ID.nl logo
Encryptie omzeilen: Zo werken backdoors
© Reshift Digital
Huis

Encryptie omzeilen: Zo werken backdoors

Wat begon als een simpele kopieerbeveiliging, is uitgegroeid tot een toegangspoort voor internetcriminelen. Backdoors in software, apps en zelfs besturingssystemen zijn een vrijwel onzichtbare, en daarom extra gevaarlijke, manier om iemands systeem binnen te dringen. Ook overheden maken gebruik van zulke achterdeurtjes, en vragen soms zelfs om kwetsbaarheden in te bouwen. Kun je encryptie omzeilen?

Een oogje in het zeil houden over huis en haard? Bestel een videodeurbel bij Bol.com

Een telefoontje van Mark Rutte: of het kabinet een sleutel van de achterdeur van je huis mag hebben. Niet om naar binnen te gaan, natuurlijk, maar om naar binnen te kúnnen. Zo kan eventueel de buurman in de gaten worden houden, want er is een vermoeden dat hij zich met illegale praktijken bezighoudt. Er zijn weinig mensen die in zo’n geval hun sleutel zomaar zouden afstaan. Toch is deze vergelijking aan de orde van de dag in ons digitale leven.

Overheden over de gehele wereld zouden het liefst de sleutels hebben van de achterdeuren van elk programma en iedere onlinedienst, allemaal onder het mom van veiligheid. De meeste bedrijven gaan hier niet op in, maar aan wetgeving valt moeilijk te ontkomen.

Waarom wil de overheid zo graag via de achterdeur naar binnen? En waarom staan veel bedrijven en privacyorganisaties op hun achterste benen? Veiligheid is altijd een belangrijk argument, maar als het gaat om gefabriceerde backdoors, is de remedie vaak erger dan de kwaal.

Wat is een encryptie-backdoor?

Veel software, of dat nu een mailprogramma, een chat-app of een sociaal medium is, is beveiligd via encryptie, al dan niet end-to-end. Je hebt je vingerafdruk nodig om je telefoon te ontgrendelen, je moet je wachtwoord invoeren om je Gmail-account te bekijken. Die encryptie, of versleuteling, is behoorlijk waterdicht. Zelfs veiligheidsdiensten lopen om de haverklap vast op het hacken van een iPhone, en zonder wachtwoord in iemands e-mail grasduinen, is vrijwel onmogelijk. Tot zover het goede nieuws.

Maar wat als er een achterdeur in de software is ingebouwd, en de sleutel ervan gaat stiekem van hand tot hand? In dat geval kan je account zomaar worden binnengedrongen door een overheid of een veiligheidsdienst... of door een internetcrimineel.

©PXimport

Hoe werkt een backdoor?

Een backdoor die niet bewust vooraf is ingebouwd, begint vaak als een trojan, een virus dat zich vermomt als een stukje gewone software, zoals de Grieken de stad Troje wisten in te nemen door zich te verstoppen in een houten paard. Die software kan van alles zijn: een bijlage in een e-mail, een aangepaste foto, of een zipje met daarin het eigenlijke bestand. Dit is de reden dat je altijd moet opletten als je iets downloadt. Ken je de afzender niet, of weet je niet zeker wat de bestandsextensie betekent? Wees dan extra voorzichtig.

Als zo’n bestand eenmaal op je systeem aanwezig is, begint het echte werk. De meeste backdoorsoftware dringt het besturingssysteem binnen. Eenmaal daar wordt een rootkit geïnstalleerd, een softwarepakketje dat zich diep in het systeem nestelt. Op die manier wordt de rootkit niet opgemerkt door virusscanners of antimalwaretools, en bovendien is het vrijwel onmogelijk om het te verwijderen zonder het systeem te beschadigen. Ondertussen heb jij als gebruiker geen idee dat de achterdeur wagenwijd openstaat.

Rootkits kunnen op deze manier worden geïnstalleerd, maar het kan ook anders. Apple kan bijvoorbeeld een manier inbouwen om iPhones op afstand te ontgrendelen, bijvoorbeeld op verzoek van de Amerikaanse overheid. Dat het bedrijf verklaart nooit te hebben meegewerkt aan dergelijke praktijken en overheidsverzoeken altijd heeft aangevochten, is een geruststelling, maar dat het nooit gebeurt, valt niet te bewijzen.

©PXimport

Bekende cases

De bekendste backdoor in software is Pegasus, waar we elders in dit artikel meer over vertellen. Maar Pegasus is zeker niet de eerste bekende achterdeur.

In 2005 werd Sony onderdeel van een schandaal dat een vroege voorloper van Pegasus genoemd kan worden. Om te voorkomen dat muziek op cd zomaar verspreid kon worden, stuurde het bedrijf softwarepakketjes mee op die cd’s. Die software installeerde ongewild een kopieerbeveiliging.

In 2017 werd het relatief veilig geachte macOS getroffen door een backdoor-tool. De software, OSX.Dok genoemd, installeerde via een omweggetje de backdoor Bella. Bella kon wachtwoorden onderscheppen, screenshots maken en versturen, het scherm delen, en de microfoon en webcam aansturen. Het geliefde macOS bleek toch niet zo waterdicht als gedacht.

©PXimport

Cryptomunten

Een van de redenen waarom backdoors zo gevaarlijk zijn, is het feit dat ze onzichtbaar zijn en blijven voor de gewone gebruiker. Ransomware, hoe vervelend ook, opereert eerst in de luwte om je systeem te infecteren, maar openbaart zich vroeg of laat. Je weet dat je een virus hebt opgelopen, en je kunt zelf beslissen wat je eraan doet. 

De meeste soorten malware laten zich uiteindelijk zien door bestanden te verwijderen, te veranderen of onbereikbaar te maken, maar een encryptie-backdoor is er juist op gericht om onopgemerkt te blijven.

Pegasus is de bekendste vorm van een backdoor, maar er zijn de laatste tijd meerdere varianten opgedoken. WordPress, een wereldwijd veel gebruikt contentmanagementsysteem, staat bekend om zijn kwetsbaarheid, mede vanwege de mogelijkheid tot het installeren van software van externe partijen, die mogelijkerwijs besmet kan zijn met een vorm van malware die een malafide rootkit kan installeren. 

Tools voor het kopen, verkopen en bijhouden van cryptomunten zijn ook een dankbaar doelwit, maar ook bekende programma’s en systemen als Microsoft Exchange en macOS zijn in het verleden op eenzelfde manier aangevallen.

©PXimport

Waarom wil de overheid een backdoor?

Het belangrijkste argument van overheden voor toegang tot een backdoor, is om criminelen te kunnen volgen en hun communicatie in de gaten te kunnen houden. In eerste instantie klinkt dat als een goed idee: hoe meer de overheid weet van criminelen, des te groter de pakkans. In werkelijkheid ligt het iets genuanceerder.

De overheid, en aan overheden gelieerde veiligheidsdiensten, vragen bedrijven soms om een achterdeur in te bouwen waarmee de normaal gesproken zo stevige encryptie kan worden omzeild. Op die manier kan men meekijken met versleutelde communicatie, data verzamelen, locaties tracken en andere persoonsgegevens opvragen, allemaal ten behoeve van de nationale of internationale veiligheid. Die achterdeurtjes worden dus vooraf al ingebouwd, niet om meteen te gebruiken, maar om de mogelijkheid te hebben, mocht de situatie erom vragen.

©PXimport

Waarom willen wij geen backdoor?

Dat de onderwereld niet blij is met zo’n verstopte achterdeur, is logisch. Voor de gewone gebruiker lijkt er niet al te veel aan de hand, maar dat is niet helemaal waar. Van een kabinet als het onze mag worden verwacht dat de morele regels min of meer worden nageleefd, en dat er niet wordt ingebroken in willekeurige accounts. Maar als de Nederlandse overheid de sleutels heeft, zal dat ook gelden voor minder democratische regimes.

Daarbij hebben backdoors in het verleden bewezen lang niet altijd waterdicht te zijn. De deur zit ingebouwd in de software, en de code daarvan kan door iedereen worden uitgelezen. Door overheden, door programmeurs én door kwaadwillenden.

Meer weten over hoe versleuteling je bestanden en gegevens juist veilig kan houden? Bestel dan de Cursusbundel Veilig met Encryptie!

©PXimport

Het veiligheidsargument

Het belangrijkste raakpunt tussen de wensen van overheden en die van bedrijven en diensten, is het veiligheidsargument. Overheden willen graag toegang tot bepaalde gegevens om criminelen te kunnen vervolgen. Aan de andere kant is toegang tot de achterdeur in handen van diezelfde criminelen juist een gevaar voor de veiligheid. Deze touwtrekwedstrijd ligt aan de basis van de discussie.

Alle grote techbedrijven zijn het er inmiddels over eens: een backdoor zorgt juist voor een gebrek aan veiligheid. Als de overheid door de achterdeur naar binnen kan, kan in theorie iedereen door de achterdeur naar binnen. En met de wereldwijde hacks die ons de afgelopen jaren hebben opgeschrikt, kunnen persoonlijke gegevens van miljoenen mensen zomaar op straat komen te liggen.

Totalitaire regimes krijgen wellicht dezelfde toegang, met alle gevolgen van dien. Maar ook als de overheid geen kwaad in de zin heeft, is het een kwestie van tijd voor een achterdeur door anderen wordt ontdekt.

©PXimport

Bad guys

Volgens Rejo Zenger van privacyorganisatie Bits of Freedom is het inbouwen van achterdeurtjes om meerdere redenen een slecht idee. “Ten eerste zou het betekenen dat we de ingeslagen weg van het steeds beter beveiligen van onze informatie achter ons laten. Het niet verder versterken of zelfs bewust verzwakken van de digitale infrastructuur introduceert grote maatschappelijke risico’s.”

Niet alleen de achterdeur zelf, ook de rest van de software wordt minder veilig, aldus Zenger. “Het inbouwen van kwetsbaarheden maakt de software complexer, en complexiteit is een vijand van veiligheid. Vroeg of laat maken de bad guys gebruik van zo’n achterdeur.”

©PXimport

Zelf doen

Kun je zelf iets doen om je te beschermen tegen het gebruik van zulke achterdeurtjes? Volgens Zenger is dat een lastig verhaal. “Als gebruiker heb je lang niet altijd de controle over de software die op je apparaten draait. Daarom is het des te belangrijker dat overheden een goed beleid hebben: ze zouden de installatie van achterdeurtjes niet moeten afdwingen en juist moeten inzetten op maatregelen die de beveiliging van onze digitale infrastructuur versterken. Dat kan door ervoor te zorgen dat onbekende kwetsbaarheden op verantwoorde wijze worden gemeld bij de maker van de software.”

Omdat je als gebruiker zo afhankelijk bent van softwareproducenten en overheden, zijn organisaties als Bits of Freedom een belangrijke spin in het web. “Bits of Freedom strijdt al jaren voor een veilige digitale infrastructuur, bijvoorbeeld door te lobbyen of campagnes te voeren”, zegt Zenger. “Dat is nodig om in alle vrijheid met elkaar te kunnen communiceren en om onze privacy te beschermen. We zijn dan ook bijzonder kritisch op voorstellen die de veiligheid van onze digitale communicatie verzwakken en daarmee onze mensenrechten onder druk zetten.”

©PXimport

Pegasus

Dat de Nederlandse overheid ook gebruikmaakt van achterdeurtjes in software, werd begin juni op pijnlijke wijze duidelijk. De Volkskrant publiceerde dat de AIVD omstreden hacksoftware gebruikt van de Israëlische NSO Group. Met die software, Pegasus genaamd, kun je iemands locatie nauwkeurig volgen en zelfs de microfoon op iemands telefoon aanzetten.

De software werd onder meer gebruikt om in te breken in de telefoons van verdachten in het Marengo-proces. Met zo’n belangrijke strafzaak in het achterhoofd valt nog wel wat te zeggen voor het gebruik van dergelijke software, maar de grens tussen wat door de beugel kan en wat moreel verwerpelijk is, is geen rechte lijn. Volgens Amnesty International wordt de software wereldwijd ook gebruikt om journalisten, politici en activisten in de gaten te houden. 

Een bijkomend probleem is dat de Israëlische overheid wellicht weet dat Nederland de software gebruikt, en voor welke doeleinden. Dat is informatie die je als overheid liever voor jezelf houdt. De mogelijkheid dat de Israëlische overheid mee kan kijken met de software van de NSO Group is namelijk niet ondenkbaar.

©PXimport

Niets te verbergen?

Natuurlijk heb je niets te verbergen. Je vriendenlijst op Facebook is niet geheim, en die felicitaties in de groep-app mag iedereen lezen. De overheid heeft toegang tot je belastingaangifte, en je bank kent je rekeningnummers; dat is allemaal niet zo erg. Maar vallen diezelfde gegevens in handen van personen of bedrijven die er niets mee te maken hebben, dan wordt het een ander verhaal. Je telefoonnummer zie je niet graag op internet rondslingeren, om over een kopie van je identiteitsbewijs nog maar te zwijgen.

In andere landen zijn de risico’s nog groter. Er zijn plekken op de wereld waar homoseksualiteit of vrijheid van godsdienst anders worden beleefd dan hier. Iets simpels als een connectie op Facebook of een berichtje in een chat-app kan al reden zijn om vervolgd te worden. Backdoors worden ingebouwd om de ‘goeden’ te beschermen tegen de ‘kwaden’, maar wie goed is en wie kwaad, is niet altijd even duidelijk.

Iedereen heeft volgens de Nederlandse wet recht op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer. Met grof geschut grasduinen door persoonlijke gegevens, alleen maar om de pakkans van criminelen iets te verhogen – met alle risico’s die daarmee gepaard gaan – past daar niet bij.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.