren of in e-mails. PhraseExpress kan je helpen die taak te vergemakkelijken.

Er bestaan heel wat (gratis) programma’s die tekstsnippers voor je kunnen bewaren en die deze vervolgens toegankelijk maken via een sneltoets. Hoewel dat erg handig is, raak je natuurlijk op de duur door je sneltoetsen heen als je veel vaste tekstfragmenten wilt bewaren. PhraseExpress pakt de zaken daarom wat anders aan. Dit programma werkt met meerdere databases zodat je zelfs aparte sets met teksten kunt gebruiken. Dat maakt het programma dan ook populair onder professionals (artsen, juristen, notarissen) die vaak met standaardformuleringen te maken hebben. Die moeten er uiteraard voor betalen, maar voor privégebruik is PhraseExpress gratis.

Installeren

Download PhraseExpress. Hier zie je drie mogelijke downloads. De onderste (SQL Client Manager) is bedoeld voor organisaties waar meerdere mensen met dezelfde database werken. Die hebben wij niet nodig. Voor wat betreft het eigenlijke programma kunnen we kiezen uit een portable versie of een installatieversie. We kiezen voor die laatste (PhraseExpress Client). De knop wordt pas actief nadat we een vinkje hebben gezet bij I accept the license terms.

Na het downloaden starten we PhraseExpressSetup.exe en kiezen zoals geadviseerd voor Install for all users. We accepteren English en klikken op OK / Next (3x) / Finish. Als je al een oudere versie had, dan zal je database daarvan gekopieerd worden.

Er is nu een pictogram verschenen in het systeemvak. Klik daar met rechts op en kies Open program window voor een kijkje in het programma.

Tekst toevoegen

Het is nog een lege boel, maar daar gaan we verandering in brengen. Sluit het venster. PhraseExpress draait op de achtergrond door en stelt je in staat om tekst toe te voegen vanuit elke toepassing waarin je tekst kunt markeren. Open om te zien hoe dat in zijn werk gaat Kladblok of je favoriete tekstverwerker en typ Geachte heer. Markeer deze tekst en gebruik vervolgens de toetscombinatie Ctrl+Alt+C. PhraseExpress opent nu een invoervenster waarin je tekst al is ingevuld.

De methode om deze voortaan aan te roepen heet Autotext. Dat wil zeggen dat je een (ongebruikelijke!) lettercombinatie kunt invoeren om de tekst terug te halen. Dit is te vergelijken met het aloude steno. Wij kiezen de lettercombinatie ghr dat we invullen in het vak achter Autotext. Daarachter staat Execute after default delimiter. Dat wil zeggen dat PhraseExpress de vervanging uitvoert wanneer je na de lettercombinatie een van een aantal toetsen aanslaat, waaronder spatie, punt en komma.

Met een klik op OK slaat PhraseExpress ons eerste tekstfragment op en typ je voortaan de opgegeven lettercombinatie gevolgd door een van de leestekens, dan verschijnt je tekst. Direct na de klik op OK verschijnt een pop-up waarop je kunt klikken om de invoer aan te passen.

Aanpassen

De pop-up verdwijnt vanzelf tussen de andere Windows-meldingen, maar als je te laat bent om erop te klikken om wijzigingen aan te brengen, kun je ook het hoofdvenster van PhraseExpress openen en naar de laatste invoer navigeren. Je ziet nu je eerste tekst.

Dit is maar een korte tekst en dus kan de beschrijving (description) best de tekst zelf zijn. Bij langere teksten kun je hier iets korters invoeren.

Bij Phrase content zie je de feitelijke tekst en daaronder de instellingen zoals we die hierboven hebben besproken. Onderaan, achter Execute after default delimiter, zie je een rode min en een groene plus. Klik je op die laatste, dan kun je meer invoermethoden opgeven. Voeg er een toe en vervang daar Autotext door Hotkey. Klik op Alt en Win en toets de letter G. Sluit je PhraseExpress, dan kun je nu je zin ook invoeren met Alt+Win+G.

Lees ook: Zo krijg je toegang tot het klembord op Android

Variabelen

Met zo’n vervanging van Geachte heer win je natuurlijk niet heel veel. Wanneer je vaak brieven schrijft en deze standaard beginnen met Woonplaats, datum gevolgd door enkele returns, een aanhef en nog wat returns kun je ook dat geheel automatiseren.

Schrijf zo’n begin van een brief en sla deze op met Ctrl+Alt+C zoals we deden bij de paragraaf ‘Tekst toevoegen’. Open vervolgens PhraseExpress en kies dit nieuwe tekstfragment om te bewerken.

Markeer hierin nu de datum en klik op Date/Time. Er wordt dan een venster geopend waarin je een opmaak kunt kiezen. Het formaat 03/09/2023 lijkt het meest op wat wij gewend zijn. Klik je daarop dan verschijnt dit in het vak Format.

Wij willen naar Nederlands gebruik echter eerst de dag en dan de maand. We verwisselen daarom de letters dd en mm zodat we -f dd'/'mm'/'yyyy krijgen. Klik je nu op OK, dan zie je dat de datum vervangen is door Date/Time. We zetten de cursor voor de plaatsnaam en klikken op het pictogram Rechts oplijnen. We vullen achter Autotext een sneltekst in, bijvoorbeeld brfhef, en klaar is onze aanhef.

Invullen

Een automatisch ingevulde datum is slechts een van de vele mogelijkheden die in PhraseExpress macro’s worden genoemd. Een ander voorbeeld is het toevoegen van gebruikersinvoer. Hoewel we weer kunnen beginnen in Kladblok of onze tekstverwerker, gaan we ditmaal aan de slag in PhraseExpress zelf.

Open het venster en klik op New Phrase. Vul bij Description de naam Vergadering in en klik het vak Phrase Content. We voegen vervolgens wat tekst toe.

De vergaderingen van onze club kennen een vast stramien dat we telkens kunnen hergebruiken. De woorden DATUM, ITEM1 en ITEM2 hebben we daar geplaatst als geheugensteun die we op die plek iets gaan wijzigen.

Markeer DATUM en klik op User Input / Form Input. Klik op Checkbox en kies daar Single-line Input. Selecteer achter Syntax Input Required. Klik op OK. Doe vervolgens hetzelfde voor de woorden ITEM1 en ITEM2.

Geef bij Autotext een naam, bijvoorbeeld vrgdr en sluit het venster. Typ je nu in je tekstverwerker het gekozen woord vrgdr, dan toont PhraseExpress een venster met drie invulvakken voor DATUM, ITEM1 en ITEM2. Omdat we hebben gekozen voor Input Required moet je hier overal wat invullen. Klik je daarna op OK, dan verschijnt de complete vergaderagenda.

Tot slot

Toen de cursor in het vak Phrase content stond, heb je misschien gezien dat je nog heel wat meer zaken kunt toevoegen, zoals plaatjes, hyperlinks en elementen van formulieren. Ook kun je je tekstsnippers uitgebreid opmaken.

Ga je in het menu File naar Download contents, dan vind je op de website van PhraseExpress bovendien allerlei add-ons, zoals een uitgebreide voorbeelddatabase en Nederlandse spellingcontrole. Kortom: er is nog heel wat te ontdekken in dit veelzijdige programma.

Daan is terug! Vlak voordat hij naar naar Japan gaat voor onder andere PokéPark Kanto, heeft hij het Cody en Jacco over Pokémon Day-gekte en Animal Crossing: New Horizons 3.0. Ook bespreken de mannen wat ze willen van een nieuwe Animal Crossing.

Kom bij onze Discord. Via ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠deze link⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠ ⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠⁠kan je met ons en andere luisteraars kletsen over games, deals, nieuws en meer.

Wil je zelf ook een vraag insturen of heb je iets leuks om te melden? Dat kan! Stuur een mailtje naar bonuslevelcast@gmail.com (of bonuslevelkast@gmail.com of bonuslevelqast@gmail.com) en wellicht hoor je jezelf terug in de volgende aflevering!

Microsoft 365 is niet de enige optie voor professionele documenten, spreadsheets en presentaties. Wie privacy wil, liever offline werkt of sneller klaar wil zijn, heeft keuze uit verrassend goede suites. Die voeren je taken net zo goed, of zelfs beter, uit. We bespreken hoe je krachtige, minder bekende alternatieven inzet voor onder meer samenwerken, tabellen analyseren, notities beheren en presenteren.

De meeste gebruikers kiezen automatisch voor Microsoft 365 of voor Google Workspace. Maar er zijn ook moderne Office-alternatieven voor Windows. Die bieden een prima compatibiliteit met docx-, xlsx- en pptx-bestanden en bieden ook nog eens unieke extra’s. Denk aan lokaal werken zonder in te leveren op samenwerking, docx-end-to-end-versleuteling voor gevoelige documenten, of lichtgewicht apps die sneller opstarten en minder systeembronnen vergen.

Daarmee voorkom je dus dat je de systemen van Microsoft of Google wordt ingezogen. Je houdt de regie over je dataopslag en je kunt je workflows precies invullen zoals je team dat nodig heeft.

In dit artikel ga je concreet aan de slag met een aantal alternatieven. OnlyOffice Desktop Editors is er voor lokale power en veilige samenwerking. Zoho Writer en Zoho Show zijn er voor offline werken en automatisering. WPS Office is een snelle all-in-one desktopervaring, inclusief pdf. SoftMaker FreeOffice is een betrouwbare, lichte suite. En dan hebben we nog CryptPad, een samenwerkingstool waarbij privacy bovenaan staat.

©dennizn - stock.adobe.com

OnlyOffice Desktop Editors: Lokaal of in de cloud

Installeer OnlyOffice Desktop Editors op Windows (www.onlyoffice.com)en start de suite. Klik in het hoofdvenster links op Verbinding maken met Cloud office en kies je dienst, bijvoorbeeld Nextcloud. Vul de url in, klik op Nu verbinden, meld je aan en open daarna je bestanden direct in de desktop-tabbladen. Zo werk je offline aan documenten op je schijf en schakel je naadloos over op co-authoring zodra je verbinding hebt.

In tekstbestanden vind je revisiehulpmiddelen onder Samenwerken en Wijzigingen bijhouden, in spreadsheets en presentaties staan de samenwerkingstools eveneens bovenin het lint. Belangrijk is dat OnlyOffice lokaal volledige bewerking biedt voor Office-bestanden en dat je extra onlinefuncties (zoals Mail Merge) pas nodig hebt als je aan de cloud koppelt. In de praktijk gebruik je dus één interface voor beide werelden: lokaal en online. Dat vermindert context-switches en voorkomt dat je documenten verspreid raken over verschillende apps.

Formulieren en pdf’s maken

OnlyOffice maakt van formulieren een eersteklas workflow. Open een document en ga naar de tab Forms om velden toe te voegen, zoals tekst, dropdowns, checkboxes, radio buttons, datum of afbeelding. Sla je formulier op als pdf zodat ontvangers het kunnen invullen met verplichte velden en duidelijke navigatie via Vorig veld en Volgend veld. In een geopende pdf schakel je met PDF bewerken naar de bewerkingsmodus, of kies Opslaan als om het ingevulde formulier op te slaan.

Werk je met zeer gevoelige informatie, gebruik dan de versleutelde omgeving van OnlyOffice: de Private Room. Die is toegankelijk via de desktopapp wanneer je aan een OnlyOffice-cloud bent verbonden. De documenten en het verkeer zijn versleuteld met AES-256 en kunnen veilig worden gedeeld en samen worden bewerkt, met enkele restricties zoals geen drag-and-drop upload. Zo combineer je formulierstromen, pdf-bewerking en vertrouwelijke samenwerking zonder extra tools.

Welk alternatief past bij jou?

Werk je vooral lokaal met af en toe samenwerking, dan is OnlyOffice Desktop Editors een goede eerste stap. Je bewerkt hiermee offline documenten en koppelt ze later aan je cloud. De co-edit-modi Fast en Strict geven controle over de wijzigingen. Wil je PowerPoint vervangen op Windows met degelijke offlinepresentaties? Dan ben je met de Windows-app van Zoho Show snel aan het werk. Dit is compleet met thema’s en naadloze sync zodra je weer online bent.

Zoek je een compacte desktopervaring met pdf-tools en automatische cloudback-ups? Dan is WPS Office praktisch. Houd er wel rekening mee dat geavanceerd pdf-bewerken onder een abonnement valt, terwijl de kernapps gratis blijven.

Moet privacy boven alles gaan? Dan zit CryptPad in een eigen klasse met docx-end-to-end-versleuteling en met delen via Share en Access. Tip voor hybride teams: combineer OnlyOffice met Nextcloud voor intern co-authoren en gebruik Zoho Show of WPS Presentation voor presentatiemomenten, zodat je het beste van beide werelden benut. 

Draaitabellen en slicers

Voor snelle analyses maak je in OnlyOffice Spreadsheets een draaitabel. Selecteer een cel in je dataset, open de tab Invoegen en klik op Draaitabel. Kies Nieuw werkblad of Bestaand werkblad en bouw je rapport door velden naar Rijen, Kolommen, Waarden en Filters te slepen.

Voor een snelle filtering voeg je slicers toe. Selecteer hiervoor een geformatteerde tabel, ga naar Invoegen en kies Slicers. Elk geselecteerd kolomveld krijgt dan een klikbare filterknop naast je rapport. In één interface stap je zo van ruwe csv naar bruikbare managementoverzichten die je als xlsx of pdf deelt. Het grote voordeel is dat je dit geheel offline doet en pas online gaat wanneer je wilt delen of samenwerken.

Zoho Writer en Zoho Show: Offline documenten

Zoho Writer kun je als PWA of in de browser offline gebruiken. Ga naar https://writer.zoho.com en open je documentoverzicht, klik links op Offline en kies Writer offline aanzetten. Writer synchroniseert vervolgens recent geopende bestanden, die je via de offline-link bewerkt; met een werkende internetverbinding herstelt Writer automatisch de sync.

Voor repetitieve documenten automatiseer je met Automatiseren en Template samenvoegen. Open je sjabloon, voeg mergevelden in, koppel een gegevensbron zoals Zoho Sheet, Zoho Forms of Zoho CRM, en kies de uitvoer: opslaan, mailen als attachment of link, naar ondertekening sturen of publiceren als invulbaar formulier. Via Automatiseren / Voorbeeldweergave van samenvoegen controleer je de lay-out en logica, waarna Run Merge de batch genereert. Zo vervang je handwerk voor contracten, offertes of brieven door een herhaalbare structuur zonder menselijke fouten.

Presentaties

Presenteren zonder PowerPoint kan verrassend soepel met Zoho Show. Sinds mei 2025 is er een Windows-desktopapp waarmee je presentaties lokaal kunt maken, openen en bewerken. Je start de app en kunt zelfs zonder account direct bouwen; later aanmelden synchroniseert je werk naar de cloud. Show ondersteunt offline werken, gebruikt ingebouwde thema’s en laat je meerdere decks in tabbladen openen. Werk je liever in de web-app, dan activeer je via de overzichtspagina Offline presentaties en klik je Offline instelling inschakelen; standaard zijn je vijf meest recente decks offline beschikbaar en kun je desgewenst afzonderlijke presentaties offline markeren. Tijdens een switch naar online synchroniseert Show wijzigingen automatisch. Tegelijk blijft realtime samenwerken beschikbaar, inclusief delen, commentaar en bibliotheken voor herbruikbare slides. Daarmee is Show een volwassen alternatief voor vergaderingen, lessen en evenementen.

WPS Office: Snel en compatibel

Op Windows blinkt WPS Office (www.wps.com) uit in snelheid en compatibiliteit. Je krijgt Writer, Spreadsheets, Presentation en een pdf-module in één venster met tabbladen, volledig compatibel met gangbare Microsoft-formaten. De basisfunctionaliteit is gratis, voor geavanceerd pdf-bewerken heb je een abonnement nodig.Meld je aan in WPS en schakel fileroaming in (wordt standaard geactiveerd) om documenten automatisch in WPS Cloud te bewaren en geschiedenis te bekijken; uitloggen stopt die uploads.

In Spreadsheets maak je een draaitabel door je data te selecteren, Insert / PivotTable te kiezen en in een nieuw werkblad velden te slepen naar de gebieden. Je vindt hier refresh-, herorden- en verwijdervelden zoals je gewend bent.In Writer schakel je revisie bij via Review / Track Changes of met Ctrl+Shift+E. Zo combineer je snelle desktopbewerking, cloudsync en basis-pdf in één pakket dat op oudere Windows-machines lekker licht blijft.

SoftMaker FreeOffice: Klassiek en betrouwbaar

Zoek je een klassieke, betrouwbare desktopervaring, dan is FreeOffice van SoftMaker (www.freeoffice.com) een goede keuze. Met TextMaker, PlanMaker en Presentations werk je lokaal in docx, xlsx of pptx en kun je snel print-klare pdf’s maken.

De interface is compact, start vlot en blijft responsief op oudere hardware. Voor wie later wil doorgroeien, biedt SoftMaker Office NX Universal een paar extra’s, zoals geïntegreerde Zotero-bronvermelding, Duden Korrektor voor geavanceerde taalcontrole en administratieve opties; FreeOffice blijft echter ruimschoots bruikbaar voor dagelijkse taken als rapporten, begrotingen en presentaties.

De installatie is rechttoe rechtaan en updates kun je met een klik op het vraagteken Controleer op updates uitvoeren. Omdat FreeOffice focust op kernfuncties, is het een prettige keuze voor redacties en onderwijs-pc’s waar stabiliteit en compatibiliteit vooropstaan en waar cloudfunctionaliteit minder belangrijk is.

Presenteren zonder PowerPoint

Moet je vaak op locatie presenteren met matige wifi, dan werkt de Windows-app van Zoho Show prettig. Je bouwt hiermee decks volledig offline op en synchroniseert later. Werk je veel met sjablonen en wil je snel variëren? Dan is WPS Presentation handig door View / Slide Master en een vlotte bewerking. Oefen je timing met Slide Show / Rehearse Timings en print notitiepagina’s met je spreektekst.

Voor privacygevoelige instellingen of publieksdecks die je als link wilt delen zonder dat iemand de bron ziet, is CryptPad sterk. Je schrijft hiermee in Markdown, exporteert naar pptx of pdf en deelt via Share met leesrechten of een wachtwoord. Wissel je tussen platformen, bereid dan altijd een pdf-backup van je deck voor. Dat voorkomt compatibiliteitsproblemen met lettertypes of animaties op onbekende pc’s. In alle drie de routes houd je controle over timing, notities en distributie, zonder afhankelijk te zijn van Microsoft-ecosystemen. 

CryptPad: Veilig samenwerken

Als privacy belangrijk is, biedt CryptPad (www.cryptpad.fr) een volledige Office-achtige suite in de browser met docx-end-to-end-versleuteling. Maak in je CryptDrive een nieuw document, kies bijvoorbeeld Slides of Rich Text, en deel dat via de knoppen Share en Access. Je stelt per link of contact in of iemand mag kijken, presenteren of bewerken. Je kunt desgewenst een access-list of wachtwoord instellen.

Voor presentaties schrijf je in Markdown. Met Insert voeg je afbeeldingen uit je CryptDrive toe en met Present ga je fullscreen. Exporteren kan naar pptx, odp of pdf, zodat je decks ook zonder CryptPad te gebruiken zijn. Omdat alles client-side is versleuteld, zien zelfs servicebeheerders de inhoud niet. Zo kun je veilig samenwerken met collega’s of bekenden, zonder lokale software te installeren.

Notities en spreekteksten

Wil je tijdens een pitch je eigen aantekeningen zien, dan werkt dat in veel alternatieven net zo soepel. In WPS Slides klik je onderaan de slide in het notitiegebied om notities voor de spreker toe te voegen. Tijdens de presentatie open je met een klik rechts Speaker Notes, dat is je sprekersvenster dat het publiek niet ziet. Met Presentation / Print druk je notitiepagina’s af of exporteer je ze via Export to PDF.

In Zoho Show plaats je tekstkaders of slimme elementen voor steekwoorden en oefen je je timing door offline te presenteren. In WPS kun je bovendien je timing oefenen via Slide Show / Rehearse Timings en die tijden bewaren voor automatische weergave. Zo bouw je een beheersbare spreektekst, houd je de regie over tempo en zorg je dat je verhaal staat, ook zonder PowerPoint.

De PowerPoint-versie van WPS biedt veel extra’s, zoals het oefenen van je timing.

Tot slot

De kracht van minder bekende Office-alternatieven zit in keuzevrijheid. OnlyOffice levert een naadloze brug tussen lokaal werken en gecontroleerde samenwerking, bij voorkeur op je eigen Nextcloud. Zoho Writer en Show maken offline-productiviteit en documentautomatisering bereikbaar zonder IT-gedoe, terwijl WPS Office een snelle desktopervaring biedt met ingebouwde pdf-tools en cloudroaming. SoftMaker FreeOffice is de lichte klassieker die op vrijwel elke Windows-pc kan draaien, en CryptPad geeft je maximale privacy met docx-end-to-end-versleuteling. Door deze tools te combineren, bouw je een workflow die past bij je team, je data-eisen en je budget, zonder concessies te doen aan compatibiliteit of kwaliteit.