Als je iets wilt printen dat je op je iPhone open hebt staan, is het omslachtig om je pc aan te zetten. Wanneer je de juiste trucjes toepast, accepteert iedere printer probleemloos mobiele afdruktaken.

Voor afdruktaken grijpen we nog altijd regelmatig naar onze pc of notebook, omdat de printer daar nu eenmaal is op aangesloten. Best gek eigenlijk, want belangrijke zaken zie je meestal als eerste op je iPhone voorbijkomen. Concertkaarten, aankoopbewijzen, foto's, nieuwsbrieven, bankafschriften, rekeningen, loonstrookjes en uitnodigingen: je ontvangt ze tegenwoordig vaak via e-mail. Dus waarom niet ook direct afdrukken vanaf je smartphone?

Als je een e-mail ontvangt waarvan je de bijlage(n) wilt afdrukken, dan regel je dat voortaan direct. Dat kan zowel met als zonder Apples AirPrint-technologie. Ook van kiekjes die je onderweg schiet, zorg je desgewenst meteen voor een analoge versie op fotopapier. Met het gebruik van de juiste apps stoom je elke printer klaar om mobiele afdrukopdrachten te verwerken. Een voordeel, want ieder bestand kun je dus zonder omweg afdrukken vanaf een iPhone.

01 AirPrint

Printers die de AirPrint-techniek van Apple ondersteunen, werken naadloos samen met iOS. In het mobiele besturingssysteem van de iPhone is al een afdrukknop aanwezig, en om AirPrint te gebruiken, hoef je geen extra app te installeren. Houd er rekening mee dat AirPrint alleen werkt in programma's en apps die compatibel zijn met deze techniek, zoals Safari, Mail, Foto's, iBooks en Evernote.

Overigens zijn er niet zo veel app-bouwers die het iOS-afdruksysteem implementeren. Op zich geen probleem, want je zult vooral de behoefte hebben om bestanden, foto's en webpagina's af te drukken vanuit diverse standaardprogramma's die de iPhone rijk is. Mocht je geen idee hebben of je printer AirPrint ondersteunt, dan controleer je dat op de website van Apple.

Het is niet bijster ingewikkeld om een afdrukopdracht naar een AirPrint-apparaat te verzenden. Je klikt op het actiepictogram (rechthoek met een pijl), waarna je kiest voor de optie Druk af. Vervolgens is het alleen nog nodig om de juiste printer en het aantal pagina's te selecteren. Als de machine een duplexmodule in huis heeft, kies je er optioneel voor om dubbelzijdig af te drukken.

Na de bevestiging van de afdruktaak, toont het iOS-apparaat een voortgangsvenster. Herkent je iPhone geen printer, dan is de AirPrint-functie op dit apparaat mogelijk uitgeschakeld. Verder is er wellicht een firmware-update noodzakelijk om het iOS-afdruksysteem te activeren.

©PXimport

Via het actiepictogram druk je gemakkelijk foto's af op een AirPrint-apparaat.

02 Zonder AirPrint

Lang niet alle printers ondersteunen AirPrint, gelukkig zijn er meer mogelijkheden. Heb je een netwerkprinter zonder ondersteuning voor AirPrint, dan is er iets meer werk aan de winkel. Je hebt dan namelijk een driver nodig die in staat is om te communiceren met het afdrukapparaat.

Gelukkig hebben alle bekende fabrikanten van printers een eigen app voor iOS ontwikkeld. Hiermee voeg je vrij eenvoudig een afdrukfunctie aan de iPhone toe. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om met iPrint afdruktaken naar een geschikte Epson-printer te sturen. Andere bekende printerfabrikanten met een eigen app voor iOS zijn onder meer HP (ePrint, Printer Control), Brother (iPrint & Scan), Samsung (Mobile Print), Lexmark (Mobile Printing) en Canon (Easy-PhotoPrint). De meeste toepassingen kunnen Office-documenten, pdf'jes, foto's en webpagina's afdrukken.

De print-app herkent als het goed is automatisch het afdrukapparaat in het netwerk. Je hoeft dan alleen nog maar aan te geven waarvan je een printje wilt hebben. Nadat je een afdruktaak hebt geselecteerd, geef je de gewenste instellingen op. Zo kies je onder andere het papierformaat, de papiersoort en de afdrukkwaliteit. Bij geschikte printers kies je optioneel ook tussen enkel- of dubbelzijdig afdrukken. Daarnaast geef je aan hoeveel exemplaren je wilt afdrukken. Sommige apps bieden de mogelijkheid om een datum toe te voegen en de kleuren aan te passen.

Als alle opties naar wens zijn ingesteld, kun je de printopdracht starten. Houd er rekening mee dat bij een trage verbinding de afdruktaak ook wat meer tijd in beslag neemt.

©PXimport

Zoek in de App Store naar een geschikte toepassing, bepaal wat je wilt printen en selecteer de gewenste afdrukinstellingen.

03 Scannen en onderhoud

De print-apps van de verschillende print-fabrikanten bieden vaak nog meer mogelijkheden. Zo scan je vaak gemakkelijk papieren documenten naar je iPhone. Digitale kopieën van belangrijke A4'tjes en foto's bewaar je op deze wijze veilig in je broekzak. Je legt eerst een velletje op de glasplaat van de scanner of je doet een stapeltje papier in de automatische documentinvoer. Afhankelijk van welke print-app je gebruikt, zijn er diverse instellingen beschikbaar.

Let vooral op de resolutie. Voor foto's gebruik je het beste een resolutie van 300 dpi. Vervolgens start je de scantaak. Na afloop is er meestal gelegenheid om de afmetingen aan te passen. Je bepaalt als laatste in welk bestandsformaat je de gedigitaliseerde versie wilt bewaren op je iPhone.

Afhankelijk van de gebruikte printer-app voer je ook allerlei onderhoudstaken uit. Hierdoor weet je meteen hoe de printer ervoor staat. Je hoeft dan namelijk de pc niet op te starten om met de onderhoudssoftware van de printer aan de slag te gaan. Het inktniveau maakt bijvoorbeeld duidelijk welke kleuren er bijna op zijn, zodat je de juiste cartridge tijdig kunt vervangen.

In de iPrint-app van Epson is het zelfs mogelijk om de printkop te reinigen en spuitkanaaltjes te controleren. Vooral wanneer je merkt dat de afdrukken niet meer zo mooi zijn, loont het de moeite om de onderhoudsopties eens nauwkeurig door te nemen.

©PXimport

Je scant moeiteloos analoge documenten en foto's naar je iPhone en met de iPrint-app van Epson regel je het onderhoud van de printer op je iOS-apparaat.

04 Extra mogelijkheden print-apps

Veel print-apps die hardwarefabrikanten uitbrengen werken ook samen met online opslagdiensten zoals Dropbox, Box.net, Google Drive en Evernote. Dat is vooral handig wanneer je veel bestanden in de cloud hebt opgeslagen. Als je bijvoorbeeld een afdruk van een belangrijk document wilt hebben, hoef je dit bestand niet eerst naar je iPhone te downloaden. In plaats daarvan stuur je het document vanuit de cloud rechtstreeks naar je printer. In de print-app geef je de accountgegevens op van een online opslagdienst, waarna de iPhone vervolgens alle opgeslagen bestanden toont. Je hoeft dan alleen maar een document of foto te selecteren om de afdruktaak te starten.

Als je iPhone zich niet binnen je thuisnetwerk bevindt, is het soms ook mogelijk om een afdrukopdracht te verzenden naar je printer die thuis staat. Handig, want als je dan thuiskomt van bijvoorbeeld je werk, liggen de afgedrukte A4'tjes al in de papierlade.

Epson en HP hebben hiervoor leuke oplossingen bedacht. Via Epson Connect en HP ePrint stuur je namelijk een document of foto naar het unieke e-mailadres van de printer. Er is ondersteuning voor alle gangbare bestandsformaten, zoals jpg, docx en pdf. Zodra de e-mail op de printer binnenkomt, verwerkt het apparaat de afdruktaak automatisch. Als je hiervan gebruik wilt maken, dien je wel een account aan te maken. Je surft in dat geval respectievelijk naar www.epsonconnect.com of www.eprint.com.

©PXimport

Ook bestanden die je in de cloud hebt opgeslagen, kun je printen vanaf je iPhone.

Google Cloud Print

Google Cloud Print is een universele oplossing om printers overal toegankelijk te maken voor verschillende apparaten, zoals pc's, notebooks, tablets en smartphones. Je kunt je op www.google.com/cloudprint/learn aanmelden voor de dienst. Het enige wat je hoeft te doen, is een printer koppelen aan Google Coud Print. Luxe afdrukapparaten maken rechtstreeks verbinding met de online server van Google. Heb je een oudere machine staan, dan registreer je de printer via de geavanceerde instellingen in de Chrome-browser. Vanaf een iOS-apparaat is het momenteel alleen mogelijk om met PrintCentral Pro en verschillende webversies van Google-diensten printopdrachten te verzenden via Google Cloud Print.

©PXimport

Met Google Cloud Print kun je iedere printer met je iPhone verbinden.

05 Oudere printers

Printers hebben over het algemeen een lange levensduur. De kans is daarom aanwezig dat je huidige afdrukapparatuur nog te ouderwets is om samen te werken met AirPrint of apps van printerfabrikanten. PrintCentral biedt als alternatief een universele oplossing aan die werkt op alle netwerk- én usb-printers.

Bij gebruik van een usb-printer is het wel noodzakelijk om extra software op een pc te installeren waarop de hardware is aangesloten. Het programma WePrint Server is beschikbaar voor Windows en Mac OS X. Een bijkomend voordeel is dat het met de software ook mogelijk is om afdrukopdrachten via 3G of 4G te ontvangen. Je vindt het downloadbestand hier. Voor een bedrag van 4,49 euro schaf je PrintCentral aan in de App Store.

©PXimport

Met behulp van de betaalde app PrintCentral maak je elke printer geschikt voor de iPhone.

06 Printer toevoegen

Zeker bij een netwerkprinter kost het weinig moeite om een afdruk te maken via PrintCentral. In het beginscherm selecteer je eerst een document of foto. Via het plusteken voeg je desgewenst nog meer bestanden toe. Je tikt daarna rechtsboven het pictogram met de printer aan. PrintCentral herkent automatisch afdrukapparaten binnen je thuisnetwerk. Je drukt op de naam van de printer, waarna je zo nodig een testpagina afdrukt. Vergeet niet om het aantal kopieën en het juiste papierformaat te selecteren. Met Preview bekijk je eventueel een afdrukvoorbeeld. Gebruik tot slot de knop Printen om het afdrukapparaat aan het werk te zetten.

Ook als de printer geen deel uitmaakt van het thuisnetwerk, verzend je evengoed printopdrachten vanaf je iPhone. Je hoeft alleen maar te zorgen dat WePrint Server actief is op de computer waaraan de usb-printer is gekoppeld. Overigens is het niet nodig om de voorgestelde applicatie Bonjour te installeren. Zodra je een afdruktaak start in PrintCentral, verschijnt vanzelf de naam van de printer in beeld met het juiste IP-adres. Is de term Beschikbaar te zien, dan gebruik je zonder problemen dit afdrukapparaat. Vergeet niet om alle instellingen door te nemen.

©PXimport

PrintCentral pikt automatisch je netwerkprinter op.

07 Printen via 3G en 4G

Je gebruikt het pc-programma WePrint Server ook om buitenshuis printen mogelijk te maken. Overal waar er een mobiele internetverbinding beschikbaar is, benader je moeiteloos de printer in je woning. Voor deze functie heb je een Gmail-account nodig (www.gmail.com).

In WePrint Server klik je achtereenvolgens op Printen via 3G / Instellingen. Je vinkt daarna de voorgestelde optie aan, waarna je de inloggegevens van Gmail invult. Controleer via Test de verbinding en sluit af met Opslaan. Bepaal hoe vaak WePrint Server moet checken op nieuwe afdruktaken. Je start een printopdracht op je iPhone via PrintCentral. Kies voor Printen via 3G/EDGE en vul je Gmail-gegevens in. Het afdrukapparaat haalt printopdrachten indirect binnen vanaf Gmail, waardoor buitenshuis afdrukken voortaan een eenvoudig karweitje is.

©PXimport

Met een Gmail-adres kun je altijd en overal afdrukken.

08 E-mails en webpagina's afdrukken

PrintCentral nestelt zich niet in de standaardprogramma's van iOS. Zo zal je in de Mail-applicatie van je iPhone bijvoorbeeld geen afdrukfunctie van PrintCentral tegenkomen. Toch is het wel degelijk mogelijk om (bijlagen van) e-mails uit te printen. De app heeft namelijk zelf een e-mailclient aan boord waarin je accounts van onder meer je internetprovider, Outlook.com en Gmail integreert. Op die manier ontvang je alle e-mails in PrintCentral, zodat je ze evengoed kunt uitprinten.

Vanuit het beginscherm open je het onderdeel E-mail en voeg je een nieuw account toe. Kies in de lijst de juiste aanbieder, zoals Gmail of Hotmail (Outlook.com). Overigens is er ook ondersteuning voor IMAP en POP3. Zodra alle benodigde gegevens bij PrintCentral bekend zijn, druk je simpel e-mails inclusief bijlagen af. PrintCentral heeft ook een geïntegreerde browser, waarmee je gemakkelijk webpagina's afdrukt. De functies vallen niet tegen, want je stelt probleemloos zelf een startpagina in, voegt bladwijzers toe en gebruikt verschillende tabbladen.

Gebruik je liever gewoon Safari om mobiel te surfen? Via een slim trucje stuur je vanuit deze browser ook printopdrachten naar PrintCentral. Het werkt erg eenvoudig. Je hoeft namelijk alleen maar de letter 'z' voor een url te zetten. De website http://iphone-magazine.nl wordt dan bijvoorbeeld zhttp://iphone-magazine.nl. Vervolgens komt PrintCentral gelijk met de printinstellingen op de proppen. Zodra je de gewenste instellingen hebt gekozen, maak je van de webpagina een kopietje.

©PXimport

Met een kleine aanpassing in de url verzend je afdrukopdrachten naar PrintCentral.

Klembord

Tekst en plaatjes die je naar het klembord van de iPhone hebt gekopieerd, druk je simpel af met PrintCentral. Op die manier maak je bijvoorbeeld een afdruk van leuke berichten op Twitter of WhatsApp. Ook mooie foto's op internet kun je zo uitprinten. Selecteer eerst de afbeelding of de tekst en druk op Kopieer. Kies dan in het startvenster van PrintCentral voor Klembord. Heb je verschillende zaken naar het klembord gekopieerd, dan kun je alles in het overzicht terugvinden. Plaats een vinkje voor teksten en/of afbeeldingen die je wilt afdrukken en tik rechtsboven het pictogram aan met de printer.

©PXimport

Tekst kopieer je naar het klembord en druk je eventueel meteen af.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).