Als je iets wilt printen dat je op je iPhone open hebt staan, is het omslachtig om je pc aan te zetten. Wanneer je de juiste trucjes toepast, accepteert iedere printer probleemloos mobiele afdruktaken.

Voor afdruktaken grijpen we nog altijd regelmatig naar onze pc of notebook, omdat de printer daar nu eenmaal is op aangesloten. Best gek eigenlijk, want belangrijke zaken zie je meestal als eerste op je iPhone voorbijkomen. Concertkaarten, aankoopbewijzen, foto's, nieuwsbrieven, bankafschriften, rekeningen, loonstrookjes en uitnodigingen: je ontvangt ze tegenwoordig vaak via e-mail. Dus waarom niet ook direct afdrukken vanaf je smartphone?

Als je een e-mail ontvangt waarvan je de bijlage(n) wilt afdrukken, dan regel je dat voortaan direct. Dat kan zowel met als zonder Apples AirPrint-technologie. Ook van kiekjes die je onderweg schiet, zorg je desgewenst meteen voor een analoge versie op fotopapier. Met het gebruik van de juiste apps stoom je elke printer klaar om mobiele afdrukopdrachten te verwerken. Een voordeel, want ieder bestand kun je dus zonder omweg afdrukken vanaf een iPhone.

01 AirPrint

Printers die de AirPrint-techniek van Apple ondersteunen, werken naadloos samen met iOS. In het mobiele besturingssysteem van de iPhone is al een afdrukknop aanwezig, en om AirPrint te gebruiken, hoef je geen extra app te installeren. Houd er rekening mee dat AirPrint alleen werkt in programma's en apps die compatibel zijn met deze techniek, zoals Safari, Mail, Foto's, iBooks en Evernote.

Overigens zijn er niet zo veel app-bouwers die het iOS-afdruksysteem implementeren. Op zich geen probleem, want je zult vooral de behoefte hebben om bestanden, foto's en webpagina's af te drukken vanuit diverse standaardprogramma's die de iPhone rijk is. Mocht je geen idee hebben of je printer AirPrint ondersteunt, dan controleer je dat op de website van Apple.

Het is niet bijster ingewikkeld om een afdrukopdracht naar een AirPrint-apparaat te verzenden. Je klikt op het actiepictogram (rechthoek met een pijl), waarna je kiest voor de optie Druk af. Vervolgens is het alleen nog nodig om de juiste printer en het aantal pagina's te selecteren. Als de machine een duplexmodule in huis heeft, kies je er optioneel voor om dubbelzijdig af te drukken.

Na de bevestiging van de afdruktaak, toont het iOS-apparaat een voortgangsvenster. Herkent je iPhone geen printer, dan is de AirPrint-functie op dit apparaat mogelijk uitgeschakeld. Verder is er wellicht een firmware-update noodzakelijk om het iOS-afdruksysteem te activeren.

©PXimport

Via het actiepictogram druk je gemakkelijk foto's af op een AirPrint-apparaat.

02 Zonder AirPrint

Lang niet alle printers ondersteunen AirPrint, gelukkig zijn er meer mogelijkheden. Heb je een netwerkprinter zonder ondersteuning voor AirPrint, dan is er iets meer werk aan de winkel. Je hebt dan namelijk een driver nodig die in staat is om te communiceren met het afdrukapparaat.

Gelukkig hebben alle bekende fabrikanten van printers een eigen app voor iOS ontwikkeld. Hiermee voeg je vrij eenvoudig een afdrukfunctie aan de iPhone toe. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om met iPrint afdruktaken naar een geschikte Epson-printer te sturen. Andere bekende printerfabrikanten met een eigen app voor iOS zijn onder meer HP (ePrint, Printer Control), Brother (iPrint & Scan), Samsung (Mobile Print), Lexmark (Mobile Printing) en Canon (Easy-PhotoPrint). De meeste toepassingen kunnen Office-documenten, pdf'jes, foto's en webpagina's afdrukken.

De print-app herkent als het goed is automatisch het afdrukapparaat in het netwerk. Je hoeft dan alleen nog maar aan te geven waarvan je een printje wilt hebben. Nadat je een afdruktaak hebt geselecteerd, geef je de gewenste instellingen op. Zo kies je onder andere het papierformaat, de papiersoort en de afdrukkwaliteit. Bij geschikte printers kies je optioneel ook tussen enkel- of dubbelzijdig afdrukken. Daarnaast geef je aan hoeveel exemplaren je wilt afdrukken. Sommige apps bieden de mogelijkheid om een datum toe te voegen en de kleuren aan te passen.

Als alle opties naar wens zijn ingesteld, kun je de printopdracht starten. Houd er rekening mee dat bij een trage verbinding de afdruktaak ook wat meer tijd in beslag neemt.

©PXimport

Zoek in de App Store naar een geschikte toepassing, bepaal wat je wilt printen en selecteer de gewenste afdrukinstellingen.

03 Scannen en onderhoud

De print-apps van de verschillende print-fabrikanten bieden vaak nog meer mogelijkheden. Zo scan je vaak gemakkelijk papieren documenten naar je iPhone. Digitale kopieën van belangrijke A4'tjes en foto's bewaar je op deze wijze veilig in je broekzak. Je legt eerst een velletje op de glasplaat van de scanner of je doet een stapeltje papier in de automatische documentinvoer. Afhankelijk van welke print-app je gebruikt, zijn er diverse instellingen beschikbaar.

Let vooral op de resolutie. Voor foto's gebruik je het beste een resolutie van 300 dpi. Vervolgens start je de scantaak. Na afloop is er meestal gelegenheid om de afmetingen aan te passen. Je bepaalt als laatste in welk bestandsformaat je de gedigitaliseerde versie wilt bewaren op je iPhone.

Afhankelijk van de gebruikte printer-app voer je ook allerlei onderhoudstaken uit. Hierdoor weet je meteen hoe de printer ervoor staat. Je hoeft dan namelijk de pc niet op te starten om met de onderhoudssoftware van de printer aan de slag te gaan. Het inktniveau maakt bijvoorbeeld duidelijk welke kleuren er bijna op zijn, zodat je de juiste cartridge tijdig kunt vervangen.

In de iPrint-app van Epson is het zelfs mogelijk om de printkop te reinigen en spuitkanaaltjes te controleren. Vooral wanneer je merkt dat de afdrukken niet meer zo mooi zijn, loont het de moeite om de onderhoudsopties eens nauwkeurig door te nemen.

©PXimport

Je scant moeiteloos analoge documenten en foto's naar je iPhone en met de iPrint-app van Epson regel je het onderhoud van de printer op je iOS-apparaat.

04 Extra mogelijkheden print-apps

Veel print-apps die hardwarefabrikanten uitbrengen werken ook samen met online opslagdiensten zoals Dropbox, Box.net, Google Drive en Evernote. Dat is vooral handig wanneer je veel bestanden in de cloud hebt opgeslagen. Als je bijvoorbeeld een afdruk van een belangrijk document wilt hebben, hoef je dit bestand niet eerst naar je iPhone te downloaden. In plaats daarvan stuur je het document vanuit de cloud rechtstreeks naar je printer. In de print-app geef je de accountgegevens op van een online opslagdienst, waarna de iPhone vervolgens alle opgeslagen bestanden toont. Je hoeft dan alleen maar een document of foto te selecteren om de afdruktaak te starten.

Als je iPhone zich niet binnen je thuisnetwerk bevindt, is het soms ook mogelijk om een afdrukopdracht te verzenden naar je printer die thuis staat. Handig, want als je dan thuiskomt van bijvoorbeeld je werk, liggen de afgedrukte A4'tjes al in de papierlade.

Epson en HP hebben hiervoor leuke oplossingen bedacht. Via Epson Connect en HP ePrint stuur je namelijk een document of foto naar het unieke e-mailadres van de printer. Er is ondersteuning voor alle gangbare bestandsformaten, zoals jpg, docx en pdf. Zodra de e-mail op de printer binnenkomt, verwerkt het apparaat de afdruktaak automatisch. Als je hiervan gebruik wilt maken, dien je wel een account aan te maken. Je surft in dat geval respectievelijk naar www.epsonconnect.com of www.eprint.com.

©PXimport

Ook bestanden die je in de cloud hebt opgeslagen, kun je printen vanaf je iPhone.

Google Cloud Print

Google Cloud Print is een universele oplossing om printers overal toegankelijk te maken voor verschillende apparaten, zoals pc's, notebooks, tablets en smartphones. Je kunt je op www.google.com/cloudprint/learn aanmelden voor de dienst. Het enige wat je hoeft te doen, is een printer koppelen aan Google Coud Print. Luxe afdrukapparaten maken rechtstreeks verbinding met de online server van Google. Heb je een oudere machine staan, dan registreer je de printer via de geavanceerde instellingen in de Chrome-browser. Vanaf een iOS-apparaat is het momenteel alleen mogelijk om met PrintCentral Pro en verschillende webversies van Google-diensten printopdrachten te verzenden via Google Cloud Print.

©PXimport

Met Google Cloud Print kun je iedere printer met je iPhone verbinden.

05 Oudere printers

Printers hebben over het algemeen een lange levensduur. De kans is daarom aanwezig dat je huidige afdrukapparatuur nog te ouderwets is om samen te werken met AirPrint of apps van printerfabrikanten. PrintCentral biedt als alternatief een universele oplossing aan die werkt op alle netwerk- én usb-printers.

Bij gebruik van een usb-printer is het wel noodzakelijk om extra software op een pc te installeren waarop de hardware is aangesloten. Het programma WePrint Server is beschikbaar voor Windows en Mac OS X. Een bijkomend voordeel is dat het met de software ook mogelijk is om afdrukopdrachten via 3G of 4G te ontvangen. Je vindt het downloadbestand hier. Voor een bedrag van 4,49 euro schaf je PrintCentral aan in de App Store.

©PXimport

Met behulp van de betaalde app PrintCentral maak je elke printer geschikt voor de iPhone.

06 Printer toevoegen

Zeker bij een netwerkprinter kost het weinig moeite om een afdruk te maken via PrintCentral. In het beginscherm selecteer je eerst een document of foto. Via het plusteken voeg je desgewenst nog meer bestanden toe. Je tikt daarna rechtsboven het pictogram met de printer aan. PrintCentral herkent automatisch afdrukapparaten binnen je thuisnetwerk. Je drukt op de naam van de printer, waarna je zo nodig een testpagina afdrukt. Vergeet niet om het aantal kopieën en het juiste papierformaat te selecteren. Met Preview bekijk je eventueel een afdrukvoorbeeld. Gebruik tot slot de knop Printen om het afdrukapparaat aan het werk te zetten.

Ook als de printer geen deel uitmaakt van het thuisnetwerk, verzend je evengoed printopdrachten vanaf je iPhone. Je hoeft alleen maar te zorgen dat WePrint Server actief is op de computer waaraan de usb-printer is gekoppeld. Overigens is het niet nodig om de voorgestelde applicatie Bonjour te installeren. Zodra je een afdruktaak start in PrintCentral, verschijnt vanzelf de naam van de printer in beeld met het juiste IP-adres. Is de term Beschikbaar te zien, dan gebruik je zonder problemen dit afdrukapparaat. Vergeet niet om alle instellingen door te nemen.

©PXimport

PrintCentral pikt automatisch je netwerkprinter op.

07 Printen via 3G en 4G

Je gebruikt het pc-programma WePrint Server ook om buitenshuis printen mogelijk te maken. Overal waar er een mobiele internetverbinding beschikbaar is, benader je moeiteloos de printer in je woning. Voor deze functie heb je een Gmail-account nodig (www.gmail.com).

In WePrint Server klik je achtereenvolgens op Printen via 3G / Instellingen. Je vinkt daarna de voorgestelde optie aan, waarna je de inloggegevens van Gmail invult. Controleer via Test de verbinding en sluit af met Opslaan. Bepaal hoe vaak WePrint Server moet checken op nieuwe afdruktaken. Je start een printopdracht op je iPhone via PrintCentral. Kies voor Printen via 3G/EDGE en vul je Gmail-gegevens in. Het afdrukapparaat haalt printopdrachten indirect binnen vanaf Gmail, waardoor buitenshuis afdrukken voortaan een eenvoudig karweitje is.

©PXimport

Met een Gmail-adres kun je altijd en overal afdrukken.

08 E-mails en webpagina's afdrukken

PrintCentral nestelt zich niet in de standaardprogramma's van iOS. Zo zal je in de Mail-applicatie van je iPhone bijvoorbeeld geen afdrukfunctie van PrintCentral tegenkomen. Toch is het wel degelijk mogelijk om (bijlagen van) e-mails uit te printen. De app heeft namelijk zelf een e-mailclient aan boord waarin je accounts van onder meer je internetprovider, Outlook.com en Gmail integreert. Op die manier ontvang je alle e-mails in PrintCentral, zodat je ze evengoed kunt uitprinten.

Vanuit het beginscherm open je het onderdeel E-mail en voeg je een nieuw account toe. Kies in de lijst de juiste aanbieder, zoals Gmail of Hotmail (Outlook.com). Overigens is er ook ondersteuning voor IMAP en POP3. Zodra alle benodigde gegevens bij PrintCentral bekend zijn, druk je simpel e-mails inclusief bijlagen af. PrintCentral heeft ook een geïntegreerde browser, waarmee je gemakkelijk webpagina's afdrukt. De functies vallen niet tegen, want je stelt probleemloos zelf een startpagina in, voegt bladwijzers toe en gebruikt verschillende tabbladen.

Gebruik je liever gewoon Safari om mobiel te surfen? Via een slim trucje stuur je vanuit deze browser ook printopdrachten naar PrintCentral. Het werkt erg eenvoudig. Je hoeft namelijk alleen maar de letter 'z' voor een url te zetten. De website http://iphone-magazine.nl wordt dan bijvoorbeeld zhttp://iphone-magazine.nl. Vervolgens komt PrintCentral gelijk met de printinstellingen op de proppen. Zodra je de gewenste instellingen hebt gekozen, maak je van de webpagina een kopietje.

©PXimport

Met een kleine aanpassing in de url verzend je afdrukopdrachten naar PrintCentral.

Klembord

Tekst en plaatjes die je naar het klembord van de iPhone hebt gekopieerd, druk je simpel af met PrintCentral. Op die manier maak je bijvoorbeeld een afdruk van leuke berichten op Twitter of WhatsApp. Ook mooie foto's op internet kun je zo uitprinten. Selecteer eerst de afbeelding of de tekst en druk op Kopieer. Kies dan in het startvenster van PrintCentral voor Klembord. Heb je verschillende zaken naar het klembord gekopieerd, dan kun je alles in het overzicht terugvinden. Plaats een vinkje voor teksten en/of afbeeldingen die je wilt afdrukken en tik rechtsboven het pictogram aan met de printer.

©PXimport

Tekst kopieer je naar het klembord en druk je eventueel meteen af.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).