Linux komt in zoveel verschillende smaken, dat je al snel niet meer weet waar je moet beginnen. Dat is zonde, want de kracht van Linux is juist dat het veel te bieden heeft voor ieder type gebruiker of pc. Of je nu een veilig systeem zoekt waar je rustig op durft te internetbankieren, een oude pc nieuw leven in wilt blazen of het meeste uit je krachtige hardware wilt halen, voor ieder scenario bestaat er een distro en wij helpen je daarmee op weg.

Als we het over Linux hebben, denken de meesten aan een besturingssysteem, zoals ook Windows dat is. Maar Linux is eigenlijk de naam van de kernel, het deel ‘onder de motorkap’ dat de communicatie met de hardware verzorgt en processen en bestanden beheert.

Terwijl in Windows alle onderdelen van het besturingssysteem door Microsoft worden ontwikkeld, is dat bij Linux anders: een groep ontwikkelaars creëert de kernel, anderen creëren een grafische schil, nog anderen creëren allerlei toepassingen enzovoort. En dan zijn er bedrijven of groepen die al die software samenbrengen en er een werkend geheel van maken: een besturingssysteem dat we dan een Linux-distributie noemen.

Er bestaan duizenden Linux-distributies, die elk verschillen in de keuzes die de ontwikkelaars gemaakt hebben: de software die ze hebben opgenomen, de standaardconfiguratie, met alleen goed geteste of juist heel experimentele software en nog veel meer. We leggen in deze keuzehulp enkele typische scenario’s voor en bespreken enkele distributies die heel geschikt zijn voor die situatie.

Voor beginners: Ubuntu

Ubuntu is dé Linux-distributie voor beginners, omdat het de bekendste distributie is en omdat het bedrijf erachter, Canonical, zich specifiek op gebruiksvriendelijkheid focust. De naam Ubuntu komt dan ook niet voor niets van een Afrikaans concept dat zoiets betekent als “menselijk zijn voor anderen”. Het is duidelijk: bij Ubuntu sta jij als gebruiker centraal. Dat merk je aan allerlei zaken, van het gelikte installatieprogramma tot de uitgebreide verzameling standaard geïnstalleerde software en de mooie gebruikersinterface, GNOME genaamd. Bovendien bieden heel wat leveranciers van propriëtaire software (zie kader ‘Opensource vs. Propriëtair’) hun programma’s eerst aan voor Ubuntu. Ook interessant aan Ubuntu is dat er elke twee jaar een LTS-versie is (Long-term support), waarvoor je vijf jaar lang beveiligingsupdates krijgt. Zo hoef je lange tijd geen grote upgrade meer te doen als je bijblijft met de updates. De recentste LTS-versie is Ubuntu 18.04 LTS ‘Bionic Beaver’, dat tot april 2023 wordt ondersteund.

©PXimport

Opensource vs. propriëtair

Voor beginners: Linux Mint

Linux Mint is al enkele jaren steevast de populairste Linux-distributie in het lijstje met pagehit-rankings van de website www.distrowatch.com. Linux Mint biedt diverse desktopomgevingen (zie kader ‘Desktopomgeving’) aan, waarvan Cinnamon en MATE de populairste edities zijn. Het zijn beide omgevingen die er vrij klassiek uitzien, zeker MATE. Ze zijn daardoor gemakkelijk te begrijpen voor beginners. Linux Mint heeft een grote schare aanhangers gekregen in de periode dat Ubuntu GNOME inruilde voor zijn eigen desktopomgeving Unity. Vorig jaar heeft Ubuntu die stap teruggedraaid en is het verschil tussen Ubuntu en Linux Mint niet zo groot meer.

Er is ook kritiek geweest op Linux Mint nadat de website gekraakt werd omdat de beveiliging ervan niet helemaal op orde was. Het is een klein ontwikkelteam en beveiliging lijkt wat een ondergeschoven kindje. Tot nu toe heeft dat echter nog niet tot grote problemen geleid in de distro zelf, deels dankzij de veilige Ubuntu-basis.

©PXimport

Desktopomgeving

©PXimport

Voor gevorderden: Fedora

Fedora is wellicht de meest innovatieve Linux-distributie voor algemeen gebruik. Deze bevat bijna altijd als eerste nieuwigheden in de Linux-wereld. Zo was het een voorloper met systemd en Wayland. Het is dan ook de ideale distributie als je mee wilt zijn en je graag experimenteert met de nieuwste technologieën. Red Hat beschouwt Fedora als de proeftuin op basis waarvan het stabielere Red Hat Enterprise Linux voor bedrijven wordt gemaakt. Fedora is trouwens de distributie waarmee Linus Torvalds, de maker van de Linux-kernel, dagelijks werkt.

Daartegenover staat dat Fedora je niet bij de hand houdt. Je krijgt toegang tot krachtige mogelijkheden, maar je bent zelf verantwoordelijk voor wat er misloopt. En als je de nieuwste, nog niet uitgebreid geteste technologieën uitprobeert, loopt er zo nu en dan weleens iets mis. Maar doorgaans is Fedora in het dagelijks gebruik een veilige en stabiele distributie. De standaard desktopomgeving is GNOME.

©PXimport

Voor gevorderden: openSUSE

OpenSUSE is voor SUSE Linux Enterprise wat Fedora is voor Red Hat Enterprise Linux. Ook openSUSE is redelijk vooruitstrevend. In het algemeen iets minder dan Fedora, behalve op het gebied van het bestandssysteem Btrfs. OpenSUSE biedt met Snapper namelijk een krachtige snapshot-tool voor Btrfs, waardoor je tot op het niveau van een bestand snapshots kunt maken en eenvoudig terugzetten.

OpenSUSE is vooral bekend om zijn krachtige beheertool YaST (Yet another Setup Tool). Die bestaat zowel in een grafische variant als een commandline-versie. En deze raakt zelfs niet van slag als je ook handmatig de onderliggende configuratiebestanden met een teksteditor aanpast. Met YaST is vrijwel alles op je systeem aan te passen.

Voor een stabiele en iets meer behoudsgezinde versie van openSUSE kies je openSUSE Leap. Wie het nieuwste wil uitproberen, installeert openSUSE Tumbleweed, waarbij je altijd de nieuwste updates krijgt. De voorkeursdesktopomgeving van openSUSE is KDE Plasma, dat ook uitgebreide mogelijkheden biedt om de interface naar je wensen aan te passen.

©PXimport

Voor een oude pc: Bodhi Linux

Veel Linux-distributies zijn niet zo geschikt meer voor oudere pc’s, omdat ze te veel beslag op de processor en het werkgeheugen leggen. Maar er is niets inherent zwaar aan Linux: dat zijn keuzes die de distributiemakers maken om een gebruiksvriendelijke en krachtige distributie aan te bieden. Bodhi Linux is een distributie die het heel anders aanpakt. Met een processor op 500 MHz, 128 MB ram en 4 GB ruimte op je harde schijf heb je al voldoende. Verdubbel je die specificaties, dan werk je zelfs heel comfortabel met de distributie. Bodhi Linux is gebaseerd op een LTS-versie van Ubuntu en komt na installatie met de minimaal benodigde software. Je installeert daarna zelf je favoriete software of lichtgewicht alternatieven.

Ondanks de focus op oudere pc’s ziet Bodhi Linux er best knap uit. Het werkt met de desktopomgeving Moksha, een fork (zie kader ‘Fork’) van het bekende Enlightenment E17. Die heeft allerlei blingbling, zonder een zware aanslag op je pc te plegen. Ideaal dus om een oude pc een tweede leven te geven.

©PXimport

Fork

Voor extra beveiliging: Tails

Vind je om een of andere reden anonimiteit heel belangrijk, dan kun je niet om Tails (The Amnesic Incognito Live System) heen. Dit is een live Linux-distributie, die je dus opstart vanaf een usb-stick en die geen sporen achterlaat op je computer. Na je sessie wordt zelfs het ram gewist, voordat de distributie je pc uitschakelt. Klokkenluider Edward Snowden gebruikte Tails om de NSA te slim af te zijn.

Het handelsmerk van Tails is dat het alle netwerkverbindingen die je maakt via het anonimiseringsnetwerk Tor omleidt. Daardoor krijgen websites die je bezoekt niet je ip-adres te zien, maar dat van een willekeurige Tor-server. De Tor Browser, een browser gebaseerd op Firefox, neemt bovendien allerlei maatregelen om je privacy te waarborgen: advertenties worden verwijderd met uBlock Origin, met NoScript kies je zelf welke JavaScript je draait, met HTTPS Everywhere surf je automatisch naar de https-versie van een website als die er is enzovoort.

©PXimport

Voor extra beveiliging: Qubes OS

Qubes OS staat op de website van het project beschreven als “a reasonably secure operating system”, dat mogen we gerust een understatement noemen. Het is een van de veiligste besturingssystemen die er bestaat, omdat het verschillende aspecten van je computergebruik van elkaar isoleert. Dat doet het door verschillende ‘domeinen’ aan te maken (bijvoorbeeld privé, werk, bankzaken) en software per domein in een andere virtuele machine te draaien. Als er dan iemand via een exploit in je e-mailclient je computer heeft gekraakt, zit die vast in je privé-domein. Die kan dan dus geen malware installeren in het domein van je bankzaken. Ook hardware zoals de netwerkkaart en usb-controller zijn in afzonderlijke domeinen afgescheiden.

Dat is allemaal ook mogelijk in een andere Linux-distributie, of zelfs Windows, door verschillende virtuele machines op te starten. Maar Qubes OS maakt het hele proces transparant en gebruiksvriendelijk. Zo krijg je rond een venster van een programma een rand in een specifieke kleur per domein.

©PXimport

Voor gamers: SteamOS

SteamOS is het besturingssysteem van Valve dat het voor zijn gameconsole Steam Machine heeft gemaakt. Het is gebaseerd op Debian GNU/Linux en is ontworpen om op normale pc-hardware games te spelen. Je hoeft geen Steam Machine te kopen: je kunt SteamOS ook op je eigen hardware installeren. De minimumvereisten zijn een 64bit-processor van Intel of AMD, 4 GB werkgeheugen, 200 GB harde-schijfruimte en een grafische kaart van Intel, Nvidia (Fermi of nieuwer) of AMD (Radeon 8500 of nieuwer).

Je koopt je games in de Steam-winkel en speelt ze op je pc met SteamOS af. Die pc sluit je op je televisiescherm aan. De Steam-games moeten uiteraard Linux ondersteunen, maar dat is bij steeds meer Steam-games gelukkig het geval. Het is ook mogelijk om games van je Windows-, Mac- of Linux-pc naar SteamOS te streamen. SteamOS is overigens nog altijd in bèta.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).