Je installeert of gebruikt een toepassing en je wilt weten welke registersleutels of bestanden die zoal creëert of wijzigt, omdat je het bijvoorbeeld niet helemaal vertrouwt. Of je past een Windows- of een programma-instelling aan en wilt onderzoeken waar in het register die wijziging plaatsvindt zodat je die ook gemakkelijk elders kunt toepassen. Bestanden monitoren doe je zo.

Niet alleen Windows zelf maar ook heel wat achtergrondprocessen en toepassingen creëren of wijzigen voortdurend en ongemerkt allerlei bestanden en ook talloze registersleutels. In dit artikel bespreken we enkele tools waarmee je dergelijke veranderingen kunt monitoren, want die informatie kan best nuttig zijn. Vooral de wat gevorderde gebruiker zal zich hier aangesproken weten. We beperken ons tot technieken die ook bruikbaar zijn in Windows 10 Home en gaan dus voorbij aan de krachtige auditfuncties zoals die in Windows 10 Pro en hoger zijn ingebouwd. We focussen ons eerst op het Windows-register en bekijken daarna het bestandssysteem.

Register in beeld

Het Windows-register is een reeks bestanden die samen een hiërarchisch opgebouwde database vormen met daarin talloze configuratie-instellingen van zowel Windows, hardwarecomponenten als toepassingen. Je kunt deze database bestuderen door Windows-toets+R in te drukken en tik dan in: Regedit.

Stel, je installeert een toepassing en je wilt graag weten welke registerwijzigingen tijdens deze installatie worden uitgevoerd. Probeer dan de gratis, portable tool RegistryChangesView, waarvoor ook een Nederlands taalbestand beschikbaar is. Start de tool op, kies Momentopname van register maken, kies een locatie, beperk de snapshot eventueel tot specifieke registeronderdelen (zoals HKEY_CURRENT_USER) en bevestig met Momentopname maken. Daarna start je de installatie van de toepassing. Opnieuw bij RegistryChangesView kies je  Bestand, RegistryChangesView-opties. Bij de eerste gegevensbron verwijs je naar het zonet opgeslagen snapshotbestand en de tweede stel je in op Huidige register. Klik op OK om een overzicht van alle verschillen in het overzichtsvenster te zien.

©PXimport

Specifieke sleutels

Tools als RegistryChangesView zijn natuurlijk minder handig als je specifieke registersleutels wilt monitoren. Dan is het gratis, portable BgInfo meer geschikt. Hier kun je zelf een of meer registersleutels selecteren waarvan je de sleutelwaarden zichtbaar kunt maken op je bureaublad. Telkens als je BgInfo (of Windows) herstart, kun je zien of de betreffende sleutelwaarden zijn aangepast.

Pak het archiefbestand uit en start Bginfo.exe of Bginfo64.exe op. Standaard blijkt heel wat systeeminformatie beschikbaar, zoals Boot Time, DHCP Server en Free Space, maar wij zijn alleen in specifieke registersleutels geïnteresseerd en dus mag je alle items in de blauwgroene tab verwijderen. Druk vervolgens op Custom, New en selecteer Registry Value. Bij Path vul je nu het pad naar de beoogde registersleutel in. Dat kan ook als volgt: start Regedit op, navigeer naar de sleutel en kies Bewerken, Sleutelnaam kopiëren. Via Ctrl+V plak je die vervolgens in het Path-veld, waarna je er achteraan de juiste waarde toevoegt. Bijvoorbeeld: HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Policies\Microsoft\Windows\Personalization\NoLockScreen. Bevestig met OK, selecteer het zojuist toegevoegde item, druk op Add en op Preview voor het resultaat. Druk nogmaals op Preview en op Apply of OK om de configuratie te bewaren.

©PXimport

Filtervoorwaarden

Windows Pro en hoger bevatten een aantal configuratie-opties die niet in Windows Home beschikbaar zijn of in ieder geval niet bereikbaar zijn vanuit de grafische interface. Maar vaak kun je die opties toch ook in Home instellen door de corresponderende registersleutel(s) te creëren of te wijzigen. De vraag is in dit geval: om welke registersleutel(s) gaat het precies? Dat kan de krachtige en gratis tool Process Monitor je vertellen.

Pak het archiefbestand uit en start Procmon.exe dan wel Procmon64.exe op. Klik op het vergrootglaspictogram zodat het automatisch loggen stopt en maak de huidige log leeg met het gumicoontje. Klik op de knoppenbalk op de vier meest rechtse pictogrammen zodat ze worden uitgeschakeld, maar laat het pictogram Show Registry Activity wel ingeschakeld.

Druk nu op het Filter-icoon zodat het dialoogvenster Process Monitor Filter verschijnt. Druk op de knop Reset waarna je bij Display entries matching these conditions er met behulp van de uitklapmenu’s voor zorgt dat je het volgende verkrijgt: Category is Write then Include. Voeg deze voorwaarde aan de standaardlijst toe met de knop Add en druk op OK. Open nu het menu Filter en plaats een vinkje bij Drop filtered events, zodat Process Monitor gefilterde gebeurtenissen niet toont of bewaart.

©PXimport

Verder inzoomen

Je bent nu bijna klaar om registerwijzigingen te loggen. Laat Process Monitor geopend en ga naar het instellingenvenster met de optie waarvan je wilt onderzoeken in welke registersleutel die wordt bewaard. Wijzig deze optie nog niet maar versleep eerst het vizier-icoon van Process Monitor naar het instellingenvenster, zodat er een filter wordt toegevoegd die alleen registerwijzingen zal loggen als die van het proces van dat instellingenvenster afkomstig is. Dat merk je aan de toegevoegde pid-regel (process idd) in het venster van Process Monitor Filter.

Start nu het loggingsproces in Process Monitor door op het vergrootglas-icoon te klikken of via de sneltoets Ctrl+E, waarna je de betreffende optie in- of uitschakelt. Meteen erna zet je het loggen weer stop. Als het goed is duiken even later een of meerdere registersleutels op in het logpaneel en weet je dus op welke sleutel(s) het in- of uitschakelen van de optie een impact heeft.

©PXimport

Reg-bestanden

Met enige handigheid kun je nu een bestand (op je bureaublad) creëren waarmee je die sleutelwaarde snel kunt aanpassen, zodat je voortaan niet meer naar dat instellingenvenster hoeft. Rechtsklik op de betreffende sleutel in het logvenster van Proces Monitor en kies Jump To. De Register-editor (Regedit) opent zich en navigeert automatisch tot bij die sleutel. Met die sleutel geselecteerd open je in Regedit het menu Bestand en kies je Exporteren. Zorg dat de optie Geselecteerde subsleutels is aangevinkt en vul een geschikte bestandsnaam in met bijvoorbeeld je bureaublad als opslaglocatie. Bevestig met Opslaan. Op het bureaublad zie je nu een reg-bestand. Klik hierop met rechts en kies Bewerken zodat de inhoud in het Kladblok zichtbaar wordt.

Zo’n regbestand begint altijd met Windows Registry Editor Version 5.00, gevolgd door een lege regel en vervolgens het sleutelpad tussen vierkante haken, met daaronder de feitelijke instructie ("<naam>"=[type:]<inhoud>), bijvoorbeeld: "UseDefaultTile"=dword:00000000. Mocht je langs deze weg een sleutelwaarde willen verwijderen dan volstaat "<naam>"=-, bijvoorbeeld "UseDefaultTile"=-.

Je kunt nu ook twee complementaire regbestanden maken: een waarbij de optie wordt ingeschakeld en een waarbij die wordt uitgeschakeld. Omschakelen is dan alleen een kwestie van een paar muisklikken: dubbelklik op het gewenste reg-bestand en bevestig met Ja (2x) en OK. Afhankelijk van de sleutel kan het wel zijn dat je je opnieuw moet aanmelden bij Windows of zelfs Windows moet herstarten voordat de wijziging plaatsvindt.

©PXimport

Bestandsfiltering

Soms worden niet alleen registersleutels, maar ook bestanden gecreëerd of gewijzigd. Het kan interessant zijn te weten welke bestanden worden benaderd, bijvoorbeeld door een applicatie die je niet echt vertrouwt. Ook dat kan met Process Monitor en wij achterhaalden hiermee bijvoorbeeld de werking van Secret Disk. Deze tool creëert een verborgen station dat alleen na het intikken van een wachtwoord zichtbaar wordt.

Wil je dit onderzoek ook zelf uitvoeren, installeer dan Secret Disk en start de tool op. Vul een Pin (2x) en e-mailadres in en bevestig met Sla op. Vul nogmaals je pin in en druk op Login. Start vervolgens Process Monitor, schakel tijdelijk de logging uit en reset het filtervenster. Zorg dat deze keer alleen het knopje Show File System Activity is ingeschakeld. In het menu Filter zet je een vinkje bij Drop Filtered Events. Versleep het vizier-icoon naar het programmavenster van het inmiddels opgestarte Secret Disk en schakel de logfunctie van Process Monitor in.

Doorloop nu de procedure in Secret Disk om een ‘geheim’ station te creëren, via Kies een disk letter, Connect en <X>: Open in Verkenner. Eventueel kun je het vizier-icoon nu ook tot boven het Verkenner-venster verslepen zolang je met je ‘geheime’ station aan de slag bent. In de logs merk je dat zowel SecretDisk.exe als explorer.exe veelvuldig het pad C:\Users\<uw_accountnaam>\Local\<…> benaderen. En inderdaad: wanneer je je pc vervolgens met een live (Linux-)medium opstart en naar deze locatie navigeert, dan vind je daar zomaar alle verborgen bestanden van je geheim station. Secret Disk stelt qua beveiliging dus weinig voor.

©PXimport

Map-monitor

Process Monitor is dus de uitgelezen tool om te ontdekken welke bestanden (en registersleutels en netwerkactiviteit) door een toepassing worden benaderd. Maar er zijn ook tools die monitoren en bijhouden welke bestanden zoal worden gecreëerd, gewijzigd of verwijderd in door je zelf in te stellen mappen. Ook dat kan handig zijn, bijvoorbeeld als je wilt weten wanneer een medegebruiker iets in een netwerkshare wijzigt.

Dat kan met tools als FolderChangesView, waarvan een Nederlands taalbestand beschikbaar is, en Folder Monitor. We bekijken de laatste.

Pak het zip-archief uit en start de tool op. Klik met rechts op het pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open. Klik met rechts op het nog lege venster en kies Add folder (voor een map) of Add Path (voor een unc-netwerkpad als \\<computernaam>\<sharenaam>). Rechtsklik op het toegevoegde item en verwijder het vinkje bij Recursive als je wijzigingen in submappen niet mee wilt monitoren. Kies Options om te bepalen van welke gebeurtenissen de tool je op de hoogte moet houden: Created, Changed, Renamed of Deleted. Op het tabblad Execute command kun je in dat geval ook een opdracht of programma laten uitvoeren. Op het tabblad Filter kun je specifieke bestanden in- of uitsluiten (met behulp van RegEx). Standaard krijg je zowel een visuele als auditieve notificatie. Die kun je aanpassen door Options te kiezen in het contextmenu van het programma-icoon.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).