Er zijn talloze programma's die hetzelfde kunnen, vaak met overbodig veel complexe instellingen. Programma's die geschikt zijn voor één specifieke taak zijn dun gezaaid. In dit artikel bespreken we 15 van deze onmisbare programma's.

Wat gaan we doen?

We bespreken onmisbare programma's die handig zijn om één specifieke taak uit te voeren: van anoniem internetten tot het geschikt maken van video's voor jouw tablet of iPhone.

Tip 01: Bestanden vinden

Windows heeft een ingebouwde zoekfunctie om bestanden te vinden, maar deze verbleekt bij Everything. Everything kan niet in bestanden zoeken, maar is gespecialiseerd in het vinden bestanden op naam. Het programma werkt op alle lokale harde schijven met een NTFS-indeling. De meeste Windows-computers gebruiken dit. Het is niet nodig om de volledige bestandsnaam te typen, een gedeelte ervan voldoet al. Stel: je zoekt het bestand dagboek vakantie Frankrijk 2013.docx. Met Everything is de zoekopdracht dagb fr 13 (of nog minder tekens) voldoende om het bestand boven water te toveren. Klik het bestand aan om het te openen in het bijbehorende programma.

©PXimport

Tip 01 Everything vindt in luttele seconden het bestand dat je zoekt.

Tip 02: Tekst in bestanden zoeken

Als je een bestand wil openen, maar niet meer weet hoe het bestand heet en/of waar het was opgeslagen, biedt TextCrawler uitkomst. TextCrawler vindt het bestand snel terug als je ook maar íéts weet over wat er in het bestand staat. Het programma is geavanceerd, maar de basis werkt eenvoudig.

Geef (als je dat weet) bij File filter aan om welk type bestand het gaat, bijvoorbeeld *.docx voor een Word-bestand of *.xlsx voor een Excel-bestand. Typ bij Find een klein stukje tekst waarvan je zeker weet dat het in het bestand voorkomt. Weet je de map waar het bestand staat? Geef dit dan op bij Start location. Als je de map niet weet, kun je hier C:\ opgeven om jouw volledige C-schijf te laten doorzoeken. Klik op Find om TextCrawler aan het werk te zetten. De resultaten verschijnen onder in beeld.

©PXimport

Tip 02 Ben je de bestandsnaam vergeten, maar weet je wel iets anders van het bestand? TextCrawler vindt jouw bestand terug!

Tip 03: Platte tekst plakken

Er zijn van die programma's die je niet elke dag nodig hebt, maar waarvan het wel prettig is dat ze er zijn! Voor wie een eigen website bijhoudt, regelmatig advertenties plaatst op bijvoorbeeld Marktplaats of teksten wil kopiëren vanaf internet naar een Word-document is PureText onmisbaar. Met de toetscombinatie Ctrl+V (plakken) plak je niet alleen de tekst, maar ook de opmaak. PureText geeft jouw computer een extra toetscombinatie, namelijk Windows-toets+V. Hiermee plak je alleen de platte tekst, dus zonder opmaak.

©PXimport

Tip 03 PureText plakt met Windows-toets+V alleen de platte tekst.

Tip 04: Snelle notitie

Om een notitie te maken, kun je losse papiertjes gebruiken, werken met Windows Kladblok of een geavanceerde oplossing als OneNote inzetten. Simple Sticky Notes is een goede middenweg en biedt de bekende 'geeltjes' op jouw bureaublad. Het is vergelijkbaar met het programma Plaknotities dat vanaf Windows 7 standaard met Windows meegeleverd wordt. In Simple Sticky Notes is het echter ook mogelijk om andere lettertypes en -kleuren te gebruiken of een alarm aan een notitie te hangen als je iets écht niet mag vergeten. Met Simple Sticky Notes kun je gemakkelijk een boodschappenlijstje of even snel een notitie van een telefoongesprek maken. Let tijdens de installatie wel goed op om ongewenste software of andere aanpassingen te voorkomen.

©PXimport

Tip 04 Simple Sticky Notes plakt de bekende 'geeltjes' op jouw bureaublad.

Tip 05: Foto-resolutie aanpassen

Elk fotobewerkingsprogramma kan het: de resolutie van fotobestanden aanpassen. Hiermee maak je een foto kleiner en dus beter geschikt voor gebruik op websites, sociale media of voor in een e-mail. Helaas zijn dit vrij veel handelingen, maar gelukkig is het proces met Image Resizer for Windows te vereenvoudigen.

Image Resizer for Windows integreert in het menu van jouw rechtermuisknop. Open een map met foto's in de Windows Verkenner. Klik rechts op een afbeelding of maak een selectie van meerdere afbeeldingen. Kies Resize pictures en vervolgens een nieuw formaat voor de foto('s), bijvoorbeeld Medium of Large. Plaats een vinkje bij Replace pictures als je de originele afbeeldingen wilt overschrijven. Zonder dit vinkje maakt Image Resizer for Windows kopieën met de verkleinde afbeelding(en), wel zo veilig!

©PXimport

Tip 05 Image Resizer for Windows verkleint foto's vanuit de Windows Verkenner via het rechtermuisknopmenu.

Tip 06: Foto's omzetten naar ander formaat

Fotobestanden zijn er in allerlei formaten. De bekendste zijn bmp, png en jpg. SageThumbs maakt het eenvoudig om een afbeelding snel om te zetten naar een andere indeling. Stel: je hebt een jpg-afbeelding en je wil hier een png-bestand van maken. Open met de Windows Verkenner de map met het fotobestand. Klik met de rechtermuisknop op het jpg-bestand (je kunt ook eerst meerdere bestanden selecteren) en kies SageThumbs / Convert to png. Het bestand wordt direct omgezet. Naast jpg ondersteunt SageThumbs de indelingen bmp, gif en png.

©PXimport

Tip 06 SageThumbs zet foto's snel om naar een andere indeling.

Tip 07: Krachtige mini-fotobewerker

Photoshop is een echte 'alleskunner', maar het pakket is duur, heeft een leercurve en stelt hoge eisen aan jouw computer. Voor veelvoorkomende handelingen (dus niet echte bewerkingen!) helpt Image Tuner je uit de brand. Image Tuner maakt het eenvoudig om meerdere foto's snel te verkleinen, te voorzien van een watermerk en te hernoemen. Dit principe wordt ook wel 'batchverwerking' genoemd. Sleep een fotoselectie vanuit de Windows Verkenner naar het Image Tuner-venster. Kies rechtsonder in beeld de bewerkingen die je wil toepassen.

Geef bij Save to aan waar je de foto's wil bewaren en voer de handelingen in één keer uit met F9. Je kunt de gekozen bewerkingen optioneel opslaan via File / Save om deze later op andere foto's toe te passen. Wees alert tijdens de installatie om ongewenste extra software of andere aanpassingen te voorkomen.

©PXimport

Tip 07 Image Tuner is een batch fotobewerker waarmee je fotobewerkingen in één keer toepast op meerdere afbeeldingen.

Tip 08: Ondertiteling zoeken

Een film binnengehaald zonder ondertiteling? Dan kun je allerlei websites afspeuren op zoek naar de juiste ondertiteling. Sublight 4 neemt je dit tijdrovende karwei uit handen. Sleep het filmbestand vanuit de Windows Verkenner naar het Sublight 4-venster. De film wordt automatisch gevonden aan de hand van de naam van het videobestand. Je kunt de zoekopdracht optioneel handmatig aanpassen. Dubbelklik op een zoekresultaat. Sublight 4 haalt de ondertiteling binnen en bewaart deze met dezelfde bestandsnaam als het filmbestand zodat de ondertiteling direct werkt.

©PXimport

Tip 08 Ondertiteling nodig voor jouw films? Sublight 4 vindt automatisch de juiste bestanden aan de hand van de naam van het videobestand.

Tip 09: Alle filmbestanden afspelen

VLC media player is geavanceerde afspeelsoftware waarmee je video's kunt omzetten en streamen. Deze laatste opties worden in de praktijk nauwelijks gebruikt. VLC is vooral populair omdat het programma alle mogelijke videobestanden en -indelingen probleemloos afspeelt. Bovendien betekent het een einde aan het gezeur over ontbrekende codecs of problemen met beeld en geluid.

Via Bestand / Ondertiteling laden kun je handmatig een ondertitelingsbestand aanwijzen. Als het ondertitelingsbestand dezelfde naam heeft als het filmbestand, pakt VLC dit automatisch op. Indien er meerdere talen voor ondertiteling beschikbaar zijn, selecteer dan de gewenste taal via Navigatie / Ondertitelingstaal.

©PXimport

Tip 09 VLC media player ondersteunt alle (on)bekende videobestanden en speelt deze probleemloos af.

Tip 10: Video's naar tablet

Gedownloade films zijn meestal niet direct af te spelen op jouw smartphone of tablet. Je dient de film eerst om te zetten naar een geschikt formaat. Met Freemake Video Converter krijgt je dit snel voor elkaar. Sleep de films die je wil omzetten vanuit de Windows Verkenner naar het Freemake Video Converter-venster. Optioneel kun je ondertiteling bijvoegen. Kies onder in beeld het gewenste uitvoerformaat, bijvoorbeeld Apple iPad. Freemake Video Converter bepaalt automatisch de juiste instellingen voor het uitvoerbestand, maar je kunt dit ook handmatig bijstellen. Wees alert tijdens de installatie van Freemake Video Converter om overbodige programma's te voorkomen.

©PXimport

Tip 10 Freemake Video Converter zet filmbestanden om naar het juiste formaat voor jouw tablet of smartphone.

Tip 11: Schoonmaakhulp

Er zijn talloze schoonmaakprogramma's om overbodige bestanden en resten van jouw computer te verwijderen. BleachBit is een grondig- en gebruiksvriendelijk hulpprogramma om dit voor je te regelen. In tegenstelling tot vergelijkbare programma's maakt BleachBit standaard niets schoon. Selecteer in de linkerkolom welke onderdelen BleachBit moet aanpakken, bijvoorbeeld jouw browser(s) en systeem, en zet BleachBit aan het werk met Opschonen.

BleachBit verwijdert alleen overbodige bestanden en instellingen en geen persoonlijke bestanden. Toch is een waarschuwing van kracht: BleachBit is krachtig gereedschap. Verwijder nooit onderdelen die je niet kent en maak bij twijfel altijd eerst een back-up.

©PXimport

Tip 11 BleachBit is een krachtig alternatief voor het bekende CCleaner.

Tip 12: Spyware verwijderen

Als het goed is gebruik je beveiligingssoftware, bijvoorbeeld het gratis Microsoft Security Essentials. Hiermee wordt jouw systeem permanent in de gaten gehouden en maken virussen, spyware en andere ellende geen kans. Toch kan het voorkomen dat er iets door de mazen van het beveiligingsnet glipt en je toch malware oploopt. In dit geval biedt Anti-Malware Free uitkomst.

De gratis versie biedt geen permanente achtergrondbeveiliging en is dus geen vervanging voor jouw beveiligingssoftware. Wel is Anti-Malware Free uitstekend in staat om aanwezige malware op te sporen en verwijderen. Sluit voor gebruik alle openstaande vensters. Voer bij voorkeur eerst een schoonmaakactie uit met bijvoorbeeld BleachBit (zie tip 11) voor een snellere doorloop van de systeemcontrole.

©PXimport

Tip 12 Heb je spyware of andere malware opgelopen? Verwijder de ellende met Anti-Malware Free.

Tip 13: Veilig en anoniem internetten

Het TOR-netwerk is al jaren bekend (en berucht) vanwege de extreme anonimiteit op internet. Voor normale computergebruikers was het configureren van TOR lastig, maar dit is veranderd sinds de website een compleet pakket aanbood: Tor Browser Bundle. De download bestaat uit een geconfigureerde toegang tot het TOR-netwerk en een aangepaste Firefox-browser.

Tor Browser Bundle kun je naast jouw bestaande browser(s) gebruiken, installatie is niet nodig. Download Tor Browser Bundle en pak het geheel uit naar een willekeurige map. Voer het bestand Start Tor Browser.exe uit via de Windows Verkenner. De aangepaste versie van Firefox wordt automatisch gestart waarna je je anoniem en via een ander IP-adres op internet kunt begeven.

©PXimport

Tip 13 Tor Browser Bundle geeft op een eenvoudige manier toegang tot het TOR-netwerk zodat je direct anoniem kunt internetten.

Tip 14: Stabieler draadloos netwerk

Er zijn weinig programma's die zo doeltreffend zijn als inSSIDer als het gaat om het opsporen van problemen met draadloze netwerken. Je ziet de signaalsterkte van jouw draadloze netwerk (en andere relevante informatie) in een grafiek. inSSIDer toont deze gegevens ook van alle overige netwerken in de buurt. Zo zie je snel of er overlap is en of netwerken elkaar mogelijk storen, bijvoorbeeld omdat ze hetzelfde kanaal gebruiken. Met deze informatie kun je een beter kanaal kiezen en dit instellen in jouw draadloze router of modem. Dit laatste dient te gebeuren in de beheermodule van jouw modem/router en vereist technische kennis.

Heb je een probleem gelokaliseerd en gebruik je een draadloos modem van jouw internetaanbieder? Neem contact op met de helpdesk van jouw internetaanbieder om de instelling te vinden in jouw modem en het kanaal aan te passen.

©PXimport

Tip 14 inSSIDer helpt bij het identificeren van draadloze problemen, bijvoorbeeld als het netwerk van de buurman hetzelfde kanaal gebruikt als jouw netwerk.

Tip 15: Digitale boekencollectie beheren

Heb je een e-reader? Dan gebruik je waarschijnlijk de meegeleverde software van de fabrikant. Hieraan zitten meestal veel beperkingen. De software Calibre ondersteunt bijna alle merken en typen e-readers en maakt het eenvoudig om jouw digitale boekenkast te beheren. Zo kun je gedownloade boeken eenvoudig toevoegen en categoriseren. Bovendien kan Calibre digitale boekformaten ook onderling converteren en zo geschikt maken voor jouw e-reader.

©PXimport

Tip 15 Calibre kan digitale boeken converteren en beheert jouw e-reader en digitale boekencollectie.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).