De camera van je smartphone kan samen met de rekenkracht van dat apparaatje, jou een heel andere kijk op de wereld geven. Een digitale wereld wordt gecombineerd met de echte wereld, het wordt ook wel augmented reality genoemd. We hebben er dankzij Pokémon Go massaal kennis mee kunnen maken, maar AR zal straks ook op andere (praktische) manieren veel levens veranderen.

We staan aan de vooravond van een nieuwe computerrevolutie – na de thuiscomputer, het internet en de smartphone kan augmented reality veel van onze wereld veranderen. Zelfs Apple is er inmiddels mee bezig. De eerste virtualreality-headsets liggen al enige tijd in de winkels, maar het gebruik daarvan blijft beperkt tot de computerkamer (en tot een select publiek). Bovendien is het vaak helemaal niet handig om je helemaal van de buitenwereld af te sluiten en in een virtuele wereld te duiken. Wat we nodig hebben voor een nieuwe computerrevolutie, is dat we de kracht van vr mee kunnen nemen, om het toe te passen in ons dagelijks leven. En daar komt augmented reality om de hoek.

Deze technologie maakt het mogelijk dat we de echte wereld gewoon kunnen zien, en dat de computer hier realtime nieuwe elementen aan toevoegt. We kennen dit principe al van bepaalde smartphone-apps. Een tijdlang was de app Layar veel in het nieuws. Deze Nederlandse app projecteert informatie op het smartphone/tabletscherm op basis van de gps-locatie van je toestel. Zo kun je bijvoorbeeld zien waar de dichtstbijzijnde pinautomaat te vinden is. Inmiddels is die app meer gericht op het verrijken van bijvoorbeeld advertenties met bewegende of driedimensionale beelden.

Een bekender recent voorbeeld van augmented reality is Pokémon Go. De camera van de smartphone toont de gewone straat, de computer tekent hier een fictief wezentje in.

©PXimport

Primitief

Pokemon Go is een zeer beperkt voorbeeld. Wie het spel wel een gespeeld heeft, ziet onmiddellijk dat de monstertjes in het beeld zijn gemonteerd, zodat er nooit sprake is van een overtuigende illusie. Bovendien is het niet meer dan een gimmick. Maar om heel het fenomeen AR daarmee af te doen als nutteloos, is te kort door de bocht. Echte AR gaat namelijk een stuk verder. Een apparaat dat gebruikmaakt van AR en veel verder gaat, is de Microsoft Hololens. Dit peperdure apparaat bestaat uit een soort helm met doorzichtig vizier. Als je de Hololens op hebt, zorgt de hardware ervoor dat je ogen computer-gegenereerde voorwerpen zien, die overtuigend in de ruimte lijken te bestaan. Je kunt ernaartoe lopen, ze van alle kanten bekijken én met eenvoudige handgebaren manipuleren. Het interessante hiervan is dat de Hololens zelf de omgeving scant om de computerbeelden er stabiel in te projecteren. Het is daarom bijvoorbeeld mogelijk om virtuele beeldschermen of televisies in je echte kamer te projecteren, die je via de Hololens kunt bekijken. Stel je voor: een bioscoopscherm in je slaapkamer dat er alleen is als je je AR-bril draagt. Geen montage, geen verlies van ruimte en geen extra kosten voor dat grote scherm. Hololens is echter nog in de prototype-fase, wat blijkt uit de kosten (ca. 3000 dollar) en het feit dat het effectieve blikveld nog erg klein is. Dat verstoort de illusie, waardoor het resultaat slechts voor beperkte toepassingen interessant is.

Niet alleen Microsoft werkt aan een dergelijke bril. Ook concurrent MetaVision werkt aan zo’n systeem. Het meest recente product van MetaVision, de Meta 2, doet ongeveer wat Hololens doet, maar voor de helft van de prijs. Dat is nog steeds een stevige 1500 dollar. De Meta 2 moet je net als een vr-bril aansluiten op een krachtige pc. Dat betekent dat je bewegingsvrijheid ophoudt bij het einde van de kabel.

Instructie

De Meta 2 en de Hololens zetten in op zeer geavanceerde (en dure) hardware, en zien er op dit moment nogal log uit. Het is ondenkbaar dat we straks allemaal in de trein zitten met een dergelijk gigantisch ding op ons hoofd. De grote AR-brillen zijn onder andere hierdoor nog lang niet geschikt voor het dagelijks leven. Maar er zijn al wel goede professionele toepassingen voor. Een heel interessante is de mogelijkheid om op afstand instructies te geven aan iemand die een AR-bril draagt. Voor Hololens bestaat al een dergelijke app, waarbij een onderhoudsmonteur die op locatie een onbekend probleem tegenkomt, hulp kan inroepen van de expert op het hoofdkantoor. De expert kan dan via de Hololens meekijken en zelfs in het blikveld van de monteur tekenen om bijvoorbeeld een onderdeel aan te wijzen of om duidelijk te maken in welke richting iets gedraaid moet worden. Dit zijn uiteraard nog zeer specifieke applicaties, die we met de beste wil van de wereld nog niet kunnen omschrijven als een nieuwe computerrevolutie. Daarvoor moet augmented reality eerst draagbaar en gebruikersvriendelijk worden.

©PXimport

Tracking

Smartphones waren zoals gezegd al geschikt voor primitieve vormen van AR. Het grote probleem daarbij bleef echter de ‘tracking’, wat wil zeggen dat de smartphone niet in staat was om (zoals Hololens dat wel kan) de omgeving te scannen voor het accuraat positioneren van de 3D-objecten. Sommige apps gebruiken daarom ‘markeerkaarten’ als hulpmiddel om de voorwerpen toch in de echte wereld te verankeren. Albert Heijn had in 2017 nog een actie met ruimtevaartplaatjes. Richt de camera van de smartphone op het kaartje en de app toont bijvoorbeeld het ruimtestation ISS, waar je dan omheen kunt lopen om het van alle kanten te bekijken.

Een dergelijke tracking-oplossing is natuurlijk erg onhandig, en daarom niet geschikt voor massaal gebruik in allerlei onverwachte omgevingen.

©PXimport

AR Kit

En hier komt Apple om de hoek kijken. Het bedrijf introduceerde op de World Wide Developer Conference 2017 de ARKit voor iOS. ARKit is een onderdeel van iOS 11, en het moet van elke iPhone 6s en nieuwer en iPad Pro een beter AR-apparaat maken. De grote technologische doorbraak zit hem in de ingebouwde tracking-software die automatisch de omgeving scant en leert kennen, zodat 3D-voorwerpen erin kunnen bestaan. Het knappe is dat dit werkt zonder markeerkaarten en in elke omgeving: zowel binnen als buiten. Helemaal bijzonder is dat dit systeem werkt met de standaard enkele camera die in elk mobiel Apple-apparaat zit. Om aan te geven hoe belangrijk dit is: tot nu toe zijn er slechts enkele Android-smartphones die vergelijkbare solide 3D-tracking mogelijk maken met Google Tango (Googles AR-systeem), maar die toestellen hebben hiervoor een ingebouwde stereoscopische camera nodig. Dat betekent dus twee lenzen die tegelijk de omgeving ‘zien’ en daardoor net als onze menselijke ogen diepte kunnen waarnemen. En hoewel Googles nieuwe ARCore (doorontwikkeling van Tango, zie kader) vergelijkbaar lijkt met ARKit, is het minder krachtig omdat het rekening moet houden met meer verschillende soorten Android-toestellen.

ARCore

Meetlint

ARKit heeft dus genoeg aan een enkele camera en kan met zeer hoge accuratesse posities in de ruimte vastleggen. Een demonstratie-app toont bijvoorbeeld een virtueel meetlint. Een andere test-app toont een 3D-personage uit het spel Overwatch, dat je in de huiskamer kunt laten staan. Zelfs als je de kamer verlaat, de trap op gaat, weer beneden komt en de huiskamer opnieuw binnenstapt, staat het personage nog op dezelfde plek, met hooguit enkele centimeters verschil. Ook buiten op grasvelden of op straat blijkt de tracking goed genoeg te functioneren voor het plaatsen van bijvoorbeeld een virtueel portaal naar een andere wereld of het laten verschijnen van virtuele monsters die moeten worden verslagen.

©PXimport

Waarom?

Je vraagt je wellicht af wat het nut is van al die virtuele projecties op je smartphonescherm. De eerste praktische toepassingen zijn echter al in de maak of zelfs al beschikbaar. Een intrigerende is IKEA Place. Hiermee kun je meubels uit de IKEA-catalogus ‘uitproberen’ in je eigen kamer. En omdat de tracking van ARKit zo precies is, zie je ook echt of die nieuwe bank of die nieuwe kast werkelijk past. Vervolgens kun je eromheen lopen of juist dichterbij komen om de materialen te inspecteren en om te zien of de kleuren wel matchen met de rest van je interieur.

Er zijn ook al toepassingen in gaming- en amusementsapps gesignaleerd. Zo is er een ‘Rupsje Nooitgenoeg’-app in de maak, waarbij het gelijknamige rupsje door je kamer kruipt en je het eten kunt geven. Ook zijn er diverse games (van een Walking Dead-app tot complete virtuele bordspellen) in de maak, waarbij de echte en virtuele wereld tegelijkertijd een rol spelen.

En ook dit is slechts het begin. Niet in de laatste plaats omdat ARKit eigenlijk helemaal niet bedoeld lijkt voor smartphones en tablets. Het is namelijk eigenlijk best onhandig om je telefoon vast te houden terwijl je in de gemengde werkelijkheid op het scherm tuurt. Bovendien is het beeld op het scherm plat, waardoor je niet hetzelfde gevoel voor schaal of ‘aanwezigheid’ krijgt als in een vr-bril of een Hololens.

©PXimport

Toekomst

Het is daarom een zeer voor de hand liggende stap dat augmented reality over niet al te lange tijd zijn weg vindt naar draagbare hardware, in de vorm van lichtgewicht brillen die lang niet zo opvallend zijn als de enorme Meta 2 of Hololens. Het interessante van Apples ARKit is dat het bewijst dat alle intensieve tracking- en 3D-berekening heel goed gedaan kunnen worden door een smartphone. Een smartphone die iedereen toch al in zijn of haar broekzak heeft zitten, en die dan ook verbinding kan maken met de AR-bril.

Een dergelijk concept is trouwens al enige tijd in de maak bij het bedrijf Magic Leap, dat precies op die manier AR-brillen wil maken. Je draagt iets op je neus dat lijkt op een gewone bril en die is met een kabeltje verbonden met de processor-eenheid in je broekzak. Dergelijke brillen hebben echter nog wel wat technische obstakels, zoals batterijduur, gewicht en kwaliteit van het scherm. De Hololens laat ons zien hoe belangrijk het is dat het hele blikveld gevuld wordt met de illusie.

©PXimport

Mode

Maar er is misschien nog wel een grotere barrière die de massale acceptatie van AR-brillen in de weg staat. Dat ondervond Google een aantal jaren geleden al met de Google Glass, een apparaat dat je als bril droeg, die ‘picture-in-picture’ een computerscherm in je blikveld projecteerde – overigens geen AR. Het grote probleem was echter dat de bril al snel werd gezien als een inbreuk op de privacy. Google Glass had immers een ingebouwde camera en voor toeschouwers was het niet te zien of en wanneer de camera actief was. Al snel werd Google Glass geweerd uit restaurants en bars, wat uiteindelijk meespeelde bij het stopzetten van het project. De maatschappij was gewoon niet klaar voor het accepteren van dergelijk verregaande persoonlijke tech.

Ook Apple ontdekte al dat er bij nieuwe draagbare technologie met andere maatstaven gemeten wordt dan bij bijvoorbeeld een smartphone. Zo is de Apple Watch nog steeds geen doorslaand succes, en een van de redenen die hiervoor wordt gegeven is dat het ding eenvoudigweg niet modieus is. Het zal dan ook een hele uitdaging zijn voor de ontwerpers binnen Apple en zijn concurrenten om van smart-brillen ook werkelijk iets moois te maken. Een bril bepaalt je uiterlijk immers nog meer dan een horloge. En hoewel een goede AR-bril je een blik kan gunnen in een totaal andere wereld, ziet je omgeving je nog steeds voor schut zitten in deze werkelijkheid.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).