Op de voor- en achterzijde van een pc en aan beide zijkanten van een laptop zijn er nogal wat aansluitingen beschikbaar. Denk bijvoorbeeld aan hdmi, dvi, vga, displayport, usb, ethernet, eSata, en s/pdif. Duizelt het al? Wij leggen je haarfijn uit welke pc-aansluitingen welke functie vervullen en hoe je de boel correct aansluit.

Tip 01: Hdmi

Iedere desktop heeft een (geïntegreerde) videokaart die de grafische berekeningen omzet naar een beeldsignaal. Via een kabel verstuurt deze videokaart de beelden vervolgens naar een monitor. De meest gebruikte uitgang hiervoor is tegenwoordig hdmi, herkenbaar aan twee afgesneden hoekjes aan de zijkant. Een voordeel van deze digitale uitgang is dat het video’s in een hoge resolutie kan doorgeven. Op een geschikte monitor geniet je bijvoorbeeld van full-hd-kwaliteit (1920 x 1080 pixels) of zelfs een nog hogere resolutie, mits de videokaart dat ondersteunt. Aansluiten is snel gepiept, want het maakt niet uit welke zijde van de kabel je in de monitor of computer prikt. Naast beeld kan een hdmi-kabel ook een audiosignaal transporteren, met name handig voor monitoren met ingebouwde luidsprekers.

©PXimport

Hdmi-versies

©PXimport

Tip 02: Displayport

Er bestaan nog meer digitale aansluitingen die beeld in een hoge resolutie kunnen doorsturen. Met name displayport zien we steeds vaker terug op videokaarten voor pc’s en monitoren. Deze aansluiting lijkt optisch gezien op een hdmi-connector, met het verschil dat er aan de zijkant slechts één afgesneden hoekje zichtbaar is. Verder ondersteunt ook displayport hoge resoluties, waarbij de gebruikte versie een doorslaggevende rol heeft. Veel apparaten ondersteunen displayport 1.2, waarmee ultra-hd-kwaliteit haalbaar is in een hoge verversingssnelheid. Naast een videosignaal gebruik je een displayport-kabel eventueel ook om geluid door te geven. Als de monitor ingebouwde speakers heeft, hoef je in dat geval geen extra kabel aan te sluiten. Displayport is daarnaast geschikt om via een enkele aansluiting meerdere monitoren aan te sluiten. Deze functie noemt men ‘daisy chaining’. Bedenk wel dat lang niet alle monitoren deze functie ondersteunen.

©PXimport

Tip 03: Dvi-d

Voor de doorvoer van een videosignaal van een computer naar een monitor hebben de eerder besproken aansluitingen hdmi en displayport de voorkeur. Niet iedereen gebruikt nieuwe hardware, waardoor we in dit artikel ook ‘gedateerde’ aansluitingen belichten. Van de dvi-standaard bestaan verschillende types, waarbij vooral dvi-d (duallink) nog zeer regelmatig voorkomt. Als je een nieuwe computer en/of monitor koopt, is de kans dan ook groot dat er een dvi-d-connector aanwezig is. Je herkent deze digitale aansluiting meestal aan de witgekleurde connector met plek voor 24 pinnetjes plus een liggende pin. Let goed op dat je een dvi-d-kabel (duallink) gebruikt met de juiste pinnetjes. Aansluiten is simpel, want je prikt de kabel in de connector. Gebruik eventueel beide schroefverbindingen aan de zijkant om de kabel stevig te bevestigen. In tegenstelling tot hdmi en displayport ondersteunt dvi-d geen transport van een audiosignaal. Verder bedraagt de maximale resolutie in de meeste gevallen 2560 x 1600 pixels.

©PXimport

Tip 04: Vga

De laatste videoverbinding die anno 2017 nog altijd regelmatig voorkomt, is vga (ook wel d-sub genoemd). Gebruik deze analoge aansluiting alleen als het echt niet anders kan. De videokwaliteit ligt namelijk beduidend lager vergeleken bij hdmi, displayport en ook dvi-d. Vooral op grote schermen is het verschil met de eerder besproken digitale videoverbindingen goed zichtbaar. Deze videoverbinding is namelijk ongeschikt voor hoge resoluties. Bovendien kan vga niet overweg met audio-overdracht. Wie noodgedwongen toch een vga-verbinding tussen de computer en monitor wil leggen, gebruikt hiervoor de blauwgekleurde connector met plek voor vijftien pinnen. Zodra de kabel correct is bevestigd, maak je de boel stevig vast door beide schroefverbindingen aan te draaien. De bevestigingsmethode van vga is vergelijkbaar met die van dvi-d.

©PXimport

Verloopstekker

©PXimport

Tip 05: Monitor op laptop

Zelfs de kleinste laptops hebben aan de zijkant meestal een extra video-uitgang. Meestal is dat (micro-)hdmi, maar dat kan net zo goed (mini-)displayport, vga of usb-c zijn (zie hiervoor tip 7). Je gebruikt deze aansluitingen om een extra monitor op je laptop aan te sluiten. In feite breid je het bureaublad daarmee uit, zodat je meer ruimte hebt. Dit werkt een stuk prettiger, omdat je dialoogvensters niet meer hoeft te minimaliseren naar de taakbalk. Na aansluiting van een externe monitor herkent het besturingssysteem van je laptop het scherm meestal automatisch. Ga zo nodig naar Start / Instellingen / Systeem / Beeldscherm en kies bij Meerdere beeldschermen voor de optie Deze beeldschermen uitbreiden. Zo beschik je over een reusachtig bureaublad. Je kunt er ook voor kiezen om de beeldschermen te dupliceren. Dat is bijvoorbeeld handig wanneer er in plaats van een monitor een beamer op de laptop is aangesloten. De beamer geeft zo exact dezelfde beelden weer als het scherm van je laptop. Handig wanneer je een presentatie geeft of een diavoorstelling wilt laten zien!

©PXimport

Tip 06: Usb-poorten

Iedere computergebruiker is wel bekend met het gebruik van usb-poorten. Op de computer gebruik je deze platte connector om allerlei randapparatuur met het systeem te verbinden, zoals een toetsenbord, muis, printer, usb-stick, externe schijf, digitale camera, smartphone en tablet. Gunstig is dat een usb-verbinding data in twee richtingen transporteert. Je kan bijvoorbeeld gegevens van een externe harde schijf kopiëren naar de pc en vice versa. Verder verzorgt een geschikte usb-poort ook de stroomvoorziening van mobiele apparaten. Op die manier hoef je een externe 2,5inch-schijf niet op het lichtnet aan te sluiten. Verder laad je smartphones en tablets probleemloos via usb op. Het is van belang dat je de usb-stekker op juiste wijze in de usb-poort prikt. Let hierbij goed op de onder- en bovenkant en druk bij enige weerstand vooral niet door. Naast de reguliere usb-a-stekker bestaan er met mini-usb en micro-usb ook kabels met kleinere stekkers.

Usb-standaarden

©PXimport

Tip 07: Usb-c

Sinds een aantal jaar bestaat er ook een nieuwe variant op de traditionele usb-aansluiting, namelijk usb-c. Vergeleken met reguliere usb-a-poorten is deze moderne aansluiting een stuk veelzijdiger. Buiten de overdracht van data en stroom via de gangbare usb-standaarden (zie kader ‘Usb-standaarden’), ondersteunt usb-c ook nog allerlei andere protocollen. Zo kun je usb-c bijvoorbeeld inzetten voor videoverbindingen via hdmi, dvi, vga, displayport en thunderbolt. Laatstgenoemde standaard is op MacBooks te vinden. Naast de uitvoer van een haarscherp videosignaal, kunnen MacBook-gebruikers hiermee ook mobiele apparaten opladen en data overzetten.

Gunstig is dat steeds meer apparatuur voorzien is usb-c, zoals smartphones, tablets, laptops, monitoren, powerbanks en externe schijven. Aangezien het via een enkele kabel mogelijk is om zowel stroom, data als video gelijktijdig te transporteren, zijn er in de toekomst naar verwachting steeds minder snoertjes vereist. Zover is het helaas nog niet, want nog niet alle potentiële functies zijn automatisch ook aanwezig op apparaten met een usb-c-aansluiting. Sommige producten laten zich bijvoorbeeld niet door een computer opladen via usb-c, terwijl er wel dataoverdracht mogelijk is. De compatibiliteit wordt gelukkig wel steeds beter. In tegenstelling tot een traditionele usb-poort heeft usb-c geen onder- en bovenkant. Verkeerd aansluiten is dankzij de omkeerbare stekker dus onmogelijk! Gebruik je een recente computer met usb-c, maar is je overige randapparatuur daar nog niet voor geschikt? In dat geval biedt een usb-c-naar-usb-a-verloopstekker uitkomst.

©PXimport

Tip 08: Ethernetpoort

Alle desktops en veruit de meeste laptops hebben een ethernetpoort. Hierin steek je een netwerkkabel, zodat het apparaat verbinding maakt met internet. Je duwt de zogeheten rj45-connector van de kabel in de poort totdat deze vastklikt. Aan de statuslampjes zie je of er momenteel dataverkeer is. Wil je de kabel weer losmaken, dan duw je de plastic clip voorzichtig omlaag en trek je het stekkertje vervolgens uit de connector. Iedere ethernetpoort ondersteunt een maximale snelheid. Oudere apparaten beschikken meestal over een netwerkadapter met een datasnelheid van maximaal 100 Mbit/s. Is je pc of desktop iets nieuwer, dan is de kans groot dat de ethernetpoort een snelheid van 1 Gbit/s ondersteunt. Tot slot bestaan er ook netwerkkaarten die een snelheid van 10 Gbit/s kunnen verdragen. Een snelheid van 1 Gbit/s is anno 2017 erg gangbaar, het is hiervoor wel noodzakelijk dat de router, eventuele switches en netwerkkabels deze doorvoersnelheid ook aankunnen.

©PXimport

Draadloos of vast?

©PXimport

Tip 09: Toetsenbord en muis

Als je nog een oudere muis en toetsenbord gebruikt, kun je deze bedieningsapparaten aansluiten op de zogeheten ps/2-aansluitingen aan de achterkant van de pc. Dit zijn twee ronde ingangen, waarbij de groene connector is bestemd voor de muis en de paarse connector voor het toetsenbord. Veel aansluiting. Let wel even op dat de pinnetjes met de gaten overeenkomen. In plaats van twee losse aansluitingen is er op veel pc’s alleen een gecombineerde ps/2-aansluiting voorhanden. In dat geval heb je een speciale verloopkabel nodig, zodat je evengoed beide bedieningsapparaten kunt aansluiten. Toetsenborden en muizen met een ps/2-aansluiting zijn nauwelijks nog verkrijgbaar, al bestaan ze in sommige (web)winkels nog steeds. Meestal vindt de verbinding nu via usb plaats. Verder werken veel bedieningsapparaten draadloos via een speciale usb-adapter of bluetooth.

Tip 10: Geluidsuitgang

Veel monitoren hebben geïntegreerde speakers, maar de audiokwaliteit is vanwege de geringe klankkast niet ideaal. Voor een beter geluid sluit je externe speakers op de pc aan. Hiervoor doe je een beroep op de (meestal) groengekleurde 3,5mm-geluidsuitgang. Het is belangrijk dat je specifieke pc-speakers gebruikt. Dit betreffen meestal actieve luidsprekers met een geïntegreerde versterker, waarbij er een geschikte aansluitkabel met 3,5mm-plug is meegeleverd. Surround-sets vereisen overigens vaak meerdere 3,5mm-geluidsingangen, bijvoorbeeld voor de centerspeaker en achterste surround-speakers. Sommige computerluidsprekers laten zich als alternatief via een optische s/pdif-aansluiting (ook wel toslink genoemd) met de pc verbinden, al zijn die vrij zeldzaam. S/pdif wordt als alternatief meestal gebruikt om de computer als bron op een versterker of receiver aan te sluiten. Op die manier speel je bijvoorbeeld rechtstreeks mp3-bestanden af op een stereo-installatie. Een optische s/pdif-uitgang is op één zijde na vierkant en bevat meestal een zwart stofklepje. Een alternatieve manier om het geluid naar een versterker of receiver door te sturen, is via een coaxiale s/pdif-uitgang. Die is rond en doorgaans oranje van kleur.

©PXimport

Tip 11: eSata

Sommige laptops en computers hebben een eSata-aansluiting. De functie hiervan is simpel, namelijk een interne schijf extern aansluiten. Handig wanneer je nog ergens een harddisk hebt liggen waarvan je de data wilt uitlezen. Op die manier is het niet nodig om de harde schijf in te bouwen. Verder geniet je van een snellere doorvoersnelheid dan met een externe usb-schijf doorgaans haalbaar is. Overigens is voor deze verbinding wel een eSata-datakabel vereist. Fabrikanten combineren een eSata-aansluiting meestal met een reguliere usb-poort.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).