Na jaren gebruik te hebben gemaakt van verschillende usb-standaarden, stapt de elektronica-industrie sinds 2015 over op usb-c. Het bekende platte, rechthoekige stekkertje verdwijnt. Usb-c is een universele aansluiting die zijn voorgangers gaat vervangen, en tal van voordelen biedt... Maar de overstap op usb-c blijkt ook een mindere kant te kennen. Tijd voor een uitgebreide blik op deze connector van de toekomst.

De usb (universal serial bus) is misschien wel de bekendste aansluiting die er op elektronica te vinden is. Versie 1.0 werd al in 1996 geïntroduceerd, in de jaren erna gevolgd door 2.0, 3.0 en 3.1. Het USB-IF (Implementers Forum) is verantwoordelijk voor die usb-standaarden, en presenteerde versie 3.1 in 2013. De verschillen met 3.0 zijn groot. De 3.1-standaard verdubbelt de maximale overdrachtssnelheid tot 10 Gbit/s, heeft een verbeterde encodeermethode waardoor de foutcorrectie in bits met bijna een kwart daalt, kan dataprotocollen mengen en laat het maximale geleverde vermogen stijgen naar 100 W.

©PXimport

Usb-c als nieuwste aanwinst

Tegelijk met usb 3.1 kondigde het USB-IF usb-c aan. Dat klinkt misschien als hetzelfde, maar is het zeker niet. Usb 3.1 is een standaard, terwijl usb-c enkel een connector (zonder standaard) is. De aansluiting maakt wel gebruik van usb 3.1 en bijbehorende voordelen ten opzichte van vorige usb-versies.

Usb 1 tot en met 3.1 zijn er in twee types: A en B. Type-A is de grote usb-connector die onder andere op je computer, toetsenbord en externe harde schijf zit, terwijl Type-B gebruikt wordt voor mobiele apparatuur. Je hebt mini-usb en micro-usb, waarvan die laatste op veel smartphones te vinden is. Usb Type-A en -B moeten bij elke nieuwe versie (bijvoorbeeld van 3.0 naar 3.1) compatibel te zijn met oudere versies, maar usb-c is dat niet. Het is een compleet nieuwe aansluiting die zo compact is dat er geen mini- of micro-varianten nodig zijn. En omdat de connector aan beide kanten van de usb-kabel kan zitten, kan hij Type-A en -B helemaal vervangen. Dat gaat natuurlijk niet van de ene op de andere dag, en daarom zijn adapters voorlopig een noodzakelijk accessoire. Ze maken usb-c compatibel met de oudere usb-versies op apparatuur als externe harde schijven.

Iedereen aan boord

Praktisch alle relevante elektronicabedrijven hebben zich bij usb-c aangesloten. Het zijn er ruim zevenhonderd, waaronder grote namen als Apple, Samsung, Microsoft en Intel. Maar ook pc-fabrikanten als HP, ASUS en Dell doen mee. Dat is een belangrijke reden dat usb-c twee jaar na de release al op relatief veel consumentenelektronica gebruikt wordt: de belangrijke spelers zijn aan boord. De acceptatie van usb-c gaat zo veel sneller dan van vorige standaarden.

©PXimport

Usb-verwarring

Om terug te komen op de usb 3.1-standaard: die is er in twee varianten. De eerste en oudste versie is usb 3.1 gen1, met een datasnelheid van 5 Gbit/s. Het nieuwere usb 3.1 gen2 verdubbelt die datasnelheid naar 10 Gbit/s. Usb 3.1 gen1 is dus praktisch hetzelfde als usb 3.0, wat nogal verwarrend is. Usb-c, dat gebruikmaakt van de usb 3.1-standaard, is dan ook in gen1 en gen2 op apparatuur te vinden. Het eerste apparaat dat usb-c voor de massa beschikbaar maakte, is de Apple MacBook (12 inch) uit 2015. Die heeft gen1-functies, terwijl latere producten veelal overstapten op gen2.

Een groot pluspunt van usb-c is dat de connector omkeerbaar is. Het maakt dus niet uit hoe je de kabel in je laptop, smartphone of ander apparatuur steekt: hij past altijd omdat er geen boven of onder is. Een tweede pluspunt is dat de usb-c-connector aan beide kanten van de usb-kabel kan, en dat is nieuw voor usb. Apple’s eigen Lightning-aansluiting, alweer vijf jaar geleden geïntroduceerd, was de eerste omkeerbare connector voor mobiele apparatuur. Apple liep op dat vlak dus jaren voor op usb, maar besloot om de standaard voor zichzelf te houden. Usb-c is open en is en blijft de industriestandaard, en komt dus veel breder beschikbaar. Usb-kabels met een Type-C-connector aan beide kanten blijken verschillende voordelen te hebben. Eén is dat apparaten met usb-c-poorten elkaar kunnen opladen. Verbind je een Google Pixel-laptop met een Apple MacBook via een usb-c-kabel, dan laadt eerstgenoemde de Macbook op. Door technische keuzes van Apple is dat andersom dan weer niet mogelijk. Terwijl je in theorie je laptop zou kunnen opladen van je smartphonebatterij - los van de vraag of dat praktisch is.

©PXimport

De strijd van een Google-technicus

©PXimport

Protococktail

Een usb-c-eigenschap die vrijwel alle fabrikanten wél respecteren, is de ondersteuning om meerdere protocollen te mengen. Usb-c is een krachtige connector die meerdere taken tegelijk kan uitvoeren. Een voorbeeld: verbind een Macbook met een usb-c-kabel aan een 4K-scherm, en de monitor laadt de laptop op terwijl hij beeld doorstuurt. Sluit je een hub aan op de usb-c-poort dan blijkt er nog veel meer (tegelijk) mogelijk. Zo’n hub kan de laptop via usb-c verbinden met de monitor (via MHL, Displayport of HDMI), de laptop opladen en hem verbinden met een usb-stick, externe harde schijf en een draadloos toetsenbord en muis. Allemaal via één poort, al moet je dus wel een hub hebben. Maar ook zonder hub biedt usb-c veel meer mogelijkheden dan vroegere usb-versies en beeldkabels. Als al je apparatuur straks gebruikmaakt van usb-c, heb je dus veel minder (en verschillende) kabels nodig om deze met elkaar te verbinden.

©PXimport

3,5mm-poort geslachtofferd

Niet alleen oudere usb-connectoren moeten usb-c vrezen, ook de 3,5mm-aansluiting wordt slachtoffer van de nieuwe connector. De vertrouwde en stokoude analoge poort was jarenlang op alle mobiele apparatuur te vinden, maar sinds vorig jaar schrapt een groeiend aantal fabrikanten hem van bijvoorbeeld smartphones. Smartphones met een usb-c-poort welteverstaan, want de connector kan de 3,5mm-poort vervangen en biedt diverse voordelen. Zo is de aansluiting dunner (en kan een telefoon dus ook dunner worden), biedt hij digitale en dus betere geluidskwaliteit en kan hij meerdere dingen tegelijk. Denk aan het afspelen van hoge kwaliteit muziek en ondertussen je hartslag (gemeten door de aangesloten oordopjes) doorgeven aan je fitnessapp.

Nog geen usb-c op de iPhone

Terwijl Apple-computers sinds 2015 gebruikmaken van usb-c, is de aansluiting nog niet te vinden op mobiele apparatuur als de iPhone en iPad. Die zijn voorzien van Apple’s zelfontwikkelde (dichtgetimmerde) Lightning-poort en daar lijkt de fabrikant voorlopig aan vast te houden. De nieuwe iPhones, die in september uitkomen, zouden geen usb-c- maar ‘gewoon’ een Lightning-connector hebben. Waarom is officieel niet bekend, maar één van de redenen zou zijn dat Apple veel geld verdient aan de verkoop van MFi (Lightning)-kabels. Een accessoirefabrikant moet een licentie bij Apple afnemen voordat het een kabel ‘Made For iPhone’ mag noemen. Zo’n verplichting is er bij usb-c niet: elk bedrijf mag usb-c-kabels maken en verkopen, en licenties zijn er vrijwel niet. Kortom: als iOS-producten over zouden stappen op usb-c, heeft Apple geen eigen, exclusieve aansluiting meer in handen en wordt het voor accessoirefabrikanten minder interessant om een dure licentie af te nemen. Wellicht kan Europese regelgeving deze iMelkkoe slachten: smartphones moeten immers opgeladen kunnen worden met dezelfde aansluiting. Een adapter is onvoldoende. Aan deze regelgeving wordt echter nog altijd geen gehoord gegeven.

Thunderbolt 3.0

Thunderbolt is ontwikkeld door Intel, en moet gezien worden als de grootste concurrent voor de usb-standaard. Een grote bedreiging is het echter niet, maar daar zou verandering in komen met Thunderbolt 3.0 (onthuld in juni 2015). De aansluiting verruilt de minidisplayport van oudere versies voor usb-c. Net als usb 3.1 kan Thunderbolt 3.0 maximaal 100 W vermogen leveren, maar de overdrachtssnelheid ligt met 40 Gbit/s vier keer zo hoog. Thunderbolt 3.0 is bijna twee jaar na aankondiging nog maar weinig aanwezig op consumentenelektronica, deels omdat het implementeren op een moederbord (van bijvoorbeeld een computer) relatief duur is. Daarnaast werken ook niet alle usb-c-kabels met Thunderbolt, omdat er stroomdoorvoer moet plaatsvinden in de kabel. Fabrikanten zijn er vrij in om die functie toe te voegen om hun kabel geavanceerder te maken.

Dark side

Het vrije gebruik van usb-c klinkt als iets moois, maar heeft ook een schaduwkant. Fabrikanten kunnen de connector naar eigen ‘smaak’ aanpassen, en er zijn er genoeg die zich niet aan de standaardregels van usb-c houden. Dat gebeurt in de meeste gevallen bewust en kan het product van een fabrikant beter doen lijken, terwijl het in werkelijkheid nadelig is voor de consument. Een usb-c-accessoire blijkt door aanpassingen aan bijvoorbeeld de stroomdoorvoer slecht of zelfs niet te werken met producten van andere merken, en dat is niet de bedoeling van usb-c. Producten kunnen daarom tegenvallen, en zijn soms zelfs gevaarlijk. Het is vaak genoeg gebeurd dat foutieve usb-c-accessoires consumentenelektronica onherstelbaar beschadigden. In de meeste gevallen ging het om goedkope producten van onbekende fabrikanten, die via allerlei verkoopkanalen opereren. Reden voor de grote webwinkel Amazon om begin 2016 zijn voorwaarden te updaten, en doelbewust gevaarlijke usb-c-apparaten uit de digitale schappen te weren. Met succes, maar er blijven nog ontelbare (web)winkels over waar bedrijven willens en wetens foutieve usb-c-producten aanbieden.

©PXimport

Autoriteit USB-IF

©PXimport

One usb to rule them all

Usb-c is de connector die oudere usb-versies gaat vervangen, dat moge duidelijk zijn. De relatief nieuwe connector is compacter dan zijn voorgangers, omkeerbaar en biedt hogere overdrachtssnelheden. Daarnaast kan usb-c protocollen mengen om bijvoorbeeld een monitor van stroom te voorzien en tegelijkertijd beeld aan te sturen, en is de maximale vermogen dat geleverd kan worden verder opgeschroefd, zodat ook grote elektronica als laptops op kunnen laden via een usb-kabel. Als je al deze voordelen bekijkt, is het geen wonder dat vrijwel de hele elektronica-industrie zich achter usb-c heeft geschaard. Er zijn de afgelopen jaren dan ook al heel wat usb-c-apparaten en -accessoires uitgebracht, en dat zullen er alleen maar meer worden.

©PXimport

Kritiek op USB-IF

Maar usb-c is niet vrij van nadelen, nog niet althans. Het USB-IF mist de autoriteit om fabrikanten de connector eensgezind te laten gebruiken, en wordt bekritiseerd over de (te) ruime richtlijnen die bedrijven mogen hanteren bij het maken van usb-c-producten. Doordat de standaardregels nog weleens overtreden werden en worden, werken niet alle usb-c-apparaten en -accessoires goed samen en zijn sommige zelfs gevaarlijk voor je elektronica.

De usb-c-aansluiting is van de buitenkant één standaard, maar verschillen in onder meer het vermogen zorgen ervoor dat de connector nog niet zo universeel is als gehoopt. Desondanks lijkt het toekomstbeeld bepaald: we gaan de aankomende jaren allemaal in zee met usb-c. Steeds meer consumentenelektronica maakt gebruik van de aansluiting en totdat alles en iedereen over is, zijn we aangewezen op de vele soorten adapters die usb-c verbindt met oudere usb-versies. Dat hoort bij het overgangstijdperk, zullen we maar zeggen.

Opladen via usb-c verschilt

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).