Maandenlang bent u bezig geweest en nu is hij eindelijk af: uw site! Flashanimaties, javascripts en dynamische koppelingen naar een database: uw site heeft het allemaal. Maar...u wilt natuurlijk wel dat er iemand naar kijkt. Om te voorkomen dat alleen uw vrienden en kennissen af en toe uw site bezoeken, moet u er voor zorgen dat zoekmachines en webgidsen u bovenaan hun lijst met treffers zetten. Hoe? U leest het hier.

Wie schrijft, wil gelezen worden. Dat geldt ook voor de maker van een website. Nu kunnen mensen op twee manieren op uw website terecht komen: óf ze kennen het webadres en bezoeken uw site dus bewust, óf het gaat om indirecte bezoekers die (toevallig) een link naar uw site aanklikken. Seo Houdt u bezoekersstatistieken van uw website bij (bijvoorbeeld via een gratis service als Nedstat Basic, www.nedstat.com), dan kunt u hier aardig wat te weten komen over uw bezoekers. Bijvoorbeeld hoeveel mensen uw site hebben bezocht, wanneer dat is gebeurd en uit welk land ze komen. Vooral de zogenoemde referlogs leveren interessante informatie op: u ziet hier niet alleen of de bezoekers via een andere site bij de uwe terecht zijn gekomen, maar ook via wélke site en – als ze uw site via een zoekpagina hebben gevonden – welke zoektermen ze hebben gebruikt. In dit artikel leest u alles over technieken en tools die ervoor zorgen dat webgidsen en zoekmachines uw site kunnen vinden, ofwel seo: search engine optimalisation (ook wel search engine positioning). Yahoo!: misschien wel de bekendste webgids. Webgidsen Er zijn ruwweg twee soorten zoekmachines: webgidsen (webindexen) en zoekrobots. Wilt u door beide gevonden worden, dan hebt u voor elk een andere aanpak nodig. Een webgids – Yahoo! bijvoorbeeld – wordt samengesteld door een groep mensen die elke website bekijkt en vervolgens categoriseert (thematisch en hiërarchisch). Om dit te kunnen doen, moeten zij wel de url van uw site kennen. Deze moet u zelf bij hen bekend maken. Meestal kunt u uw site aanmelden via de Submit-knop van de webgids (bij Yahoo! bijvoorbeeld gaat dat via How to Suggest a Site), maar ga wel goed voorbereid te werk. Kies allereerst de voor uw site meest geschikte categorie binnen de catalogus. Een te algemene categorie is geen goede optie, omdat de concurrentie met andere sites daar veel groter is. Daarnaast is het belangrijk dat u uw site een goede omschrijving meegeeft – let op: vaak krijgt u hier maar vijfentwintig woorden voor. Neem in deze omschrijving beslist een aantal termen op waarmee u via de zoekmachine(s) gevonden wil worden. Bovendien moeten die termen een correcte weergave zijn van de inhoud van uw site én ze moeten in (de homepage van) uw site zelf voorkomen. Vergeet niet om na een paar weken te controleren of de webgids uw site inderdaad heeft opgenomen en herhaal de aanmeldprocedure indien nodig. Veel meer kunt u bij een webgids niet doen, of u moet kiezen voor een betaalformule. Zo biedt Yahoo! bijvoorbeeld Yahoo!Express aan (zo'n € 243): de Yahoo!-medewerkers bekijken uw site dan gegarandeerd binnen een week, maar dan nog bent u er niet zeker van dat ze uw site ook daadwerkelijk in de webgids zullen opnemen. Automatish aanmelden kan ook: zie verderop onder Autosubmitters. Zoekrobots Onderschat niet hoe belangrijk het is om te worden opgenomen in de belangrijkste internationale webgidsen (denk aan Yahoo!, Open Directory en LookSmart). Immers, de bekendste zoekrobots raadplegen deze databanken. Zo'n vermelding in een webgids kan er dus ook voor zorgen dat uw site binnen een zoekrobot beter wordt gepositioneerd. Hoe werken deze zoekrobots nu precies? Deze bots speuren zelfstandig het hele web af, waarbij ze supersnel de ene na de andere link volgen. Daarom heten ze ook wel spiders of crawlers. Deze spiders leveren vervolgens de grondstof waarmee de zoekrobots hun databanken vullen en indexeren. Tot slot kan een gebruiker via een webinterface die databanken raadplegen, waarna de zoekrobot de hits volgens complexe rangschikkingsalgoritmes aan die gebruiker toont. Een geautomatiseerd proces dus, dat per zoekrobot behoorlijk kan verschillen. Hoe verschillend blijkt al uit de tabel waarin we drie bekende bots hebben opgenomen: AltaVista, AlltheWeb en Google. De belangrijkste begrippen uit deze tabel komen verder in dit artikel nog uitgebreid aan bod. Het lijkt dus of u voor een optimale aanmelding uw webpagina's voor elke zoekrobot anders zou moeten opbouwen. Uiteraard kan dit wel (via brugpagina's, zie verderop), zijn er veel gemeenschappelijke elementen die voor vrijwel elke zoekrobot gelden. Metatags: ik zie, ik zie, wat jij niet ziet. Spam Alle zoekrobots hebben in ieder geval gemeen dat gebruikers hun databases kunnen raadplegen via trefwoorden in een zoekbalk. Nu is het niet zo dat u uw site vol moet stoppen met populaire zoektermen (sex, free en mp3) om bezoekers aan te trekken. Hebt u een site over postzegels verzamelen, dan is het maar de vraag of u er überhaupt iets aan hebt dat mensen die eerdergenoemde zoektermen intikken, uw site bezoeken. Nu zijn er allerlei manieren om zoektermen onzichtbaar op uw site te plaatsen – bijvoorbeeld door ze onder te brengen in metatag keywords (alleen zoekrobots zien ze dan, menselijke bezoekers niet) of u tikt ze onzichtbaar in (bijvoorbeeld in dezelfde kleur als de achtergrond). Echter...zoekrobots kennen deze trucjes en als ze u erop betrappen, kon u wel eens op een minder gunstige plek op de ranglijst terechtkomen. Bush, blijkbaar niet erg populair in het Witte Huis... Dichtheid Hoe zorgt u er dan wel voor dat u gevonden wordt? Door te kiezen voor slimme trefwoorden. Dat roept wel direct twee vragen op: waar en hoe plaatst u de trefwoorden het best en wat zijn de meest geschikte trefwoorden? Wat de eerste vraag betreft: zoekrobots hebben een voorkeur voor een optimale dichtheid van de trefwoorden. In de praktijk ligt die dichtheid rond de 7 procent. Anders gezegd: 7 procent van alle woorden op uw webpagina moet uit trefwoorden bestaan. Bevat uw pagina dus tweehonderd woorden, dan komt uw trefwoord daar veertien keer in voor. U rekent de dichtheid van uw webpagina's snel uit via de gratis online tool op www. keyworddensity.com: tik de url in en de trefwoorden en even later leest u het percentage af. Dichtheid heeft echter niet alleen te maken met frequentie. Vrijwel alle zoekrobots houden bij hun rangschikking namelijk ook rekening met de 'hot spots' op uw webpagina. Trefwoorden in de domeinnaam, paginatitel of header tags wegen zwaarder dan trefwoorden in alt-tags of metatags. Zoekrobot AlltheWeb indexeert alt-tags niet eens en er is eigenlijk geen enkele zoekrobot die bij de rangschikking van uw site in de hitlist nog rekening houdt met metatags. Ook belangrijk: de meeste zoekrobots hebben een voorkeur voor de bovenste helft van uw pagina: de trefwoorden hier wegen zwaarder. Dat heeft overigens behoorlijk wat consequenties voor de opbouw van uw pagina's (zie Struikelblokken). Hoe populair is de zoekterm 'postzegels (verkopen)'? (Links ziet u digitalpoint.com, rechts de kei-analyse van wordtracker.com) 'Kei'-goed trefwoord Staan uw trefwoorden op de hot spots op uw webpagina én hebben ze een dichtheid van rond de 7 procent, dan gaat het de goede kant op, maar u bent er nog niet, want gebruikt u wel de juiste trefwoorden? Een goed trefwoord is tegelijk populair én kent weinig concurrentie. Met andere woorden: u hebt trefwoorden nodig die eindeloos vaak worden ingetikt in zoekmachines, maar die nauwelijks hits opleveren. Seo-specialisten brengen deze verhouding onder in een zogeheten kei-waardering (keyword effectiveness index). Populaire trefwoorden met weinig hits leveren de hoogste kei-waardering op. Wilt u weten of u met uw trefwoorden veel concurrentie kunt verwachten, dan kunt u daar snel achter komen door ze bij een aantal zoekrobots in te tikken en na te gaan hoeveel hits ze opleveren. Zo blijkt al snel dat enkelvoudige trefwoorden een gigantische hoeveelheid hits geeft, maar dat combinaties van trefwoorden al een stuk gunstiger uitpakken. Ter illustratie: tikt u in Google 'postzegels' in, dan krijgt u maar liefst 353000 hits te verwerken – probeer daar uw eigen site maar bij de eerste tien te krijgen. Daarentegen is de combinatie 'postzegels verzamelen' of 'postzegels ruilen' al een stuk gunstiger, namelijk 1670 en 153 hits! Niettemin blijft het gissen naar de populariteit van trefwoordcombinaties. Immers, hoeveel mensen tikken die combinaties in een zoekmachine in? Nu zijn er diverse online tools die u laten zien welke zoektermen op dat moment zoal worden ingetikt (http://searchenginez.com/spy.html), maar daar schiet u weinig mee op. Iets interessanter zijn tools die alle ingetikte zoektermen bij bekende zoekrobots in een database verzamelen. Zo kunt u makkelijk nagaan hoeveel keer bijvoorbeeld de term 'postzegels' over een gegeven periode bij een zoekrobot is ingetikt. Voorbeelden zijn www.digitalpoint.com/tools/suggestion, en verder Netmechanic (www.netmechanic.com) en Keyword Wizard (www.pwqsoft.com) die hun diensten echter enkel tegen betaling leveren. WordTracker (www.wordtracker.com) behoort hier ook toe, maar deze tool kunt u eerst even uitproberen. Delorie.com laat u zien hoe een website er uit ziet in de ogen van een zoekrobot. Rechts: frameset weg... navigatie weg! Struikelblokken Hebt u inmiddels de juiste trefwoorden met een hoge kei-waardering, de juiste dichtheid en staan ze ook nog eens op hot spots, dan kan het niet meer stuk! Hoewel...hebt u geen valkuilen gegraven voor de zoekrobots? Zoekrobots lezen een webpagina namelijk anders dan mensen, die het resultaat netjes voorgeschoteld krijgen door hun browser. Een robot ziet de pagina ongeveer zoals u de broncode van de pagina bekijkt. Www.delorie.com/web/ses.cgi geeft daar een aardige indicatie van: tik het adres van uw webpagina in en even ziet u hoe de doorsnee zoekrobot de pagina ziet – en dat is vaak heel anders dan wat uw browser u laat zien. Hoe komt dat? Om te beginnen is een webpagina vaak doorspekt met allerlei overtollige html- en xml-code, vooral als u webpagina's creëert met een pakket als MS Word (Opslaan als webpagina). Ook webeditors hebben hier soms een handje van: Macromedia Dreamweaver houdt het nog vrij sober, maar (vooral oudere versies van) Microsoft Frontpage is niet vies van overtollige coderegels. Het gevolg daarvan is dat uw pagina meer woorden bevat dan nodig, waardoor u ook meer trefwoorden – niet in een geforceerde context – nodig hebt voor een optimale densiteit. Tabellen en frames Naast overtollige code kunnen ook html-tabellen en frames een goede positionering van uw site in de weg staan. Maakt u hier regelmatig gebruik van, dan is een blik op de broncode (of een bezoek aan delorie.com) zeker verstandig: het is namelijk heel goed mogelijk dat de belangrijkste tabel – die uw eigenlijke tekst bevat – in de broncode helemaal onderaan verschijnt. Dat heeft direct tot gevolg dat de trefwoorden uit die tabel een minder gunstige plek op uw webpagina krijgen. Frames kunnen nog problematischer zijn; heel wat zoekrobots kijken namelijk niet verder dan framesetpagina, waardoor ze uw eigenlijke framepagina's niet eens bereiken voor indexering. Kunt u niet buiten frames, zorg er dan voor dat u binnen het-gedeelte van de frameset een tekst met een aantal trefwoorden opneemt en bij voorkeur ook een paar links naar de belangrijkste pagina's van uw site (waaronder de sitemap). Er kleeft echter nog een nadeel aan frames. Dat geldt met name voor zoekrobots die er wél mee overweg kunnen (zoals Google). Die nemen namelijk ook de afzonderlijke framepagina's in hun index op. Klikt een bezoeker die link in de hitlijst aan, dan komt hij direct op die pagina terechtkomt, zonder de omkaderende framesetpagina te zien. Dat kunt u wel tegengaan door onderaan elke framepagina een link op te nemen naar de bijhorende frameset inclusief de parameter TARGET='_top', maar het kan eventueel ook via een klein stukje javascript. Dat zorgt ervoor dat de bezoeker automatisch naar de frameset wordt omgeleid: Dynamische pagina's Het grootste struikelblok voor zoekrobots blijken echter dynamische pagina's te zijn: pagina's die on the fly worden samengesteld op grond van inhoud in databases. U herkent dergelijke pagina's doordat hun url meestal een vraagteken of ampersant (&) bevat. Hiervoor bestaan echter wel (vaak behoorlijk technische en dure) oplossingen: deze tools zetten uw dynamische pagina's automatisch om in een statische, waarbij ze meteen ook de lastige tekens uit de url halen. Een voorbeeld is de sharewaretool ASPSpiderBait (www.webanalyst.com.au), die zich aandient als een isapi-filter (isapi koppelt toepassingen aan internetvoorzieningen) en bruikbaar is voor asp-pagina's op een iis-server. Soortgelijke oplossingen vindt u ook voor Apache- en ColdFusion-omgevingen. Eén van de (gratis) cloakingscripts op spiderhunter.com. Cloaking Samenvattend kunnen we wel stellen dat zoekrobots moeite hebben met zaken als javascript, tabellen en frames) en dat ze allemaal min of meer hun eigen methodes hanteren voor het zoeken (crawlen), indexeren en rangschikken van sites. Een brugpagina kan dan handig zijn. Dat zijn webpagina's zonder overbodige franje, die u nauwkeurig optimaliseert voor goedgekozen trefwoorden. Deze brugpagina's meldt u dan (handmatig) aan bij alle belangrijke zoekrobots en als het moet, maakt u zelfs voor elke zoekrobot verschillende brugpagina's aan. Uiteraard bevatten die pagina's dan wel een link naar de 'echte' openingspagina van uw site. Nadeel is wel dat zulke zuivere html-pagina's er vaak niet erg aantrekkelijk uitzien voor menselijke bezoekers: het risico is groot dat zij niet de moeite nemen de link op die brugpagina aan te klikken. Een slimme webbouwer maakt daarom gebruik van cloaking-technieken. Het komt er dan op neer dat alleen zoekrobots die brugpagina's zien (en indexeren), maar zodra iemand die pagina aanklikt, komt hij tóch terecht op uw echte openingspagina. Hoe het werkt? De eenvoudigste oplossing is 'bait-and-switch': zodra u merkt dat de zoekrobot uw brugpagina heeft opgenomen, verwisselt u die met uw echte pagina. Dat werkt natuurlijk slechts totdat de zoekrobot uw website opnieuw bezoekt! Een alternatief is dat u die brugpagina van een heel snelle meta-refresh voorziet (: de bezoeker krijgt dan maar heel even de brugpagina te zien, waarna die automatisch naar de andere pagina springt. Handig, maar toch niet zo'n goed idee: de meeste zoekrobots interpreteren dat namelijk als spam, zodat u helemaal buiten de boot dreigt te vallen. Iets geavanceerder is een script dat op uw webserver draait en dat nagaat met welke user-agent de bezoeker zich aandient: alleen als dat een zoekrobot blijkt te zijn (met een user-agent als Googlebot of Msnbot), diept uw webserver de brugpagina op. Robots veranderen echter wel eens van naam en daarom is het veiliger het ip-adres van de bezoeker te checken, om zo na te gaan of het al dan niet om een robot gaat. Voorwaarde is wel dat uw script de lijst met de ip-adressen van bekende robots up-to-date houdt, want ook die wijzigen wel eens. Voor dergelijke lijsten kunt u onder meer terecht op www.ip-delivery.com. Op www.spiderhunter.com vindt u een gevarieerde lijst waar met onder meer cloakingscripts worden aangeboden. Wees echter voorzichtig met dergelijke technieken: zoekrobots hebben het niet zo op cloakers... Hoe populair bent u eigenlijk? 'Off page' factoren Het is veel zoekrobots een doorn in het oog dat websitebouwers de ranking van hun webpagina's op allerlei slinkse manieren weten te manipuleren. Juist daarom zoeken meer en meer zoekrobots hun heil in 'off page' factoren. Deze factoren bepalen mede de ranking van een site, maar zijn niet door trucjes met de webpagina zelf te beïnvloeden. Denk bijvoorbeeld aan linkpopulariteit. Met name Google houdt hier sterk rekening mee. Dus: hoe meer pagina's (van andere sites) naar uw eigen pagina linken, hoe beter de positionering van uw pagina. Hoe krijgt u dit nu voor elkaar? U kunt andere sites naar de uwe laten linken via aanmeldingen bij webgidsen bijvoorbeeld, door deelname aan webrings, met behulp van blogs of maak onderlinge afspraken met webbeheerders van gelijksoortige sites om wederzijdse links op te nemen. Het heeft geen zin zelf een hele serie pagina's (vol met links naar uw site) aan te maken bij hosts als Geocities; zoekrobots houden namelijk ook rekening met de kwaliteit en de context van de linksites en gratis hosts staan niet bepaald in hoog aanzien. Snel weten hoe populair uw site nu is? Ga naar een gratis service als www.linkpopularity.com. U kunt dat echter ook te weten komen via de zoekrobots zelf (bij Google en AltaVista met link:www.uwsite.com en bij Hotbot met linkdomain:www.uwsite.com). Naast de linkpopulariteit houden steeds meer zoekrobots ook rekening met de klikpopulariteit: hoe meer mensen (met verschillend ip-adres) uw link in de hitlist aanklikken, hoe hoger uw pagina scoort. Autosubmitters bij de vleet Autosubmitters Hebt u alle adviezen opgevolgd, dan moet u de pagina's alleen nog aanmelden. Uiteraard meldt u de homepage (of brugpagina's?) van uw website aan, maar het kan geen kwaad nog een paar extra pagina's mee aan te melden. Overdrijf echter niet en meld vooral de belangrijkste pagina's én die met de meeste links naar andere pagina's van uw site (zoals de sitemap). Zoals gezegd kunt u hiervoor de aanmeldprocedure van de zoekrobot volgen (meestal via een Submit-knop), maar er bestaan ook diensten en tools die dergelijke aanmeldingen automatiseren. Gratis autosubmitters vindt u bijvoorbeeld op http://submitexpress.com/submit.hmtl. Verwacht overigens niet teveel van dergelijke (gratis) diensten. Heel vaak is het aantal zoekrobots dat ze aandoen beperkt en een aantal zoekrobots bemoeilijkt zelfs aanmelding via een autosubmitter. Sommige diensten melden uw site ook aan bij minder fatsoenlijke zoekrobots en het is maar de vraag of u uw site daar wel wilt zien opduiken. Een van de betere tools is ongetwijfeld WebPosition Gold 2 (gratis beperkte proefversie op www.webposition.com). Deze tool profileert zich als een alomvattende seo-tool: de autosubmitter heeft namelijk ook een taakplanner ingebouwd waarmee hij geregeld controleert wat de ranking van uw webpagina bij verschillende zoekrobots is. U krijgt dan automatisch een melding als uw pagina onder een bepaalde positie zakt, zodat u alsnog uw seo-strategie kunt bijsturen. Conclusie Voor een goede ranking bij de belangrijkste zoekmachines hoeft u geen technische hoogstandjes uit te halen, en het hangt ook niet van geluk. De belangrijkste succesfactoren hebt u namelijk grotendeels zelf in hand: niet al te complexe webpagina's, met goed doordachte trefwoorden met een optimale dichtheid. Is de content van uw site dan ook nog eens interessant en zit het wel goed met de link- en klikpopulariteit, dan wordt uw site vanzelf een publiekstrekker. Dat neemt echter niet weg dat u de ranking van uw webpagina's bij de diverse zoekmachines regelmatig moet controleren en, waar nodig, moet bijsturen (bijvoorbeeld door de pagina of de trefwoorden aan te passen, eventueel gevolgd door een vernieuwde aanmelding). Veel succes!

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).